Uso del limite di soglia della visualizzazione elenco per tutte le versioni di SharePoint

Informazioni sull'uso delle cartelle

Quando si crea una cartella, dietro le quinte si crea un indice interno. Tale indice interno viene creato anche per la cartella radice, ovvero il livello superiore di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi in una cartella, si usa in modo efficace questo indice interno per accedere ai dati. Tenere presente che se una cartella contiene sottocartelle, ogni sottocartella viene conteggiata come un elemento (ma non gli elementi presenti nella sottocartella).

Anche quando il numero totale di elementi di un elenco o di una raccolta è molto elevato, una visualizzazione di un'unica cartella è altrettanto rapida di una visualizzazione che filtra il numero totale di elementi tramite una colonna indicizzata. In alcuni scenari potrebbe essere possibile distribuire tutti gli elementi di un elenco o di una raccolta in più cartelle in modo che nessuna cartella contenga più di 5.000 elementi.

Quando si usano le cartelle per organizzare un elenco o una raccolta di grandi dimensioni, è importante tenere presente quanto segue:

• Una cartella può contenere più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco, ma per evitare il blocco potrebbe comunque essere necessario usare una visualizzazione filtrata basata sugli indici di colonna.

• Se si sceglie l'opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle quando si crea o si modifica una visualizzazione in questo elenco o raccolta, è quindi necessario usare un filtro basato su un indice semplice per assicurarsi di non raggiungere la soglia della visualizzazione elenco.

• Spesso è utile impostare la visualizzazione predefinita in modo che mostri tutte le cartelle disponibili senza filtro, in modo che gli utenti possano scegliere la cartella appropriata quando inseriscono nuovi elementi. Visualizzando tutte le cartelle è meno probabile inoltre che gli elementi vengano aggiunti erroneamente all'esterno delle cartelle nell'elenco o nella raccolta. A differenza delle raccolte, non esiste un modo automatico per spostare elementi tra le cartelle di un elenco.

Per spostare file tra le cartelle di una raccolta, vedere Spostare o copiare file in SharePoint.

Sincronizzazione offline, dati esterni e gestione dei dati di Access

Usare i dati offline è spesso il modo più semplice ed efficace quando si esegue la sincronizzazione con il computer. È possibile usare Excel, Access o Outlook, a seconda dei dati di elenco in uso. È anche possibile usare la gestione dei dati esterni senza limiti con sistemi di pianificazione ERP (Enterprise Resource Planning), OData e servizi Web, a seconda del servizio di SharePoint.

Utilizzo della sincronizzazione offline

È possibile apportare modifiche nel computer desktop o portatile e quindi riportare i dati online, sincronizzare le modifiche e risolvere eventuali conflitti in modo semplice ed efficiente. L'uso di elenchi di grandi dimensioni tramite la sincronizzazione offline per pulire, analizzare o segnalare i dati aiuta a ridurre il carico di attività del database e a ridurre al minimo l'uso delle risorse di SharePoint.

È possibile disconnettere i dati dell'elenco e sincronizzare le modifiche quando si torna online usando diversi prodotti Microsoft 365. Per esportarle in queste app, è necessario che le app siano installate, ossia Microsoft 365 o office desktop.

Uso di Microsoft Access per la sincronizzazione offline     

Access può gestire più righe di dati rispetto a SharePoint e offre molti strumenti avanzati per manipolare i dati. Se si usa Access per gestire i dati e SharePoint per la sincronizzazione, è possibile lavorare su set di dati più ampi.

È possibile leggere e scrivere elenchi nativi da Access collegandoli e Access funziona bene praticamente con tutti i tipi di dati di SharePoint. Il collegamento consente di connettersi ai dati in un elenco di SharePoint, in modo da creare una connessione bidirezionale per visualizzare e modificare i dati più recenti sia nell'elenco di SharePoint che nel database di Access. Access crea una copia o replica l'elenco di SharePoint in una tabella di Access. Dopo aver creato la tabella di Access, è possibile usare i dati di elenco in Access fino al limite di due gigabyte (esclusi gli allegati che non sono archiviati in locale). Inoltre, Access memorizza nella cache i dati dell'elenco nel client, usa una cache in memoria e write-through efficiente e trasferisce solo le voci di elenco modificate. TE102750819 memorizza inoltre i dati dell'elenco nella cache del client, usa una cache write-through in memoria efficiente e trasferisce soltanto gli elementi dell'elenco modificati, rendendo le operazioni di query e aggiornamento molto più veloci. Una finestra di dialogo per la risoluzione dei conflitti consente anche di gestire gli aggiornamenti in conflitto in modo semplice.

Se la caratteristica Access Services è attivata, è possibile usare un numero di dati notevolmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco, fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita. Access elabora automaticamente i dati di elenchi o raccolte in piccoli batch e quindi riassembla i dati, una tecnica che consente di lavorare con una quantità di dati sostanzialmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco e senza influire negativamente sugli altri utenti del sito di SharePoint.

Uso di Microsoft Excel per la sincronizzazione offline           

È possibile esportare gli elenchi di SharePoint in una tabella di Excel per creare una connessione dati unidirezionale tra la tabella di Excel e l'elenco di SharePoint.

Excel consente anche di usare elenchi di grandi dimensioni senza bloccarli. Inoltre, è possibile sincronizzare Excel con SharePoint e Access per sfruttare i vantaggi di tutte le piattaforme.

Quando si aggiornano i dati dall'elenco di SharePoint e si aggiorna la tabella di Excel, Microsoft Excel sostituisce i dati di Excel con i dati più recenti dell'elenco di SharePoint, sovrascrivendo le eventuali modifiche apportate alla tabella di Excel.

Dopo aver incluso i dati nella tabella di Excel, è possibile sfruttare le numerose caratteristiche di analisi dei dati di Excel, ad esempio fogli di lavoro potenti e flessibili, rapporti di tabella pivot, grafici sparkline e grafici dall'aspetto professionale, formattazione condizionale con icone, barre dei dati, scale di colori e sofisticate operazioni di analisi di simulazione.

Se la caratteristica Access Services è attivata, è possibile usare un numero di dati notevolmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco, fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita.

Uso di Microsoft Outlook per la sincronizzazione offline     

Da Outlook è possibile leggere e scrivere Elenchi Contatto, Attività, Calendario e Discussione, oltre a sincronizzare le raccolte documenti. Ad esempio, è possibile usare sia elenchi attività standard che elenchi attività di progetto disconnettendo gli elenchi attività, visualizzando, aggiornando e assegnando nuove attività, riportandoli online e sincronizzandoli senza uscire da Outlook. È anche possibile archiviare, condividere e gestire i contatti di SharePoint in modo più efficiente in Outlook.

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Uso di Access con i prodotti SharePoint per la sincronizzazione offline

In Access è possibile creare un database Web basato su Access Services creando tabelle basate su elenchi collegati, oltre a query, maschere, report e macro pubblicati in un sito di SharePoint. Poiché questi database Web vengono aggiornati, è comunque possibile usarli e modificarli e crearne di nuovi da un modello, ma non da Access 2013.

È possibile creare un'app Access in SharePoint senza usare codice. Un'app di SharePoint è generalmente una soluzione mirata e specializzata, che può essere distribuita facilmente e resa disponibile in un marketplace. Le app rappresentano un modo alternativo e comodo per assemblare, distribuire, eseguire, monitorare e ritirare una soluzione. Per altre informazioni, vedereCreare un'app Access.

A differenza di un'applicazione di database Web di Access che archivia i dati in elenchi di SharePoint, un'app Access usa un database di SQL Server separato dai prodotti SharePoint per archiviare i dati e quindi non è soggetta alla soglia della visualizzazione elenco di SharePoint. Questo migliora sostanzialmente la scalabilità delle soluzioni Access e consente una gestione efficiente di quantità di record potenzialmente ingenti. Per gli utenti di SharePoint Server, il database SQL Server può essere configurato in modo che si trovi dietro il firewall dell'organizzazione. Per gli utenti online, il database è un database SQL Server Azure abilitato con un account gratuito e uno spazio di archiviazione gratuito. Per altre informazioni su Azure, vedere la home page di Microsoft Azure.

Infine, è comunque possibile sincronizzare i dati tra un elenco di SharePoint e una tabella di Access e mantenere aggiornati entrambi i set di dati. Questa sincronizzazione è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate in Access ai dati dell'elenco vengono caricate nell'elenco di SharePoint e le modifiche apportate all'elenco di SharePoint vengono scaricate in Access nel computer. Per altre informazioni, vedere Importare, collegare o spostare dati in SharePoint.

Utilizzo della casella di ricerca per trovare elementi di elenchi o di raccolte

In genere ci sono due caselle di ricerca in una pagina di SharePoint, quella per la ricerca nel sito nella parte superiore della pagina e quella per la ricerca in una raccolta o un elenco specifico. Quando si usa la casella di ricerca dell'elenco o della raccolta, è possibile espandere progressivamente l'ambito dell'operazione di ricerca:

• Per impostazione predefinita, l'ambito di ricerca è inizialmente basato su tutti gli elementi nella visualizzazione corrente ed eventuali sottocartelle. I risultati sono visualizzati come colonne che è possibile ulteriormente filtrare e ordinare. Se la soglia della visualizzazione elenco è stata superata, non vengono visualizzati tutti i risultati.

• Se non si trova quello che si sta cercando, è possibile espandere l'ambito di ricerca in modo da includere l'intero elenco, incluse tutte le sottocartelle, indipendentemente dalla visualizzazione corrente o dalla soglia della visualizzazione elenco.

• Infine, è possibile espandere l'ambito per eseguire ricerche nell'intero sito. In questo caso, tutti i risultati sono visualizzati nella pagina standard di ricerca nel sito. Si possono limitare ulteriormente i risultati tramite il pannello Perfezionamento per filtrare i risultati, ad esempio in base all'autore di un documento o alla data di creazione di un elemento di elenco. Grazie alla sintassi booleana e agli operatori logici è possibile formulare query più elaborate.

Visualizzazioni personali

Poiché la creazione di visualizzazioni che usano correttamente un indice di colonna è un'operazione più complessa per elenchi e raccolte di grandi dimensioni, è opportuno rimuovere l'autorizzazione Gestione visualizzazioni personali per i collaboratori di tali elenchi o raccolte. La rimozione di questa autorizzazione impedisce agli utenti di creare una visualizzazione che includa tutti gli elementi e che potrebbe influire negativamente sulle prestazioni delle altre aree del sito. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Personalizzare le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.

Elenchi relazionali

Quando si creano relazioni tra elenchi usando colonne di ricerca, colonne univoche e il comportamento relazionale imposto (anche detto integrità referenziale), è possibile raggiungere la soglia della visualizzazione elenco e potrebbe essere bloccato nei casi seguenti:

• Se si imposta una colonna come univoca in un elenco esistente che contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco, ma si noti che l'aggiunta di un elemento a un elenco che fa sì che l'elenco superi la soglia della visualizzazione elenco è un'operazione che in genere non viene bloccata.

• Se un elenco contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco e quindi si attiva Eliminazione a catena o Eliminazione limitata per un campo di ricerca nell'elenco.

Feed RSS

Dopo l'abilitazione del supporto RSS in Amministrazione centrale e a livello di raccolta siti, è possibile abilitare e configurare il supporto RSS per molti tipi di elenchi e raccolte. Quando gli utenti accedono al feed RSS per un elenco o una raccolta, i dati vengono recuperati dall'elenco. La visualizzazione RSS predefinita limita il numero di elementi restituiti in base alla data dell'ultima modifica dell'elemento usando un filtro nella colonna Data modifica. Se l'elenco o la raccolta contiene molti elementi e gli utenti accedono al feed RSS, è consigliabile indicizzare la colonna Modificato. È anche possibile ridurre il numero di elementi recuperati modificando il numero di elementi e il numero di giorni per cui le modifiche vengono incluse in un feed RSS.

Per altre informazioni sulla gestione dei feed RSS, vedere Gestire feed RSS per un sito o una raccolta siti. Per informazioni su come aggiungere un feed RSS, vedere Creare un avviso per ricevere una notifica quando viene modificato un file o una cartella.