Použitie šablóny lokality krízového komunikačného tímu

Šablóna lokality krízového komunikačného tímu v SharePointe je tímová lokalita navrhnutá tak, aby slúžila ako interná domovská stránka vášho krízového komunikačného tímu. Koordinujte a naplánujte podrobnosti udalostí s tímom a zároveň informujte všetkých používateľov.

V tomto článku sa s vami podelíme o prvky, ktoré sa nachádzajú v šablóne lokality tímu pre krízovú komunikáciu v SharePointe, a diskutujeme o tom, ako môžete lokalitu prispôsobiť podľa vlastných predstáv. 

Funkcie lokality

• Prispôsobiteľná lokalita s vopred vyplnenými obrázkami, webovými časťami a obsahom, ktorý má inšpirovať editorov lokality pri prispôsobovaní podľa potrieb vášho tímu.
• Pomocou aplikácie Microsoft Zoznamy môžete vytvoriť sledovanie projektov a zoznam na sledovanie problémov, ktoré vám pomôžu spravovať a sledovať podrobnosti o projekte s vaším tímom.

Krok 1: Pridanie šablóny lokality krízového komunikačného tímu

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny lokality na novú alebo existujúcu lokalitu SharePoint.

Krok 2: Kontrola vopred vyplneného obsahu lokality

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokality budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnené stránky lokality:

• Domovská stránka – poskytuje návštevníkom miesto na prečítanie správ o prebiehajúcich krízach, aktualizácie reakcií, informácie o politikách a postupoch a užitočné zdroje.
• Najnovšia aktualizácia – Táto stránka poskytuje priestor na zdieľanie aktuálnych správ a aktualizácií týkajúcich sa kríz a vašej organizácie.
• Plán projektu – sledujte všetok priebeh prác týkajúcich sa nadchádzajúcich projektov. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Plánovač obsahu – usporiada obsah, ktorý sa bude zdieľať v súvislosti s nadchádzajúcimi udalosťami. Tento zoznam môžete prispôsobiť úpravou šablóny zoznamu.
• Konverzácie – pripojí sa k zdieľanému tímovému aliasu a tímovému kalendáru v Outlooku. Pripojte túto lokalitu k skupine v Microsoft 365 a pridajte chat v reálnom čase v Microsoft Teams.
• Dokumenty – Pripojenie k zdieľanému tímovému aliasu a tímovému kalendáru v Outlooku. Pripojte túto lokalitu k skupine v Microsoft 365 a pridajte chat v reálnom čase v Microsoft Teams.
• Kôš – poskytuje prístup k nedávno zahodenému tímovému obsahu.

Krok 3: Prispôsobenie lokality

Po pridaní šablóny lokality krízového komunikačného tímu je čas ju prispôsobiť a prispôsobiť podľa seba. 

Prezentovanie dôležitých noviniek a oznámení – Webová časť Hlavný baner môžete použiť na zvýraznenie krízových protokolov, situačných aktualizácií a užitočných zdrojov. Poskytnutie užitočných informácií – pomocou webovej časti Text poskytnite tímu užitočné informácie. Zvýraznenie prepojení na často používané zdroje – webová časť Rýchle prepojenia poskytuje jednoduchý prístup ku krízovým zdrojom. Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – pomocou webovej časti People môžete vytvoriť zoznam kľúčových kontaktov krízového tímu. Poskytnutie jednoduchého prístupu k dokumentom – pomocou webovej časti Knižnica dokumentov môžete poskytnúť rýchly prístup k zdrojom a dokumentom oddelení. Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – webová časť Aktivita lokality sa používa na zobrazenie naposledy použitého obsahu ostatných členov tímu. Poskytnutie prístupu k vzdelávacím materiálom a iným zdrojom – webová časť Rýchle prepojenia sa používa na vytvorenie zoznamu interných a externých agentúrnych zdrojov.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu na lokalite, webové časti a obsah tak, aby vyhovoval potrebám používateľov a organizácie. Pri vykonávaní prispôsobení sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Pri práci môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby boli úpravy viditeľné pre divákov.

1. Webová časť hlavného banera slúži na zvýraznenie krízových protokolov, aktualizácií situačných informácií a užitočných zdrojov informácií

1. Začnite výberom webovej časti hlavného banera a vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Potom vyberte možnosti vrstiev a dlaždíc , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a ďalšie informácie o úprave webovej časti hlavného banera.

2. Používanie webovej časti Text na poskytovanie užitočných informácií tímu

1. Začnite výberom webovej časti Text a vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Upravte text priamo vo webovej časti. 

Ďalšie informácie o úpravách webovej časti Text.

3. Používanie webovej časti Rýchle prepojenia na poskytnutie jednoduchého prístupu ku krízovým zdrojom

1. Prejdite na webovú časť Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.
3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne rozloženia a ďalšie informácie o úprave webovej časti Rýchle prepojenia.

4. Pomocou webovej časti People môžete vytvoriť zoznam kľúčových kontaktov krízového tímu

1. Začnite odstránením zástupného symbolu People webovej časti.
2. Nájdite Panel s nástrojmi ( ) na pravej strane. Vyberte položku Zobraziť všetky webové časti a potom vyberte položku People (Ľudia) zo zoznamu webových častí alebo ju presuňte myšou.
3. Vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
4. Upravte rozloženie, zadajte meno osoby alebo názov skupiny a potom vyberte položku Uložiť.

Ďalšie informácie o webovej časti People.

5. Webová časť Knižnica dokumentov poskytuje rýchly prístup k zdrojom a dokumentom oddelení

1. Ak chcete zmeniť zobrazenie alebo zdroj priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. Na úpravu priečinkov, označení a obsahu knižnice dokumentov prejdite do knižnice v časti Obsah lokality, vykonajte požadované úpravy a potom sa zobrazí aktualizácia obsahu vo webovej časti.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Knižnica dokumentov.

6. Použitie webovej časti Aktivita lokality na získanie aktuálneho stavu v rámci aktivity tímu

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a výberom položky Upraviť vlastnosti ( ).
2. Zadajte číslo na paneli nástrojov v časti Zobraziť tento počet položiek naraz.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

7. Webová časť Rýchle prepojenia sa používa na vytvorenie zoznamu interných a externých zdrojov agentúr

1. Začnite výberom webovej časti Rýchle prepojenia a vyberte položku Upraviť vlastnosti ( ).
2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.
3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Ďalšie informácie o používaní časti Rýchle prepojenia.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality

• Najnovšia aktualizácia – Poskytnite aktuálne informácie o aktuálnych krízových situáciách a reakcii vášho tímu. Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Text a Výzva na akciu .
• Plán projektu – sledujte všetky problémy, ktoré môžu projekt brzdiť.  Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.
• Plánovač obsahu – Organizuje obsah, ktorý sa bude zdieľať pred udalosťami. Tento zoznam môžete prispôsobiť úpravou šablóny zoznamu.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie na lokalite

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi dokončite úpravy lokality tak, že zabezpečíte, aby ju používatelia mohli nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím zdrojov.
• Úprava a prispôsobenie navigácie na lokalite.
• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.
• Pridajte alebo odstráňte stránky na túto lokalitu alebo v navigácii lokality , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.
• Zvoľte, či chcete priradiť túto lokalitu k centrálnej lokalite v rámci svojej organizácie, alebo v prípade potreby pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie na centrálnej lokalite .

Krok 4: Zdieľanie lokality s inými používateľmi

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položku Povolenia pre lokalitu.
2. Potom vyberte položku Pozvať ľudí a potom položku Pridať členov do skupiny a potom položku Pridať udeľte úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový kalendár Outlooku, a právam na úpravy lokality.
3. Potom vyberte položky Pozvať ľudí a potom Iba zdieľať lokalitu a potom položku Uložiť , aby ste zdieľali lokalitu, ale nezdieľajte zdroje ani práva na úpravu lokality.

Prečítajte si ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Krok 5: Údržba lokality

Ďalšou dôležitou fázou po vytvorení a spustení lokality je údržba obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na aktualizáciu obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plánovanie údržby lokality – vytvorte plán kontroly obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.
• Pravidelné zverejňovanie správ – distribuujte najnovšie oznámenia, informácie a stav v rámci celej organizácie.  Naučte sa pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia, ako môžu používať správy v SharePointe.
• Kontrola prepojení a webových častí – prepojenia a webové časti vždy aktualizujte, aby ste mohli využívať plnú hodnotu svojej lokality.
• Použitie analýzy na zlepšenie zapojenia – pomocou vstavanej zostavy údajov o používaní môžete zobraziť používanie lokality a získať tak informácie o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a podobne.
• Pravidelná kontrola nastavenia lokality – Po vytvorení lokality v SharePointe môžete zmeniť nastavenia, informácie o lokalite a povolenia lokality.

Ďalšie zdroje na prispôsobenie

Získajte ďalšie informácie o plánovaní, zostavovaní a údržbe lokalít SharePoint.

Zobraziť ďalšie šablóny lokality SharePoint.