Conectar uma lista externa ao Outlook

Você pode conectar uma lista externa que contém clientes, tarefas, compromissos ou postagens com Microsoft Outlook 2013. Depois de conectado, você pode exibir, editar e imprimir os dados usando a interface de usuário familiar do Outlook como se fosse informações nativas do Outlook.

Se os dados que você está atualizando forem informações de contato, como relacionados aos seus clientes, você poderá ligar para eles, enviar mensagens de email e fazer solicitações de reunião. A sincronização dos dados é bidirecional. As mudanças feitas no Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externos. As mudanças feitas na fonte de dados externos são sincronizadas com os itens no Outlook 2013, embora uma operação de atualização possa ser necessária.

Para saber mais, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.

O que você deseja fazer?

Antes de começar
- Tarefas comuns de pré-requisito
- Tarefas de pré-requisito específicas do Outlook
Conectar uma lista externa ao Outlook 2013

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Tarefas comuns de pré-requisito

Preparar a fonte de dados externos O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador deve ativar o Business Data Connectivity Services e o Secure Store Services.

Configurar os Serviços de Repositório Seguro O administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso à fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para esse aplicativo.

Configurar os Serviços de Conectividade de Dados Corporativos Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados do BDC e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo O usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte externa.

Criar uma lista externa Um usuário deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e em uma ou mais exibições da lista externa, conforme necessário.

Verifique se os produtos do Office estão prontos para uso Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter o Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, Os Serviços de Conectividade Empresarial estão habilitados (esse é o padrão). Essa opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime, que faz o seguinte: armazena em cache e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de itens externos em produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro de produtos do Office.

Tarefas de pré-requisito específicas do Outlook

Ativar o recurso sincronização offline para Listas externa O recurso farm e site, Sincronização Offline para Listas Externo, também deve estar ativo. Esse recurso está ativo por padrão no nível do farm, mas não está ativo por padrão no nível do site.

Criar um tipo de conteúdo externo com suporte no Outlook Quando você cria um tipo de conteúdo externo, um usuário deve habilitar a opção de suporte de Sincronização Offline e definir o campo Tipo de Item do Office como um dos seguintes: Contato, Compromisso, Tarefa ou Post.

Mapear campos correspondentes Um usuário deve mapear um ou mais campos de tipo de conteúdo externo para seus respectivos campos do Outlook.

Quando você mapeia um tipo de conteúdo externo, como um Cliente, para um Tipo de Item do Outlook, como um Contato, você deve mapear explicitamente os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como Nome do Cliente, Sobrenome do Cliente, Endereço do Cliente e Telefone do Cliente, para seus respectivos campos do Tipo de Item do Outlook, como o FirstName de um contato, LastName, BusinessAddress e BusinessPhone.

Você não precisa mapear todos os campos correspondentes, mas os campos a seguir devem ser mapeados.

Tipo de item do Outlook	Campo item do Outlook
Contato	Sobrenome
Tarefa	Assunto
Compromisso	Iniciar, Terminar e Assunto
Postagem	Assunto

Campos não mapeados, dependendo do número, são exibidos como propriedades estendidas da seguinte maneira:

Adjacente Acrescentado à região do formulário na parte inferior da página padrão de um formulário do Outlook (2 a 5 campos).
Separar Adicionado como uma nova página a um formulário do Outlook (6 ou mais campos).

Se o tipo de conteúdo externo não for mapeado diretamente para qualquer Tipo de Item do Outlook, você poderá mapear os campos para um Tipo de Item do Post Outlook, que é o tipo mais genérico de item.

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