IT ヘルプ デスク SharePoint サイト テンプレートは、IT ヘルプ デスクの内部ホーム ページとして機能するように設計された チーム サイト です。 技術的な要求を管理し、デバイスを追跡し、トレーニング資料を organization と共有します。
この記事では、IT ヘルプ デスク SharePoint サイト テンプレートにある要素を使用する方法と、サイトをカスタマイズして独自のサイトを作成する方法について説明します。
注
- このテンプレートは、 Microsoft 365 に接続されたテンプレートです。 このテンプレートを使用してチームを作成すると、接続された SharePoint テンプレートがサイトとチームに適用されます。
- ページ、リスト、Power Platform 統合などの SharePoint コンポーネントは、タブとしてチームの [全般] チャネルに自動的に追加され、ピン留めされます。 ユーザーは、これらのページとリストを Teams 内から直接編集できます。
サイトの機能
- 事前に設定された画像、Web パーツ、コンテンツが付属するカスタマイズ可能なサイトで、サイト編集者がorganizationのニーズに合わせてカスタマイズを行うときにインスピレーションを与えます。
- 既存のチケット システムを統合するか、 Microsoft List を使用して サポート要求と資産を追跡します。
- 既製の FAQ ページ テンプレートを使用して、よく寄せられる質問に対処します。
注
- 一部の機能は、 対象指定リリース プログラムに参加した組織に段階的に導入されます。 つまり、この機能がまだ表示されていないか、ヘルプ記事で説明されている内容と異なる場合があります。
- テンプレートを既存のサイトに適用しても、コンテンツは新しいテンプレートと自動的に結合されません。 代わりに、既存のコンテンツはサイト コンテンツに複製ページとして格納されます。
手順 1: IT ヘルプ デスク サイト テンプレートを追加する
チーム サイトを初めて作成する場合は、セットアップ時に IT ヘルプ デスク テンプレートを選択できます。 または、 既存の SharePoint サイトにサイト テンプレートを追加する方法の指示に従います。
注
このテンプレートをサイトに追加するには、サイト作成権限が必要です。
手順 2: 事前設定されたサイト コンテンツを確認する
事前設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを探索し、organization のブランド、声、および全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。
事前設定されたサイト、リスト、ニュース投稿のテンプレート コンテンツ:
- ホーム ページ - 訪問者がサポート リクエストのステータスの送信と表示、停止アラートの確認、トレーニングやその他のリソースへのアクセスを行うランディング スペース。
- チケット - 送信されたサポート チケットの進行状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。
- デバイス - 割り当てられたデバイスと資産を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。
- FAQ - パスワード、セキュリティ、ネットワーク、デバイス管理などのトピックに関連するよくある質問への回答の一覧を訪問者に提供します。
- ドキュメント - 共有ドキュメントに簡単にアクセスできます。
- ごみ箱 - 最近削除されたコンテンツへのアクセスを提供します。
手順 3: サイトをカスタマイズする
IT ヘルプ デスク サイト テンプレートを追加したら、カスタマイズして独自のテンプレートを作成します。
注
SharePoint サイトを編集するには、サイトの所有者またはサイト メンバーである必要があります。
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サイトの外観、サイト ナビゲーション、Web パーツ、およびコンテンツをカスタマイズして、閲覧者と organization のニーズに合わせてカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集 ] を選択して、サイトが編集モードであることを確認します。 作業中、[ 保存して閉じる ] を選択して作業内容を下書きとして保存するか、[ 再公開 ] を選択して変更を閲覧者に表示します。
1. テキスト Web パーツを使用して訪問者に案内する
- まず、テキスト Web パーツを選択します。
- Web パーツでテキストを直接編集します。 Web パーツの上にあるツール バーでテキストと書式設定のオプションを検索します。
テキスト Web パーツの詳細については、こちらを参照してください。
2. ヒーロー Web パーツを使用して、更新プログラムや重要な情報を強調表示する
- まず、ヒーロー Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] (
) を選択します。 - organization's needs に最適な Layout オプションを選択します。
ヒーロー Web パーツのさまざまな種類のレイアウトとオプションを参照してください。
3. Call to Action Web パーツを使用して一般的なリソースを強調表示する
- 行動喚起 Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] ( ) を選択します。
- 背景画像を追加するには、編集ウィンドウで [ 変更 ] を選択し、画像ソースを選択し、画像を選択した後で [挿入 ] を選択します。
- ボタン ラベル とボタン リンク をナビゲーションの宛先に更新します。
- ボタン ラベルとリンクの配置を調整します。
- アクセシビリティの下に代替テキストを追加します。
行動を促すフレーズ Web パーツの使用の詳細については、こちらをご覧ください。
4. クイック リンク Web パーツを使用して、テクニカル サポート リソースに簡単にアクセスできるようにする
- クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択してから、[ プロパティの編集] ( ) を選択します。
- 必要に応じて、既存のリンクを選択して [編集 ] ( ) を選択して、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。
- リンクを追加するには、[ + リンクの追加] を選択します。
クイック リンク Web パーツのさまざまな種類のレイアウトと編集オプションを確認してください。
5. イベント Web パーツを使用して、重要なイベントと日付のリストを作成する
- イベント Web パーツを選択し、[ プロパティの編集] ( ) を選択します。
- 表示するイベントの [ソース]、[ イベント一覧]、[ カテゴリ]、[ 日付範囲]、および [ レイアウト ] を選択します。
- [ 対象ユーザーのターゲット設定を有効にする ] を選択して、 特定のグループにコンテンツを強調表示します。
- この Web パーツに一覧表示するアイテムの最大数を入力します。
イベント Web パーツの使用について詳しく知る。
6. People Web パーツを使用して主要な連絡先を表示する
- People Web パーツを選択し、[プロパティの編集] () を選択します。
- 連絡先カードの レイアウト を選びます (カードのサイズが大きいほど詳細です)。
- Web パーツ内で、テキスト フィールド内に 名前またはメール アドレス を入力します。 名前は、organization 内のユーザーに基づいて自動的に入力されます。
- Web パーツから名前を削除するには、名前の上にマウス ポインターを置き、[ X] を選択します。
- Web パーツ内で名前を再配置するには、 並べ替えアイコン (
を選択してドラッグし、名前を新しい場所に移動します。
People Web パーツの詳細情報。
サイト内の次のページとリストをカスタマイズします
- チケット - 送信されたサポート チケットの進行状況を追跡します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- デバイス - 割り当てられたデバイスと資産を追跡します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- FAQ - テキスト と クイック リンク の Web パーツを編集して、このページをカスタマイズします。
外観とサイト ナビゲーションをカスタマイズする
サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページを簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにして、サイトの仕上げを行ってください。
- フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- サイト ナビゲーションを編集および カスタマイズします。
- テーマ、ロゴ、ヘッダー レイアウト、 サイトの外観をカスタマイズして、サイトの外観を変更します。
- 既存のコンテンツに対応するために、このサイトまたはサイト ナビゲーションにページを追加または削除します。
- このサイトを organization 内のハブ サイトに関連付けるか、必要に応じてこのサイトを既存のハブ サイト ナビゲーションに追加することを選択します。
手順 4: サイトを他のユーザーと共有する
サイトをカスタマイズし、正確性をレビューし、最終的な下書きを公開した後、サイトを他のユーザーと共有します。
- サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。
- [設定]、[サイトのアクセス許可] の順に選択します。
- [ メンバーの追加]、[グループ にメンバーの追加 ]、[ メンバーの追加] の順に選択します。
- [ メンバーの追加 ] フィールドに名前を入力して、サイトにメンバーを追加します。 名前を入力したら、名前の下にあるアクセス許可レベルを選択して、チーム サイトのコンテンツ、チームの Outlook 予定表などの共有リソースへのアクセス権、およびサイトへの編集権限を付与します。
チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。
手順 5: サイトを維持する
サイトを作成して起動したら、次の重要なフェーズは、サイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。
サイト メンテナンスのベスト プラクティス:
- サイト メンテナンスの計画 - コンテンツが正確で関連性があることを確認するために、必要に応じてサイト コンテンツをレビューするスケジュールを確立します。
- 定期的にニュースを投稿する - 最新のお知らせ、情報、ステータスを organization 全体に配布します。 チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加する方法と、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。
- リンクと Web パーツを確認する - リンクと Web パーツを常に更新して、サイトの価値を最大限に活用します。
- 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用 状況データ レポート を使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツ、サイトへのアクセスなどに関する情報を取得します。
- サイト設定を定期的に確認 する - SharePoint でサイトを作成したら、サイトの 設定、サイト情報、およびアクセス許可を変更 できます。