|
Projenizde çalışacak kişileri yerleştirirken iki şeyi aklınızdan çıkarmayın:
Bu yönergeli proje yönetimi kılavuzları serisindeki diğer makaleler için bkz. Proje yönetimi yol haritası. |
|---|
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
Proje yönetimini yeni kullanıyorsanız Proje yönetimine yeni başladıysanız, görev eklemekten daha önemli şeyler olduğunu fark edebilirsiniz. Örneğin, görev eklemekten çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Örneğin, bu görevlerin sayısını, insanların tatillerini ve tatil süresini nasıl hesaba katacağınız ve telefon numaraları, e-posta adresleri ve maaş bilgileri gibi kişisel bilgileri nasıl ve nereye yerleştireceğiniz gibi.
Başlamanız için bazı ipuçları şunlardır.
Görevlere atayabileceğiniz kaynak türlerini öğrenin Proje görevleri hakkında ihtiyacınız olan bilgileri topladıktan sonra ihtiyacınız olan kaynak türlerini belirleyin.
- People kaynaklar Bunlar normalde görevler üzerinde çalışmak olarak düşündüğümüz kaynaklardır. Proje yöneticileri bazen bu kaynakları malzeme ve ekipmanın tersine iş kaynakları olarak adlandırır.
- Kurumsal kaynaklar Bu kaynaklar, kuruluş genelinde yönetilen ve paylaşılan iş kaynaklarıdır. Kuruluş kaynakları Project Professional ile kullanılır.
- Malzeme kaynakları Bu kaynaklar, görevler üzerinde çalışmayı tamamlamak için kullanılan bilgisayarları veya makineleri içerir.
- Genel kaynaklar Bu kaynaklar, marangozlar veya geliştiriciler gibi belirli kişiler için değil görevler için personel gereksinimlerini belirtir.
Kaynak sayısının süre değiştirerek nasıl değiştiğini göz önünde bulundurun Göreve birden çok kaynak yerleştirdiğinizde, görevin süresinin kısaltılması bekliyebilirsiniz. Ancak çoğu durumda, bir göreve kişi eklemek tam tersi bir etkiye sahip olabilir. Ek maliyetler, ek iletişim ve diğer verimliliksizlikler ekleyebilir. Örneğin, projedeki mimar sayısını ikiye katlarsanız, yeni ücretli köprü tasarımı muhtemelen daha hızlı gitmez. Project, görevlere ekledikten sonra görev sürelerine ne olacağını denetlemenize olanak tanır.
Bir kişinin özelliklerinin görev sürelerini nasıl etkilediğini göz önünde bulundurun Bir kişinin deneyimi görevin süresini doğrudan etkileyebilir. Beş yıllık deneyimi olan bir kişinin bir görevi iki yıllık birinden daha kısa sürede tamamlanmasını bekleyebilirsiniz.
Deneyimli bir proje yöneticisiyseniz Projeler büyüdükçe, düşünmen gereken daha fazla şey vardır. Artık başka departmanlardan kaynak kullanmak, müteahhit çalıştırmak, yüzlerce kişinin çalışmasını izlemek, yöneticiler için raporlar oluşturmak ve henüz hiç aklınıza gelmeyen başka birçok karmaşık şey kaygılarınız arasına girer. Neyse ki Microsoft Project'te size gereken uzman araçları vardır.
Uzmanlığınızı geliştirecek bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz.
Süre tahminlerini gözden geçirme ve daraltma Süre tahminlerinizi daraltmak için geçerli projeniz ve benzer projeleriniz hakkında topladığınız bilgileri kullanın. Kaynak gereksinimleri (ve nihai proje maliyetleri) için tahminlerinizin doğruluğu, büyük ölçüde görev süresini tahminlerinizin doğruluğuna bağlıdır.
Kaynak ilerleme durumunu izleme Projenizdeki kişilerin normal görev durumu güncelleştirmelerini gönderdiğinden emin olun. Microsoft Project'teki görünümler ve raporlar, herkesin neler yaptığını takip etmenize yardımcı olur.
Kaynak fazla yükleme sorunlarını belirleme Project, kişilerin aynı anda çok fazla görev üzerinde ne zaman çalıştığını belirlemenize yardımcı olabilir.
Taban çizgilerinizi takip edin Temeller, geçerli ilerleme durumunu başlangıçta planladığınızla karşılaştırmak için projenizin anlık görüntüsünü sağlar.
Dengeleme yaparak çalışmayı dağıtma Kişiler aynı anda çok fazla görev üzerinde çalışırken, Project atamaları daha gerçekçi bir iş yüküne ayarlayabilir. kaynak atamalarını seviyelendirmek, yükü eşit dağıtmanın bir yoludur.
Daha fazla analiz için proje verilerini Excel'e aktarma Project bilgilerinin daha fazla analizine ihtiyacınız olduğunda Excel size yardımcı olabilir. Örneğin, görev ve kaynak bilgilerini gelişmiş kazanılan değer raporları için Excel’e aktarabilir ve giderlerin tamamlanan işe göre nasıl harcandığını görmek için bilgileri mini grafikler kullanarak görüntüleyebilirsiniz.
Çalışanları yeni becerilerle eğitin Büyük kuruluşlar, çalışanlarını yeni becerilere ve farklı ortamlarda çalışmaya eğitmek için zaman ve para harcar. Yeni kişiler almaktansa mevcut çalışanlar, performansın artırılmasında uygun maliyetli olabilir.
1. Adım: Projenize kişi ekleme
| Projenize kişi ekleme | Kişileri ve diğer kaynakları görevlerdeki çalışmalara atayabilmek için önce eklemeniz gerekir. Diğer kaynaklar çimento ve boya gibi malzeme kaynaklarını ya da uçak bileti veya iş yemeği gibi maliyet kaynaklarını içerebilir. |
|---|---|
| Proje takviminin çalışma günlerini değiştirme | Bir projeye kişileri ekledikten sonra, çalışma zamanlarını dikkate alacak şekilde çalışma takvimlerini değiştirin. Project, çoğu kişinin pazartesiden cumaya, 08:00 ile 17:00 arasında standart bir hafta çalıştığını varsayar. Ama bu çalışma programına bağlı kalmana gerek yok. |
| Tatil ve tatil günleri ekleme | Hepimizin tatile ihtiyacı vardır. Hepimiz hastalanabiliriz. Ve hepimiz bayramları severiz. Bu zamanlanmamış zamanları zamanlamanıza nasıl ekleyeceğinizi öğrenin. |
| Kaynak havuzu kullanarak kişileri paylaşma | Projenize bir kaynak havuzundan kişi ekleyebilirsiniz. Kaynak havuzu kişilerle ilgili tüm bilgileri ana projenin bir parçası olarak kullanılan tek bir Project dosyasında tutmanıza olanak sağlar. |
| Hassas bilgiler içeren bir sütunu gizleme | Bir projeye maaşlar ve telefon numaraları gibi hassas bilgileri ekleyebilir, ancak bu bilgileri kaybetmeden görünümlerden gizleyebilirsiniz. |
2. Adım: Kişileri ve başka kaynakları görevlere atama
| Görevlerde çalışacak kişileri atama | Zamanlamanıza görevler ekledikten sonra, bu görevlerde çalışacak kişileri atamaya başlayabilirsiniz. |
|---|---|
| Kaynak iş yükünü ve kullanılabilirliğini görüntüleme | Bir projede veya projeler arasında fazla yüklenmiş veya yetersiz ayrılmış kaynakları bulabilir ve yaptığınız atamaların herhangi bir çakışmaya neden olup olmadığını görebilirsiniz. |
| Görev adlarını Gantt grafik çubuklarının yanında gösterme | Gantt çubuklarını, yanlarında görev adları görünürse daha kolay anlayabilirsiniz. Bu, raporlarda ve toplantılarda kolaylık sağlar. |
| Kişi ve malzemelerin maliyetlerini girme | Bir projeye kişileri eklerken, bunların maliyetlerini eklersiniz. Böylece, görevlerde çalışacak kişileri atadığınızda, Microsoft Project projenin maliyetini otomatik olarak hesaplar. |
| Durum güncelleştirmelerini denetleme | Kişiler çalışma durumlarını Project Web App'e girdiyse, Project'te zamanlamada yapılan değişiklikleri görebilirsiniz. |
| Projeden kişi kaldırma | İnsanlar projelerden ayrılır, şirketten ayrılır veya bir adı yanlış yazabilirsiniz ve dolayısıyla aslında ilk yerinde hiçbir zaman var olmamıştır. Tüm bu nedenlerle, bir projeden kişileri kaldırmanız gerekebilir. |
3. Adım: Kişileri ve diğer kaynakları yönetme
| Kaynakları görüntülemek için doğru görünümü seçme | Kişileri görevlere atadıktan ve çalışma başladıktan sonra, bunların ilerleme durumunu görmek ve zamanlamada değişiklikler yapmak için Project'teki birçok görünümü kullanabilirsiniz. |
|---|---|
| Görev süresini değiştirme | İş yükü sorunlarını ele almanın bir yöntemi görev sürelerini kısaltmaktır. |
| Kişilerin iş yükünü kolaylaştırmak için çalışmayı dağıtma | Projenizdeki kişiler aynı anda çok fazla atamada çalışmaya başladıklarında, Project'in çalışmayı daha dengeli dağıtmasını sağlayabilirsiniz. |
| Görev türleri için efor kullanım ayarını değiştirme | Bir göreve kişi ekleyip çıkardığınızda, Project görevin süresini uzatır veya kısaltır. Bu efor kullanımlı zamanlamadır. Sürenin değişmesini istemezseniz, görevin efor kullanım ayarını değiştirebilirsiniz. |
| Zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme | Bir projedeki çalışmayı izlemek, yalnızca projenizin zamanında bitmesini sağlamak için kritik öneme sahip değildir. Ayrıca bir projedeki hatalardan ve başarılardan ders çıkarmanızı sağlar. |
| Temel kaydetme | Patronunuz projenizin orijinal planınızla karşılaştırıldığında nasıl olduğunu sorduğunda, söylemek istediğiniz son şey "Bilmiyorum" olur. Projeniz başlamadan önce asıl zamanlamanızın bir anlık görüntüsünü temel olarak ayarlayarak bundan kaçınabilirsiniz. |
| Kişilerin ilerleme durumunu gösteren proje raporunu görüntüleme | Projenin ilerleme durumunu gösteren grafik raporlar oluşturup özelleştirebilirsiniz. Bu raporları Project'te görüntüleyebilir ya da PowerPoint, Word veya Excel gibi başka uygulamalara aktarabilirsiniz. |