Gebruikersdoel: het projectplan optimaliseren om de einddatum te bereiken

	U hebt uw projectplanning veranderd, maar nu is de einddatum te ver weg. Als u de einddatum van het project wilt herstellen, moet u de taken aanpassen die het meest van invloed zijn op de einddatum. Deze taken liggen op het kritieke pad van het project. Zie Het stappenplan van Project voor meer artikelen in deze reeks instructiegidsen voor projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint

Wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw planning, zijn er drie factoren waarmee u rekening moet houden: de kosten van het project, de doelstelling ten aanzien van vereiste resultaten, en de tijd. Deze worden vaak weergegeven als driehoek. Als u een van de zijden van de driehoek wijzigt, is dit altijd van invloed op de andere zijden.

Hier zijn voorbeelden van wat dit betekent voor de einddatum van uw project.

• Wanneer u de einddatum naar voren haalt, kan dit uiteindelijk leiden tot hogere kosten en beperktere doelstelling.
• Als u van plan bent om nooit de kosten van het project te wijzigen, is het resultaat mogelijk een langere planning en beperktere doelstelling.
• Als u de doelstelling uitbreidt of het aantal vereiste resultaten vergroot, duurt uw project mogelijk langer en kost dit meer vanwege extra mensen of resources.

Als u nieuw bent in projectmanagement Het maakt niet uit hoe goed u een project plant, het gaat fout. Ga nu op zoek naar problemen en wacht niet tot later, wanneer dingen veel slechter kunnen uitpakken.

Hier zijn enkele manieren waarop u kunt beginnen met het bewaken en herstellen van uw project.

• Bekijk eerst de belangrijkste taken Sommige taken zijn belangrijker dan andere wanneer u problemen in uw project moet oplossen. De kritieke taken zijn het meest van invloed op uw project, dus besteed hieraan de meeste aandacht.
• De juiste weergave van uw project krijgen Project heeft talloze weergaven en rapporten om erachter te komen wat er mis is met uw project. Houd bij eenvoudige projecten de einddatum zorgvuldig in de gaten via het Gantt-diagram. Raadpleeg bij gecompliceerde projecten de afwijkingstabellen of de rapporten over verdiende waarde.
• Wekelijkse statusrapporten ophalen Het is niet eenvoudig voor mensen om werkstatusrapporten in te sturen. U kunt de status ook eenvoudig achterhalen tijdens de wekelijkse teambijeenkomsten. Het kan averechts werken als u de status vaker dan een keer per week verzamelt.

Als u een ervaren projectmanager bent U bent al lange tijd projectmanager, maar nu wordt u geconfronteerd met een project dat nauwlettend moet worden bewaakt om binnen het budget te blijven.

Daarnaast zegt uw opdrachtgever dat hij maandelijks managementrapporten wil ontvangen.

Hier zijn enkele manieren waarop u kunt beginnen met het bewaken, rapporteren en herstellen van uw project.

• Een basislijn voor uw project maken Nadat u uw planning hebt gemaakt, slaat u een basislijnversie op. Een basislijn is een originele versie van uw project waarmee u kunt vergelijken hoe uw taken vorderen.
• De juiste weergave van uw project krijgen Project heeft talloze weergaven en rapporten om erachter te komen wat er mis is met uw project. Naarmate projecten gecompliceerder worden, kunt u afwijkingstabellen of rapporten over verdiende waarde bekijken om te bepalen wat er verkeerd gaat.
• Wekelijkse statusrapporten ophalen Naarmate projecten ingewikkelder worden, kunt u geavanceerdere methoden gebruiken om wekelijkse statusrapporten te verzamelen. Teamleden kunnen statusgegevens invoeren in een SharePoint-takenlijst, die daarna kan worden gesynchroniseerd met Microsoft Project. Als u Project Professional gebruikt, kunt u ook Project Web App gebruiken om statusrapporten van uw team te verzamelen. Het kan averechts werken als u de status vaker dan een keer per week verzamelt.
• Inzicht in analyse van verdiende waarde Met analyse van verdiende waarde kunt u bepalen of uw project op schema ligt.

Uw project bewaken

De voortgang van uw planning bijhouden	Bekijk taakupdates van teamleden om te achterhalen waar problemen zich voordoen. U kunt de voortgang snel volgen via het Gantt-diagram of u kunt een geavanceerde analyse van verdiende waarde gebruiken. Hiermee kunt u zien of het werk aan uw project naar verwachting vordert.
Planningsfactoren weergeven en bijhouden	Meer informatie over hoe uw project wordt gepland. U kunt zien hoe wijzigingen in het taakschema van invloed zijn op de einddatum van uw project.
Het kritieke pad van uw project weergeven	Bekijk taken die het grootste effect hebben op de einddatum van het project. Bekijk deze taken als eerste om problemen in uw planning op te lossen.
De juiste weergave van uw projectplanning kiezen	Gebruik de weergaven en rapporten in Project om te bepalen waar de problemen zich kunnen voordoen en om wijzigingen in de planning aan te brengen.
Een basislijn instellen en opslaan	Start een nieuwe basislijn om toekomstige voortgang te vergelijken als u hiermee opnieuw wilt beginnen.
Een rapport met potentiële problemen weergeven	Maak grafische rapporten van de projectvoortgang en pas deze aan. Bekijk de rapporten in Project of exporteer deze naar andere toepassingen, zoals PowerPoint, Word of Excel.
Problemen zoeken met de analyse van verdiende waarde	Verdiende waarde helpt u bij het beantwoorden van vragen als: "Hoeveel geld hadden we moeten uitgeven als we kijken naar de hoeveelheid werk die tot nu toe in dit project is gedaan?" of 'Zullen we op tijd klaar zijn?'

Naar boven

De problemen oplossen

De begin- of einddatum wijzigen	Kies een datum die begint of eindigt op een datum die eerder is dan de datum van het huidige plan. Als dit een optie is voor uw project, kunt u eerst de begindatum wijzigen.
De duur van een taak wijzigen	Maak taken korter als u de einddatum naar voren wilt halen. Zorg ervoor dat u kritieke taken verkort die het grootste effect op de einddatum van het project hebben.
Werk voor een taak opnieuw toewijzen	Wanneer mensen aan te veel taken tegelijkertijd zijn toegewezen, kunt u met Project werk gelijkmatiger verdelen door resourcetoewijzingen te effenen.
Een taak splitsen	U kunt één taak splitsen als deze meerdere elementen bevat waaraan tegelijkertijd door verschillende resources kan worden gewerkt. Als u een kritieke padtaak opsplitst in deze verschillende elementen met verschillende toewijzingen, kunt u mogelijk de einddatum halen.
Meer personen toevoegen aan uw project	Zet nieuwe mensen in op taken die de einddatum vooruitduwen.
Een persoon verwijderen uit het team	Het verwijderen van personen uit taken is een andere manier om de einddatum van het project op te halen. Als u te veel of de verkeerde mensen op taken hebt ingezet, kunnen er zich communicatieproblemen voordoen waardoor taken langer duren.
Werkdagen voor de projectkalender wijzigen	U kunt de einddatum van het project naar voren halen door de werkkalenders van mensen te wijzigen. U kunt extra werkdagen toevoegen aan de planning van mensen of hen laten overwerken.
Stel een vraag op het Project-forum	Laat experts vragen over Project beantwoorden. Het Project-forum op Answers.com bevat ervaren gebruikers en Project-adviseurs die klaarstaan om uw vragen te beantwoorden.
Communiceren over projectgegevens	Nadat u wijzigingen hebt aangebracht in iemands planning, moet u deze doorgeven zodat er geen informatie verloren gaat.
Begrijpen welke compromissen nodig zijn bij het beheren van een project	Elke wijziging in een project gaat ten koste van tijd, geld of doelstelling. Dit zijn de factoren die u elke dag gebruikt om uw Project-plan op schema te houden. Meer informatie over het werken met deze beperkingen.
Hoe in Project taken worden gepland	Als uw planning wordt aangepast, kunnen taken onverwacht worden verplaatst. Begrijp het grote 'Waarom?' achter de krachtige planningsengine van Project.

Naar boven