Agendar uma reunião ou evento no Outlook

Agendar uma reunião

1. Crie um pedido de reunião através de uma das seguintes formas:

   • A partir da Caixa de Entrada, selecione Novos Itens > Reunião ou utilize o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

   • No calendário, selecione Nova reunião ou utilize o atalho de teclado Ctrl + Shift + Q.

   • A partir de uma mensagem de e-mail na Caixa de Entrada, selecione o botão Responder com Reunião.

     

2. Adicione participantes através de uma das seguintes formas:

   • Adicione os seus participantes à linha Para do pedido de reunião e avance para o passo 4.

   • Se estiver a utilizar umMicrosoft 365 ou uma conta do Exchange, utilize o Assistente de Agendamento para ver as agendas dos participantes.

3. No Assistente de Agendamento, clique na caixa abaixo do seu nome e escreva o nome ou endereço de e-mail de um participante ou clique no botão Adicionar Participantes para apresentar o seu livro de endereços.

   Selecione o ícone junto ao nome do participante no Assistente de Agendamento para marcar um participante específico como Participante Obrigatório, Participante Opcional ou Recurso. Quando começar a escrever o nome de um participante, o Outlook irá fornecer-lhe sugestões com base nas pessoas com quem se reuniu ou trocou e-mails recentemente. Selecione um nome a partir da lista a adicionar como participante.

4. Adicione um assunto da reunião, uma hora de início e de fim e a localização.

   No Outlook 2016 (ou mais recente) e no Outlook para Microsoft 365, pode começar a escrever o nome de uma localização, por exemplo , Quarto Café ou Sala de Conferências 23 e o Outlook irá procurar correspondências de localização. Selecione uma das sugestões para escolher essa localização ou continue a escrever para introduzir outra localização.

   Sugestão: Se utilizar uma conta do Microsoft Exchange ou conta de e-mail do Microsoft 365, clique em Assistente de Agendamento e, em seguida, clique em Localizador de Salas para verificar a disponibilidade e reservar salas. Para mais informações, consulte Utilizar o Assistente de Agendamento e o Localizador de Salas para reuniões no Outlook.

5. Para anexar um ficheiro a um pedido de reunião, no menu Inserir , selecione Anexar Ficheiro e, em seguida, selecione o ficheiro que pretende adicionar.

6. Se não quiser tornar esta reunião periódica, selecione Enviar. Caso contrário, consulte Tornar uma reunião periódica.

Tornar uma reunião periódica

1. Selecione Reunião > Periodicidade.

   Nota: Utilize o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião a repetir regularmente.

2. Escolha as opções para o padrão de periodicidade que pretende e, em seguida, selecione OK.

   Nota: Quando adicionar um padrão de periodicidade a um pedido de reunião, o separador Reunião é alterado para Série de Reuniões.

3. Para enviar o pedido de reunião, selecione Enviar.

Adicionar uma pessoa a uma reunião existente

Pode adicionar outro participante a uma reunião existente.

Se for o proprietário da reunião:

1. Faça duplo clique para abrir a reunião e, em seguida, utilize a linha Obrigatório ou Opcional ou o Assistente de Agendamento para adicionar uma ou mais pessoas à reunião.

2. Selecione Enviar Atualização e uma das seguintes opções:

   • Enviar atualizações apenas aos participantes adicionados ou eliminados.

   • Enviar atualizações a todos os participantes.

Se não for o proprietário da reunião:

1. Abra o pedido de reunião. No grupo Responder no friso, selecione Responder e, em seguida, Reencaminhar. Adicionar um ou mais destinatários ao pedido de reunião.

2. Selecione Enviar. O proprietário da reunião irá receber uma notificação a informar que reencaminhou o pedido de reunião a outra pessoa. Para mais informações, consulte Reencaminhar uma reunião.

Terminar reuniões mais cedo

Se estiver a utilizar o Outlook para Microsoft 365, pode fazer com que o Outlook termine as suas reuniões alguns minutos antes. Isto pode ajudá-lo a ter mais tempo disponível para se deslocar entre reuniões. Pode escolher uma duração diferente para reuniões com menos de uma hora e reuniões superiores a uma hora.

1. Selecione Ficheiro > Opções > Calendário > Opções de Calendário

2. Selecione a caixa de verificação Encurtar compromissos e reuniões e, em seguida, Terminar mais cedo ou Começar tarde.

3. Utilize as listas pendentes para selecionar o número de minutos para reuniões com menos de uma hora e uma hora ou mais e, em seguida, selecione OK.

Agendar uma reunião ou evento

1. 1. No calendário, selecione Novo Evento > Evento.

   2. Adicione um título para a sua reunião ou evento.

   3. Selecione Convidar participantes e, em seguida, introduza os nomes das pessoas a convidar para a reunião ou evento.

      Se estiver a utilizar uma conta escolar ou profissional no Outlook com o Microsoft 365 ou o Exchange, utilize o separador Assistente de Agendamento para ver as agendas dos participantes. 

   4. No Assistente de Agendamento, selecione Adicionar participante obrigatório ou Adicionar participante opcional e comece a escrever o nome ou endereço de e-mail de um participante. Quando começar a escrever o nome de um participante, o Outlook irá fornecer-lhe sugestões com base nas pessoas com quem se reuniu ou trocou e-mails recentemente. Selecione um nome a partir da lista a adicionar como participante.

   5. Selecione um intervalo de tempo sugerido ou introduza manualmente uma data e horas de início e de fim no separador Evento.

   6. Introduza uma localização para a reunião e deslize o botão de alternar da reunião do Teams para a esquerda ou para a direita conforme adequado.

      Sugestão: Dependendo da sua conta, poderá ter a opção de selecionar Adicionar uma sala ou Procurar uma sala ou localização para a sua reunião.

   7. Se não quiser tornar esta reunião periódica, selecione Enviar para entregar o convite. Caso contrário, consulte a secção seguinte Agendar uma reunião periódica.

   Agendar uma reunião periódica

   1. Siga os passos 1 a 6 na secção anterior, Agendar uma reunião e adicionar participantes.

   2. Selecione Tornar recorrente e, na janela Repetir , selecione o intervalo de periodicidade que pretende para o evento. Selecione Guardar.

   3. Selecione Enviar para entregar o convite.

Agendar uma reunião e convidar participantes

1. No calendário Outlook.com, selecione Novo Evento.

2. Adicione um título para a sua reunião ou evento.

3. Selecione Convidar participantes e introduza os nomes das pessoas a convidar para a reunião ou evento. Quando começar a escrever o nome de um participante, o Outlook irá fornecer-lhe sugestões com base nas pessoas com quem se reuniu ou enviou um e-mail recentemente. Selecione um nome a partir da lista a adicionar como participante.

4. Selecione um intervalo de tempo sugerido ou introduza manualmente uma data e horas de início e de fim.

5. Introduza uma localização para a reunião e deslize a reunião do Skype (ou reunião do Teams) para a esquerda ou para a direita conforme adequado:

   

6. Selecione Enviar para entregar o convite.

Agendar uma reunião ou evento periódico

1. No calendário, selecione Novo Evento e adicione um título para a sua reunião ou evento.

2. Se precisar de convidar outras pessoas para este evento ou reunião, selecione Convidar participantes e, em seguida, introduza os nomes das pessoas a convidar para a reunião.

3. Selecione um intervalo de tempo sugerido para a reunião ou introduza manualmente uma data e horas de início e de fim.

4. Selecione Não repetir lista pendente e, em seguida, selecione o intervalo de periodicidade que pretende para o evento.

5. Introduza uma localização para a reunião e deslize a reunião do Skype (ou reunião do Teams) para a esquerda ou para a direita conforme adequado:

   

6. Selecione Enviar para entregar o convite.