Poissaolotapahtuman lisääminen muiden Outlook-kalenteriin

poissaolotapahtuman Create kalenterissa

1. Valitse KalenterinAloitus-välilehdessäUusi tapahtuma. 

2. Lisää tapahtumalle otsikko ja valitse sitten alkamis- ja päättymispäivät.

3. Jos haluat estää kokonaisen päivän (tai päivän), siirrä Koko päivä - vaihtopainike päälle. 

4. Valitse Asetukset-ryhmässä Varattuja valitse sitten poissa-vaihtoehto avattavasta luettelosta.

5. Valitse Tallenna.

Lähetä tämä poissaolotapahtuma muille

Jos olet noudattanut edellisen osan vaiheita, luomasi tapahtuma näyttää, että olet merkinnyt poissaoloksi. Tämä tarkoittaa sitä, että jos joku yrittää ajoittaa kokouksen kanssasi, hän huomaa, ettet ole käytettävissä. 

Yleinen virhe, kun lähetät poissaolotapahtuman muille, on avata alkuperäinen tapahtuma ja muuttaa Vapaa/Varattu, jotta voit näyttää sinut vapaa-tilana poissaolon sijaan. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että näet nyt kaikkien niiden käytettävissä, jotka yrittävät ajoittaa kokousta kanssasi. Tämän välttämiseksi sinun on luotava kalenteriin päällekkäinen tapaaminen, jossa vapaa/varattu-asetuksena on Vapaa, muokattava tapahtumaa tarpeen mukaan ja lähetettävä se sitten muille.

1. Napsauta kalenterissa aiemmin luomaasi poissaolotapahtumaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Monista tapahtuma.

2. Lisää tapahtumalle uusi otsikko. Haluat ehkä esimerkiksi lisätä nimesi otsikkoon, jotta kaikki, jotka katsovat tätä omassa kalenterissaan, tietävät heti, mistä on kyse.

3. Valitse Osallistujat-ryhmässäVastausasetukset ja poista vastauspyyntöjen valinta avattavasta luettelosta.

4. Valitse Asetukset-ryhmässä Vapaa/Varattu ja valitse avattavasta luettelosta Vapaa.

5. Lisää Kutsutut osallistujat -kohdassa haluamasi vastaanottajat.

6. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

7. Jos ilmoitat käyttäjille toistuvista ajoista, että olet poissa toimistolta, valitse avattavasta Älä toista -valikosta toistumiskaava ja valitse sitten Tallenna.

8. Valitse Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa vapaa/varattu-asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy vastaanottajan Outlook-kalenterissa kunkin päivän yläreunassa. Tämä on visuaalinen muistutus, joka ei estä heidän omaa työaikaansa.

Hallitse käytettävyyttäsi kalenterissa

Kun lisäät kohteen kalenteriin tai hyväksyt jonkun muun kutsun, kohde merkitään oletusarvoisesti varattuna kalenterissasi:

• Tämä vaikuttaa vapaa/varattu-aikaan, jonka muut näkevät kalenterissasi, kun he yrittävät ajoittaa kokousta kanssasi.

• Jos käytät Teamsia, se vaikuttaa myös tilailmaisimeen ja näyttää sinut varattuna, kun sinulla on kokouksia tai tapaamisia ajoitettuna.

Kun tarkastelet kalenteria, kunkin kohteen vasen reuna on värikoodattu sen tilan ilmaisemiseksi: Valkoinen reuna ilmaisee vapaana ja tummempi väri osoittaa varattu.

Voit muuttaa minkä tahansa kalenterikohteen näkymään varattuna, vapaana, poissa-muodossa jne.:

1. Napsauta kalenterissa hiiren kakkospainikkeella kohdetta, jota haluat muuttaa.

2. Osoita näkyviin tulevassa valikossa Näytä muodossa -kohtaa ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

Haluatko muuttaa tilaasi Teamsissa? Katso Tilan muuttaminen Microsoft Teamsissa.

Vaihe 1: Loma-ajan lisääminen työtovereiden kalentereihin

Kun merkitset kalenterissa olevan ajan poissaoloksi, työtoverisi näkevät sen, kun he yrittävät ajoittaa kokousta kanssasi. Mutta eikö olisi hienoa, jos voisit varoittaa kaikkia kerralla ennen vapaa-aikaasi vaikuttamatta heidän vapaa/varattu-tilaansa tai sotkematta kalentereitaan? Voit tehdä tämän määrittämällä tietosi näkymään heidän kalentereissaan koko päivän tapahtumana, mutta toisin kuin normaali koko päivän kestävä tapahtuma, joka on yleensä varattu, tämä koko päivän kestävä tapahtuma näkyy vapaa-aikana. Tämä ei vaikuta työtovereidesi vapaa/varattu-käytettävyyteen.

1. Valitse Kalenterin Aloitus-välilehdessäUusi kokous.

   Vihje: Voit luoda uuden kokouspyynnön myös pikanäppäimellä painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+VAIHTO+Q.

2. Kirjoita kuvaus Otsikko-ruutuun ja kirjoita halutessasi sijainti Sijainti-ruutuun .

3. Valitse Aloitusaika- ja Lopetusaika-luetteloista aika, jolloin olet poissa toimistosta. Lomapäivien kohdalla tämä koskee yleensä koko päivää. Valitse tässä tapauksessa Koko päivän kestävä tapahtuma -valintaruutu.

   Huomautus: Outlook käyttää oletusarvoisesti ajoittamiseen tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa poissaoloaikasi eri aikavyöhykkeen mukaan, valitse Aikavyöhykkeet-valintaruutu ja valitse sopiva aikavyöhyke.

4. Poista Osallistujat-ryhmänVastausasetukset-kohdan avattavasta painikkeesta Pyydä vastauksia .

5. Valitse Asetukset-ryhmänNäytä muodossa -kohdan avattavasta luettelosta Vapaa . Jos olet jo määrittänyt, että tämä on koko päivän kestävä tapahtuma, Näytä muodossa -asetukseksi määritetään automaattisesti Vapaa.

   Tärkeää: 

   • Varmista, että Näytä muodossa -asetukseksi on määritetty Vapaa. Tällä tavoin kokouspyynnön vastaanottajat voivat hyväksyä kokouspyynnön ja lisätä loma-ajan kalenteriinsa, mutta se ei varaa mitään aikaa heidän kalenterissaan. Vastaanottajan kalenterissa näytetään yhä ajoituksessa vapaa tavoitettavuus loma-aikanasi.

   • Kun valitset koko päivän kestävää tapahtumaa, tapahtuman aloitusaika on keskiyöllä. Jotta työtoverisi eivät saa ilmoituksia kummallisina aikoina, määritä Muistutus-asetukseksi Ei mitään.

6. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

7. Lisää halutut vastaanottajat Pakollinen- tai Valinnainen-riville .

8. Jos ilmoitat käyttäjille toistuvista ajoista, jolloin olet poissa toimistolta, valitse Asetukset-ryhmässäToistuminen, valitse toistumiskaava ja valitse sitten OK.

9. Valitse Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa Näytä muodossa -asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy työtovereidesi Outlook-kalenterissa päivän ensimmäisenä kohtana. Kyse on visuaalisesta muistutuksesta, joka ei varaa mitään työaikaa.

Vaihe 2: Loma-ajan varaaminen kalenterissa

Jos noudatit edellisen kohdan vaiheita, lähettämäsi kokouspyyntö merkittiin vapaa-ajaksi, jotta se ei varaa muiden henkilöiden kalentereiden aikaa. Aika on kuitenkin merkitty myös vapaaksi omassa kalenterissasi. Sinun on nyt luotava muita tapaamisia itsellesi siten, että muut näkevät, ettet ole tavoitettavissa määrittämäsi aikana.

Yleinen virhe on avata kokouspyyntökohde kalenterissa ja muuttaa Näytä muodossa -asetus vapaastapoissaoloksi alkuperäisen pyynnön lähettämisen jälkeen. Kun teet tämän, päivitys lähetetään kuitenkin kaikille, joihin lähetit kokouspyynnön, muuttamalla Vapaapoissa - tilaksi ja poistamalla vaiheet, jotka olet tehnyt välttääksesi tämän. Kalenteriin on luotava päällekkäinen tapaaminen, jonka Näytä muodossa -asetuksena on Poissa.

Kun muut käyttävät Outlook-kalenteria kokousten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen, he näkevät tavoitettavuutesi, jollet olet muuttanut kalenterisi käyttöoikeuksia tämän estämiseksi. Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien Näytä muodossa -asetuksena on yleensä Varattu. Voit myös luoda kohteita , joiden Näytä muodossa -asetuksena on Poissa. Kohteet, joiden arvona on Poissa, ovat samankaltaisia kuin Varattu-asetukseksi määritettyjä kohteita. Jonkun ei pitäisi odottaa sinun olevan käytettävissä juuri nyt. Visuaalisesti nämä kaksi tyyppiä eroavat toisistaan: Poissa-asetukseksi määritetyt kohteet näkyvät violetilla värillä, kohteet , joiden asetuksena on Varattu, on merkitty sinisellä väriteemalla. Tämä ulkoasun ero auttaa korostamaan, miksi et ole tavoitettavissa. Saatat esimerkiksi pystyä siirtämään ristiriitaisen Varattu-kohteen , mutta et todennäköisesti pysty tai halua muuttaa poissa-kohdetta , kuten lomaasi.

1. Valitse KalenterinAloitus-välilehdessäUusi tapaaminen.

2. Kirjoita Otsikko-ruutuun poissa olevan ajan nimi.

3. Valitse Alkamisaika - ja Päättymisaika-kohdassa päivämäärät, jolloin poissa oleva aika alkaa ja päättyy.

4. Valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

5. Muuta Näytä muodossa -asetukseksiPoissa-asetus.

6. Valitse Tallenna ja sulje.