创建内容管理器规则以传送文档
应用对象
为了确定如何路由文档，内容管理器使用你创建的规则。 规则基于内容类型和元数据的组合。
本文介绍如何创建规则来组织和传送文档或记录。 可以为任何 SharePoint 企业网站启用文档传送。
重要: 必须首先启用内容管理器功能，并将组织者配置为路由记录。 有关如何配置内容管理器的详细信息，请参阅 配置内容管理器以路由文档。
本文内容
创建规则之前：第一步
在创建传送文档的规则之前，必须执行几个重要步骤。
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激活内容管理器功能。
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创建要将文档路由到的库和文件夹。 你可能想要为要传送的每种文档类型创建文件夹。 例如，创建一个仅用于电子邮件记录或 Excel 电子表格的库。 若要了解如何创建库，请参阅 在 SharePoint 中创建文档库。
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内容类型必须与要路由的文档相关联。 在它们中，内容类型可以是确定文档存储最终位置的条件的一部分。
了解如何路由文档
可以将文档路由到记录中心网站或任何其他 SharePoint 网站中的库或文件夹。 激活内容管理器功能时自动创建的 Drop Off 库充当默认位置。 文档传送过程由几个元素组成：
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目标库和文件夹 内容专员或记录管理员手动创建应将文档路由到的库和文件夹，并将这些库指定为目标库。
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网站内容类型 每个文档都必须具有内容类型，用户可以手动将适当的网站内容类型添加到目标库。
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下车库 与规则不匹配或缺少所需元数据的文档将发送到 Drop Off 库，以便用户可以输入所需的元数据。 或者，可以配置内容管理器，以便所有上传的文档暂时路由到放置库。
注意: Drop Off 库旨在用作与任何规则不匹配的项的“全部捕获”。 它设计为临时位置，而不是永久协作网站。
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文档规则列表 这是所有路由规则的集合。 内容专员或记录管理员访问此列表以创建、管理和查看路由规则。
下图显示了如何根据满足特定条件路由文档和电子邮件，以及如何将缺少信息的文档返回到 Drop Off 库。
创建用于路由文档的规则
对于添加到“记录传送”列表的每个记录类型，请指定记录标题和说明。 还可以指定存储记录的站点中的位置。 若要确保所有相关记录都路由到适当的位置，可以为记录类型指定备用名称。
注意: 必须至少具有网站所有者权限才能创建用于路由文档的规则。
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导航到要为其创建内容管理器规则的网站。
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在“快速启动”面板中，若要查看 “网站内容 ”选项，请选择“ 更多”。
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在“应用”菜单行中，选择 “设置”。
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在 “网站设置” 页上的“ 网站管理 ”部分下，选择“ 内容组织者规则”。
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在 “内容管理器规则” 页上， 在“单击以添加新项”中，选择“ 添加”。
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在 “规则 名称” 部分中，输入描述规则的条件和作的名称。
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在 “规则状态和优先级 ”部分中，若要将规则应用于传入内容，请选择“ 活动”。 然后，选择优先级以确定内容是否与多个内容管理器规则匹配时如何路由。如果不希望此规则应用于传入内容，请选择“非活动”。
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在 “提交的内容类型” 部分中，将规则与内容类型相关联。 通过执行此作，向内容组织者的提交将使用所选内容类型进行标记，并标识在规则条件中使用的属性。
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选择适当的内容组。 选择的组确定可在下一步中选择的内容类型。
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选择适当的内容类型。
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如果所选内容类型在另一个 SharePoint 网站上具有不同的名称，请在“ 备用名称”下选中复选框。 然后，在提供的字段中，输入在其他网站上使用的名称，然后选择“ 添加”。 备用内容类型的名称显示在下面的列表中。
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在 “条件 ”部分中，选择提交的属性必须满足规则的条件。 例如，你可能希望规则应用于标题中具有“预算”一词的所有文档。 若要添加更多条件，请选择“ 添加其他条件” 链接。
注意: “ 属性 ”下拉列表中可用的属性因在步骤 6 中选择的内容类型而异。
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在“ 目标位置 ”部分中，输入或浏览到要放置与规则匹配的内容的位置。 若要将类似文档分组到文件夹中，请选中“ 自动创建文件夹 ”复选框。 例如，如果你有一个列出组织中项目的所有文档的属性，则可以强制内容管理器为每个项目创建一个单独的文件夹。
注意: 内容管理器的规则旨在将文档路由到不同的位置。 不支持在协作期间使用规则将文件重新发布到同一位置。
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