Использование шаблона сайта управления проектами SharePoint

Сначала следуйте инструкциям по добавлению шаблона на новый или существующий сайт.

Изучите предварительно заполненное содержимое сайта, веб-части и страницы и решите, какие настройки сайта потребуются для согласования с фирменной символикой, голосом и общей бизнес-целью вашей организации. 

Предварительно заполненное содержимое шаблона сайта, списка и новостной публикации:

• Домашняя страница . Предоставляет целевое место для команд, чтобы легко обмениваться содержимым, работать вместе и получать обновления для проекта.

• Календарь — отображает календарь Outlook группы

• Список project tracke r — отслеживайте все ход выполнения работ, связанные с предстоящим проектом. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.

• Список средств отслеживания проблем — отслеживайте все проблемы, которые могут поставить под вопрос проект.  Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.

• Библиотека документов — простой и безопасный доступ к файлам проекта

• Корзина — предоставляет доступ к недавно отброшенного содержимого, связанного с проектом. 

• Шаблон отчета о состоянии — Используйте этот готовый шаблон, чтобы легко публиковать отчеты о состоянии проекта в команде. Настройте этот шаблон публикации новостей, изменив веб-части текста и изображения списка.

После добавления шаблона сайта управления проектами пора настроить его и сделать его собственным. 

Проверка состояния проекта и списков средств отслеживания проблем. Используйте веб-часть "Главный герой", чтобы участники команды обновляли состояние проекта. Обратный отсчет до запуска проекта . Используйте веб-часть таймера обратного отсчета, чтобы сообщить участникам команды, сколько времени осталось на подготовку к запуску проекта. Выделение часто используемых ресурсов. Используйте веб-часть библиотеки документов для быстрого доступа к ресурсам и файлам команды.  Просмотр последних действий на сайте группы . Используйте веб-часть действия сайта для просмотра содержимого, недавно просмотрированного другими участниками команды. Отображение списка расписаний и крайних сроков проекта. Используйте веб-часть События, чтобы создать список важных крайних сроков команды. Совместное использование новостей и объявлений команды . Используйте веб-часть Новости для публикации объявлений команды и возможностей проведения мероприятий. Предоставьте список часто используемых средств . Используйте веб-часть Быстрые ссылки, чтобы упростить совместную работу путем компиляции списка часто используемых средств для проекта.  Предоставление доступа к ключевым контактам. Используйте веб-часть Люди для перечисления основных точек контакта для управления проектами.

Настройте внешний вид сайта, его навигацию, веб-части и содержимое в соответствии с потребностями пользователей и организации. При настройке убедитесь, что сайт находится в режиме редактирования, выбрав Изменить в правом верхнем углу сайта. По мере работы вы можете сохранить как черновик или Повторно опубликовать изменения, чтобы сделать изменения видимыми для зрителей.

1. Выделение состояния проекта с помощью веб-части "Главный герой"

1. Начните с выбора веб-части "Главный герой" и выберите Изменить .

2. Затем выберите параметры Слой и Плитка , которые лучше всего соответствуют потребностям организации.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактированиивеб-части "Главный герой".

2. Используйте веб-часть таймера обратного отсчета, чтобы сообщить участникам команды, сколько времени осталось

1. Начните с выбора веб-части таймера обратного отсчета и выберите Изменить .

2. Добавьте дату и время события. 

3. Выберите Формат для отображения таймера.

4. Добавьте призыв к действию , изменив текст наложения и добавьте ссылку на дополнительные сведения.

5. Настройте фоновое изображение веб-части, выбрав Изменить, выбрав источник изображения и выбрав Вставить.  

Дополнительные сведения об использовании веб-части таймера обратного отсчета.

3. Использование веб-части библиотеки документов для быстрого доступа к ресурсам

1. Чтобы изменить представление или источник папки для веб-части библиотеки документов, выберите Изменить .

2. Чтобы изменить папки, метки и содержимое библиотеки документов, перейдите к библиотеке в разделе Содержимое сайта. Внесите изменения, и содержимое будет обновлено в веб-части.

Дополнительные сведения об использовании веб-части библиотеки документов.

4. Используйте веб-часть действия сайта, чтобы оставаться в курсе действий команды

1. Начните с выбора веб-части действия сайта и выберите Изменить веб-часть .

2. Введите число на панели элементов в разделе Показать это количество элементов одновременно.

Дополнительные сведения об использовании веб-части Действия сайта.

5. Использование веб-части "События" для отслеживания дат и крайних сроков

1. Начните с выбора веб-части События и выберите Изменить .

2. Выберите источник.

3. Затем выберите диапазон дат , который должен отображаться на сайте. 

4. Затем выберите Макет.

5. Выберите максимальное количество элементов , которые должны быть перечислены в этой веб-части. 

Дополнительные сведения овеб-части "События".

6. Используйте веб-часть Новости, чтобы сделать акцент на объявлениях команды проекта и возможностях проведения мероприятий.

1. Начните с выбора веб-части Новости и выберите Изменить .

2. Затем выберите источник новостей, содержащий информацию, которую вы хотите отобразить.

3. Выберите параметры Макет, Просмотр и Фильтр , в котором лучше всего отображаются члены команды организации.

4. В разделе Упорядочить определите порядок отображения новостей.

Дополнительные сведения об использовании веб-части "Новости".

7. Используйте веб-часть Быстрые ссылки для компиляции списка часто используемых средств для проекта.

1. Перейдите по веб-части Быстрые ссылки и выберите ссылку, а затем — Изменить .

2. При необходимости измените ссылку, заголовок, значок и описание.

3. Чтобы добавить ссылку, выберите + Добавить ссылки.

Ознакомьтесь с различными типами макетов и параметрами редактирования веб-части "Быстрые ссылки".

8. Используйте веб-часть Люди для перечисления основных точек контакта для проектов

1. Начните с удаления образа веб-части Люди.

2. Затем добавьте веб-часть Люди на место, выбрав строку с кружочкой +, как показано ниже:

   

3. Выберите Изменить в веб-части Люди.

4. Введите имя пользователя или группы, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о веб-части Люди.

Настройте следующие страницы на сайте: 

• Список project tracke r — отслеживайте все ход выполнения работ, связанные с предстоящим проектом. Настройте этот шаблон списка , изменив текстовые поля списка.

• Список средств отслеживания проблем — отслеживайте все проблемы, которые могут поставить под вопрос проект.  Настройте этот шаблон списка , изменив текстовые поля списка.

• Шаблон отчета о состоянии — Перейдите к этому шаблону в разделе Параметры , а затем — содержимое сайта. Используйте этот готовый шаблон, чтобы легко публиковать отчеты о состоянии проекта в команде. Настройте этот шаблон публикации новостей, изменив веб-части текста и изображения списка.

Настройка внешнего вида и навигации по сайту

Прежде чем поделиться сайтом с другими пользователями, поместите на сайт последние штрихи, убедившись, что пользователи могут найти сайт, легко перемещаться по ссылкам и страницам и быстро получать доступ к содержимому сайта.

• Измените библиотеки документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Изменение и настройка навигации по сайту.

• Измените внешний вид сайта, настроив тему, логотип, макеты заголовков и внешний вид сайта.

• Добавляйте или удаляйте страницы на этом сайте или в навигацию по сайту , чтобы разместить существующее содержимое.

• Выберите связывание этого сайта с центральным сайтом в организации или при необходимости добавьте этот сайт в существующую навигацию центрального сайта .

Поделитесь своим сайтом с другими пользователями после настройки сайта, его проверки и публикации окончательного черновика. 

1. Выберите Параметры, а затем— Разрешения сайта.

2. Затем выберите Пригласить пользователей, а затем выберите Добавить участников в группу , а затем Добавить, чтобы предоставить полный доступ к содержимому сайта группы, общим ресурсам, таким как календарь группы Outlook и права на редактирование сайта.

3. Затем выберите Пригласить пользователей , а затем — Общий доступ только к сайту, а затем Сохранить , чтобы предоставить общий доступ к сайту, но не общие ресурсы или права на редактирование сайта.

Узнайте больше об управлении параметрами сайта группы, сведениями о сайте и разрешениями.

После создания и запуска сайта следующим важным этапом является поддержка содержимого сайта. Убедитесь, что у вас есть план для обновления содержимого и веб-частей. 

Рекомендации по обслуживанию сайта:

• Планирование обслуживания сайта . Установите расписание для проверки содержимого сайта так часто, как это необходимо, чтобы убедиться, что содержимое по-прежнему является точным и актуальным.

• Регулярно публикуйте новости . Распространяйте последние объявления, информацию и статус по всей организации.  Узнайте, как добавить публикацию новостей на сайт группы или информационный сайт, а также показать другим пользователям, которые будут публиковать объявления, как использовать новости SharePoint.

• Проверка ссылок и веб-частей . Обновляйте ссылки и веб-части, чтобы обеспечить использование полной ценности сайта.

• Использование аналитики для повышения вовлеченности . Просмотр использования сайта с помощью встроенного отчета об использовании данныхдля получения сведений о популярном контенте, посещениях сайтов и многом другом.

• Периодически проверяйте параметры сайта . После создания сайта в SharePoint вы можете внести изменения в параметры, сведения о сайте и разрешения для сайта.