|
Projenizde çalışacak kişileri yerleştirirken iki şeyi aklınızdan çıkarmayın:
Bu yönergeli proje yönetimi kılavuzları serisindeki diğer makaleler için bkz. Proje yönetimi yol haritası. |
|---|
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
Proje yönetimi konusunda yeniyseniz Proje yönetiminde yeniyseniz, görev eklemekten başka, görevlere kaç kişi yerleştirileceği, insanların tatil ve gezi zamanlarının nasıl hesaba katılacağı, telefon numaraları, e-posta adresleri, maaş bilgileri gibi kişisel bilgilerin nereye ve nasıl yerleştirileceği gibi düşünülmesi gereken başka şeyler olduğunu da fark etmiş olabilirsiniz.
Başlamanız için bazı ipuçları şunlardır.
Görevlere ne tür kaynaklar atayabileceğinizi öğrenin Proje görevleriyle ilgili olarak gereksinim duyduğunuz bilgileri topladıktan sonra, size gerekecek kaynak türlerini tanımlayın.
- PeoplePeople resources Bunlar normalde görevler üzerinde çalışan olarak düşündüğümüz kaynaklardır. Proje yöneticileri bazen bu kaynakları malzeme ve ekipmanın tersine iş kaynakları olarak adlandırır.
- Kuruluş kaynakları Bu kaynaklar bir kuruluş kapsamında yönetilen ve paylaşılan çalışma kaynaklarıdır. Kuruluş kaynakları Project Professional ile kullanılır.
- Malzeme kaynakları Bu kaynaklar, görevlerdeki çalışmayı gerçekleştirmek için kullanılan bilgisayar veya makineleri kapsar.
- Genel kaynaklar Bu kaynaklar, marangozlar veya geliştiriciler gibi, belirli kişileri değil, görevler için personel gereksinimlerini belirtir.
Kaynak sayısının süreleri nasıl değiştirdiğini dikkate alma Bir göreve birden çok kaynak koyduğunuzda, görevin süresinin kısalmasını beklersiniz. Öte yandan, birçok durumda göreve kişileri eklemek tam tersi bir etki yaratabilir. Ekstra maliyetler, ekstra iletişim ve diğer verimsizlikler ekleyebilir. Örneğin, projedeki mimar sayısını iki katına çıkarırsanız, yeni bir paralı köprü tasarımı muhtemelen daha hızlı ilerlemeyecektir. Project, görevleri ekledikten sonra görev sürelerine ne olacağını denetlemenize olanak tanır.
Bir kişinin yeteneklerinin görev sürelerini nasıl etkileyeceğini dikkate alma Bir kişinin deneyimi, görevin süresini doğrudan etkileyebilir. Beş yıllık deneyime sahip bir kişinin, iki yıllık deneyime sahip birine göre bir görevi daha kısa sürede tamamlamasını bekleyebilirsiniz.
Deneyimli bir proje yöneticisiyseniz Projeler büyüdükçe, düşünülecek şeylerin sayısı da artar. Artık başka departmanlardan kaynak kullanmak, müteahhit çalıştırmak, yüzlerce kişinin çalışmasını izlemek, yöneticiler için raporlar oluşturmak ve henüz hiç aklınıza gelmeyen başka birçok karmaşık şey kaygılarınız arasına girer. Neyse ki Microsoft Project'te size gereken uzman araçları vardır.
Uzmanlığınızı geliştirecek bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz.
Süre tahminlerini gözden geçirme ve geliştirme Süre tahminlerinizi geliştirmek için, geçerli projeniz ve benzer projeler hakkında topladığınız bilgileri kullanın. Kaynak gereksinimleri (ve nihai proje maliyetleri) için tahminlerinizin doğruluğu, büyük ölçüde görev süresini tahminlerinizin doğruluğuna bağlıdır.
Kaynak ilerleme durumunu izleme Projenizdeki kişilerin düzenli olarak görev durumu güncelleştirmeleri gönderdiğinden emin olun. Microsoft Project'teki görünümler ve raporlar, herkesin neler yaptığını takip etmenize yardımcı olur.
Fazla kaynak yükleme sorunlarını belirleme Project, kişilerin aynı anda çok fazla görevde çalıştığını belirlemenize yardımcı olabilir.
Bir gözünüz taban çizgilerinde olsun Taban çizgileri, güncel ilerleme durumunu başlangıçta planladıklarınızla karşılaştırabilmeniz için size projenizin anlık görüntüsünü verir.
Çalışmayı seviyelendirmeyle dağıtma İnsanlar aynı anda çok fazla görevde çalışmaya başladığında, Project atamaları daha gerçekçi bir iş yüküne göre ayarlayabilir. kaynak atamalarını seviyelendirmek, yükü eşit dağıtmanın bir yoludur.
Proje verilerini daha fazla çözümleme için Excel'e aktarma Proje bilgilerini daha fazla çözümlemeniz gerektiğinde Excel size yardımcı olabilir. Örneğin, görev ve kaynak bilgilerini gelişmiş kazanılan değer raporları için Excel’e aktarabilir ve giderlerin tamamlanan işe göre nasıl harcandığını görmek için bilgileri mini grafikler kullanarak görüntüleyebilirsiniz.
Çalışanları yeni becerilerle eğitin Büyük kuruluşlar, çalışanlarını yeni beceriler için ve farklı ortamlarda çalışabilmeleri için eğitmek amacıyla zaman ve para harcar. Yeni kişiler almaktansa mevcut çalışanlar, performansın artırılmasında uygun maliyetli olabilir.
1. Adım: Projenize kişi ekleme
| Projenize kişi ekleme | Kişileri ve diğer kaynakları görevlerdeki çalışmalara atayabilmek için önce eklemeniz gerekir. Diğer kaynaklar çimento ve boya gibi malzeme kaynaklarını ya da uçak bileti veya iş yemeği gibi maliyet kaynaklarını içerebilir. |
|---|---|
| Proje takviminin çalışma günlerini değiştirme | Bir projeye kişileri ekledikten sonra, çalışma zamanlarını hesaba katarak çalışma takvimlerini değiştirin. Project'te çoğu kişinin standart hafta boyunca, Pazartesi - Cuma arası, 8 - 17 saatleri arasında çalıştığı varsayılır. Ancak bu çalışma programına bağlı kalmanız gerekmez. |
| Tatil ve tatil günleri ekleme | Hepimizin tatile ihtiyacı vardır. Hepimiz hastalanabiliriz. Ve hepimiz bayramları severiz. Bu zamanlanmamış zamanları zamanlamanıza nasıl ekleyeceğinizi öğrenin. |
| Kaynak havuzu kullanarak kişileri paylaşma | Projenize bir kaynak havuzundan kişi ekleyebilirsiniz. Kaynak havuzu kişilerle ilgili tüm bilgileri ana projenin bir parçası olarak kullanılan tek bir Project dosyasında tutmanıza olanak sağlar. |
| Hassas bilgiler içeren bir sütunu gizleme | Bir projeye maaşlar ve telefon numaraları gibi hassas bilgileri ekleyebilir, ancak bu bilgileri kaybetmeden görünümlerden gizleyebilirsiniz. |
2. Adım: Kişileri ve başka kaynakları görevlere atama
| Görevlerde çalışacak kişileri atama | Zamanlamanıza görevler ekledikten sonra, bu görevlerde çalışacak kişileri atamaya başlayabilirsiniz. |
|---|---|
| Kaynak iş yükünü ve kullanılabilirliğini görüntüleme | Bir projede veya projeler arasında fazla veya az yüklenmiş kaynakları bulabilir ve yaptığınız atamaların çakışmaya yol açıp açmadığını görebilirsiniz. |
| Görev adlarını Gantt grafik çubuklarının yanında gösterme | Gantt çubuklarını, yanlarında görev adları görünürse daha kolay anlayabilirsiniz. Bu, raporlarda ve toplantılarda kolaylık sağlar. |
| Kişi ve malzemelerin maliyetlerini girme | Bir projeye kişileri eklerken, bunların maliyetlerini eklersiniz. Böylece, görevlerde çalışacak kişileri atadığınızda, Microsoft Project projenin maliyetini otomatik olarak hesaplar. |
| Durum güncelleştirmelerini denetleme | Kişiler çalışma durumlarını Project Web App'e girmişlerse, zamanlamadaki değişiklikleri Project'te görebilirsiniz. |
| Projeden kişi kaldırma | İnsanlar projelerden ayrılır, şirketten ayrılır veya bir adı yanlış yazabilirsiniz ve dolayısıyla aslında ilk yerinde hiçbir zaman var olmamıştır. Tüm bu nedenlerle, bir projeden kişileri kaldırmanız gerekebilir. |
3. Adım: Kişileri ve diğer kaynakları yönetme
| Kaynakları görüntülemek için doğru görünümü seçme | Kişileri görevlere atadıktan ve çalışma başladıktan sonra, bunların ilerleme durumunu görmek ve zamanlamada değişiklikler yapmak için Project'teki birçok görünümü kullanabilirsiniz. |
|---|---|
| Görev süresini değiştirme | İş yükü sorunlarını ele almanın bir yöntemi görev sürelerini kısaltmaktır. |
| Kişilerin iş yükünü kolaylaştırmak için çalışmayı dağıtma | Projenizdeki kişiler aynı anda çok fazla atamada çalışmaya başladıklarında, Project'in çalışmayı daha dengeli dağıtmasını sağlayabilirsiniz. |
| Görev türleri için efor kullanım ayarını değiştirme | Bir göreve kişi ekleyip çıkardığınızda, Project görevin süresini uzatır veya kısaltır. Bu efor kullanımlı zamanlamadır. Sürenin değişmesini istemezseniz, görevin efor kullanım ayarını değiştirebilirsiniz. |
| Zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme | Bir projedeki çalışmanın izlenmesi yalnızca projenizin zamanında sona ermesini sağlama konusunda kritik önem taşımakla kalmaz. Ayrıca bir projedeki hatalardan ve başarılardan ders almanızı sağlar. |
| Temel kaydetme | İşvereniniz projenizin asıl planla karşılaştırıldığında nasıl gittiğini sorduğunda, söylemek istediğiniz son şey "bilmiyorum" olacaktır. Projeniz başlamadan önce asıl zamanlamanızın bir anlık görüntüsünü temel olarak ayarlayarak bundan kaçınabilirsiniz. |
| Kişilerin ilerleme durumunu gösteren proje raporunu görüntüleme | Projenin ilerleme durumunu gösteren grafik raporlar oluşturup özelleştirebilirsiniz. Bu raporları Project'te görüntüleyebilir ya da PowerPoint, Word veya Excel gibi başka uygulamalara aktarabilirsiniz. |