Una regola è un'azione che Outlook Web App viene eseguita automaticamente nei messaggi in arrivo o in uscita. Ad esempio, è possibile creare una regola per spostare automaticamente tutti i messaggi inviati a un gruppo di cui si è membri in una cartella specifica o per eliminare tutti i messaggi con "Acquista ora" nell'oggetto.
Se si vogliono creare e gestire regole della posta in arrivo nella versione desktop di Outlook, vedere Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole.
Questo articolo si applica a Outlook Web App, che viene usato nelle organizzazioni che gestiscono server di posta elettronica che eseguono Exchange Server 2013 o 2010. Se si usa Microsoft 365 o Exchange Server 2016 o 2019, il programma di posta elettronica è Outlook sul Web. Per assistenza con Outlook sul Web, vedere Ottenere assistenza per Outlook sul Web. |
-
In un Web browser accedere a Outlook Web App con l'URL fornito dalla persona che gestisce la posta elettronica per l'organizzazione. Immettere nome utente e password e selezionare Accedi.
-
Nella parte superiore della pagina selezionare Impostazioni > Opzioni.
-
In Opzioni selezionare Organizza posta elettronica > Regole posta in arrivo.
La scheda Regole posta in arrivo contiene una panoramica di tutte le regole della posta in arrivo. Da qui è possibile visualizzare le regole esistenti, attivarle o disattivarle, crearne di nuove, modificare quelle esistenti ed eliminare quelle non più necessarie.
Elemento |
Descrizione |
---|---|
nuovo |
Consente di creare una nuova regola per la posta in arrivo. |
modifica |
Evidenziare una regola e quindi selezionare per visualizzare o modificare i dettagli di una regola. |
eliminare |
Evidenziare una regola e quindi selezionare Elimina per eliminarla. |
sposta su |
Consente di spostare su nell'elenco la regola selezionata. Le regole sono elaborate dall'alto verso il basso. |
sposta giù |
Consente di spostare giù nell'elenco la regola selezionata. |
aggiorna |
Consente di aggiornare l'elenco delle regole. |
Attiva |
Utilizzare la casella di controllo accanto alla regola per attivarla (casella selezionata) o disattivarla (casella non selezionata). |
Regola |
Nome della regola. |
Per creare una nuova regola vuota usando la pagina Regole posta in arrivo , scegliere nuova.
Nella finestra di una nuova regola sono presenti tre sezioni:
Sezione |
Descrizione |
---|---|
Nome Quando il messaggio arriva e: |
Assegnare un nome alla regola Utilizzare questa casella per selezionare i criteri della regola. Utilizzare la freccia rivolta verso il basso per visualizzare e selezionare il criterio che si desidera utilizzare. Se il criterio presenta opzioni aggiuntive, specificarle nella finestra visualizzata. |
Procedere come segue: |
Utilizzare questa casella per selezionare l'azione che si desidera effettuare all'arrivo di un messaggio che soddisfa il criterio selezionato. |
Altre opzioni |
Utilizzare Altre opzioni per:
|
È possibile modificare una regola selezionandola e scegliendo Modifica. La regola viene quindi aperta, ed è possibile cambiarne le condizioni e le azioni.
Se una regola non è più desiderata, è possibile selezionarla e quindi selezionare elimina per rimuoverla. Se invece si desidera disattivare temporaneamente una regola, è sufficiente deselezionare la casella di controllo accanto alla regola desiderata.
-
Quando si crea una nuova regola in Outlook Web App, potrebbe essere visualizzato un avviso che indica che alcune regole create in Outlook e attualmente disabilitate verranno eliminate. Prima di eliminare queste regole, è consigliabile accedere al proprio account usando Outlook e controllare le regole per verificare se si vogliono mantenere. Attiva le regole che vuoi mantenere.
-
Le regole vengono eseguite nell'ordine in cui vengono visualizzate nella relativa finestra, dall'alto verso il basso. Per modificare l'ordine delle regole, selezionare la regola da spostare e quindi selezionare la freccia verso l'alto o verso il basso per spostare la regola nella posizione desiderata nell'elenco.
-
Di seguito vengono riportati alcuni tipi di messaggio che non attivano le regole di Posta in arrivo:
-
Notifiche sullo stato del recapito, che includono rapporti di mancato recapito e messaggi di sistema.
-
Conferme di lettura e conferme di recapito generate da un client di posta elettronica.
-
Alcuni messaggi di risposta automatica (fuori sede).
-
-
Non è necessario utilizzare la scheda Regole posta in arrivo per creare una regola. Infatti, è possibile creare regole direttamente dai messaggi. Per creare una regola direttamente da un messaggio:
-
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio nel riquadro dei messaggi, quindi scegliere Crea regola.
-
Oppure, mentre si visualizza il messaggio nel riquadro di lettura, selezionare il menu esteso e quindi scegliere Crea regola dal menu.
-
-
Ogni regola creata occuperà spazio in una sezione nascosta della cassetta postale. Questa sezione è limitata a 64 KB. La quantità di spazio effettiva utilizzata da una regola dipende da diversi fattori, quali la lunghezza del nome e il numero di condizioni applicate. Quando si raggiunge il limite di 64 KB, si riceve un avviso in cui è indicato che non è possibile creare ulteriori regole. In tal caso, è necessario eliminare o semplificare alcune regole esistenti per poterne creare altre. Di seguito vengono indicati alcuni modi per ridurre lo spazio utilizzato dalle regole.
-
Eliminare le regole che non sono più necessarie.
-
Abbreviare i nomi delle regole.
-
Combinare una o più regole che effettuano operazioni simili.
-
Rimuovere i criteri dalle regole.
-
-
Quando si crea una regola di inoltro, è possibile aggiungere più indirizzi per l'inoltro. Il numero di indirizzi che è possibile inoltrare potrebbe essere limitato, a seconda delle impostazioni dell'account. Se il numero di indirizzi aggiunti supera il valore consentito, la regola di inoltro non funzionerà. Se si crea una regola di inoltro con più indirizzi, provarla per verificare che funzioni correttamente.