Sử dụng mẫu SharePoint đào tạo và phát triển site nhóm

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu site vào site SharePoint mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn và quyết định những tùy chỉnh site cần thiết để phù hợp với thương hiệu, tiếng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn. 

Trang site điền sẵn:

• Trang chủ - Cung cấp và nơi hạ cánh cho người xem tham gia vào nhóm phát triển và tài nguyên.

• Cuộc hội thoại - Kết nối với một biệt danh nhóm dùng chung và lịch nhóm trong Outlook. Kết nối trang web này với nhóm Microsoft 365 để thêm trò chuyện trong thời gian thực trong Microsoft Teams.

• Notebook - Kết nối với OneNote dùng chung.

• Trang - Lưu trữ trang site và nội dung mẫu trang.

• Thùng rác - Cung cấp quyền truy nhập vào nội dung nhóm đã loại bỏ gần đây.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site nhóm Đào tạo và phát triển, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu này thành của riêng bạn. 

Giới thiệu các tài nguyên quan trọng - Sử dụng phần web Chính để nêu bật mục tiêu học tập và tài nguyên tổ chức. Hiển thị các sự kiện và hạn chót sắp tới - Sử dụng phần web Sự kiện để hiển thị các ngày quan trọng.  Tô sáng liên kết đến các tài nguyên thường được sử dụng - Sử dụng phần web Liên kết nhanh để cung cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên thường được sử dụng.  Cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào tài liệu - Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào tài nguyên và tài liệu của phòng ban.  Xây dựng dự đoán bằng cách tạo đếm ngược - Sử dụng phần web bộ hẹn giờ Countdown để cho phép các thành viên trong nhóm có bao nhiêu thời gian nếu còn lại trước một sự kiện lớn. Phát hành tin tức và thông báo nhóm - Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị các cập nhật liên quan cho các thành viên nhóm.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫnhướng site, phần web và nội dung của site để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức bạn. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, Lưu dưới dạng bản nháp hoặc Tái phát hành thay đổi để hiển thị các chỉnh sửa cho người xem.

1. Sử dụng phần web Chính để nêu bật mục tiêu học tập và tài nguyên tổ chức

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Chính, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn các tùy chọn Tầng và Ô phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Chính.

2. Sử dụng phần web Sự kiện để hiển thị các ngày quan trọng

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Sự kiện, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Bắt đầu bằng cách chọn Nguồn từ đó các sự kiện của bạn sẽ xuất phát từ đó, danh sách sự kiện và thể loại sự kiện.

3. Sau đó, chọn phạm vi Ngày sẽ được hiển thị trên site.

4. Tiếp theo, chọn Bố trí cho Hiển thị các sự kiện trên site. 

5. Chọn Số lượng mục tối đa cần được liệt kê trong phần web này.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Sự kiện.

3. Sử dụng phần web Liên kết nhanh để cung cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên được sử dụng thường xuyên

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Liên kết nhanh, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn tùy chọn Bố trí phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Liên kết nhanh.

4. Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập vào tài liệu

1. Để thay đổi dạng xem hoặc nguồn thư mục cho phần web Thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm .

2. Để sửa thư mục thư viện tài liệu, nhãn, nội dung, dẫn hướng đến thư viện trong Nội dung site, thực hiện chỉnh sửa của bạn, rồi bạn thấy cập nhật nội dung trong phần web.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Thư viện tài liệu.

5. Sử dụng phần web Bộ hẹn giờ Đếm ngược để tô sáng và sự kiện sắp tới

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Bộ hẹn giờ Đếm ngược, rồi chọn Chỉnh .

2. Thêm Ngày vàGiờ của sự kiện.

3. Chọn bộ hẹn giờ Định dạng bộ hẹn giờ sẽ hiển thị dưới dạng.

4. Thêm hành động Gọi hành động bằng cách thay đổi văn bản xếp chồng và thêm nối kết.

5. Tùy chỉnh hình nền phần web bằng cách chọn Thay đổi, chọn nguồn hình ảnh, rồi chọn Chèn.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược.

6. Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị các cập nhật liên quan đến các thành viên nhóm

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn Nguồn tin tức có chứa thông tin bạn muốn hiển thị.

3. Chọn các tùy chọn Bố trí, Xem và Bộ lọc hiển thị tốt nhất các thành viên trong nhóm của tổ chức.

4. Trong mục Sắp xếp, xác định thứ tự hiển thị tin tức.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Tin tức.

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy thực hiện những thao tác hoàn thiện trên site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng và nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.

• Sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi giao diện site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ trang web của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh trang web của mình, xem lại trang web và phát hành bản thảo cuối cùng. 

1. Chọn Cài đặtvà sau đó Quyền trang web.

2. Sau đó chọn Mời mọi người, rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên chia sẻ như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.

3. Sau đó chọn Mời mọi người , rồi chỉ Chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chọn tài nguyên được chia sẻ hoặc quyền chỉnh sửa site.

Tìm hiểu thêm về quản lý cài đặt site nhóm, thông tin site và quyền.

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Các biện pháp tốt nhất cho việc bảo trì site:

• Kế hoạch bảo trì trang web - Thiết lập lịch trình để xem lại nội dung trang web thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và có liên quan.

• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng Tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các liên kết và phần web - Duy trì cập nhật liên kết và phần web để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị của trang web của mình.

• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng trang web bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập trang web và hơn thế nữa.

• Xem lại định kỳ thiết đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin site và quyền cho site.