Introdução a listas

Normalmente, as organizações utilizam muitos tipos de listas, incluindo ligações, anúncios, contactos, controlo de problemas e inquéritos, para citar alguns.

As listas também podem incluir tarefas que pode utilizar como ponto focal para a colaboração em equipa ou numa solução empresarial. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações.

Por exemplo, pode utilizar:

• Tarefas Inclui o controlo da propriedade e do progresso, bem como um linha do tempo na página para uma apresentação visual apelativa do conteúdo da lista.

• Controlo de problemas Inclui controlo de versões e armazenamento do histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

As listas são ricas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que fornecem uma forma robusta de armazenar, partilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, você pode:

• Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Conversor de Moedas, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações de fundo.

• Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e eliminar colunas e modificar regras de validação; e utilize listas consistentemente em sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais de um calendário numa home page e criar uma vista visual (semelhante a um calendário de parede) noutra página.

• Crie relações entre listas através de uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relações (propagação e eliminação restrita), todas elas melhoram a sua capacidade de criar soluções empresariais mais sofisticadas e ajudam a preservar a integridade dos seus dados.

• Crie listas personalizadas, apresente os dados em Peças Web e Páginas de Peças Web e importe, exporte e ligue a dados de outros programas, como o Excel e o Access.

• Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

• Organize o conteúdo numa única lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho e melhore o desempenho em geral com listas grandes através da indexação.

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir as informações do seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhado    Controlar versões de itens de lista para que possa ver que itens foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se forem cometidos erros numa versão mais recente, pode restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se a sua organização precisar de monitorizar uma lista à medida que evolui.

Exigir aprovação    Especifique que a aprovação de um item de lista é necessária antes de poder ser visualizada por todos. Os itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para os aprovar. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões    Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. People que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerir vistas    Crie vistas diferentesda mesma lista. Os conteúdos da lista real não são alterados, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, consoante as suas necessidades.

Atualizar listas    Independentemente do tipo de lista que está a atualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista.

Existem duas formas de adicionar ou editar itens de lista:

• Ao utilizar um formulário, que é o método predefinido.

• Inline, o que significa que adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico de como o item de lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se cometer um erro numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados    Utilize fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas numa lista, bem como funções do sistema, como HOJE, para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma data para conclusão predefinida que seja sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre as alterações    As listas e vistas podem utilizar o RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e vejam atualizações, ou feeds RSS, de notícias e informações numa localização consolidada. Também pode criar alertas de e-mail para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando são adicionados novos itens. Os alertas são uma forma conveniente de controlar as alterações que são importantes para si.

Criar relacionamentos de lista    Criar uma relação entre duas listas. Na lista de origem, vai criar uma coluna de pesquisa que obtém (ou "procura") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se quiser, pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de destino à lista de origem. Quando cria uma coluna de pesquisa, também pode decidir impor o comportamento da relação ao definir uma opção de eliminação em cascata ou de eliminação restrita que ajuda a manter os seus dados válidos e a evitar inconsistências que possam causar problemas.

Partilhar informações de lista com um programa de base de dados    Se tiver um programa de base de dados instalado, como o Access, pode exportar e importar dados de e para o seu site, bem como ligar uma tabela da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os seus dados de lista numa base de dados do Access, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Para obter mais informações, confira Importar dados de um banco de dados do Access para um aplicativo Web do Access.

Utilizar listas de forma consistente entre sites    Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura de lista de forma eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de suporte ao cliente que especifica determinadas colunas (como o contacto do cliente) e processos empresariais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é criar uma coluna de site para nomes de departamento que tem uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna em múltiplas listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma forma em cada lista.

Trabalhar em itens de lista a partir de um programa de e-mail    Utilize um programa de e-mail compatível com as tecnologias da Microsoft para levar consigo informações importantes da lista. Por exemplo, com Outlook, pode ver e atualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir de Outlook. Para obter mais informações, consulte Ligar uma lista externa ao Outlook.

Definir a segmentação de conteúdo     Ativar a segmentação de audiências para filtrar itens por grupos.

O tipo de lista que você usa depende do tipo de informação que você está compartilhando.

Comunicados    Compartilhe notícias e status e forneça lembretes. Os anúncios dão suporte à formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos    Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os quais você trabalha. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de contato ou email compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar seus contatos do seu site no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização de um programa de email compatível com tecnologias da Microsoft, como Outlook. Uma lista de contatos não gerencia os membros do seu site, mas pode ser usada para armazenar e compartilhar contatos para sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão    Forneça um lugar central para registrar e armazenar discussões de equipe semelhantes ao formato de grupos de notícias. Se o administrador tiver listas habilitadas em seu site para receber mensagens de email, os painéis de discussão poderão armazenar discussões de email da maioria dos programas de email comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para a nova versão do produto da sua organização.

Links    Forneça um local central para links para a Internet, a intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites de seus clientes.

Links promovidos    Exiba um conjunto de ações de link em um layout visual.

Calendar    Armazene para eventos da sua equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece exibições visuais, semelhantes a um calendário de mesa ou parede, de seus eventos de equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos durante todo o dia. Você também pode acompanhar marcos da equipe, como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionados a um intervalo de tempo específico. Para obter mais informações, consulte Criar uma exibição de calendário de uma lista.

Tarefas    Acompanhe informações sobre projetos e outros eventos de tarefas para seu grupo. Você pode atribuir tarefas às pessoas, bem como acompanhar o status e a porcentagem concluídas à medida que a tarefa se move em direção à conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de tarefas ou email compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar suas tarefas do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, exibi-la e atualizá-la em Outlook junto com suas outras tarefas. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Tarefas de projeto    Armazene informações de tarefa com uma exibição do Gantt e barras de progresso. Você pode acompanhar a status e a porcentagem concluídas à medida que a tarefa se move em direção à conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de tarefas ou email compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar suas tarefas de projeto do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas de projeto em seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de treinamento e, em seguida, você pode acompanhar o progresso da sua organização a partir do Project. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Acompanhamento de problemas    Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e acompanhe seu progresso. Você pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar problemas uns com os outros. Por exemplo, você pode criar uma lista de acompanhamento de problemas para gerenciar problemas e soluções de atendimento ao cliente. Você também pode comentar sobre problemas sempre que editá-los, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante de serviço ao cliente pode registrar cada etapa tomada para resolve um problema e os resultados. Você também pode usar uma lista de acompanhamento de problemas com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar sua organização a gerenciar problemas ou acompanhamento de projetos. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Pesquisa    Colete e compile comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou um teste. Você pode criar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e ver uma visão geral de seus comentários. Se você tiver uma planilha ou um programa de banco de dados instalado compatível com as tecnologias da Microsoft, você poderá exportar seus resultados para analisá-los ainda mais. Para obter mais informações, consulte Criar uma pesquisa.

Personalizada    Inicie uma lista do zero. Você também pode criar uma lista personalizada baseada em uma planilha, se você tiver um programa de planilha compatível com as tecnologias da Microsoft. Por exemplo, você pode importar uma lista de Excel que você criou para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista com base em uma planilha.

Listas externas    Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas que você pode ler e gravar em Microsoft 365. A fonte de dados de uma lista externa é chamada de tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista de Microsoft 365 nativa, uma lista externa usa os Serviços de Conectividade Empresarial para acessar dados diretamente de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server ), se esse sistema é um banco de dados, serviço Web ou sistema de linha de negócios.

Lista personalizada no    modo de exibição de folha de dados Criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para exibir a lista por padrão no modo de exibição de folha de dados. O modo de exibição de folha de dados fornece uma grade de dados para exibir e editar dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir totais e valores calculados e convenientemente editar dados nas células da grade. A exibição de folha de dados requer o Office instalado em um computador cliente de 32 bits e um navegador que dá suporte a controles ActiveX.

Lista de status    Exiba e acompanhe as metas do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau em que as metas são atingidas.

Circulations    Envie informações, incluindo selos de confirmação, para os membros da equipe.

Lista de dicionários do Microsoft IME    Use dados na lista como um dicionário IME da Microsoft. Você pode converter os itens da coluna Leitura em Exibir usando o Microsoft IME e exibir o conteúdo em Comentário na janela Comentário do IME. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de conteúdo do PerformancePoint    Armazene dashboard itens, como scorecards, relatórios, filtros, dashboard páginas e outros itens dashboard, que você cria usando Designer do Painel do PerformancePoint.

Idiomas e tradutores    Use com um fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução em uma Biblioteca de Gerenciamento de Tradução. O fluxo de trabalho usa a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Você pode criar essa lista manualmente ou pode optar por criar essa lista automaticamente ao adicionar um fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução a uma biblioteca de Gerenciamento de Tradução.

Lista KPI    Acompanhe os principais indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar rapidamente o progresso feito em relação a metas mensuráveis. Você pode configurar listas de KPI para acompanhar o desempenho usando uma das quatro fontes de dados: dados inseridos manualmente, dados em uma lista de Microsoft 365, dados em pastas de trabalho Excel ou dados do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server. Depois que a lista de KPI for criada, você poderá usá-la para exibir o status do indicador em uma página dashboard.

Importar planilha    Use colunas e dados de uma planilha existente. Importar uma planilha requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Para adicionar uma lista a uma Microsoft Office SharePoint Online página de experiência moderna:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar na parte superior direita da página.

2. Passe o mouse sobre ou abaixo de uma Web Part existente e você verá uma linha com um +em círculos, assim:
   
   

3. Clique em + e você verá uma lista de web parts para escolher. Role para baixo até a seção Documentos, Listas e Bibliotecas .

4. Selecione Lista.

   Os nomes de todas as listas disponíveis são mostrados.

5. Selecione a lista que você deseja inserir em sua página.

6. Se você estiver satisfeito com sua seleção, selecione Salvar como rascunho perto do canto superior esquerdo. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada para outras pessoas, selecione Publicar na parte superior direita.

Para adicionar uma lista a uma Microsoft Office SharePoint Online página de experiência clássica:

1. Em Sites, clique em Configurações e clique em Conteúdo do Site.

2. Clique no ícone Adicionar um aplicativo .

   

3. Role e clique no aplicativo que você deseja usar. Pode haver mais de uma página.

4. Dê ao aplicativo um nome exclusivo para que você possa recordá-lo posteriormente para uma página e clique em Criar.

5. Quando voltar ao ecrã Conteúdos do site, pode efetuar três ações:

   • Feche a janela e volte à página. Adicione a nova aplicação na sua página com a opção Inserir Peças Web.

   • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.

   • Clique nas reticências (...) e, em seguida, clique em Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e do número de listas que tem e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Poderá querer que uma lista grande sirva diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um grande número de problemas técnicos para controlar em toda a organização, com problemas a aplicar a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

• O seu grupo tem de ver informações de resumo sobre os itens de lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor poderá querer ver o progresso em todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados no mesmo período de tempo.

• People quer procurar ou procurar os problemas na mesma localização num site.

• Quer aplicar as mesmas definições aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

• Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem bastante, considere múltiplas listas.

• Quer analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista através da tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Poderá querer múltiplas listas quando existirem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com as mesmas.

Utilize várias listas quando:

• Não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens em conjunto.

• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm níveis de permissão diferentes.

• Tem de aplicar diferentes definições, como controlo de versões ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

• Não precisa de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas das formas de organizar listas e listar itens:

Adicionar colunas    Ajude o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Project a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a ver e trabalhar mais facilmente com os respetivos itens. Também poderá querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se tiver vários itens numa lista, poderá considerar indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao ver vários itens ou mudar de vista. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar modos de exibição    Utilize vistas se as pessoas no seu grupo precisarem frequentemente de ver dados de uma determinada forma. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados de uma só vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da respetiva ligação.

As vistas dão-lhe a flexibilidade de armazenar um grande número de itens numa lista, mas só pode ver os subconjunto que pretende num determinado momento, como apenas os problemas que foram publicados este ano ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que só estão disponíveis para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estejam disponíveis para todos. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas    Adicione pastas à maioria dos tipos de listas se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isto é especialmente útil se os itens de lista puderem ser divididos de uma forma específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a analisar e gerir mais facilmente os itens da lista. As tecnologias da Microsoft fornecem uma vista de árvore que permite que as pessoas naveguem nos respetivos sites e pastas de forma semelhante à forma como trabalham com as pastas no respetivo disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta. Para obter mais informações, consulte Criar uma pasta numa lista.