Uporaba predloge spletnega mesta skupine za krizno komuniciranje

Predloga SharePointovega mesta skupine za krizno komuniciranje je spletno mesto skupine , ki je zasnovano kot notranja domača stran za vašo skupino za krizno komuniciranje. Usklajujte in načrtujte podrobnosti dogodka s svojo ekipo, hkrati pa obveščajte vse.

V tem članku bomo dali v skupno rabo elemente, ki so na predlogi SharePointove skupine za krizno komunikacijo, in razpravljali o tem, kako lahko prilagodite mesto, da ga prilagodite po svoje. 

Funkcije spletnega mesta

• Prilagodljivo spletno mesto z vnaprej izpolnjenimi slikami, spletnimi gradniki in vsebino, ki naj bi navdihnila urejevalnike spletnih mest pri prilagajanju potrebam vaše skupine.
• Uporabite Seznami Microsoft, da ustvarite sledilnik projektov in seznam za sledenje težavam, da boste lažje upravljali in spremljali podrobnosti projekta s svojo skupino.

1. korak: Dodajanje predloge mesta skupine za krizno komuniciranje

Najprej sledite navodilom za dodajanje predloge mesta na novo ali obstoječe SharePointovo mesto.

2. korak: preglejte vnaprej izpolnjeno vsebino spletnega mesta

Raziščite vnaprej izpolnjeno vsebino mesta, spletne gradnike in strani ter se odločite, katere prilagoditve mesta bodo potrebne za uskladitev z blagovno znamko, glasom in splošnim poslovnim ciljem vaše organizacije. 

Vnaprej izpolnjene strani mesta:

• Domača stran - Ponuja in pristajalno mesto za obiskovalce, da pregledajo novice o trenutnih krizah, posodobitve odzivov, informacije o politikah in postopkih ter koristne vire.
• Najnovejša posodobitev - Ta stran ponuja prostor za skupno rabo najnovejših novic in posodobitev v zvezi s krizami in vašo organizacijo.
• Načrt projekta – spremljajte ves napredek dela, povezan s prihajajočimi projekti. Prilagodite to predlogo seznama tako, da uredite besedilna polja seznama.
• Razporejevalnik vsebine – organizira vsebino, ki bo v skupni rabi v zvezi s prihajajočimi dogodki. Ta seznam prilagodite tako, da uredite predlogo seznama.
• Pogovori – vzpostavi povezavo z vzdevkom skupine v skupni rabi in koledarjem skupine v Outlooku. Povežite to spletno mesto s skupino v okolju Microsoft 365 in dodajte klepet v realnem času v aplikaciji Microsoft Teams.
• Dokumenti – vzpostavi povezavo z vzdevkom skupine v skupni rabi in koledarjem skupine v Outlooku. Povežite to spletno mesto s skupino v okolju Microsoft 365 in dodajte sprotni klepet v aplikaciji Microsoft Teams.
• Koš – omogoča dostop do nedavno zavržene vsebine skupine.

3. korak: prilagodite spletno mesto

Ko dodate predlogo spletnega mesta skupine za krizno komuniciranje, je čas, da jo prilagodite in prilagodite svoje. 

Predstavite pomembne novice in obvestila - Uporabite spletni gradnik Hero, da poudarite krizne protokole, posodobitve razmer in uporabne vire. Navedite koristne informacije – s spletnim gradnikom »Besedilo« lahko skupini zagotovite koristne informacije. Označevanje povezav do pogosto uporabljenih virov – s spletnim gradnikom hitrih povezav omogočite preprost dostop do virov v kriznih razmerah. Zagotavljanje dostopa do ključnih stikov – s spletnim gradnikom aplikacije People lahko navedete ključne stike za krizno ekipo. Preprost dostop do dokumentov – s spletnim gradnikom knjižnice dokumentov omogočite hiter dostop do virov in dokumentov oddelkov. Pregled nedavne dejavnosti na spletnem mestu skupine – s spletnim gradnikom dejavnosti mesta si lahko ogledate vsebino, do katere so drugi člani skupine nedavno dostopali. Zagotavljanje dostopa do učnega gradiva in drugih virov – s spletnim gradnikom »Hitre povezave« pripravite seznam notranjih in zunanjih virov agencije.

Prilagodite videz spletnega mesta, krmarjenje po mestu, spletne gradnike in vsebino tako, da ustrezajo potrebam gledalcev in organizacije. Pri prilagajanju se prepričajte, da je mesto v načinu urejanja, tako da izberete Uredi v zgornjem desnem kotu mesta. Med delom lahko shranite kot osnutek ali znova objavite spremembe, da bodo spremembe vidne gledalcem.

1. Uporabite spletni gradnik Hero, da poudarite krizne protokole, posodobitve razmer in uporabne vire

1. Začnite tako, da izberete spletni gradnik Hero in izberete Uredi lastnosti ( ).
2. Nato izberite možnosti Plast in Ploščice , ki najbolj ustrezajo potrebam organizacije.

Oglejte si različne postavitve in preberite več o urejanju spletnega gradnika Hero.

2. Uporabite spletni gradnik »Besedilo«, da skupini posredujete koristne informacije

1. Začnite tako, da izberete spletni gradnik Besedilo in izberete Uredi lastnosti ( ).
2. Urejanje besedila neposredno v spletnem gradniku. 

Preberite več o urejanju spletnega gradnika »Besedilo«.

3. Uporabite spletni gradnik hitrih povezav za enostaven dostop do kriznih virov

1. Pomaknite se do spletnega gradnika hitrih povezav, izberite povezavo in nato izberite Uredi lastnosti ( ).
2. Po potrebi uredite povezavo, naslov, ikono in opis.
3. Če želite dodati povezavo, izberite + Dodaj povezave.

Oglejte si različne postavitve in preberite več o urejanju spletnega gradnika hitrih povezav.

4. Uporabite spletni gradnik People za seznam ključnih stikov za krizno ekipo

1. Začnite tako, da izbrišete označbo mesta spletnega gradnika People.
2. Poiščite Orodjarnico ( ) na desni. Izberite Prikaži vse spletne gradnike in nato na seznamu spletnih gradnikov izberite ali povlecite in spustite People.
3. Izberite Uredi lastnosti ( ).
4. Prilagodite postavitev in vnesite ime osebe ali skupine, nato pa izberite Shrani.

Preberite več o spletnem gradniku aplikacije People.

5. Uporabite spletni gradnik knjižnice dokumentov za hiter dostop do oddelčnih virov in dokumentov

1. Če želite spremeniti pogled ali vir mape za spletni gradnik knjižnice dokumentov, izberite Uredi lastnosti ( ).
2. Če želite urediti mape, oznake in vsebino knjižnice dokumentov, se pomaknite do knjižnice v razdelku Vsebina mesta, uredite in nato se v spletnem gradniku prikaže posodobitev vsebine.

Preberite več o urejanju spletnega gradnika knjižnice dokumentov.

6. Uporabite spletni gradnik dejavnosti spletnega mesta, da ostanete na tekočem z dejavnostmi skupine

1. Začnite tako, da izberete spletni gradnik Dejavnost mesta in izberete Uredi lastnosti ( ).
2. Vnesite številko v orodje v razdelku Pokaži toliko elementov hkrati.

Preberite več o uporabi spletnega gradnika dejavnosti na mestu.

7. Uporabite spletni gradnik hitrih povezav za urejanje seznama notranjih in zunanjih virov agencije

1. Začnite tako, da izberete spletni gradnik hitrih povezav in izberete Uredi lastnosti ( ).
2. Po potrebi uredite povezavo, naslov, ikono in opis.
3. Če želite dodati povezavo, izberite + Dodaj povezave.

Preberite več o uporabi dela »Hitre povezave«.

Prilagajanje teh strani na mestu

• Najnovejša posodobitev - Zagotovite posodobitve o trenutnih krizah in odzivu vaše ekipe. To stran lahko prilagodite tako, da uredite spletne gradnike »Besedilo« in »Poziv k dejanju «.
• Načrt projekta – sledite morebitnim težavam, ki bi lahko ovirale projekt.  Prilagodite to predlogo seznama tako, da uredite besedilna polja seznama.
• Razporejevalnik vsebine - Organizira vsebino, ki bo v skupni rabi pred dogodki. Seznam lahko prilagodite tako , da uredite predlogo seznama.

Prilagajanje videza in krmarjenja po mestu

Preden daste svoje spletno mesto v skupno rabo z drugimi, dokončajte njegovo delo tako, da zagotovite, da bodo uporabniki lahko našli mesto, se preprosto premikali po povezavah in straneh ter hitro dostopali do vsebine na mestu.

• Uredite knjižnice dokumentov, tako da posodobite imena map in prenesete vire.
• uredite in prilagodite krmarjenje po mestu.
• Videz spletnega mesta lahko spremenite tako, da prilagodite temo, logotip, postavitve glave in videz spletnega mesta.
• Če želite prilagoditi obstoječo vsebino, lahko dodate ali odstranite strani na tem mestu ali v krmarjenje po mestu.
• To mesto lahko povežete s spletnim mestom zvezdišča v organizaciji ali pa po potrebi dodate to mesto v obstoječe krmarjenje po mestu zvezdišča .

4. korak: Skupna raba spletnega mesta z drugimi

Ko prilagodite spletno mesto, ga pregledate in objavite končni osnutek, ga dajte v skupno rabo z drugimi. 

1. Izberite »Nastavitve « in nato »Dovoljenja za spletna mesta«.
2. Nato izberite »Povabi osebe« in nato »Dodaj člane v skupino« ter nato »Dodaj«, da dodelite poln dostop do vsebine spletnega mesta skupine, virov v skupni rabi, kot je Outlookov koledar skupine, in pravic za urejanje mesta.
3. Nato izberite »Povabi osebe « in nato »Daj v skupno rabo samo mesto« in nato »Shrani «, da daste mesto v skupno rabo, ne pa tudi virov ali pravic za urejanje mesta.

Preberite več o upravljanju nastavitev spletnega mesta skupine, informacij o spletnem mestu in dovoljenjih.

5. korak: Vzdrževanje spletnega mesta

Ko ustvarite in zaženete spletno mesto, je naslednja pomembna faza vzdrževanje vsebine mesta. Prepričajte se, da imate načrt za posodabljanje vsebine in spletnih gradnikov. 

Najboljše prakse za vzdrževanje mesta:

• Načrtovanje vzdrževanja mesta – sestavite urnik za pregledovanje vsebine mesta tako pogosto, kot je potrebno, da zagotovite, da je vsebina še vedno točna in ustrezna.
• Redno objavljajte novice – distribuirajte najnovejša obvestila, informacije in stanja v celotni organizaciji.  Naučite se dodati objavo Novice na spletno mesto skupine ali mesto za komunikacijo in pokažite vsem, ki bodo objavljali obvestila, kako lahko uporabljajo SharePointove novice.
• Preverite povezave in spletne gradnike – povezave in spletne gradnike redno posodabljajte, da zagotovite polni izkoristek spletnega mesta.
• Uporaba analitike za izboljšanje sodelovanja – oglejte si uporabo spletnega mesta z vgrajenim poročilom podatkov o uporabi , da pridobite informacije o priljubljenih vsebinah, obiskih spletnih mest in drugem.
• Redno pregledujte nastavitve spletnega mesta – ko ustvarite mesto v SharePointu, lahko spremenite nastavitve, informacije o mestu in dovoljenja za mesto.

Več virov za prilagajanje

Več informacij o načrtovanju, gradnji in vzdrževanju SharePointovih spletnih mest.

Oglejte si več SharePointovih predlog spletnih mest.