Применимо к: Outlook в Интернете, новый Outlook для Windows и Calendar в Microsoft Teams
Подготовка
Вам потребуется:
- Лицензия Microsoft 365 Copilot.
- Собрание, созданное или обновленное в Outlook в Интернете, новом Outlook для Windows или Calendar в Microsoft Teams.
- Комната, добавленная к собранию.
Классический Outlook для Windows в настоящее время не поддерживается. Поддержка разрабатывается.
Перебронирование распространяется только на номера, добавленные организатором. Если другой участник добавляет комнату, Copilot не перебронирует ее автоматически.
Включить Copilot перебронирование отклоненных конференц-залов
В случае отклонения комнаты Copilot попытается перезарезервировать ее автоматически при добавлении комнаты из поддерживаемого клиента или с помощью планирования Copilot. По умолчанию включено повторное бронирование отклоненных комнат .
Добавление комнаты в поддерживаемый клиент
После добавления комнаты проверка элемент управления "Перебронировать отклоненные комнаты" в форме события, Places системе поиска помещений или в средстве поиска помещений в Outlook:
- Создайте собрание или откройте собрание, которое вы организовали.
- Добавление комнаты.
- Подтвердите, что параметр "Перебронировать отклоненные номера " включен.
- Отправка приглашения на собрание или обновление.
Попросите Copilot запланировать собрание и добавить комнату
Вы можете попросить Copilot запланировать собрание и добавить комнату одним действием. Например:
- "Запланируйте встречу с Барбарой и добавьте комнату".
- «Запланируйте 30-минутную встречу с Алексом завтра днем и добавьте комнату».
- "Запланируй встречу с моим руководителем, чтобы обсудить отчет о продажах за первый квартал и добавить комнату".
Copilot подтверждает выбранную комнату и сообщает, что включено перебронирование отклоненных комнат .
Что происходит после отправки приглашения
Если комната принимает
Никаких действий не требуется. Собрание показывает, что комната подтверждена.
Если комната отклонена
Copilot выполняет поиск комнаты на замену в фоновом режиме. В зависимости от наличия места этот поиск может занять от нескольких минут до нескольких часов. Если Copilot не удается найти доступную комнату, он пытается снова каждый день перед началом собрания.
- Ищет доступную комнату, аналогичную той, от которой вы отказали.
- Перемещается между комнатами кандидатов во время поиска замены.
- Обновления собрание только после того, как будет принята запасная комната.
Участники не уведомляются о комнатах кандидатов.
Вы можете изменить событие в любое время, в том числе изменить комнату самостоятельно. Copilot не блокирует и не предотвращает ручные изменения.
Пока Copilot ищет
Если Copilot не может найти подходящее помещение при первом поиске, организатор собрания получает одно электронное письмо от запрошенного помещения с темой, которую Copilot ищет помещение. В электронном письме объясняется, что запрошенная комната недоступна, в здании в настоящее время нет аналогичной комнаты и Copilot продолжит поиски.
Сообщение отправляется один раз, а не ежедневно. Организатор собрания может подождать, пока Copilot продолжит, или выбрать "Изменить событие ", чтобы изменить комнату или другие сведения о собрании.
Когда Copilot найдет замену
После того как замещающая комната будет принята, место проведения собрания обновится, и участники получат уведомление о том, что место изменилось. Тема заседания остается неизменной. В письме с подтверждением указана исходная комната и комната, которую забронировал Copilot:
Откройте событие, чтобы подтвердить обновленное расположение. Если замена не соответствует вашим потребностям, помещение можно по-прежнему можно изменить вручную.
Если Copilot не может найти доступную комнату
Если Copilot достигает окончания перебронирования, не найдя доступного помещения, вы можете получить уведомление о том, что Copilot не удалось найти доступное помещение . В нем поясняется, что запрошенный номер недоступен и что в здании нет свободных номеров:
Выберите "Изменить событие" или откройте собрание в календаре и самостоятельно обновите сведения о комнате или других собраниях.
Как Copilot выбирает комнату
Copilot ищет комнату, похожую на ту, которая отклонила собрание. Он учитывает:
- Контекст местоположения: Этаж исходной комнаты, здание и список помещений.
- Наличие: Доступна ли комната кандидатов для собрания.
- История бронирований: Номера, связанные с вашими предыдущими бронированиями.
- Вместимость: Размер комнат-кандидатов. Емкость - это соображение, а не обязательный фильтр.
Точный порядок взвешивания и резерва не указаны в этой статье.
Рабочий план и параметры рабочего места могут повлиять на порядок рекомендаций на основе вашего журнала бронирований, что может повлиять на комнату, которую в конечном итоге выберет Copilot.
Повторяющиеся собрания
Перебронирование комнаты Copilot также работает с повторяющимися собраниями.
Когда комната принимает только некоторые собрания из ряда
В зависимости от параметров конфликта в комнате для повторяющихся запросов комната может принимать собрания, которые не конфликтуют с существующими резервированиями, и отклонять собрания, которые конфликтуют. В ответе комнаты указано конфликтующее собрание:
В этом случае Copilot поможет перебронировать отклоненные собрания в серии. Собрания, принятые в первоначальном зале, остаются без изменений.
При отклонении комнаты всего повторяющегося запроса
Copilot сначала пытается перезабронировать повторяющееся собрание или ряд. Если не удается успешно перебронировать весь ряд, приоритет отдается ближайшему собранию, чтобы у предстоящих собраний по-прежнему была комната.
Отключить повторное резервирование комнаты Copilot
Вы можете отключить повторное резервирование комнаты Copilot до начала собрания:
- Откройте собрание.
- Измените событие.
- Найдите «Перебронировать отклоненные комнаты» в форме события, в разделе «Поиск Places» или «Поиск помещений».
- Выключите параметр.
- Отправьте обновление.
Отключение параметра остановит автоматическое перебронирование в будущем. Он не удаляет комнату, которую Copilot уже забронировал. Чтобы удалить или заменить принятую комнату, измените место проведения собрания и отправьте обновление. Переключатель можно найти в форме события или при выборе комнаты с помощью функции "Добавить помещение" или "Поиск помещений":
Уведомления
| Ситуация | Когда | Что получает организатор собрания | Что получают участники |
|---|---|---|---|
| Copilot перерезервировал комнату для вас | После того, как Copilot успешно перебронирует комнату, в которой было отказано | Электронное письмо с подтверждением с указанием первоначальной и заменяющей комнаты | Обновление собрания, сообщающее им, что место изменилось; Тема собрания не меняется |
| Copilot ищет помещение | Когда при первой попытке повторного бронирования для отклоненного номера не удается найти подходящую замену | Одно электронное письмо из запрошенной комнаты | Нет уведомлений |
| Copilot не смог найти доступную комнату | Если собрания осталось в течение 24 часов после начала, а Copilot не нашел доступное помещение | Уведомление с возможностью изменения события | Нет уведомлений |
Вопросы и ответы
Могу ли я выбрать запасную комнату?
Нет. Copilot выберет комнату автоматически. Если вам нужна определенная комната, откройте событие и используйте Places Finder или Room Finder, чтобы изменить комнату самостоятельно.
Почему Copilot не забронировал отклоненную комнату повторно?
Проверьте, кто добавил помещение в собрание. Перебронирование распространяется только на номера, добавленные организатором. Если участник добавил комнату, откройте событие и добавьте или измените комнату самостоятельно.
Почему была отменена подписка на исходную комнату?
В почтовом ящике замена отклоненной комнаты может отображаться как отмена первоначальной комнаты для собрания. Это действие освобождает только исходное резервирование номера. Это не отменит собрание в календаре или приглашение для участников.
Будут ли участники знать, что комната изменилась?
Да. После того как замещающая комната будет принята, участники получат обновление о собрании, информирующее их об изменении местоположения. Тема собрания не меняется. Они не получают уведомлений, пока Copilot ищет комнаты кандидатов.
Можно ли вносить изменения во время поиска Copilot?
Да. Откройте событие и в любое время измените сведения о комнате или другом собрании. Copilot не блокирует внесение изменений, вносимых вручную.
Справка
Если перебронирование комнаты Copilot не работает должным образом:
- Убедитесь, что вы сами добавили комнату.
- Убедитесь, что функция "Перебронировать отклоненные комнаты " по-прежнему включена.
- Проверьте последний ответ комнаты и сведения о собрании.
- Откройте событие и обновите его самостоятельно, если нужно внести изменения прямо сейчас.
- Обратитесь в службу поддержки ИТ или к администратору Microsoft 365, если Copilot неоднократно выбирает неожиданное расположение или не может найти помещения, которые должны быть доступны.
Администратор может использовать функцию "Настройка повторного резервирования комнаты Copilot" для Exchange Online для проверки:
- Полные и согласованные сведения Places, включая этаж, здание и список помещений.
- Почтовый ящик помещения или ресурса и его видимость в приложениях "Поиск помещений" и "Поиск Places".
- Политика бронирования и обработки запросов.
- Конфигурация платформы рабочего места, рабочего места и плана работы.