Gerenciar grandes listas e bibliotecas

É possível fazer alterações no computador de mesa ou laptop e, ao voltar os dados ao modo online, sincronizar as alterações e resolver os conflitos de maneira tranquila e eficiente. Trabalhar com listas grandes através da sincronização offline para "limpar", analisar ou comunicar dados ajuda a descarregar a atividade da base de dados e a minimizar a utilização de recursos Microsoft Office SharePoint Online.

Você pode colocar os dados de listas no modo offline e sincronizar as mudanças quando voltar ao modo online usando vários produtos do Microsoft 365. Para exportar para estas aplicações, tem de ter as aplicações instaladas, quer Microsoft 365 quer para ambiente de trabalho do Office.

Microsoft Access        Access pode processar mais linhas de dados do que Microsoft Office SharePoint Online e tem muitas ferramentas poderosas para manipular esses dados. Trabalhar com os seus dados no Access e sincronizar com o SharePoint pode permitir-lhe trabalhar com conjuntos de dados maiores.

Você pode ler e gravar a maioria das listas nativas do Access vinculando a elas, e o Access funciona bem com praticamente todos os tipos de dados do Microsoft Office SharePoint Online. A vinculação permite a conexão com dados em uma lista do Microsoft Office SharePoint Online, para que você possa criar uma conexão bidirecional para exibir e editar os dados mais recentes na lista do Microsoft Office SharePoint Online e no banco de dados do Access. O Access cria uma cópia da lista do Microsoft Office SharePoint Online (ou a duplica) em uma tabela do Access. Após a criação da tabela de Access, pode trabalhar com dados de lista no Access até ao limite de Access de dois gigabytes (excluindo quaisquer anexos que não estejam armazenados localmente). Além disso, o Access armazena em cache os dados de lista do cliente, usa um cache em memória eficiente com write-through e apenas transfere os itens de lista modificados. Tudo isso torna muito mais rápida a execução de consultas e atualizações. Uma caixa de diálogo de resolução de conflito também ajuda a gerenciar atualizações conflitantes de maneira simples.

Se o recurso Serviços do Access estiver ativado, você poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limite do Modo de Exibição de Lista de até 50.000 itens por padrão. O Access processa dados de lista ou biblioteca automaticamente em pequenos lotes e depois reagrupa os dados, uma técnica que permite trabalhar com muito mais dados em comparação ao Limite do Modo de Exibição de Lista e sem prejudicar outros usuários no site do Microsoft Office SharePoint Online.

Microsoft Excel       Pode exportar Microsoft Office SharePoint Online listas para uma tabela de Excel que cria uma ligação de dados unidirecional entre a tabela de Excel e a lista de Microsoft Office SharePoint Online.

Excel também lhe permite trabalhar com listas grandes sem bloquear. Além disso, pode sincronizar Excel com Microsoft Office SharePoint Online e Access para tirar partido dos benefícios de cada plataforma.

Quando você atualiza os dados da lista doMicrosoft Office SharePoint Online e atualiza a tabela do Excel, o Microsoft Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do Microsoft Office SharePoint Online, substituindo todas as alterações feitas nessas tabelas do Excel.

Quando os dados estiverem na tabela Excel, pode tirar partido das muitas funcionalidades de análise de dados do Excel, como folhas de cálculo avançadas e flexíveis, relatórios de tabela dinâmica, gráficos de aspeto profissional e linhas spark, formatação condicional com ícones, barras de dados, escalas de cores e operações sofisticadas de análise de hipóteses.

Se o recurso Serviços do Access estiver ativado, você poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limite do Modo de Exibição de Lista, até 50.000 itens por padrão.

Microsoft Outlook         A partir de Outlook, pode ler e escrever Listas de Contactos, Tarefas, Calendário e Debates, bem como sincronizar Bibliotecas de documentos. Por exemplo, pode trabalhar com listas de tarefas padrão e listas de tarefas de projeto, colocando listas de tarefas offline, visualizando, atualizando e atribuindo novas tarefas, colocando-as novamente online e sincronizando-as sem sair Outlook. Também pode armazenar, partilhar e gerir Microsoft Office SharePoint Online contactos de forma mais eficiente no Outlook.

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No Access, cria uma base de dados Web baseada em Serviços do Access ao criar tabelas com base em listas ligadas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e macros que publicou num site Microsoft Office SharePoint Online. À medida que estas bases de dados Web são atualizadas, ainda pode utilizá-las e modificá-las e criar novas a partir de um modelo (mas não de Access 2013 ).

Pode criar uma Aplicação Access no Microsoft Office SharePoint Online sem utilizar código. Em geral, um Aplicativo do Microsoft Office SharePoint Online é uma solução específica que é facilmente distribuída e disponibilizada em um determinado mercado. Imagine um aplicativo como uma maneira conveniente e alternativa de compactar, distribuir, executar, monitorar e retirar uma solução. Para obter mais informações, veja Criar uma aplicação do Access.

Ao contrário de uma aplicação de base de dados Web Access que armazena dados em listas de Microsoft Office SharePoint Online, uma Aplicação Access utiliza uma base de dados do SQL Server separada de produtos Microsoft Office SharePoint Online para armazenar dados e, por conseguinte, não está sujeita ao Limiar de Vista de Lista Microsoft Office SharePoint Online. Isto melhora significativamente a escalabilidade das soluções Access e permite um processamento eficiente de potencialmente milhões de registos. Para utilizadores Microsoft Office SharePoint Online Server, a base de dados SQL Server pode ser configurada para estar protegida pela firewall da sua organização. Para utilizadores online, a base de dados é um SQL Server base de dados do Azure ativada com uma conta gratuita e armazenamento gratuito. Para obter mais informações sobre o Azure, veja Home page do Microsoft Azure.

Por último, ainda pode sincronizar dados entre uma lista de Microsoft Office SharePoint Online e uma tabela de Access e manter ambos os conjuntos de dados atualizados. Esta sincronização é bidirecional ou bidirecional. As alterações feitas no Access aos dados da lista são carregadas na lista do Microsoft Office SharePoint Online e as alterações feitas à lista do Microsoft Office SharePoint Online são baixadas para um Access um em seu computador. Para obter mais informações, consulte Importar, ligar ou mover dados para o SharePoint.

Geralmente há duas caixas de pesquisa em uma página do Microsoft Office SharePoint Online, a pesquisa do site na parte superior da página e a caixa de pesquisa de lista ou biblioteca específica. Quando você usa a lista ou biblioteca da caixa de Pesquisa, pode expandir progressivamente o escopo da operação de pesquisa:

• Por padrão, o escopo de pesquisa se baseia inicialmente em todos os itens no modo de exibição atual e em qualquer subpasta. Os resultados aparecem como colunas que você pode continuar a filtrar e classificar. Se o Limiar da Vista de Lista for atualmente excedido, nem todos os resultados serão apresentados.

• Se você não encontrar o que está procurando, poderá expandir o escopo da pesquisa de forma a abranger a lista inteira, incluindo todas as subpastas, independentemente do modo de exibição atual ou do Limite de Modo de Exibição de Lista.

• Por fim, pode expandir o âmbito para procurar em todo o site. Neste caso, verá todos os resultados na página do site de Pesquisa padrão. Pode restringir ainda mais os resultados ao utilizar o painel Refinamento para filtrar, por exemplo, pelo autor de um documento ou pela data de criação de um item de lista. Pode até utilizar a sintaxe booleana e os operadores lógicos para formular consultas mais elaboradas.

Você pode usar um site da Central de Documentos para criar, gerenciar e armazenar grandes quantidades de documentos. Uma Central de Documentos baseia-se em um modelo de site e é projetada para atuar como repositório centralizado para gerenciar muitos documentos. As funcionalidades, como metadados e navegação na vista de árvore, tipos de conteúdo e peças Web, ajudam-no a organizar e obter documentos de forma eficiente e significativa para os seus utilizadores. Para obter mais informações sobre como utilizar modelos de site, consulte Criar e utilizar modelos de site em versões do SharePoint Server.

Os supervisores de Conteúdo podem configurar rapidamente a navegação orientada a metadados para que seja bem executada para a maioria das bibliotecas sem explicitamente criar índices, mas também são auxiliados ao criar índices adicionais para melhorar o desempenho em uma variedade maior de filtros e modos de exibição. Para obter mais informações, consulte O que é um site do Centro de Documentos?

Você pode usar um site do Centro de Documentos como ambiente de criação ou arquivamento de conteúdo:

• Em um ambiente de criação, os usuários fazem ativamente o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O controle de versões está habilitado, e dez ou mais versões anteriores de cada documento podem coexistir. Os usuários fazem check-in e check-out de documentos com frequência, e fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar ações nos documentos.

• Em contrapartida, em um arquivo morto de conteúdo ou base de conhecimento, ocorre muito pouca criação. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. Normalmente, os arquivos mortos de conteúdo contêm versões únicas de documentos, e um site pode escalonar para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como uma central de suporte técnico para uma organização de grande porte, 10.000 usuários podem acessar o conteúdo, principalmente para fins de leitura. Um subconjunto de 3.000 a 4.000 usuários pode carregar novo conteúdo no site.

A Janela de Tempo Diária é uma forma de os administradores especificarem um período de tempo dedicado para todos os utilizadores realizarem operações ilimitadas sem limites e, normalmente, é agendada fora das horas de ponta.

Embora os modos de exibição sejam a principal maneira para recuperar itens de uma lista ou biblioteca, também há outros comandos e operações do Microsoft Office SharePoint Online que são mais bem realizados durante a Janela de Tempo Diária.

Esses comandos e operações poderão falhar se ultrapassarem os limites do site ao recuperar dados da lista durante o horário normal. Executá-los sem limites durante a Janela de Tempo Diária pode evitar falha e afetar outros usuários.

A configuração de Janela de Tempo Diária exige que você defina uma hora de início e uma duração. Ao definir a hora e a duração, compreenda que, se alguém iniciar uma consulta ou operação de execução prolongada durante a janela, esta continuará até ser concluída, independentemente de estar dentro da janela.

1. Como administrador, inicie sessão no Administrador Central.

2. Vá para Gerenciamento de Aplicativos > Gerenciar Aplicativos Web.

   

3. Escolha o aplicativo para definir ou alterar a configuração da Janela de Tempo Diária.

4. No friso, em Definições Gerais para aceder ao menu, selecione a seta para baixo e, em seguida, selecione Limitação de Recursos.

   

5. Altere a Janela de Tempo Diária e, em seguida, defina a hora e a duração que pretende utilizar.

   

6. Quando terminar, selecione OK.

Se você não for um desenvolvedor ou não tiver acesso conveniente aos recursos de desenvolvedor para fazer essas operações por você, poderá transferir esses tipos de operações para a janela de tempo diária. Para ver quando a Janela de Tempo Diária está agendada, contacte o administrador.

O Limiar de Vista de Lista (LVT) está implementado para proporcionar desempenho entre os utilizadores e proteger o servidor contra sobrecarga não intencional durante as consultas. O LVT só pode ser alterado em Versões de servidor do Microsoft Office SharePoint Online por um administrador na aplicação de Administração Central. Não recomendamos alterá-lo para evitar a degradação do desempenho. Microsoft Office SharePoint Online não permite que os administradores alterem o LVT para proteger os utilizadores de outros inquilinos contra problemas de desempenho quando são obtidos grandes conjuntos de dados. Em vez disso, use índices, filtros e pastas para gerenciar consultas.

Se tiver apenas algumas consultas que exijam o aumento do LVT, considere utilizar a Janela de Tempo Diária durante as horas de folga.

Se realmente quiser alterar o LVT, siga estes passos. São padrão deSharePoint 2016 embora a IU possa diferir ligeiramente. O aplicativo Administração Central é separado do seu site do Microsoft Office SharePoint Online e, para garantir o acesso, é necessário ter direitos de administrador de farm. Só pode alterar o LVT em Versões de servidor do Microsoft Office SharePoint Online.

1. Como administrador, inicie sessão no Administrador Central.

2. Vá para Gerenciamento de Aplicativos > Gerenciar Aplicativos Web.

   

3. Escolha o aplicativo para alterar o Limite do Modo de Exibição de Lista.

4. No friso, em Definições Gerais para aceder ao menu, selecione a seta para baixo e, em seguida, selecione Limitação de Recursos.

   

5. Altere o valor do Limite do Modo de Exibição de Lista (primeiro na lista) para um valor razoável.

6. Selecione OK.

Existem definições adicionais na página de limitação de recursos que, como administrador, deverá compreender.

• Limite do Modo de Exibição de Lista para Auditores e Administradores:    Por predefinição, trata-se de um "limite mais elevado". Em vez disso, consultas que são executadas por um auditor ou administrador que, especificamente (via programação), solicita a substituição do LVT estarão sujeitas a esse limite. Por predefinição, são 20 000 em vez de 5000 para o LVT. Aumentar este limite tem as mesmas ramificações que aumentar o LVT. Ao alterar este valor, existem alterações associadas que podem ter de ser efetuadas.

• Substituição do Modelo de Objeto:    Se normalmente utiliza código personalizado na sua implementação e tem a necessidade de substituir o LVT para um limite superior, poderá ser boa ideia permitir que o modelo de objeto substitua e atribua permissões de auditor ou administrador à aplicação que irá executar as consultas. Esta definição está ativada por predefinição, mas pode desativá-la se não precisar dela. Um bom exemplo de quando poderá querer utilizá-lo é se tiver implementado algum código que irá efetuar a colocação em cache de um conjunto maior de resultados que são acedidos frequentemente durante, por exemplo, vários minutos. Se não estiver a planear colocar o conteúdo em cache e estiver a planear executar estas consultas com frequência, não recomendamos que utilize este método para contornar o LVT, uma vez que afetará negativamente o desempenho do servidor. Em suma: "pisar levemente.".

• Limiar de Pesquisa da Vista de Lista:    Esta funcionalidade limita o número de associações que uma consulta pode efetuar. Isto equivale ao número de campos Pesquisa, Pessoa/Grupo ou Estado do Fluxo de Trabalho incluídos na consulta. Por exemplo, uma vista que apresenta 6 colunas de pesquisa e filtros noutras 3 colunas de pesquisa distintas utiliza 9 pesquisas. Se o Limiar de Pesquisa da Vista de Lista estiver definido como 8, isso causará um erro. Não é recomendado aumentar o número para mais de 8.

  Um teste completo pela Microsoft mostrou que há uma degradação grave e não gradual do desempenho que aparece para mais de 8 junções. Não só o débito do servidor cai significativamente nessa altura, como a consulta acaba por utilizar uma quantidade desproporcionalmente grande dos recursos do SQL Server, o que afeta negativamente todos os outros utilizadores que utilizam essa mesma base de dados. Para obter mais informações, veja a secção Colunas de pesquisa e vistas de lista dos resultados e recomendações dos testes de desempenho e capacidade.

• Janela de tempo diária para consultas grandes:    Esse recurso permite que você defina uma hora todos os dias em que os usuários possam usar consultas maiores sem atingir os limites. Deve-se considerar algumas coisas antes de decidir para qual hora definir esta opção:

  • A fim de afetar o número mínimo de usuários, esse valor deve ser definido para um horário fora do pico ou um período durante o qual você espera uma carga mínima. Se escolher uma hora a meio do dia de trabalho para a maioria dos seus utilizadores, mesmo aqueles que não estão a utilizar a lista grande poderão ser afetados negativamente.

  • Tente mantê-lo em um período de tempo razoável, de forma que as pessoas possam usá-lo para corrigir suas listas, em vez de entrar em contato com o administrador.

  • As operações iniciadas durante a janela de tempo não serão interrompidas quando alcançar o limite da janela. Considere o tempo necessário caso um usuário tente excluir uma lista grande um pouco antes do horário de corte.

  • Considere fusos horários diferentes. Isso é especialmente importante se sua organização ou clientes forem distribuídos geograficamente de forma ampla e compartilham um servidor do Microsoft Office SharePoint Online hospedado centralmente. Defini-lo para as 18:00 pode funcionar para a sua própria localização, mas não seria benéfico, por exemplo, Sydney, Austrália.

• Limiar de Permissões Exclusivas de Lista:    Este é o número de permissões exclusivas por lista. Se tiver uma pasta na qual interrompe a herança para obter permissões e definir algumas permissões para a mesma (e todos os itens dentro da mesma), isso conta como 1 em relação ao Limiar de Permissões Exclusivas da Lista. Ao contrário do LVT e de outras definições, este limiar não é acionado através da visualização do conteúdo ou da execução de outra operação no mesmo, mas explicitamente ao alterar as permissões.

  É recomendável reduzir esse número, se possível. Ele será padronizado como 50.000, que uma quantidade grande de permissões exclusivas. É muito provável que sua lista apresente problemas com permissões antes de alcançar esse número, de forma que é uma boa ideia ajustá-la antecipadamente para que possa funcionar em seu ambiente.

Para minimizar o SQL Server da contenção do banco de dados, o banco de dados back-end para o Microsoft Office SharePoint Online geralmente usa bloqueio em nível de linha como estratégia para garantir atualizações exatas sem afetar negativamente a outros usuários que estejam acessando outras linhas. No entanto, se uma operação de leitura ou gravação de banco de dados, como uma consulta, fizer com que mais de 5.000 linhas sejam bloqueadas ao mesmo tempo, é mais eficiente que o SQL Server bloqueie temporariamente toda a tabela até que a operação de banco de dados seja concluída.

Quando toda a tabela está bloqueada, outros usuários são impedidos de acessá-la. Se isso acontecer com muita frequência, os usuários experimentarão uma degradação do desempenho do sistema. Portanto, os limites são essenciais para ajudar a minimizar o impacto das operações de banco de dados com uso intensivo de recursos e equilibrar as necessidades de todos os usuários.

O diagrama a seguir resume os principais aspectos sobre o que acontece quanvo você acessa muitos itens em uma lista ou biblioteca.

1. Os dados de lista ou biblioteca em uma coleção de sites são armazenados em uma tabela de banco de dados do SQL Server, que usa consultas, índices e bloqueios para manter o desempenho geral, o compartilhamento e a precisão.

2. Os modos de exibição filtrados com índices de coluna (e outras operações) criam consultas a bancos de dados que identificam um subconjunto de colunas e linhas e retornam esse subconjunto ao computador.

3. Os limites ajudam a limitar as operações e conciliar os recursos entre muitos usuários simultâneos.

4. Os desenvolvedores privilegiados podem usar substituições de modelo de objeto para aumentar temporariamente os limites de aplicativos personalizados com versões do Microsoft Office SharePoint Online Server.

5. Os administradores podem especificar janelas de tempo dedicadas para que todos os usuários executem operações ilimitadas durante horários fora de pico com versões do Microsoft Office SharePoint Online Server.

6. Os operadores de informações podem usar modos de exibição, estilos e limites de página apropriados para agilizar a exibição dos dados na página.

As listas e bibliotecas têm limites máximos específicos, conforme mostrado nesta tabela.

Recurso	Limite máximo
Número de itens em uma lista ou biblioteca	30 milhões
Tamanho de um item ou um anexo de item de um arquivo individual	10 Gigabytes

A tabela a seguir resume as informações sobre as limitações de recursos que você precisa conhecer. Essas limitações são definidas na página Limitação de Recurso na Administração Central com versões do Microsoft Office SharePoint Online Server. Para limites e solicitações específicos para seu site, entre em contato com o administrador.

Limiar ou limite	Valor padrão	Descrição
Limite do Modo de Exibição de Lista	5.000	Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de banco de dados, como uma consulta, pode processar de uma só vez. As operações que ultrapassarem esse limite serão bloqueadas. Para dar tempo para fazer planos alternativos, você pode ser avisado na página Configurações de Lista quando sua lista tiver excedido 3.000 itens. Esse aviso contém um link de ajuda para este tópico.
limite de Permissões exclusivas	50.000	Especifica o número máximo de permissões exclusivas de uma lista ou biblioteca. Toda vez que você quebra a herança de permissões para um item ou pasta, ela é contada como uma permissão exclusiva para esse limite. Se você tentar adicionar um item que levaria a exceder esse limite, você será impedido de fazê-lo.
Limite Tamanho da linha	6	Especifica o número máximo de linhas de tabela internas do banco de dados usado para um item de lista ou biblioteca. Para aceitar listas amplas com muitas colunas, cada item é quebrado em várias linhas de tabela internas, com até 6 linhas e um total de até 8.000 bytes (excluindo anexos). Por exemplo, se você tiver uma lista com muitas colunas pequenas, uma que contém centenas de colunas Sim/Não, poderá exceder esse limite, nesse caso, você não poderá adicionar mais colunas Sim/Não à lista, mas você ainda poderá adicionar colunas de um tipo diferente. Os administradores só podem definir esse limite usando o modelo de objeto, e não por meio da interface de usuário.
Limite de Pesquisa de Modo de Exibição de Lista	12	Especifica o número máximo de operações de junção, como as que se baseiam nas colunas de status de fluxo de trabalho, Pessoa/Grupo ou de pesquisa. Se a consulta usar mais de 8 colunas, a operação será bloqueada. No entanto, é possível selecionar programaticamente quais colunas usar usando a exibição máxima, que pode ser definida por meio do modelo de objeto.
Tamanho do Limite de Modo de Exibição de Lista para auditores e administradores	20.000	Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de banco de dados, como uma consulta, pode processar de uma só vez quando executada por um auditor ou administrador com as permissões apropriadas. Essa configuração funciona em conjunto com Permitir Substituição do Modelo do Objeto.
Permitir Substituição do Modelo do Objeto	S	Especifica se os desenvolvedores podem executar operações de banco de dados, como consultas, que solicitam uma substituição do Limite do Modo de Exibição de Lista para o limite superior especificado por Limite do Modo de Exibição de Lista para Auditores e Administradores. Um administrador deve habilitar uma substituição de modelo de objeto e, em seguida, os desenvolvedores com a permissão apropriada podem solicitar programaticamente que sua consulta use o limite de exibição de lista mais alto para aproveitar isso.
Janela de tempo diária	Nenhum	Especifica um período durante o qual os limites de recursos são ignorados. Um administrador pode configurar uma janela de tempo durante horas "fora do pico" em incrementos de 15 minutos e até 24 horas, como das 18h às 22h ou 1h30 às 5h15. Uma operação de banco de dados ou consulta iniciada na janela de tempo diária continuará até ser concluída (ou falhar), mesmo se não for concluída na janela de tempo especificada.