Επισκόπηση: Διαχείριση, δικαιώματα και κοινή χρήση τοποθεσίας για κατόχους τοποθεσιών

Σύγχρονη διακυβέρνηση τοποθεσιών

Στο σύγχρονο SharePoint, η διακυβέρνηση τοποθεσιών είναι πιο σημαντική από ό,τι σε προηγούμενες εκδόσεις, επειδή υπάρχει περισσότερος έλεγχος και επιλογές για τη δημιουργία τοποθεσίας. Η διακυβέρνηση της εταιρείας σας εξαρτάται από το βαθμό ελέγχου που χρειάζεται η εταιρεία σας επί του περιεχομένου, το οποίο καθορίζει τις λεπτομέρειες για τη δημιουργία τοποθεσιών και τη διακυβέρνηση των κατόχων τοποθεσιών. Ο διαχειριστής του SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις πολιτικές που αφορούν τις απαιτήσεις ασφαλείας, τους κυβερνητικούς κανονισμούς, την εταιρική επωνυμία, την προσβασιμότητα και τις οδηγίες εκπαίδευσης. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές δημιουργίας και χρήσης τοποθεσιών του οργανισμού σας, προτού δημιουργήσετε το σχέδιο διακυβέρνησης τοποθεσίας.

Σύγχρονη δομή περιήγησης τοποθεσίας SharePoint

Οι πιο αποτελεσματικές τοποθεσίες του SharePoint βοηθούν τους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα αυτό που χρειάζονται, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που βρίσκουν για να λαμβάνουν αποφάσεις, να ενημερώνονται σχετικά με το τι συμβαίνει, να έχουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται ή να συνεργάζονται με συναδέλφους για την επίλυση ενός προβλήματος. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό περιήγησης στην τοποθεσία στο SharePoint.

Μέρος της αρχιτεκτονικής των πληροφοριών σας μπορεί να περιλαμβάνει τη διαβάθμιση των πληροφοριών. Εάν οι πληροφορίες που δημοσιεύετε έχουν μεγάλη αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειριστείτε προσεκτικά. Αφού οργανώσετε τις πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο προβολής του περιεχομένου.

Η σύγχρονη αρχιτεκτονική SharePoint έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι ευέλικτη και να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες ανάγκες της εταιρείας σας. Οι σύγχρονες τοποθεσίες μπορούν να συσχετιστούν μεσυγκεντρωτικές τοποθεσίες. Οι συσχετισμένες τοποθεσίες μοιράζονται την περιήγηση και την εμπορική προσαρμογή με το διανομέα. Εάν είναι ενεργοποιημένη από τον κάτοχο της συγκεντρωτικής τοποθεσίας και την έγκριση των κατόχων της τοποθεσίας, οι συσχετισμένες τοποθεσίες μπορούν επίσης να μοιράζονται δικαιώματα διανομέα.

Προτιμήστε τα παρακάτω κατά τον προσδιορισμό της δομής περιήγησης της τοποθεσίας σας:

• Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε σελίδες, λίστες και βιβλιοθήκες;
• Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στον ιστότοπο;
• Πώς θα περιηγούνται οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
• Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;
• Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;

Διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες

Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία των προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων για την αποστολή πληροφοριών του οργανισμού σας εξαρτώνται από την ασφάλεια που κάνετε την τοποθεσία σας, ιδίως από το άτομο στο οποίο επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας. Η διαχείριση δικαιωμάτων στις σύγχρονες τοποθεσίες περιλαμβάνει χρήστες και ομάδες χρηστών. Τα δικαιώματα στις σύγχρονες τοποθεσίες επικοινωνίας και ομάδας προέρχονται από τα πρότυπα τοποθεσίας που παρέχουν διαφορετικές επιλογές. για κάθε τοποθεσία.

Οι τοποθεσίες επικοινωνίας δεν συσχετίζονται με ομάδες του Microsoft 365 και έχουν τρεις προεπιλεγμένους ρόλους - κατόχους τοποθεσίας, μέλη τοποθεσίας και επισκέπτες τοποθεσίας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων:

• Ακολουθήστε την αρχή του ελάχιστου προνομίου: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για την εκτέλεση των εργασιών που τους έχουν ανατεθεί.
• Χρησιμοποιήστε τις τυπικές προεπιλεγμένες ομάδες: Δώστε πρόσβαση στους χρήστες, προσθέτοντάς τους σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι).
• Εξετάστε το ενδεχόμενο να τμηματοποιήσετε το περιεχόμενό σας κατά επίπεδο ασφάλειας: Δημιουργήστε μια τοποθεσία ή μια βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διάσπαρτα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και να προστατεύονται με μοναδικά δικαιώματα.

Δικαιώματα σύγχρονης τοποθεσίας κατά τίτλο

Περισσότεροι πόροι για τους κατόχους τοποθεσιών:

• Προσαρμογή της τοποθεσίας σας SharePoint
• Προσαρμογή της περιήγησης για την τοποθεσία σας στο SharePoint
• Αναζήτηση στο σύγχρονο SharePoint
• Ρύθμιση συγκεντρωτικής τοποθεσίας του SharePoint
• Διαχείριση της τοποθεσίας επικοινωνίας του SharePoint
• Διαχείριση των ρυθμίσεων τοποθεσίας του SharePoint
• Κοινή χρήση της τοποθεσίας σας
• Επεξεργασία δικαιωμάτων για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή ένα μεμονωμένο στοιχείο

Διαχείριση τοποθεσιών

Ένα σημαντικό αλλά συχνά αόρατο τμήμα οποιασδήποτε τοποθεσίας είναι το μοντέλο διακυβέρνησής της, το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των ευθυνών και των διεργασιών που δημιουργείτε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα της ομάδας σας χρησιμοποιούν το SharePoint.

Πολλές εταιρείες διαθέτουν ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τις τοποθεσίες είτε σε επίπεδο κεντρικής διαχείρισης είτε σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, το οποίο μπορεί να δημιουργείται και να συντηρείται από ένα τμήμα ή μια ομάδα IT. Ως κάτοχος τοποθεσίας, πρέπει να διαπιστώσετε εάν υπάρχει ήδη ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τη συλλογή τοποθεσιών ή τη συστοιχία. Εάν ναι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας ή να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση των συγκεκριμένων ζητημάτων σας. Για παράδειγμα, εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας για μια δευτερεύουσα τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως μια κλασική τοποθεσία ομάδας, ίσως να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε το δικό σας πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης. για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων ζητημάτων σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία.

Ένα μοντέλο διακυβέρνησης για μια τοποθεσία διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να γνωρίζουν πότε πρέπει να δημιουργήσουν μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία, λίστα ή άλλο περιεχόμενο τοποθεσίας. Εξασφαλίζει ότι οι δευτερεύουσες τοποθεσίες και το περιεχόμενο αποσύρονται όταν δεν είναι πλέον αποδεκτά για να εξοικονομείται χώρος αποθήκευσης και να διατηρούνται ακριβή τα αποτελέσματα αναζήτησης. Παρέχει στους χρήστες πρόσβαση στο σωστό περιεχόμενο, Διατηρήστε την εμπορική προσαρμογή της τοποθεσίας ίδια καθ' όλη τη διάρκειά της, επιτρέποντας στους κατόχους δευτερεύουσας τοποθεσίας να γνωρίζουν ποια πρότυπα και θέματα είναι διαθέσιμα. Επίσης, καθιστά ευκολότερη την αλλαγή κατόχου τοποθεσίας όταν αποχωρούν άτομα από την εταιρεία ή αλλάζουν ρόλοι.

Ένα μοντέλο χρηστής διακυβέρνησης για έναν ιστότοπο, θα πρέπει να επικεντρώνεται στα ακόλουθα μέρη:

• Δημιουργία τοποθεσίας
• Διαχείριση δικαιωμάτων
• Αρχιτεκτονική πληροφοριών
• Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση
• Όρια χώρου αποθήκευσης
• Ταξινόμηση των πληροφοριών
• Προσαρμογή
• Προστασία δεδομένων
• Περιήγηση
• Αναζήτηση
• Ρόλοι και ευθύνες για την υποστήριξη του ιστότοπου

Ορισμένα τμήματα της προηγούμενης λίστας μπορεί να έχουν ήδη αποφασιστεί για εσάς από το μοντέλο διαχείρισης σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών ή σε επίπεδο εταιρείας, όπως ο χώρος αποθήκευσης που έχετε για την τοποθεσία σας και τι είδους προσαρμογές μπορείτε να κάνετε στην εμφάνιση και την αίσθηση της τοποθεσίας. Άλλες ενδέχεται να μην είναι σχετικές, ανάλογα με το πόσο σύνθετη είναι η τοποθεσία ομάδας σας και πόσα άτομα έχετε χρησιμοποιήσει αυτήν. Αλλά ακόμα και αν δεν χρειάζεται να λάβετε αποφάσεις σχετικά με αυτά τα θέματα, είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας και να επιβάλετε τις κατάλληλες πολιτικές.

Δημιουργία δευτερεύουσας τοποθεσίας

Μπορεί να θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να μπορούν να δημιουργούν δευτερεύουσες τοποθεσίες κάτω από την τοποθεσία ομάδας για χρήση σε συγκεκριμένα έργα.

Η δυνατότητα αυθόρμητης δημιουργίας νέων δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για την ομάδα, αλλά η απεριόριστη δημιουργία τοποθεσιών μπορεί να ξεφύγει από τον έλεγχο. Όταν οι δευτερεύουσες τοποθεσίες πολλαπλασιάζονται ελεύθερα, μπορεί να προκύψουν προβλήματα. Για παράδειγμα:

• Είναι δύσκολο για τους χρήστες να βρουν τη σωστή δευτερεύουσα τοποθεσία ή να είναι βέβαιοι αν την έχουν.
• Οι πληροφορίες μπορούν να αναπαραχθούν σε πολλές δευτερεύουσες τοποθεσίες, καταλαμβάνοντας ακριβό χώρο αποθήκευσης και απαιτώντας διπλή προσπάθεια για τη συντήρησή τους.
• Οι μη ενημερωμένες πληροφορίες μπορεί να παραμένουν σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, πιθανώς για χρόνια, και να εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Μπορεί να είναι δύσκολο να ξεχωρίσετε ποια εκδοχή των πληροφοριών είναι σωστή.
• Η διαχείριση δικαιωμάτων για μια πληθώρα δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να γίνει μια σημαντική αγγαρεία και οι χρήστες μπορεί ακούσια να καταλήξουν με πρόσβαση σε πληροφορίες που πραγματικά δεν θα έπρεπε να έχουν.
• Καθώς οι υπάλληλοι αποχωρούν από την ομάδα, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες που δημιουργούν ενδέχεται να εγκαταλειφθούν, δημιουργώντας σύγχυση και θολά αποτελέσματα αναζήτησης για τους υπόλοιπους χρήστες της τοποθεσίας.

Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια εάν ορίσετε ορισμένες πολιτικές για τη δημιουργία τοποθεσιών που καλύπτουν τους ακόλουθους τομείς:

• Ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί δευτερεύουσες τοποθεσίες;
• Οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες πρέπει να εγκρίνονται εκ των προτέρων; Εάν ναι, ποια είναι τα κριτήρια έγκρισης και ποιος χορηγεί την έγκριση;
• Θα πρέπει οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες να χρησιμοποιούν καθιερωμένα πρότυπα και θέματα;
• Πόσες πληροφορίες μπορεί να αποθηκεύονται σε μια τοποθεσία; Δηλαδή, πόσο χώρο στο δίσκο διακομιστή μπορεί να καταλάβει;
• Ποιοι είναι οι κανόνες για τη συμπερίληψη στρατηγικών πλοήγησης στην τοποθεσία;
• Για πόσο χρονικό διάστημα θα πρέπει να αποθηκεύονται οι πληροφορίες σε δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από τη διαγραφή ή την αρχειοθέτησή τους;

Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας ή δευτερεύουσας τοποθεσίας για περισσότερες πληροφορίες.

Διαχείριση δικαιωμάτων

Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία των προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων για την αποστολή πληροφοριών του οργανισμού σας εξαρτώνται από την ασφάλεια που κάνετε την τοποθεσία σας, ιδίως από το άτομο στο οποίο επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας.

Η εκχώρηση και ο περιορισμός πρόσβασης στην τοποθεσία σας ονομάζεται διαχείριση δικαιωμάτων και είναι μία από τις σημαντικότερες ευθύνες σας ως κάτοχος τοποθεσίας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων.

• Ακολουθήστε την αρχή του ελάχιστου δικαιώματος: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
• Δώστε πρόσβαση στους χρήστες, προσθέτοντάς τους σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι). Κάντε τα περισσότερα άτομα μέλη των ομάδων "Μέλη" ή "Επισκέπτες" και περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα "Κάτοχοι".
• Χρησιμοποιήστε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων για να δημιουργήσετε μια ξεκάθαρη, εύκολη στην απεικόνιση ιεραρχία. Δηλαδή, αποφύγετε να εκχωρήσετε δικαιώματα σε άτομα, αντί να εργαστείτε με ομάδες. Όπου είναι δυνατό, μπορείτε να έχετε απλώς μέσω μεταβίβασης δικαιωμάτων από την τοποθεσία ομάδας σας, αντί να έχετε μοναδικά δικαιώματα.
• Οργανώστε το περιεχόμενό σας για να επωφεληθείτε από τη μεταβίβαση δικαιωμάτων: Εξετάστε το ενδεχόμενο να τμηματοποιήσετε το περιεχόμενό σας κατά επίπεδο ασφάλειας – δημιουργήστε μια τοποθεσία ή μια βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διάσπαρτα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και να προστατεύονται με μοναδικά δικαιώματα.

Ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint ή Επεξεργασία δικαιωμάτων για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή μεμονωμένο στοιχείο για πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό δικαιωμάτων.

Αρχιτεκτονική πληροφοριών

Η αρχιτεκτονική πληροφοριών μιας τοποθεσίας μοιάζει με τον πίνακα περιεχομένων ενός βιβλίου: Καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες σε αυτή την τοποθεσία—ιστοσελίδες, έγγραφα, λίστες και δεδομένα—είναι οργανωμένες και παρουσιάζονται στους χρήστες της τοποθεσίας. Η αρχιτεκτονική πληροφοριών συχνά καταγράφεται ως ιεραρχική λίστα περιεχομένου τοποθεσίας, λέξεων-κλειδιών αναζήτησης, τύπων δεδομένων και άλλων εννοιών.

Για να δημιουργήσετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών, πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα παρουσιαστούν στην τοποθεσία. Εδώ είναι μερικές από τις ερωτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών:

• Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες και ούτω καθεξής;
• Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στον ιστότοπο;
• Πώς θα περιηγούνται οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
• Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένο κοινό;
• Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;

Μέρος της αρχιτεκτονικής των πληροφοριών σας μπορεί να περιλαμβάνει τη διαβάθμιση των πληροφοριών.

Εάν οι πληροφορίες με τις οποίες ασχολείστε έχουν μεγάλη αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, ίσως θελήσετε να ρυθμίσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειριστείτε προσεκτικά.

Αφού οργανώσετε τις πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο διαχείρισης του περιεχομένου. Για παράδειγμα:

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου των αρχείων

Όταν χρειάζεστε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, εξασφαλίζετε ότι μόνο ένα άτομο μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο μέχρι να γίνει μεταβίβαση ελέγχου. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου εγγράφων δεν επιτρέπει σε πολλά άτομα να κάνουν αλλαγές ταυτόχρονα, κάτι που μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου βοηθά επίσης να υπενθυμίσετε στα μέλη της ομάδας να προσθέτουν ένα σχόλιο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πιο εύκολα τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Παρακολούθηση εκδόσεων

Εάν χρειάζεται να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις αρχείων, οι βιβλιοθήκες μπορούν να σας βοηθήσουν με την παρακολούθηση, την αποθήκευση και την επαναφορά των αρχείων. Μπορείτε να επιλέξετε να παρακολουθείτε όλες τις εκδόσεις με τον ίδιο τρόπο. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε ορισμένες εκδόσεις ως κύριες, όπως η προσθήκη ενός νέου κεφαλαίου σε ένα εγχειρίδιο, και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ενός ορθογραφικού λάθους. Για τη διαχείριση του χώρου αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό για κάθε τύπο έκδοσης που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;.

Απαίτηση έγκρισης εγγράφου

Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Τα έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει σχετική άδεια. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν από την έγκρισή του. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι τελικές πριν τις δουν οι άλλοι χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.

Παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τις αλλαγές

Οι βιβλιοθήκες υποστηρίζουν τεχνολογία RSS, ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν αυτόματα να λαμβάνουν και να βλέπουν ενημερώσεις, ή τροφοδοσίες, ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία RSS για να σας ειδοποιεί για τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως για παράδειγμα όταν αλλάζουν αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τροφοδοσίες RSS, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση τροφοδοσιών RSS για μια τοποθεσία ή συλλογή τοποθεσιών.

Δημιουργία ροών εργασιών

Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να χρησιμοποιεί ροές εργασίας που έχει ορίσει η εταιρεία σας για επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση έγκρισης ή αναθεώρησης εγγράφου. Η ομάδα σας μπορεί να εφαρμόζει επαγγελματικές διαδικασίες στα έγγραφά της, γνωστές ως ροές εργασίας, οι οποίες καθορίζουν ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν με μια σειρά, όπως η έγκριση ή η μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασίας είναι ένας αυτοματοποιημένος τρόπος μετακίνησης εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών. Τρεις ροές εργασίας είναι διαθέσιμες στις βιβλιοθήκες από προεπιλογή: Έγκριση, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση. Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών ως μεταγλώττιση. και τη "Συλλογή υπογραφών", η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για τη συλλογή των ψηφιακών τους υπογραφών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα "Επισκόπηση ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint"

Ορισμός τύπων περιεχομένου

Εάν η ομάδα σας εργάζεται με διάφορους τύπους αρχείων, όπως φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης σας ενεργοποιώντας και ορίζοντας πολλούς τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου μπορεί να καθορίσει ένα πρότυπο ή ακόμα και διαδικασίες ροής εργασίας. Τα πρότυπα λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και οποιοδήποτε στερεότυπο κείμενο, καθώς και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως το όνομα του τμήματος ή ο αριθμός σύμβασης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου

Παρακολούθηση ελέγχου

Εάν έχετε μια ομάδα ευαίσθητων αρχείων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται τα έγγραφα, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση "Έλεγχος" συμβάντων, όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή. Για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών

Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση

Τοποθεσίες όπως τοποθεσίες εργασίας εγγράφων και τοποθεσίες συζητήσεων έχουν την τάση να παραμένουν όταν δεν είναι πλέον χρήσιμες, καταλαμβάνοντας πολύτιμο χώρο αποθήκευσης και θολώνοντας τα αποτελέσματα αναζήτησης. Είναι καλή ιδέα να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση των τοποθεσιών και του περιεχομένου τους (τουλάχιστον μία φορά το χρόνο), για να δείτε αν αξίζει να διατηρηθούν.

Καλό είναι να έχετε υπόψη, επίσης, ότι το μεγαλύτερο μοντέλο διακυβέρνησης της εταιρείας σας μπορεί επίσης να είναι σε επιφυλακή για μη ενημερωμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να διαγράψει αυτόματα τις τοποθεσίες που δεν έχουν επηρεαστεί για 90 ημέρες. Ως κάτοχος τοποθεσίας, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας προειδοποιεί ότι αυτό επρόκειτο να συμβεί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές κύκλου ζωής και απόσυρσης, ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές κλεισίματος τοποθεσιών.