Introdução a listas

As organizações geralmente usam muitos tipos de listas, incluindo links, comunicados, contatos, controle de problemas e pesquisas, para nomear alguns.

As listas também podem incluir tarefas que você pode usar como ponto focal para colaboração em equipe ou em uma solução de negócios. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com pouca ou nenhuma modificação.

Por exemplo, você pode usar:

• Tarefas Inclua o controle de propriedade e progresso, bem como uma linha do tempo na página para uma apresentação visual atraente o conteúdo da lista.

• Controle de problemas Inclui o armazenamento de versão e histórico de versão, para uma análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas comuns de trabalho.

As listas são ricas e flexíveis e têm muitos recursos integrados que fornecem uma maneira robusta de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, você pode:

• Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Text, Number, Choice, Conversor de Moedas, Date and Time, Lookup, Yes/No e Calculated. Você também pode anexar um ou mais arquivos a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma planilha contendo números de suporte ou um documento contendo informações em segundo plano.

• Criar modos de exibição de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação; e use listas de forma consistente entre sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, você pode exibir apenas os eventos atuais de um calendário em uma home page e criar um modo de exibição visual — semelhante a um calendário de parede — em outra página.

• Crie relações entre listas usando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relações (cascata e restrição de exclusão), todas elas aprimoram sua capacidade de criar soluções comerciais mais sofisticadas e ajudar a preservar a integridade de seus dados.

• Criar listas personalizadas, exibir dados em Web Parts e Páginas de Web Parts e importar, exportar e vincular dados de outros programas, como o Excel e o Access.

• Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

• Organizar o conteúdo de uma única lista em pastas para aumentar a conveniência e melhorar o desempenho, além de melhorar o desempenho em geral com listas grandes por meio do recurso de indexação.

A seguir estão algumas maneiras de você trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações para seu grupo.

Rastrear versões e histórico detalhado    Acompanhe versões de itens delista, para que você possa ver quais itens foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens de lista. Se erros são feitos em uma versão mais recente, você pode restaurar uma versão anterior de um item. Acompanhar o histórico de uma lista é especialmente importante se sua organização precisar monitorar uma lista à medida que ela evolui.

Exigir aprovação    Especifique que a aprovação de um item de lista é necessária para que ele possa ser exibido por todos. Os itens permanecem em um estado pendente até que sejam aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprove-los. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões    Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens criados ou todos os itens da lista. As pessoas que têm permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens de lista. Você também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerenciar exibições    Crie diferentes exibiçõesda mesma lista. O conteúdo da lista real não muda, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, dependendo de suas necessidades.

Listas de atualizações    Independentemente do tipo de lista que você está atualizando, o processo é semelhante para adicionar, editar e excluir itens de lista.

Há duas maneiras de adicionar ou editar itens de lista:

• Usando um formulário, que é o método padrão.

• Em linha, o que significa que você adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, uma nova versão do item de lista será criada sempre que você editar um item de lista. Você pode exibir um histórico de como o item de lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se você cometer um erro em uma versão mais recente.

Usar fórmulas e valores calculados    Use fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas em uma lista, bem como funções do sistema, como [hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar uma data de vencimento padrão que é sete dias a partir da data atual.

Mantenha-se informado sobre as alterações    Listas e exibições podem usar o RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e exibirem atualizações ou RSS feeds de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas de email para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando novos itens são adicionados. Os alertas são uma maneira conveniente de acompanhar as alterações que são importantes para você.

Criar relações de lista    Crie uma relação entre duas listas, na lista de origem, crie uma coluna de busca que recupere (ou "procure") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de busca na lista de origem. Se quiser, você pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de destino à lista de origem. Ao criar uma coluna de pesquisa, você também pode decidir impor o comportamento de relação definindo uma opção de exclusão em cascata ou restringir exclusão que ajuda a manter seus dados válidos e ajuda a evitar inconsistências que podem causar problemas no futuro.

Compartilhar informações de lista com um programa de banco de dados    Se você tiver um programa de banco de dados instalado, como o Access, poderá exportar e importar dados de e para seu site, bem como vincular uma tabela do banco de dados a uma lista. Ao trabalhar com seus dados de lista em um banco de dados do Access, você também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte Importar dados para um banco de dados do Access.

Usar listas de forma consistente entre sites    Se seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, você poderá adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem que você reutilizar as configurações e a estrutura de lista de maneira eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para um problema de serviço ao cliente que especifica determinadas colunas (como contato do cliente) e processos comerciais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que tem uma lista lista de departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma maneira em cada lista.

Trabalhar em itens de lista de um programa de email    Use um programa de email compatível com as tecnologias da Microsoft, você pode levar informações importantes da lista com você. Por exemplo, com Outlook, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e placas de discussão em seu site Outlook. Consulte Conexão uma lista externa para Outlook.

Definir direcionamento de conteúdo     Habilitar o direcionamento de audiência para filtrar itens por grupos.

O tipo de lista que você usa depende do tipo de informação que você está compartilhando.

Anúncios    Compartilhar notícias e status e fornecer lembretes. Os comunicados suportam formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos    Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os que você trabalha. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou contato compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar seus contatos do seu site no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de email compatível com tecnologias da Microsoft, como Outlook. Uma lista de contatos não gerencia os membros do seu site, mas pode ser usada para armazenar e compartilhar contatos para sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão    Forneça um local central para registrar e armazenar discussões de equipe semelhantes ao formato de newsgroups. Se o administrador habilitar listas em seu site para receber mensagens de email, os conselhos de discussão poderão armazenar discussões por email dos programas de email mais comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para a nova versão do produto da sua organização.

Links    Forneça um local central para links para a Internet, a intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites de seus clientes.

Links promovidos    Exibe um conjunto de ações de link em um layout visual.

Calendário    Armazene os eventos da sua equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece exibições visuais, semelhantes a um calendário de mesa ou parede, de seus eventos de equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos de todo o dia. Você também pode acompanhar etapas da equipe, como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionadas a um intervalo de tempo específico. Consulte Criar um exibição de calendário de uma lista.

Tarefas    Acompanhe informações sobre projetos e outros eventos a fazer para seu grupo. Você pode atribuir tarefas às pessoas, bem como acompanhar o status e a porcentagem concluída à medida que a tarefa se move para a conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de tarefas ou email compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar suas tarefas do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, exibi-la e atualizá-la em Outlook junto com suas outras tarefas. Consulte Criar uma lista.

Project tarefas    Armazene informações de tarefas com uma exibição de Gantt e barras de progresso. Você pode acompanhar o status e a porcentagem concluída à medida que a tarefa se move para a conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de tarefas ou email compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar suas tarefas de projeto do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas de projeto em seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de treinamento e, em seguida, controlar o progresso da sua organização a partir de Project. Consulte Criar uma lista.

Controle de problemas    Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e acompanhe seu progresso. Você pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar problemas uns com os outros. Por exemplo, você pode criar uma lista de controle de problemas para gerenciar problemas e soluções de serviço ao cliente. Você também pode comentar sobre problemas sempre que editá-los, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante do serviço de atendimento ao cliente pode registrar cada etapa realizada para resolver um problema e os resultados. Você também pode usar uma lista de Controle de Problemas com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar sua organização a gerenciar problemas ou acompanhamento de projetos. Consulte Criar uma lista.

Pesquisa    Coletar e compilar comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou um quiz. Você pode projetar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e ver uma visão geral de seus comentários. Se você tiver uma planilha ou um programa de banco de dados instalado compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exportar seus resultados para analisá-los ainda mais. Consulte Criar uma pesquisa.

Personalizada    Inicie uma lista do zero. Você também pode criar uma lista personalizada baseada em uma planilha, se você tiver um programa de planilha compatível com as tecnologias da Microsoft. Por exemplo, você pode importar uma lista de Excel que você criou para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores. Consulte Criar uma lista com base em uma planilha.

Listas externas    Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas que você possa ler e gravar em Microsoft 365. A fonte de dados de uma lista externa é chamada de tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista Microsoft 365 nativa, uma lista externa usa o Serviços Corporativos de Conectividade para acessar dados diretamente de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), se esse sistema é um banco de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócios.

Lista personalizada no Modo folha de    dados Criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para exibir a lista por padrão no modo folha de dados. O modo folha de dados fornece uma grade de dados para exibição e edição de dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir totais e valores calculados e convenientemente editar dados nas células da grade. O exibição folha de dados Office instalado em um computador cliente de 32 bits e um navegador que oferece suporte ActiveX controles.

Lista de status    Exibe e rastreia as metas do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau ao qual as metas são atendidas.

Circulações    Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, aos membros da sua equipe.

Lista de dicionários do Microsoft IME    Use dados na lista como um dicionário do Microsoft IME. Você pode converter os itens da coluna Leitura para Exibição usando o Microsoft IME e exibir o conteúdo em Comentário na janela Comentário do IME. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de conteúdo do PerformancePoint    Itens do painel da Loja, como scorecards, relatórios, filtros, páginas de painel e outros itens de painel que você cria usando o PerformancePoint Dashboard Designer.

Idiomas e tradutores    Use com um fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução em uma Biblioteca de Gerenciamento de Tradução. O fluxo de trabalho usa a lista para atribuir tarefas de conversão ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Você pode criar essa lista manualmente ou pode optar por ter essa lista criada automaticamente quando você adiciona um Fluxo de Trabalho de Gerenciamento de Tradução a uma biblioteca de Gerenciamento de Tradução.

Lista de KPI    Acompanhe os Principais Indicadores de Desempenho que permitem avaliar rapidamente o progresso feito em relação a metas mensuráveis. Você pode configurar listas de KPI para controlar o desempenho usando uma das quatro fontes de dados: dados inseridos manualmente, dados em uma lista de Microsoft 365, dados em Excel de trabalho ou dados do Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server. Depois que a lista de KPI for criada, você poderá usá-la para exibir o status do indicador em uma página do painel.

Importar Planilha     Use colunas e dados de uma planilha existente. Importar uma planilha requer Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Para adicionar uma lista a uma SharePoint moderna:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar no canto superior direito da página. 

2. Passe o mouse acima ou abaixo de uma web parte existente e você verá uma linha com um + circulado, assim:

   

3. Clique em + e você verá uma lista de Web Parts para escolher. Role para baixo até a seção Documentos, Bibliotecas e Listas.

4. Selecione Lista.

   Os nomes de todas as listas disponíveis são mostrados.

5. Selecione a lista que você deseja inserir em sua página. 

6. Se você estiver satisfeito, selecione Salvar como rascunho próximo à parte superior esquerda. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada para outras pessoas, selecione Publicar na parte superior direita. 

Para adicionar uma lista a uma página SharePoint clássica:

1. Em Sites, clique em Configurações e clique em Conteúdo do site.

2. Clique no ícone Adicionar um aplicativo.

   

3. Role e clique no aplicativo que você deseja usar. Pode haver mais de uma página.

4. Dê ao aplicativo um nome exclusivo para que você possa relembra-lo mais tarde para uma página e clique em Criar.

5. Ao voltar para a tela conteúdo do site, você pode fazer três coisas:

   • Feche a janela e volte para a página. Adicione o novo aplicativo em sua página usando Insert Web Parts.

   • Clique no aplicativo e comece a inserir dados.

   • Clique nas releições ... e clique emalterar Configurações . Você pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Embora você possa usar os recursos das listas de várias maneiras, como usá-las depende do tamanho e do número de listas que você tem e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens em uma lista

Você pode querer uma lista grande para atender a diversas necessidades. Por exemplo, você pode ter um grande número de problemas técnicos para rastrear em toda a sua organização, e os problemas podem se aplicar a vários projetos e grupos.

Use uma única lista quando:

• Seu grupo precisa ver informações resumidas sobre os itens de lista ou diferentes exibições do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gerente pode querer ver o progresso de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados no mesmo período.

• As pessoas querem procurar ou pesquisar os problemas no mesmo local em um site.

• Você deseja aplicar as mesmas configurações aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

• Os grupos que trabalham na lista compartilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem bastante, considere várias listas.

• Você deseja analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Você pode receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações em uma lista usando a tecnologia RSS. Os RSS feeds permitem que os membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Você pode querer várias listas quando houver diferenças distintas entre os itens que deseja gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Use várias listas quando:

• Você não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens juntos.

• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm níveis de permissão diferentes.

• Você precisa aplicar configurações diferentes, como versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

• Você não precisa analisar os itens juntos ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Veja a seguir algumas das maneiras de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas    Ajude seu grupo a identificar os itens mais importantes, você pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, você pode adicionar a coluna Project a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a exibir e trabalhar com seus itens com mais facilidade. Você também pode adicionar mais colunas se quiser coletar informações adicionais para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se você tiver vários itens em uma lista, considere indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao exibir vários itens ou alternar exibições. Esse recurso não altera a maneira como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem com mais facilidade um grande número de itens em uma lista. No entanto, a indexação pode ter mais espaço no banco de dados. Consulte Criar, alterar ou excluir um exibição de uma lista ou biblioteca.

Criar modos de exibição    Use se as pessoas em seu grupo precisam ver dados com frequência de uma determinada maneira. Os views usam colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Você também pode selecionar quantos itens são exibidos ao mesmo tempo em cada exibição. Por exemplo, as pessoas podem procurar uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo de suas preferências e da velocidade de sua conexão.

Os views oferecem flexibilidade para armazenar um grande número de itens em uma lista, mas para ver apenas os subconjuntos que você deseja em um determinado momento, como apenas os problemas que foram postados este ano ou apenas os eventos atuais em um calendário. Você pode criar exibições pessoais que estão disponíveis apenas para você e, se tiver permissão para modificar uma lista, poderá criar exibições públicas que estão disponíveis para todos. Consulte Criar, alterar ou excluir um exibição de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas    Adicione pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isso é especialmente útil se seus itens de lista puderem ser divididos de uma maneira específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a examinar e gerenciar os itens de lista com mais facilidade. As tecnologias da Microsoft fornecem uma exibição em árvore que permite que as pessoas naveguem em seus sites e pastas semelhantes à maneira como trabalham com as pastas em seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta. Consulte Criar uma pasta em uma lista.