U kunt moderne goedkeuringen in lijsten en bibliotheken gebruiken om goedkeuringsaanvragen voor lijstitems of bestanden te maken, te reageren op goedkeuringsaanvragen en de goedkeuringsstatus te bekijken.
Aan de slag
Moderne goedkeuringen worden vooraf geconfigureerd als een lijst wordt gemaakt op basis van geselecteerde ingebouwde lijstsjablonen. Dit zijn de standaardlijstsjablonen:
- Inhoudsplanner met goedkeuringen
- Reisaanvragen met goedkeuringen
U hoeft alleen maar een lijst te maken op basis van een van de bovenstaande sjablonen om aan de slag te gaan.
U kunt moderne goedkeuringen ook in- of uitschakelen in een lijst of bibliotheek door naar de vervolgkeuzelijst Integreren te gaan en Goedkeuringen te selecteren. Het dialoogvenster bevat een schakeloptie om op elk gewenst moment in en uit te schakelen.
Navigeer naar de vervolgkeuzelijst Integreren op de opdrachtbalk en selecteer Goedkeuringen configureren.
Selecteer de wisselknop voor Goedkeuringen inschakelen en klik op Toepassen.
U kunt ervoor kiezen om standaardfiatteurs in te schakelen en na te gaan of gebruikers met lagere machtigingen voor de lijst of bibliotheek de mogelijkheid hebben om de geconfigureerde fiatteurs te overschrijven.
Als u Goedkeuringen op elk gewenst moment wilt uitschakelen, kunt u weer naar de vervolgkeuzelijst Automatiseren navigeren, Goedkeuringen configureren selecteren en op de wisselknop klikken.
Opmerking: als u goedkeuringen uitschakelt, worden alleen de gerelateerde goedkeuringskolommen verborgen. Actieve goedkeuringen kunnen nog steeds worden uitgevoerd in Teams en u kunt de kolommen op elk gewenst moment opnieuw toevoegen aan een weergave.
Een moderne goedkeuringsaanvraag maken voor een lijstitem of bestand
Selecteer in een lijst of bibliotheek een item of bestand en selecteer Goedkeuring aanvragen in het contextmenu om het dialoogvenster Goedkeuringen te openen. U kunt ook de statuspil selecteren onder de kolom Goedkeuringsstatus om het dialoogvenster Goedkeuringen te openen.
Voer een of meer fiatteurs in het veld Fiatteur(s) in. Als een fiatteur de aanvraag goedkeurt, wordt de goedkeuringsaanvraag standaard als toegewezen beschouwd. Indien nodig kunt u ook de onderstaande wisselknop selecteren om een antwoord van alle fiatteurs te vereisen. U kunt ook details over de goedkeuringsaanvraag toevoegen.
Zodra een goedkeuringsaanvraag is gemaakt, wordt de statuspil gewijzigd in Aangevraagd.
Belangrijk
Bij het bewerken van bestanden worden alle goedkeuringen tijdens de vlucht geannuleerd als wijzigingen worden opgeslagen. Als u het bewerken van actieve goedkeuringen wilt ontmoedigen, worden bestanden geopend in de modus alleen-weergeven in Microsoft Word, Excel en webversie van PowerPoint, en geven dezelfde Windows-bureaubladtoepassingen aan dat het document is gemarkeerd als definitief.
Bovendien wordt bij updates van de metagegevens van lijstitems of bestanden voor goedkeuringen in uitvoering een waarschuwing weergegeven bij gebruikers dat als u het item bijwerkt, de goedkeuringsstatus opnieuw wordt ingesteld.
Een goedkeuringsaanvraag beantwoorden
Uit een lijst:
Selecteer het lijstitem waarop u wilt reageren op een goedkeuringsaanvraag en selecteer Goedkeuringsdetails in het contextmenu. U kunt ook de statuspil van dat item selecteren in de kolom Goedkeuringsstatus .
In het dialoogvenster Goedkeuringen kunt u de aanvraag naar wens Goedkeuren of Weigeren selecteren. Als u deze goedkeuring hebt aangevraagd, ziet u ook de optie Aanvraag annuleren.
Vanuit de app Goedkeuringen in Teams:
Ga naar de app Goedkeuringen in Microsoft Teams.
Identificeer en selecteer de goedkeuringsaanvraag in de lijst met aanvragen.
In het dialoogvenster Goedkeuringen kunt u de aanvraag naar wens goedkeuren of afkeuren . Als u deze goedkeuring hebt aangevraagd, ziet u ook een optie om de aanvraag te annuleren onder Meer acties. U kunt de goedkeuringsaanvraag ook opvolgen of opnieuw toewijzen wanneer u op Meer acties klikt.
De goedkeuringsgeschiedenis voor een lijstitem bekijken
Uit een lijst:
Selecteer het lijstitem waarop u wilt reageren voor een goedkeuringsaanvraag en selecteer Goedkeuringsdetails in het contextmenu. U kunt ook de statuspil van dat item selecteren in de kolom Goedkeuringsstatus .
Vanuit de app Goedkeuringen in Teams:
- Ga naar de app Goedkeuringen in Microsoft Teams.
- Identificeer en selecteer de goedkeuringsaanvraag in de lijst met aanvragen.
Beperkingen van moderne goedkeuringen voor lijsten en bibliotheken
Gebruikerservaring
Als een fiatteur niet is gemachtigd om een lijstitem weer te geven, wordt het onderliggende lijstitem niet automatisch met die persoon gedeeld wanneer een goedkeuringsverzoek naar die gebruiker wordt verzonden. De fiatteur moet handmatig toegang krijgen tot het lijstitem.
Goedkeuringsaanvragen worden automatisch geannuleerd als het onderliggende lijstitem wordt gewijzigd (bewerkt of verwijderd). Gebruikers ontvangen een waarschuwing dat er een goedkeuring actief is en de aanvraag wordt geannuleerd als de bewerkingen zijn voltooid.
Opmerking
In dat geval wordt de gebruiker die de goedkeuringsaanvraag heeft gemaakt gemarkeerd als de gebruiker die de aanvraag heeft geannuleerd.
Als u goedkeuringen wilt bekijken en beheren, ongeacht of u de aanvrager of fiatteur bent, gaat u naar de app Goedkeuringen in Teams.
Goedkeuringskolommen in SharePoint, zoals Goedkeuringsstatus, Goedkeurders, Antwoorden en Maker van goedkeuring, geven de meest recente goedkeuringsactiviteit weer. Gebruik voor de volledige geschiedenis de Goedkeuringen-app van Teams
Beschikbaarheid
- In de rasterweergave kunt u alleen goedkeuringen aanvragen, maar u kunt reageren op goedkeuringaanvragen via de opdrachtbalk.
Invloed op andere functies
- Als Moderne goedkeuringen is ingeschakeld voor een lijst, wordt de synchronisatie van lijsten automatisch uitgeschakeld voor die lijst.
- Lijstregels kunnen de kolom Goedkeuringsstatus gebruiken, maar bepaalde voorwaarden en filtercriteria kunnen geen geldige gebruiker in het aangewezen veld hebben om een e-mailbericht te verzenden vanuit de regel.
- Goedkeuring van inhoud of het aanvragen van afmelding is niet geïntegreerd met moderne goedkeuringen