Xử lý lỗi nguồn dữ liệu (Power query)

Có hai loại lỗi có thể xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu.

Địa phương   Nếu xảy ra lỗi trong sổ làm việc Excel của bạn, thì ít nhất là nỗ lực khắc phục sự cố của bạn bị hạn chế và dễ quản lý hơn. Có thể dữ liệu được làm mới đã gây ra lỗi với hàm hoặc dữ liệu đã tạo ra điều kiện không hợp lệ trong danh sách thả xuống. Những lỗi này khó hiểu, nhưng khá dễ theo dõi, xác định và khắc phục. Excel cũng cải thiện việc xử lý lỗi với các thông báo rõ ràng hơn và liên kết theo ngữ cảnh đến các chủ đề trợ giúp có mục tiêu nhằm giúp bạn tìm ra và khắc phục sự cố.

Xa   Tuy nhiên, một lỗi xuất phát từ nguồn dữ liệu từ xa bên ngoài là một vấn đề khác hoàn toàn. Đã xảy ra sự cố trong hệ thống có thể ở trên đường phố, trên khắp thế giới hoặc trên đám mây. Các loại lỗi này yêu cầu một cách tiếp cận khác. Các lỗi từ xa thường gặp bao gồm:

• Không thể kết nối với một dịch vụ hoặc tài nguyên. Kiểm tra kết nối của bạn.

• Không thể tìm thấy tệp mà bạn đang tìm cách truy nhập.

• Các máy chủ không đáp ứng và có thể đang trải qua bảo trì. 

• Nội dung này không sẵn dùng. Nó có thể đã bị loại bỏ hoặc tạm thời không khả dụng.

• Hãy chờ... dữ liệu đang được tải.

Dưới đây là một vài gợi ý để giúp bạn xử lý các lỗi mà bạn có thể gặp phải.

Tìm và lưu lỗi cụ thể    Trước tiên, kiểm tra ngăn & Connections truy vấn (Chọn Truy vấn> truy vấn & Connections, chọn kết nối, rồi hiển thị cửa sổ bật lên). Xem lỗi truy nhập dữ liệu nào xảy ra và ghi lại mọi chi tiết bổ sung được cung cấp. Tiếp theo, mở truy vấn để xem bất kỳ lỗi cụ thể nào với từng bước truy vấn. Tất cả các lỗi được hiển thị với nền màu vàng để dễ dàng nhận dạng. Ghi lại hoặc chụp màn hình thông tin thông báo lỗi, ngay cả khi bạn không hiểu đầy đủ thông tin đó. Đồng nghiệp, người quản trị hoặc dịch vụ hỗ trợ trong tổ chức của bạn có thể giúp bạn hiểu điều gì đã xảy ra và đề xuất giải pháp. Để biết thêm thông tin, hãy xem Xử lý lỗi trong Power Query.

Nhận thông tin trợ giúp    Tìm kiếm site Trợ giúp và Đào tạo về Office. Điều này không chỉ chứa nội dung trợ giúp mở rộng mà còn chứa thông tin khắc phục sự cố. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Các bản sửa lỗi hoặc giải pháp thay thế cho sự cố gần đây trong Excel for Windows.

Tận dụng cộng đồng kỹ thuật    Sử dụng trang web Cộng đồng Microsoft để tìm kiếm các cuộc thảo luận liên quan cụ thể đến sự cố của bạn. Rất có khả năng bạn không phải là người đầu tiên gặp vấn đề, những người khác đang đối phó với nó, và thậm chí có thể đã tìm thấy một giải pháp. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cộng đồng Microsoft Excel vàCộng đồng Giải đáp Office.

Tìm kiếm trên web    Sử dụng công cụ tìm kiếm ưa thích của bạn để tìm kiếm các trang web bổ sung có thể cung cấp các cuộc thảo luận hoặc manh mối thích hợp. Điều này có thể tốn nhiều thời gian, nhưng đó là một cách để tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi đặc biệt khó hiểu hơn.

Liên hệ với bộ phận Hỗ trợ Office      Tại thời điểm này, bạn có thể hiểu được vấn đề tốt hơn nhiều. Điều này có thể giúp bạn tập trung cuộc hội thoại của mình và giảm thiểu thời gian dành cho Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng của Microsoft 365 và Office.

Mặc dù bạn có thể không khắc phục được sự cố nhưng bạn vẫn có thể tìm hiểu chính xác vấn đề để giúp người khác hiểu tình huống và giải quyết vấn đề đó cho bạn.

Sự cố với dịch vụ và máy chủ    Lỗi mạng và thông tin liên lạc thỉnh thoảng là thủ phạm có thể gây ra. Điều tốt nhất bạn có thể làm là đợi và thử lại. Đôi khi, vấn đề chỉ đi.

Các thay đổi đối với vị trí hoặc tính khả dụng    Cơ sở dữ liệu hoặc tệp đã bị di chuyển, hỏng, đưa sang chế độ ngoại tuyến để bảo trì hoặc cơ sở dữ liệu đã gặp sự cố. Thiết bị đĩa có thể bị hỏng và tệp bị mất. Để biết thêm thông tin, hãy xem Khôi phục tệp bị mất trên Windows 10.

Các thay đổi đối với xác thực và quyền riêng tư   Điều này có thể đột nhiên xảy ra khi quyền không còn hoạt động hoặc đã thực hiện thay đổi đối với thiết đặt quyền riêng tư. Cả hai sự kiện đều có thể ngăn truy nhập vào nguồn dữ liệu ngoài. Hãy kiểm tra với người quản trị của bạn hoặc người quản trị của nguồn dữ liệu bên ngoài để xem những gì đã thay đổi. Để biết thêm thông tin, hãy xem Quản lý các quyền và cài đặt nguồn dữ liệu vàĐặt mức độ riêng tư.

Tệp đã mở hoặc bị khóa   Nếu một văn bản, CSV hoặc sổ làm việc đang mở, bất kỳ thay đổi nào đối với tệp sẽ không được bao gồm trong phần làm mới cho đến khi tệp được lưu. Ngoài ra, nếu tệp đang mở, bạn có thể bị khóa và không thể truy nhập được cho đến khi đóng tệp. Điều này có thể xảy ra khi người kia đang sử dụng phiên bản Excel không phải đăng ký. Yêu cầu họ đóng hoặc kiểm nhập tệp. Để biết thêm thông tin, hãy xem Mở khóa tệp đã bị khóa để chỉnh sửa.

Các thay đổi đối với sơ đồ ở phần phụ trợ   Ai đó thay đổi tên bảng, tên cột hoặc kiểu dữ liệu. Điều này gần như không bao giờ khôn ngoan, có thể có tác động lớn và đặc biệt nguy hiểm với cơ sở dữ liệu. Một người hy vọng rằng nhóm quản lý cơ sở dữ liệu đã đặt các điều khiển thích hợp để ngăn chặn điều này xảy ra, nhưng trượt xảy ra. 

Chặn lỗi khỏi việc gấp truy vấn    Power Query cách cải thiện hiệu suất bất cứ khi nào có thể. Thường thì sẽ tốt hơn nếu chạy truy vấn cơ sở dữ liệu trên máy chủ để tận dụng hiệu suất và công suất lớn hơn. Quy trình này được gọi là gấp truy vấn. Tuy nhiên, Power Query chặn truy vấn nếu có khả năng dữ liệu bị xâm phạm. Ví dụ: phối được xác định giữa bảng sổ làm việc và bảng SQL Server tính. Quyền riêng tư của dữ liệu sổ làm việc được đặt là Quyền riêng tư, nhưng dữ SQL Server được đặt thành Tổ chức. Vì Quyền riêng tư hạn chế hơn so với Tổ chức, Power Query chặn trao đổi thông tin giữa các nguồn dữ liệu. Việc gấp truy vấn xảy ra ở phía sau, vì vậy có thể khiến bạn ngạc nhiên khi xảy ra lỗi chặn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Thông tin cơ bản về gấp truy vấn, Gấp truy vấn và Gấp bằng Chẩn đoán Truy vấn.

Thông thường với Power Query, bạn có thể tìm hiểu chính xác sự cố là gì và tự khắc phục sự cố.

Đã đổi tên bảng và cột    Thay đổi tên bảng và tên cột hoặc tiêu đề cột gần như chắc chắn sẽ gây ra vấn đề khi bạn làm mới dữ liệu. Truy vấn dựa vào tên bảng và cột để định hình dữ liệu trong hầu hết mọi bước. Tránh thay đổi hoặc loại bỏ tên bảng và cột gốc, trừ khi mục đích của bạn là làm cho chúng khớp với nguồn dữ liệu. 

Thay đổi kiểu dữ liệu    Thay đổi kiểu dữ liệu đôi khi có thể gây ra lỗi hoặc kết quả không mong đợi, đặc biệt là trong các hàm có thể yêu cầu kiểu dữ liệu cụ thể trong các đối số. Ví dụ bao gồm, thay thế kiểu dữ liệu văn bản trong hàm số hoặc tìm cách thực hiện tính toán theo kiểu dữ liệu không phải số. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm hoặc thay đổi kiểu dữ liệu.

Lỗi mức ô   Các loại lỗi này sẽ không ngăn truy vấn tải nhưng chúng hiển thị Lỗi trong ô. Để xem thông báo, hãy chọn khoảng trắng trong ô bảng có chứa Lỗi. Bạn có thể loại bỏ, thay thế hoặc chỉ giữ lỗi. Ví dụ về lỗi ô bao gồm: 

• Chuyển đổi    Bạn tìm cách chuyển đổi một ô có chứa NA thành một số nguyên.

• Toán học    Bạn cố gắng nhân giá trị văn bản với một giá trị số.

• Ghép nối    Bạn tìm cách kết hợp các chuỗi nhưng một trong số các chuỗi đó có dạng số.

Thử nghiệm và thử nghiệm một cách an toàn    Nếu bạn không chắc chắn rằng chuyển đổi có thể có tác động tiêu cực, sao chép một truy vấn, kiểm tra các thay đổi của bạn và diễn ra thông qua các biến thể của lệnh Power Query. Nếu lệnh không hoạt động, chỉ cần xóa bước bạn đã tạo và thử lại. Để tạo nhanh dữ liệu mẫu có cùng sơ đồ và cấu trúc, hãy tạo bảng Excel gồm một vài cột và hàng, rồi nhập (Chọn Dữ liệu> từ Bảng /Phạm vi). Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạobảng và Nhập từ Bảng Excel.

Bạn có thể cảm thấy như một đứa trẻ trong cửa hàng kẹo khi lần đầu tiên nắm bắt những gì bạn có thể làm với dữ liệu trong cửa Trình soạn thảo Power Query. Nhưng hãy chống lại sự cám dỗ để ăn tất cả kẹo. Bạn muốn tránh thực hiện chuyển đổi có thể vô tình gây ra lỗi làm mới. Một số thao tác rất đơn giản, chẳng hạn như di chuyển cột đến một vị trí khác trong bảng và không nên dẫn đến lỗi làm mới xuống đường, vì Power Query theo dõi các cột theo tên cột của chúng.

Các thao tác khác có thể dẫn đến lỗi làm mới. Một quy tắc chung của ngón tay cái có thể là ánh sáng dẫn đường của bạn. Tránh thực hiện thay đổi quan trọng cho cột gốc. Để phát an toàn, hãy sao chép cột gốc bằng lệnh (ThêmCột, Cột Tùy chỉnh, Nhân đôi Cột, v.v.), sau đó thực hiện thay đổi của bạn cho phiên bản được sao chép của cột ban đầu. Sau đây là các thao tác đôi khi có thể dẫn đến lỗi làm mới và một số biện pháp tốt nhất để giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Thao tác	Hướng dẫn
Lọc	Cải thiện hiệu quả bằng cách lọc dữ liệu càng sớm càng tốt trong truy vấn và loại bỏ dữ liệu không cần thiết để giảm bớt việc xử lý không cần thiết. Ngoài ra, sử dụng Tự Lọc để tìm kiếm hoặc chọn các giá trị cụ thể và tận dụng các bộ lọc dành riêng cho loại có sẵn trong cột ngày, ngày giờ và múi giờ (chẳng hạn như Tháng, Tuần, Ngày).
Kiểu dữ liệu và tiêu đề cột	Power Query tự động thêm hai bước vào truy vấn của bạn ngay sau bước Nguồn đầu tiên: Tiêu đề Được tăng cấp, tăng cấp hàng đầu tiên của bảng làm tiêu đề cột và Loại đã Thay đổi, chuyển đổi các giá trị từ kiểu dữ liệu Bất kỳ thành kiểu dữ liệu dựa trên việc kiểm tra các giá trị từ mỗi cột. Đây là một sự thuận tiện hữu ích, nhưng có thể có những lúc bạn muốn kiểm soát rõ ràng hành vi này để ngăn ngừa lỗi làm mới vô tình. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm hoặc thay đổi kiểu dữ liệu và Tăng cấp hoặc giáng cấp hàng và tiêu đề cột.
Đổi tên cột	Tránh đổi tên cột gốc. Sử dụng lệnh Đổi tên cho cột được thêm vào bằng lệnh hoặc hành động khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem Đổi tên cột.
Phân tách Cột	Tách bản sao của cột gốc chứ không phải cột ban đầu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tách cột văn bản.
Phối Cột	Phối bản sao của cột gốc chứ không phải bản gốc. Để biết thêm thông tin, hãy xem Phối cột.
Loại bỏ cột	Nếu bạn có một số lượng nhỏ các cột cần giữ lại, hãy dùng Chọn Cột để giữ lại những cột bạn muốn.  Hãy cân nhắc sự khác biệt giữa việc loại bỏ cột và loại bỏ các cột khác. Khi bạn chọn loại bỏ các cột khác và bạn làm mới dữ liệu của mình, các cột mới được thêm vào nguồn dữ liệu vì lần làm mới cuối cùng của bạn có thể vẫn không bị phát hiện vì chúng sẽ được coi là các cột khác khi bước Loại bỏ Cột được thực thi lại trong truy vấn. Trường hợp này sẽ không xảy ra nếu bạn loại bỏ một cột một cách rõ ràng. Mẹo      Không có lệnh để ẩn cột (vì có trong Excel). Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều cột và bạn muốn ẩn nhiều cột trong số đó để giúp tập trung công việc của mình, bạn có thể thực hiện các thao tác sau: loại bỏ các cột, nhớ Bước đã được tạo, rồi loại bỏ bước đó trước khi bạn tải truy vấn trở lại trang tính. Để biết thêm thông tin, hãy xem Loại bỏ cột.
Thay thế một giá trị	Khi bạn thay thế một giá trị, bạn không sửa nguồn dữ liệu. Thay vào đó, bạn sẽ thực hiện thay đổi đối với các giá trị trong truy vấn. Lần sau khi bạn làm mới dữ liệu của mình, giá trị mà bạn tìm kiếm có thể đã thay đổi một chút hoặc không còn ở đó nữa, vì vậy lệnh Thay thế có thể không hoạt động như dự kiến ban đầu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thay thế giá trị.
Xoay và Bỏ xoay	Khi bạn sử dụng lệnh Cột Pivot , lỗi có thể xảy ra khi bạn xoay cột, không tổng hợp các giá trị nhưng trả về nhiều giá trị duy nhất. Tình huống này có thể phát sinh sau khi thao tác làm mới thay đổi dữ liệu một cách ngoài dự đoán. Dùng lệnh Bỏ xoay Cột Khác khi không phải tất cả các cột đều được xác định và bạn muốn thêm cột mới trong quá trình làm mới cũng được bỏ xoay. Dùng lệnh Chỉ Xoay Cột Đã chọn khi bạn không biết số cột trong nguồn dữ liệu và bạn muốn đảm bảo rằng các cột đã chọn vẫn được bỏ xoay sau thao tác làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem Xoaycột và Bỏ xoay cột.

Ngăn lỗi xảy ra    Nếu một nguồn dữ liệu bên ngoài được quản lý bởi một nhóm khác trong tổ chức của bạn, họ cần phải biết sự phụ thuộc của bạn vào nguồn dữ liệu đó và để tránh các thay đổi đối với hệ thống của họ có thể gây ra vấn đề hạ nguồn. Lưu giữ bản ghi tác động đến dữ liệu, báo cáo, biểu đồ và các thành phần lạ khác phụ thuộc vào dữ liệu. Thiết lập các dòng liên lạc để đảm bảo rằng họ hiểu được tác động và thực hiện các bước cần thiết để giữ cho mọi thứ chạy mượt mà. Tìm cách tạo các tùy chọn kiểm soát giúp giảm thiểu các thay đổi không cần thiết và dự đoán hậu quả của những thay đổi cần thiết. Thừa nhận, điều này rất dễ nói và đôi khi khó để làm.

Kiểm lỗi trong tương lai với tham số truy vấn    Sử dụng tham số truy vấn để giảm thiểu thay đổi sang một vị trí dữ liệu chẳng hạn. Bạn có thể thiết kế tham số truy vấn để thay thế một vị trí mới, chẳng hạn như đường dẫn thư mục, tên tệp hoặc URL. Có những cách bổ sung để sử dụng tham số truy vấn để giảm thiểu sự cố. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo truy vấn tham số.