Sugestie wbudowane w programie Outlook

Podczas redagowania wiadomości e-mail w programie Outlook mogą pojawić się sugestie dotyczące planowania dostaw poczty e-mail. Dowiedz się więcej o tej funkcji i sposobie jej używania w artykule Planowanie wysyłania w programie Outlook.

Podczas redagowania lub czytania wiadomości e-mail lub zaproszenia kalendarza może zostać wyświetlona sugestia przejrzenia wybitnych zadań, które mogą być związane z nadawcą. Viva Insights tworzy te sugestie zadań na podstawie wiadomości e-mail z nadawcą w ciągu ostatnich 14 dni. Wybierz pozycję Zobacz moje zadania, aby wyświetlić listę nierozstrzygniętych zadań w szczegółowych informacjach. Otwórz powiązane zadanie, aby uzyskać więcej szczegółów, lub wybierz pozycję Oznacz jako wykonane lub Nie jako zadanie, aby usunąć je z listy zadań.

Podczas czytania zaproszenia kalendarza możesz zauważyć sugestię Dotyczącą opcji Zarezerwuj czas na pracę priorytetową. Ta sugestia jest wyświetlana w przypadku dużego obciążenia spotkania, dzięki czemu uzyskasz więcej czasu na intensywną pracę.

Aby dodać czas do kalendarza:

1. Wybierz pozycję Zobacz sugerowane godziny w szczegółowych informacjach. Każdego dnia w nadchodzącym tygodniu zostanie otwarte okienko z dostępnymi przedziałami czasu pracy z fokusem.

2. Wybierz ikonę kalendarza dla godzin, które chcesz zarezerwować. Aby zarezerwować wszystkie wymienione godziny, wybierz pozycję Zarezerwuj wszystko.

Dowiedz się więcej o czasie pracy indywidualnej.

Podczas redagowania wiadomości e-mail lub zaproszenia kalendarza w programie Outlook o zbliżającym się czasie nieobecności możesz otrzymać sugestię dotyczącą przygotowania się do nieobecności. Wybierz pozycję Zaplanuj , aby otworzyć listę kontrolną Planowanie nieobecności. Użyj listy kontrolnej, aby wykonać następujące czynności:

• Rozwiąż wszystkie spotkania w jednym miejscu, korzystając z niestandardowego komunikatu dotyczącego zaplanowanego czasu wolnego.

• Zredaguj odpowiedzi automatyczne i powiadom zespół o planowanym czasie nieobecności.

• Zaplanuj czas pracy indywidualnej, aby zakończyć zadania przed wyjazdem i nadrobić zaległości w pracy po powrocie.

Jeśli wezwanie na spotkanie powoduje konflikt z istniejącym blokiem czasu koncentracji, możesz otrzymać sugestię zmiany terminu spotkania lub zaproponowania nowego terminu spotkania.

Aby zaproponować nowy termin spotkania:

1. Wybierz pozycję Zobacz inne dostępne godziny.

2. Wybierz odpowiedni dla Ciebie przedział czasu w następnym tygodniu, który zaproponuje organizatorowi spotkania nowy termin.

Aby przenieść czas pracy indywidualnej:

1. Wybierz pozycję Przenieś blok fokusu.

2. Wybierz nowy blok fokusu w nadchodzącym tygodniu.

Dotyczy: użytkowników z subskrypcją Viva Insights

Gdy otrzymasz zaproszenie na spotkanie, możesz zauważyć sugestię zarezerwowania czasu przygotowania do spotkania.

1. Wybierz pozycję Zarezerwuj godzinę w sugestii, która zaakceptuje zaproszenie. 

2. Zostanie otwarte okienko dodatku. Wybierz opcje czasu przygotowania:

   1. Czas: Tuż przed spotkaniem, na dzień przed spotkaniem lub ostatnim dniem roboczym tygodnia przed spotkaniem.

   2. Czas trwania: 15 minut, 30 minut lub 1 godzina

Na podstawie wybranych opcji Viva Insights wyszukuje puste miejsce w kalendarzu i planuje termin o nazwie "Czas przygotowania do [Nazwa spotkania]".

Kiedy otrzymasz tę sugestię:

Viva Insights pokazuje tę sugestię, gdy zostaną spełnione wszystkie poniższe warunki:

• Spotkanie:

  • Ma co najmniej 11 zaproszonych osób.

  • Zaplanowano, że potrwa od 30 do 60 minut.

  • Nie powtarza się.

  • Nie anulowano.

  • Wymaga odpowiedzi uczestników.

  • Nie jest prywatna.

  • Nie ma stanu "Wolny", "Pracuje w innym miejscu" lub "Z dala od komputera".

• Ty:

  • Otwórz zaproszenie na spotkanie co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem spotkania.

  • Udostępniaj co najmniej 15 minut na przygotowanie w godzinach pracy.

  • W ciągu ostatnich siedmiu dni nie spodobało się to uczestnikom, którzy przygotowywali się na spotkanie.

  • Nie zarezerwowałem jeszcze czasu na przygotowanie się na to spotkanie.

  • Są wymaganymi uczestnikami spotkania.

  • Spotkanie nie zostało odrzucone.

Dotyczy: Ta sugestia jest obecnie dostępna tylko dla osób, które są zarejestrowane w odpowiednim planie usług .

Podczas redagowania zaproszenia na spotkanie o czasie trwania jednej godziny może zostać wyświetlona sugestia skrócenia spotkania o 15 minut w celu utworzenia pewnego czasu buforu i zaoszczędzenia czasu uczestników.

Wybierz pozycję Skróć spotkanie, aby skrócić czas spotkania o 15 minut. Spowoduje to również otwarcie dodatku Szczegółowe informacje, w którym możesz sprawdzić ilość czasu zapisaną przez wszystkich uczestników spotkania.

Kiedy otrzymasz tę sugestię:

• Redagujesz jednogodzinne spotkanie.

• Nie planujesz spotkania tego samego dnia.

• W przypadku spotkań cyklicznych jest co najmniej trzech uczestników, w tym organizator. Uczestnicy mogą być opcjonalni lub wymagali.

• W przypadku spotkań, które się nie powtarzają, jest co najmniej czterech uczestników, w tym organizator. Uczestnicy mogą być opcjonalni lub wymagali.

Dotyczy: Ta analiza jest obecnie dostępna tylko dla osób, które są zarejestrowane w odpowiednim planie usługi

Podczas czytania wysłanej przez Ciebie wiadomości e-mail może zostać wyświetlona analiza, która wskazuje, jaki procent adresatów wiadomości e-mail otworzył.

Wybierz pozycję Zobacz więcej szczegółowych informacji, aby zobaczyć, ile osób otworzyło lub przesłało dalej Twoją wiadomość e-mail, oraz średni czas poświęcony na czytanie tej wiadomości e-mail oraz podobne informacje dotyczące załączników w tej wiadomości e-mail. Te informacje mogą pomóc w kontaktach z adresatami w razie potrzeby i/lub dostosuj swój styl komunikacji, aby wykonać zadanie.

Dotyczy : Ta sugestia jest obecnie dostępna tylko dla osób, które są zarejestrowane w odpowiednim planie usług .

Podczas redagowania wiadomości e-mail do więcej niż pięciu adresatów może zostać wyświetlona sugestia z informacją "Szczegółowe informacje mogą śledzić wiadomości e-mail".

Wybierz pozycję Śledź tę wiadomość e-mail, aby wyświetlić stawkę otwarcia wiadomości e-mail i więcej statystyk dotyczących tej wiadomości e-mail. Te informacje będą dostępne 15 minut po wysłaniu wiadomości e-mail. Te informacje można wyświetlić, otwierając wysłaną wiadomość e-mail lub otwierając dodatek Szczegółowe informacje i wybierając pozycję Śledź otwarte stawki za wiadomości e-mail.