|
Uskutočnili ste zmeny v plánovaní projektu a dátum jeho ukončenia sa posunul príliš ďaleko. Ak chcete opraviť dátum ukončenia projektu, upravte úlohy, ktoré ho najviac predlžujú. Tieto úlohy sa nachádzajú na kritickej ceste projektu. Ďalšie články zo série príručiek o spravovaní projektov nájdete v téme Návod k Projectu. |
|---|
Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete
Ak v pláne uskutočňujete zmeny, je potrebné zohľadniť tri faktory: náklady na projekt, rozsah výstupov projektu a čas. Často sú zobrazované v trojuholníku. Nemôžete zmeniť jeden z vrcholov bez toho, aby sa to prejavilo aj na zvyšných.
Tu sú uvedené príklady vplyvu na dátum ukončenia projektu.
- Skrátenie naplánovaného dátumu ukončenia môže viesť k zvýšeným nákladom a zníženému rozsahu.
- Ak nechcete meniť náklady na projekt, môže to viesť k predĺženiu plánu a zníženiu rozsahu.
- Zvýšenie rozsahu alebo množstva výstupov môže projekt predĺžiť a zvýšiť náklady na dodatočných pracovníkov alebo dodatočné zdroje.
Ak ste so správou projektov ešte nelimitovaní Bez ohľadu na to, ako dobre plánujete projekt, veci sa pokazí. Začnite hľadať problémy teraz, skôr než neskôr, keď by sa veci mohli zhoršiť.
Tu je uvedených niekoľko spôsobov, ako začať so sledovaním a opravou projektov.
- Najprv si pozrite najdôležitejšie úlohy Ak potrebujete vyriešiť problémy v projekte, niektoré úlohy sú dôležitejšie ako iné. Úlohy, ktoré najviac vplývajú na plán, sa nazývajú kritické úlohy, a mali by ste im venovať najväčšiu pozornosť.
- Získanie správneho zobrazenia projektu Project obsahuje množstvo zobrazení a zostáv, ktoré vám pomôžu zistiť, čo je s projektom v poriadku. Ak je projekt jednoduchý, pozorne sledujte dátum jeho ukončenia na Ganttovom grafe. Pri zložitejších projektoch sledujte tabuľky s odchýlkami alebo zostavy so získanou hodnotou.
- Získanie týždenných správ o stave Odosielanie správ o stave práce nie je jednoduché. Informácie o stave možno jednoducho získavať napríklad na týždenných schôdzach tímu. Zhromažďovanie informácií o stave častejšie než raz týždenne môže byť kontraproduktívne.
Ak ste skúsený projektový manažér Už dlho ste projektovým manažérom, ale teraz sa stretávate s projektom, ktorý si vyžaduje dôkladné monitorovanie, aby ste sa udržali v rámci rozpočtu.
Sponzor navyše vyžaduje exekutívne zostavy raz do mesiaca.
Nasledovné tipy vám pomôžu vytvárať zostavy a sledovať a opravovať projekt.
- Vytvorenie pôvodného plánu pre projekt Po vytvorení plánu uložte základnú verziu. Pôvodný plán projektu môžete používať na sledovanie priebehu jednotlivých úloh.
- Získanie správneho zobrazenia projektu Project obsahuje množstvo zobrazení a zostáv, ktoré vám pomôžu zistiť, čo je s projektom v poriadku. Pri zložitejších projektoch sledujte tabuľky s odchýlkami alebo zostavy so získanou hodnotou.
- Získanie týždenných správ o stave Pri zložitejších projektoch môžete na zhromažďovanie týždenných správ o stave použiť sofistikovanejšie metódy. Členovia tímu môžu informácie o stave zadávať do sharepointového zoznamu úloh, ktorý je potom možné synchronizovať s Microsoft Projectom. Ak používate Project Professional, môžete na zhromažďovanie správ o stave od členov tímu používať aj aplikáciu Project Web App. Zhromažďovanie informácií o stave častejšie ako raz týždenne môže byť kontraproduktívne.
- Vysvetlenie analýzy získanej hodnoty Analýza získanej hodnoty vám pomôže určiť, či projekt prebieha podľa plánu.
Sledovanie projektov
| Sledovanie plánovaného priebehu | Problémy nájdete zobrazením aktualizácií vykonaných členmi tímu. Priebeh môžete jednoducho sledovať prostredníctvom Ganttovho grafu alebo pomocou sofistikovanej analýzy získanej hodnoty. To vám umožní zistiť, či práca na projekte pokračuje podľa očakávaní. |
| Zobrazenie a sledovanie faktorov plánovania | Zistite, ako sa projekt plánuje. Môžete vidieť, ako zmeny plánu úloh ovplyvnia koncový dátum projektu. |
| Zobrazenie kritickej cesty projektu | Zobrazia sa úlohy, ktoré najviac vplývajú na dátum ukončenia projektu. Ak chcete opraviť problémy v pláne, najprv skontrolujte tieto úlohy. |
| Výber správneho zobrazenia plánu projektu | Ak chcete zistiť, čo problém spôsobuje, môžete použiť zobrazenia a zostavy Projectu, ktoré vám pomôžu uskutočniť potrebné zmeny v pláne. |
| Nastavenie a uloženie pôvodného plánu | Ak chcete začať sledovanie odznova, vytvorte nový pôvodný plán na porovnávanie budúceho priebehu. |
| Zobrazovanie zostáv s potenciálnymi problémami | Vytvárajte grafické zostavy zobrazujúce priebeh projektu. Tieto zostavy môžete zobrazovať v Projecte alebo ich exportovať do ďalších aplikácií, ako napríklad PowerPointu, Wordu alebo Excelu. |
| Vyhľadávanie problémov pomocou analýzy získanej hodnoty | Získaná hodnota vám pomáha odpovedať na otázky, ako napríklad "Koľko peňazí sme mali minúť pri pohľade na množstvo doteraz vykonanej práce v tomto projekte?" alebo "Skončíme načas?" |
Opravovanie problémov
| Zmena počiatočného alebo koncového dátumu | Vyberte dátum, ktorý začína alebo končí dátumom, ktorý je skorší ako dátum aktuálneho plánu. Ak je táto možnosť pre váš projekt, skúste najskôr zmeniť počiatočný dátum. |
|---|---|
| Zmena trvania úlohy | Skracujte trvanie úloh na dosiahnutie bližšieho dátumu ukončenia. Skontrolujte, či znižujete trvanie tých úloh, ktoré najviac vplývajú na dátum ukončenia projektu. |
| Zmena priradenia práce na úlohe | Ak niektorí používatelia pracujú na viacerých projektoch súčasne, Project môže prácu rovnomerne rozložiť vyrovnaním priradených zdrojov. |
| Rozdelenie úlohy | Jednu úlohu môžete rozdeliť, ak obsahuje viacero prvkov, na ktorých môžu súčasne pracovať rôzne zdroje. Ak prerušíte úlohu kritickej cesty na tieto rôzne prvky s rôznymi priradeniami, možno budete môcť splniť koncový dátum. |
| Pridávanie ďalších osôb do projektu | Pridávajte používateľov k úlohám, ktoré predlžujú ukončenie projektu. |
| Odstránenie používateľa z tímu | Odstránenie ľudí z úloh je ďalším spôsobom, ako uviesť dátum ukončenia projektu. Priveľa ľudí s nevhodnými zručnosťami pracujúcich na jednej úlohe môže spôsobiť problémy v komunikácii a predlžovať trvanie úlohy. |
| Zmena pracovných dní kalendára projektu | Ukončenie projektu môžete presunúť na skorší dátum zmenou pracovných kalendárov ľudí. Do plánov ľudí môžete pridať dodatočné pracovné dni alebo zaviesť nadčasy. |
| Položenie otázky vo fóre Projectu | Získajte od odborníkov odpovede na otázky o Projecte. Na fóre Projectu na lokalite Answers.com nájdete skúsených používateľov a konzultantov pripravených odpovedať na otázky. |
| Oznámenie projektových informácií | Po vykonaní zmien v pláne osoby tieto zmeny oznámte, aby sa informácia o nich nestratila. |
| Porozumenie správaniu projektu počas jeho spravovania | Akákoľvek zmena v projekte má vplyv na náklady, trvanie a rozsah. Toto sú faktory, ktoré každý deň žonglujete, aby ste udržali plán Projectu v obraze. Naučte sa pracovať s týmito obmedzeniami. |
| Ako Project plánuje úlohy | Pri úprave plánu v Projecte sa úlohy môžu neočakávane presúvať. Pochopiť veľké "Prečo?" za výkonným plánovacím nástrojom Projectu. |