Crear una regla para automatizar una lista o biblioteca

Después de crear una lista o biblioteca en Listas Microsoft, SharePoint o Teams, puede crear reglas para automatizar tareas como enviar una notificación a alguien cuando los datos cambian en la lista o se crea un archivo nuevo en la biblioteca.

Elegirá una condición que desencadena la regla y la acción que realizará la regla. (Para demostrarlo, el procedimiento siguiente crea una regla para una lista. Desencadenará una notificación cuando cambie una columna).

  1. Con la lista abierta en Listas Microsoft, SharePoint o Teams, cerca de la parte superior de la página, seleccione Automatizar y, a continuación, Crear una regla.
    Captura de pantalla de creación de una regla desde el menú Automatizar de una lista

  2. En Notificar a alguien cuando, seleccione una condición que desencadena la regla. Por ejemplo, una columna cambia.

    Captura de pantalla de elegir una plantilla de regla para cuándo notificar a alguien
    La selección aquí crea una instrucción de regla que se completará en el paso siguiente.

    Nota: No se admite la creación de una regla basada en una columna de texto de varias líneas. 

  3. Seleccione cada una de las partes subrayadas de la instrucción de regla para personalizar la condición eligiendo una columna, el valor de la columna y a quién notificar.

    Por ejemplo, para finalizar una regla para notificarse cuando cambia una columna, puede elegir la columna Estado y, a continuación, para Escribir un nombre o una dirección de correo electrónico,puede seleccionar Yo. (Puede especificar una persona o varias personas, pero no una dirección de correo electrónico de grupo).
    Captura de pantalla de finalización de una regla para notificarse cuando cambie la columna Estado.

  4. Cuando haya terminado de personalizar la instrucción, seleccione Crear.

Verá la regla completada en lapágina Administrar regla y la regla estará activada. Vuelva a esta página siempre que necesite editar,eliminaro administrar una regla.

Solución de problemas: No se puede crear una regla

Si se produce un error al intentar crear una regla, es probable que se deba a los permisos aplicados a la lista o biblioteca. Necesita la ayuda de alguien propietario de la biblioteca o lista para solucionar esta situación, como se describe a continuación.  

Permisos para bibliotecas

Para administrar reglas, el propietario debe conceder el permiso "Editar" a la biblioteca. El propietario puede hacerlo compartiendo la biblioteca con usted y especificando Puede editar.

Permisos para listas

El propietario debe abrir la lista y seleccionar: Configuración > configuración de lista > configuración avanzada. En Permisos de nivel de elemento,la opción Acceso de lectura debe cambiarse a Leer todos los elementos. 

Además, para administrar reglas, el propietario de la lista debe conceder el permiso "Editar" a la lista. El propietario puede hacerlo compartiendo la lista con usted y especificando Puede editar.

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