|
Du har gjort ändringar i ditt projektschema och nu har slutdatumet flyttats för långt fram i tiden. Du kan ändra projektets slutdatum genom att justera de aktiviteter som påverkar slutdatumet mest. De här aktiviteterna ligger på projektets kritiska linje. Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning. |
|---|
Tips om projektledning innan du börjar
När du ändrar ditt schema finns det tre faktorer du bör tänka på: Projektkostnaden, slutprodukternas omfattning och tiden. De här faktorerna visas ofta som en triangel. Du kan inte ändra en utan att påverka de andra.
Här finns några exempel på vad det innebär för ditt projekts slutdatum.
- Om du flyttar det planerade slutdatumet kan det leda till ökade kostnader och minskad omfattning.
- Om du planerar att aldrig ändra projektets kostnader kan resultatet bli ett längre schema med minskad omfattning.
- Om du ökar omfattningen av eller antalet slutprodukter kan projektet ta längre tid och kosta mer på grund av behov av fler medarbetare och resurser.
Om projektledning är nytt för dig Oavsett hur bra du planerar ett projekt kommer det att gå fel. Börja leta efter problem så snart som möjligt eftersom ett problem som inte identifieras förrän i processen kan orsaka allvarliga problem.
Här är några sätt att följa upp och åtgärda din projekt.
- Titta först på de viktigaste uppgifterna Vissa aktiviteter är viktigare än andra när du behöver lösa problem i projektet. De aktiviteter som påverkar schemat mest är de kritiska aktiviteterna och det är dem du måste vara mest uppmärksam på.
- Få rätt vy över ditt projekt I Project finns flera vyer och rapporter som hjälper dig att ta reda på vad som är fel med projektet. För enklare projekt bör du hålla ett öga på projektets slutdatum med hjälp av ett Gantt-diagram. För mer komplicerade projekt kan du titta på avvikelsetabellerna och EV-rapporterna (Earned Value).
- Få veckovisa statusrapporter Det är inte lätt att skicka in arbetsstatusrapporter. Enkla sätt att få status är under veckovisa teammöten. Att samla in statusrapporter oftare än så kan vara kontraproduktivt.
Om du är en erfaren projektledare Du har varit projektledare länge, men nu står du inför ett projekt som behöver noggrann övervakning för att hålla budgeten.
Dessutom säger din sponsor att hon vill ha exekutiva rapporter varje månad.
Här är några sätt att följa upp, rapportera och åtgärda din projekt.
- Skapa en originalplan för projektet När du har skapat schemat sparar du en originalplansversion. Det är en ursprunglig version av projektet som du kan använda för att jämföra aktiviteternas förlopp.
- Få rätt vy över ditt projekt I Project finns flera vyer och rapporter som hjälper dig att ta reda på vad som är fel med projektet. Allt eftersom projektet blir mer komplicerat kan du ta reda på var felet ligger med hjälp av avvikelsetabeller eller EV-rapporter,
- Få veckovisa statusrapporter När projekten blir mer komplicerade kan du använda mer sofistikerade metoder för att samla in veckovisa statusrapporter. Gruppmedlemmar kan ange statusinformation i sina SharePoint-aktivitetslistor som sedan kan synkroniseras med Microsoft Project. Om du använder Project Professional kan du också samla in statusrapporter från gruppen med Project Web App. Att samla in statusrapporter oftare än så kan vara kontraproduktivt.
- Förstå analys av upparbetat värde Analys av upparbetat värde hjälper dig att avgöra om projektet är i fas.
Övervaka ditt projekt
| Följa upp ditt schema | Ta reda på var potentiella problem ligger med aktivitetsuppdateringar från gruppmedlemmar. Du kan smidigt följa utvecklingen med hjälp av ett Gantt-diagram eller så kan du använda dig av en sofistikerad EV-analys. Det här hjälper dig att se om projektet flyter på som det ska. |
| Visa och spåra schemaläggningsfaktorer | Lär dig hur projektet schemaläggs. Du kan se hur ändringar i aktivitetsschemat påverkar avslutsdatumet för projektet. |
| Visa projektets kritiska linje | Visa aktiviteter som har störst inverkan på projektets slutdatum. Lös problem med ditt schema genom att titta på de här aktiviteterna. |
| Välj rätt vy för ditt projektschema | Ta reda på var eventuella problem ligger och ändra schemat med hjälp av vyer och rapporter i Project. |
| Ange och spara en originalplan | Om du vill börja om uppföljningen kan du påbörja en ny originalplan och på så vis jämföra framtida utveckling. |
| Visa en rapport med potentiella problem | Skapa och anpassa grafiska rapporter om projektutvecklingen. Visa de här rapporterna i Project eller exportera dem till andra program som PowerPoint, Word eller Excel. |
| Hitta problem med en EV-analys | EV-analys hjälper dig att svara på frågor som ”Hur mycket pengar ska vi ha spenderat utifrån hur mycket arbete som har gjorts i projektet?” eller ”Kommer vi att bli klara i tid?” |
Lösa problemen
| Ändra start- eller slutdatum | Välj ett datum som börjar eller avslutas på ett datum som är tidigare än datumet för den aktuella planen. Om det här är ett alternativ för projektet kan du prova att ändra startdatumet först. |
|---|---|
| Ändra varaktigheten för en aktivitet | Tidigarelägg slutdatumet genom att minska aktiviteters varaktighet. Se till att du minskar varaktigheten för de kritiska aktiviteter med störst inverkan på projektets slutdatum. |
| Omtilldela arbete på en aktivitet | Om personer arbetar med för många saker samtidigt kan du låta Project omdistribuera arbetet och jämna ut resurstilldelningen. |
| Dela en aktivitet. | Du kan dela en enskild aktivitet om den består av flera element som kan bearbetas samtidigt av olika resurser. Om du delar in en kritisk linjeaktivitet i dessa olika element med olika tilldelningar kanske du kan uppfylla avslutsdatumet. |
| Lägga till fler personer i ett projekt | Lägga till personer i aktiviteter som flyttar fram ett slutdatum. |
| Ta bort en person från en grupp | Att ta bort personer från aktiviteter är ett annat sätt att föra in projektets slutdatum. För många personer i en aktivitet, eller fel personer, kan orsaka kommunikationsproblem som ökar aktivitetens varaktighet. |
| Ändra arbetsdagar för projektkalendern | Du kan tidigarelägga projektets slutdatum genom att ändra personers arbetstidskalendrar. Du kan till exempel lägga till fler arbetsdagar i personers scheman eller låta dem arbeta övertid. |
| Ställ en fråga i Project-forumet | Få svar på frågor om Project av experter. På Project-forumet på Answers.com finns erfarna användare och Project-konsulter som kan svara på dina frågor. |
| Kommunicera projektinformation | Efter att du har ändrat en persons schema bör du meddela personen om ändringarna så att de inte tappas bort. |
| Förstå projekttriangeln | Alla ändringar du gör i ett projekt görs på bekostnad av tid, pengar eller omfattning. Det här är de faktorer du jonglerar varje dag för att hålla projektplanen på rätt spår. Lär dig hur du arbetar med dessa villkor. |
| Så här schemaläggs aktiviteter i Project | När ditt schema justeras i Project kan aktiviteter flyttas runt oväntat. Förstå det stora "Varför?" bakom Project kraftfulla schemaläggningsmotor. |