Conectar uma lista externa ao Outlook

Você pode conectar uma lista externa que contém clientes, tarefas, compromissos ou postagens com o Microsoft Outlook 2013. Uma vez conectado, você pode exibir, editar e imprimir os dados usando a interface do usuário do Outlook conhecida, como se fosse informações nativas do Outlook.

Se os dados que você está atualizando forem informações de contato, como as relacionadas aos seus clientes, você poderá chamá-los, enviar mensagens de email e fazer solicitações de reunião. A sincronização dos dados é bidirecional. As mudanças feitas no Outlook 2013 são automaticamente sincronizadas com a fonte de dados externos. As mudanças feitas na fonte de dados externos são sincronizadas com os itens no Outlook 2013, embora uma operação de atualização possa ser necessária.

Para saber mais, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.

O que você deseja fazer?

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Tarefas comuns de pré-requisito

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint    Um administrador deve ativar os serviços de conectividade de dados corporativos e os serviços de repositório seguro.

Configurar os Serviços de Repositório Seguro    O administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso à fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para esse aplicativo.

Configurar os Serviços de Conectividade de Dados Corporativos    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados do BDC e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo    O usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte externa.

Criar uma lista externa    Um usuário deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e um ou mais modos de exibição da lista externa, conforme necessário.

Verificar se os produtos do Office estão prontos para uso    Para sincronizar dados externos com os produtos do Office, você deve ter o Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5,0 para OData v3 em cada computador cliente (se necessário, você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, certifique-se de que a opção de instalação do Office esteja habilitada para os serviços corporativos de conectividade (esse é o padrão). Esta opção instala o tempo de execução do cliente dos serviços corporativos de conectividade que faz o seguinte: caches e sincronizados com dados externos, mapeia dados corporativos para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de itens externos em produtos do Office e executa soluções personalizadas nos produtos do Office.

Tarefas de pré-requisito específicas do Outlook

Ativar o recurso sincronização offline para listas externas    O recurso de farm e site, sincronização offline para listas externas, também deve estar ativo. Por padrão, esse recurso está ativo no nível do farm, mas não ativo por padrão no nível do site.

Criar um tipo de conteúdo externo com suporte no Outlook     Quando você cria um tipo de conteúdo externo, um usuário deve habilitar a opção de suporte à sincronização offline e definir o campo tipo de item do Office como um dos seguintes: contato, compromisso, tarefaou postagem.

Mapear campos correspondentes    Um usuário deve mapear um ou mais dos campos de tipo de conteúdo externo para seus respectivos campos do Outlook.

Ao mapear um tipo de conteúdo externo, como um cliente, para um tipo de item do Outlook, como um contato, você deve mapear explicitamente os campos individuais no tipo de conteúdo externo, como nome do cliente, sobrenome do cliente, endereço do clientee telefone do cliente, aos respectivos campos do tipo de item do Outlook, como o nomede um contato, sobrenome, endereçocomerciale telefone.

Você não precisa mapear todos os campos correspondentes, mas os campos a seguir devem ser mapeados.

Tipo de item do Outlook

Campo de item do Outlook

Contato

Sobrenome

Tarefa

Subject

Compromisso

Início, término e assunto

Postagem

Subject

Os campos não mapeados, dependendo do número, são exibidos como propriedades estendidas da seguinte maneira:

  • Adjacente    Acrescentadas à região de formulário na parte inferior da página padrão de um formulário do Outlook (2 a 5 campos).

  • Separada    Adicionado como uma nova página a um formulário do Outlook (6 ou mais campos).

Se o tipo de conteúdo externo não for mapeado diretamente para qualquer tipo de item do Outlook, você poderá mapear os campos para um tipo de item postar do Outlook, que é o tipo de item mais genérico.

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Conectar uma lista externa ao Outlook 2013

  1. Navegue até o site do SharePoint que contém a lista externa.

  2. Clique em lista > conectar ao Outlook.

  3. Se necessário, Outlook 2013 abre e cria um novo arquivo de dados do Outlook (BCSStorage. pst), chamado de listas externas do SharePoint no painel de navegação e, em seguida, cria uma pasta com o nome <Site> <> lista externa.

Dica: Por padrão, os dados são automaticamente atualizados a cada seis horas, mas esse valor pode ser modificado. Para verificar se você está vendo dados atuais da fonte de dados externa, clique com o botão direito do mouse na pasta e, em seguida, clique em sincronizar agora.

Observação: Por padrão, Outlook 2013 exibe somente os campos que foram explicitamente mapeados para os respectivos campos do Outlook pelo autor do tipo de conteúdo externo. Se preferir, para exibir todos os campos da lista externa, sejam eles mapeados ou não mapeados, você pode fazer o seguinte:

  • Abrir um único item em um formulário (na guia contato , no grupo Mostrar , clique em <nome> detalhes.)

  • Crie um modo de exibição do Outlook personalizado e inclua todos os campos da lista externa.

Encontre mais informações sobre como exibir campos e criar modos de exibição personalizados no sistema de ajuda do Outlook.

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