了解如何在 Outlook 中保护电子邮件

安全选项

可用的安全选项取决于所使用的帐户类型以及该帐户是否具有 Microsoft 365 订阅。 例如，如果使用具有 Microsoft 365 的个人Microsoft帐户，则没有使用工作或学校帐户的用户那么多的选项。 这是因为 IT 管理员通常为其组织中的所有用户设置加密策略，他们需要不同的安全功能来帮助保持合规性。 通常，敏感信息越多，可以且应该应用的安全策略就越多，因此，如果使用工作或学校帐户，请与组织检查特定信息处理问题。

下表详细说明了根据你的帐户以及你是否拥有符合条件的 Microsoft 365 订阅提供的功能。

让我们来看看在 Outlook 中保护电子邮件的一些不同方法

在本文中：

• 使用加密来防止对电子邮件进行未经授权的访问

• 使用数字签名发送消息以验证发件人身份

• 使用信息权限管理 (IRM) 保护消息

• 在 Outlook 中将敏感度标签应用于电子邮件

• 打开从 Outlook 发送的加密或受保护的电子邮件

使用加密来防止对电子邮件进行未经授权的访问

加密电子邮件意味着电子邮件已从可读纯文本转换为乱码密码文本。 只有目标收件人才能破译邮件以供阅读。 任何没有相应密钥的收件人都会看到无法加密的文本。 

根据你的组织或帐户，Outlook 可能允许你使用 S/MIME 或Microsoft Purview 邮件加密加密邮件。 每当邮件包含数字签名或 IRM 保护（例如 “不转发” 或 “不打印”）时，它都会自动加密。

有关详细信息，请参阅： 

• 设置 Outlook 以使用加密和数字签名

• 在 Outlook 中发送加密电子邮件

• 了解 Outlook.com 中的加密邮件

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使用数字签名 (S/MIME) 发送消息，以验证发件人身份

如果要发送已验证的邮件，告知收件人邮件未被篡改，请使用数字签名。  插入数字签名会在发送电子邮件之前自动加密电子邮件。 人员从独立验证发件人身份的证书颁发机构获取数字 ID。

收到包含数字签名的邮件时，可以相信发件人是他们所说的。 如果要在电子邮件中插入数字签名，则需要安装数字 ID (证书) ，该证书由第三方验证。

有关详细信息，请参阅：

• 在 Outlook 中使用数字签名保护邮件

• 验证签名邮件上的数字签名

• 查找数字 ID 或数字签名服务

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使用信息权限管理 (IRM) 保护消息

可以使用信息权限管理 (IRM) 来限制对 Outlook 中电子邮件中内容的权限，就像可以将权限限制为其他 Microsoft 356 或 Microsoft Office 文件一样。 

例如，发送带有“请勿转发”标签的电子邮件及其附加文件。 这意味着你的组织有一个 IRM 策略，用于检查目标收件人的许可证，以便只有他们才能打开文件，而他们将无法转发该文件。 电子邮件对其他人都是无法理解的。

有关详细信息，请参阅：

• 电子邮件消息的 IRM 简介

• 打开加密和受保护的邮件

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在 Outlook 中将敏感度标签应用于电子邮件

电子邮件上的敏感度标签可帮助收件人在发送邮件时了解你的意图。 您可以对文件和电子邮件应用敏感度标签，以使其符合组织的信息保护政策。 组织定义这些标签及其含义。 它们可能包括一般、非商业、公共、专用或机密等分类。 它们仅适用于具有工作或学校帐户以及符合条件的Microsoft 365 订阅的个人。

请记住，敏感度标签不会阻止收件人对邮件执行任何作。 若要限制收件人可对你发送的邮件执行的作，我们建议应用加密或使用 IRM 保护邮件。

有关详细信息，请参阅：

• 在 Outlook 中将敏感度标签应用于电子邮件

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打开从 Outlook 发送的加密或受保护的电子邮件

当有人从 Outlook 发送具有加密或附加保护的电子邮件时，收件人应能够从 Outlook 或其他电子邮件客户端打开它。

可以在大多数版本的 Outlook 中直接读取具有仅加密策略的邮件。 如果收件人正在使用其他邮件服务，他们将看到一封带有链接的邮件，用于在Microsoft Purview 邮件加密门户中查看邮件。 

有关详细信息，请参阅：

• 打开加密和受保护的邮件

• 验证签名邮件上的数字签名

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另请参阅

在 Outlook 移动版中启用 S/MIME

为 Mac 发送数字签名或加密消息