创建内容管理器规则以传送文档

创建内容管理器规则以传送文档

为了确定如何传送文档,内容管理器使用您创建的规则。 规则基于内容类型和元数据的组合。

本文介绍如何创建用于组织和传送文档或记录的规则。 可以为文档传送启用任何 SharePoint 企业网站。

重要: 必须首先启用内容管理器功能,并配置管理器以路由记录。 有关如何配置内容组织者的详细信息,请参阅配置内容管理器以传送文档

本文内容

创建规则之前:首先步骤

了解文档的传送方式

创建规则以传送文档

创建规则之前:首先步骤

在创建用于路由文档的规则之前,必须执行几个重要步骤。

  1. 激活内容管理器功能。

  2. 创建要将文档传送到的库和文件夹。 您可能希望为您所传送的每种类型的文档创建文件夹。 例如,仅为电子邮件记录或 Excel 电子表格创建库。 若要了解如何创建库,请参阅在 SharePoint 中创建文档库

  3. 内容类型必须与要路由的文档相关联。 在其中,内容类型可以是确定文档存储位置的最终位置的条件的一部分。

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了解文档的传送方式

你可以将文档路由到记录中心网站或任何其他类型的 SharePoint 网站中的库或文件夹。 放置库是在激活内容管理器功能时自动创建的,用作默认位置。 文档传送过程由多个元素组成:

  • 目标库和文件夹    内容专员或记录经理手动创建要传送文档的库和文件夹,并将这些库指定为目标库。

  • 网站内容类型    每个文档都必须具有内容类型,并且用户可以手动将相应的网站内容类型添加到目标库。

  • 放置库    不符合规则的文档或缺少必需元数据的文档将发送到放置库,以便用户可以输入所需的元数据。 或者,你可以配置内容管理器,以便将所有上载的文档暂时路由到放置库。

    注意: 放置库旨在用作与任何规则不匹配的项目的 "捕获全部"。 它设计为临时位置,而不是永久协作网站。

  • 文档规则列表    这是所有路由规则的集合。 内容专员或记录管理员访问此列表以创建、管理和查看路由规则。

下图显示了如何根据特定于会议的条件传送文档和电子邮件,以及如何将缺少信息的文档返回到放置库。

使用内容管理器的文档传送。 显示多个源,并显示缺少元数据的文档将返回到放置库。

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创建规则以传送文档

对于添加到记录传送列表的每个记录类型,您可以指定记录标题和说明。 您还可以在网站中指定记录的存储位置。 若要确保所有相关记录都已路由到相应的位置,可以为记录类型指定替换名称。

注意: 您必须至少拥有网站所有者权限才能创建路线文档的规则。

  1. 导航到要为其创建内容管理器规则的网站。

  2. 若要查看 "网站内容" 选项,请在 "快速启动" 面板上,选择 "更多"。

  3. 从 "应用" 菜单行中,选择 "设置"。

  4. 在 "网站设置" 页面上的 "网站管理" 部分中,选择 "内容管理器规则"。

  5. 在 "内容管理器规则" 页面上,在 "单击以添加新项目" 中,选择 "添加"。

  6. 在 "规则名称" 部分中,输入描述规则的条件和操作的名称。

  7. 在 "规则状态和优先级" 部分中,若要将规则应用于传入的内容,请选择 "活动"。 然后,选择一个优先级以确定内容传送方式应与多个内容管理器规则匹配。
    如果您不希望此规则应用于传入的内容,请选择 "非活动"。

  8. 提交的 "内容类型" 部分中,将规则与内容类型相关联。 执行此操作后,将使用所选内容类型标记内容管理器的提交,并标识规则条件中使用的属性。

    • 选择相应的内容组。 您选择的组决定了可在下一步中选择的内容类型。

    • 选择相应的内容类型。

    • 如果所选内容类型在其他 SharePoint 网站上具有不同的名称,请在 "替换名称" 下选中该复选框。 然后,在提供的字段中,输入在其他网站上使用的名称,然后选择 "添加"。 替代内容类型的名称将显示在下方的列表中。

  9. 在 "条件" 部分中,选择提交的属性必须满足规则的条件。 例如,你可能希望规则应用于标题中包含 "预算" 一词的所有文档。 若要添加更多条件,请选择 "添加另一个条件" 链接。

    注意: 根据您在步骤6中选择的内容类型,属性下拉列表中可用的属性会有所不同

  10. 在 "目标位置" 部分中,输入或浏览到位置以放置与规则匹配的内容。 若要将相似的文档分组到文件夹中,请选中 "自动创建文件夹" 复选框。 例如,如果你有一个用于列出组织中项目的所有文档的属性,则可以强制内容管理器为每个项目创建单独的文件夹。

    注意: 内容管理器的规则旨在将文档传送到不同位置。 在协作过程中,我们不支持使用规则将文件重新发布到相同位置。

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