Будь-який учасник спільноти Viva Engage може редагувати файли, які користувачі публікують у ньому. Viva EngageViva Engage зберігає журнал версій для кожного файлу.
Примітка.
- Viva EngageViva Engage зберігає всі файли підключених спільнот у SharePoint. Усі файли доступні з Viva Engage. Коли Viva EngageViva Engage підключається до Microsoft 365, кожна спільнота зв'язується з групою Microsoft 365. Щоб перевірити, чи є у вашій організації така функція, див. статтю Де зберігаються мої файли Viva EngageViva Engage?
- Для застарілих Viva Engage інсталяцій використовується інша схема хмарного сховища. Більшість із них переведено на Microsoft 365 зі сховищем SharePoint. Під час цього перетворення всі наявні файли для підключених спільнот Viva Engage стають доступними лише для читання. У таких випадках потрібно завантажити й повторно передати файл, а потім за потреби відредагувати щойно передану версію. Докладні відомості див. в наведених нижче розділах.
Способи редагувати файли, переглядати журнал версій і відкривати попередні версії залежать від типу файлу та його розташування.
-
Для файлів Word, PowerPoint або Excel, які зберігаються в Viva Engage: Щоб відстежувати виправлення, на сторінці Viva Engage для файлу відкрийте його в Office 365.
Робота в інтернет-версії Microsoft 365 схожа на роботу Microsoft 365 для настільних ПК. Поради та довідку щодо того, як працювати у веб-програмах Microsoft 365, див. в статтях "Основні завдання в інтернет-версії Word", "Основні завдання" в інтернет-версії Excel Online і "Основні завдання" в вебпрограма PowerPoint. - Щоб переглянути журнал версій, перегляньте сторінку Viva Engage кожного файлу.
- Для файлів Word, PowerPoint або Excel, які зберігаються в SharePoint: Щоб відстежувати виправлення, можна вносити зміни в інтернет-версії Microsoft 365 або безпосередньо в Word, PowerPoint чи Excel. Журнал версій групи переглядається в бібліотеці документів SharePoint Online.
- Для інших типів файлів: завантажте файл, внесіть зміни та передайте оновлений файл. Viva EngageViva Engage відстежує зміни файлів у хмарному сховищі та в SharePoint для файлів, які зберігаються в SharePoint.
Попередній перегляд або редагування файлу в розмові
Виберіть файл. Viva EngageViva Engage відкриває сторінку файлу з попереднім переглядом, якщо він доступний.
Порада.
Щоб переглянути інші параметри файлу, клацніть
" в полі вкладення розмови.У списку " Дії з файлом " виберіть " Редагувати файл". Відкриється нова вкладка для цього файлу.
Унесіть потрібні зміни. Щоб припинити редагувати документ, закрийте вкладку в браузері. Усі зміни автоматично зберігаються у вкладеному файлі.
Якщо файл зберігається в SharePoint, угорі екрана відобразиться параметр редагування файлу в Word, Excel або PowerPoint.
Якщо немає попереднього перегляду або немає посилання " Редагувати файл ", виконайте такі дії:Натисніть кнопку "Клацнути", щоб завантажити (або завантажити) і зберегти файл на комп'ютері.
Відредагуйте файл (не обов'язково для завантаження).
Передайте її до Viva Engage, знайшовши вихідну версію, а потім виберіть "Дії з> файлами" "Передати нову версію". Під час передавання файл скидається до стану читання й записування.
Попередній перегляд або редагування файлу групи
- У групі виберіть Files і клацніть ім'я файлу. Файл з'явиться в розмові, у якій його опубліковано.
- Щоб переглянути файл, виберіть посилання "Клацніть тут", щоб переглянути документ. Якщо файл можна попередньо переглянути, відкриється вікно попереднього перегляду.
- Щоб відредагувати файл, виберіть "Дії з> файлами"Редагувати файл.
- Унесіть потрібні зміни. Щоб припинити редагувати документ, закрийте вкладку в браузері. Усі зміни автоматично зберігаються у вкладеному файлі.
- Якщо файл зберігається в SharePoint, його можна редагувати у верхній частині програми Word, Excel або PowerPoint.
Якщо ви не можете вибрати команду "Редагувати файл " у списку "Дії з файлом ", виконайте такі дії: - У списку Дії з файлами виберіть команду Завантажити та збережіть файл на комп'ютері.
- За потреби відредагуйте файл і завантажте його до Viva Engage, знайшовши вихідну версію. Потім виберіть "Дії з>файлами" Завантажити нову версію. Під час передавання файл скидається до стану читання й записування.
Попередній перегляд або редагування файлу зі списку Viva Engage Files
- Щоб знайти файл, якщо ви не впевнені, в якій спільноті він знаходиться, виберіть
, виберіть FilesFiles, а потім дослідіть найбільш ймовірне розташування для вашого файлу.
У цьому поданні дії з файлом відображаються в розкривному меню в стовпці " Дата останнього оновлення ".
- Щоб переглянути файл, натисніть кнопку "Перегляд".
Якщо в списку немає попереднього перегляду , ця функція недоступна для цього типу файлів. - Щоб відредагувати файл, виберіть "Редагувати".
- Відредагуйте файл. Щоб припинити редагувати документ, закрийте вкладку в браузері. Усі зміни автоматично зберігаються у вкладеному файлі.
- Якщо файл зберігається в SharePoint, його можна редагувати у верхній частині програми Word, Excel або PowerPoint.
Якщо не вдається редагувати файл, завантажте й відредагуйте його, а потім передайте його ще раз. - Натисніть кнопку "Завантажити ", щоб зберегти файл на комп'ютері.
- Відредагуйте файл і передайте його до Viva Engage, знайшовши вихідну версію. Потім виберіть «Дії з>файлом» Передати нову версію.
Робота з файлами на сайті SharePoint
Щоб виконати завдання з файлами в SharePoint, виберіть посилання "Бібліотека документів SharePoint" на сторінці групи та перейдіть до папки "Програми ".
Відомості про те, як працювати з файлами в SharePoint, див. в таких статтях:
- Редагування документа в бібліотеці документів
- Взяття на редагування та повернення з редагування файлів бібліотеки або вилучення змін у них
- Редагування дозволів для списку або бібліотеки SharePoint і керування ними.
Запитання й відповіді
Запитання. Як переконатися, що зміни, внесені до Office 365-файлу, збережено?
Відповідь. Зміни зберігаються відразу після їх внесення в Office 365. Щоб перевірити, чи внесено зміни у файлі, оновіть вікно браузера та перегляньте файл для попереднього перегляду.
Запитання. Чому деякі файли Office 365 доступні лише для читання?
Відповідь. Якщо у файлах Word, PowerPoint або Excel відсутнє посилання для редагування, це означає, що Viva Engage вашої організації перейшли на Office 365, а файли Viva Engage тепер зберігаються в SharePoint. Документ потрібно буде завантажити й передати ще раз. Це змінить заводські настройки файлу, і він стане доступним для читання та запису.
Запитання. Якщо я працюю з типом файлу, який не можна редагувати в Viva Engage, чи можна замінити попередню версію на оновлену?
Відповідь. Так. Для інших типів файлів, окрім Word, PowerPoint і Excel. Знайдіть вихідну версію файлу в Viva Engage і виберіть команду «Завантажити нову версію» в списку «Дії з файлом». Передати нову версію документа Word, Excel або PowerPoint неможливо: відстеження версій для таких типів файлів можливе, лише якщо зміни внесено за допомогою Office 365.
Запитання. Як зробити так, щоб ніхто не змінював файл?
Відповідь. Якщо файл зберігається в Viva Engage, попросіть адміністратора групи клацнути його ім'я, а потім у списку "Дії з файлом" ліворуч виберіть "Позначити як офіційний" і "Заблокувати зміни".
Файл відображається з жовтою зірочкою.
Якщо файл збережено в SharePoint, ви можете взяти його на редагування, щоб ніхто інший не міг його відкрити, або змінити дозволи SharePoint для файлу.
- Щоб знайти файл у SharePoint, на сторінці підключеної групи клацніть посилання "Бібліотека документів SharePoint" і перейдіть до папки "Програми ".
- Дотримуйтеся вказівок SharePoint у статті "Взяття на редагування, повернення з редагування або вилучення змін у файлах бібліотеки" або " Редагування дозволів для списку або бібліотеки SharePoint і керування ними".