חיבור רשימה חיצונית ל- Outlook

משימות נפוצות המהוות דרישה מוקדמת

הכנת מקור הנתונים החיצוני    ייתכן שמנהל מערכת יצטרכו ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלנמענים המתאימים יש גישה לנתונים ושנתונים אלה לא יתנהלו בידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, ייתכן שמנהל המערכת גם מעוניין ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות וכן הלאה כדי להגביל את התוצאות למה שנדרש ולסייע בשיפור הביצועים.

קביעת תצורה של שירותים וחשבונות של SharePoint    מנהל מערכת חייב להפעיל את שירותי הקישוריות לנתונים עסקיים ואת שירותי האחסון המאובטח.

קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח    מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולהגדיר את האישורים עבור יישום היעד.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים    מנהל מערכת חייב לוודא שלמשתמש שיצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים ושמשתמשים מתאימים יתבססו על סוג התוכן החיצוני שהרשימה החיצונית מבוססת עליו.

יצירת סוג תוכן חיצוני    משתמש חייב להגדיר סוג תוכן חיצוני המכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.

יצירת רשימה חיצונית    על משתמש ליצור רשימה חיצונית בהתבסס על סוג התוכן החיצוני ועל תצוגה אחת או יותר של הרשימה החיצונית לפי הצורך.

ודא שמוצרי Office מוכנים לשימוש    כדי לסנכרן נתונים חיצוניים עם מוצרי Office, דרושים לך Windows 7 ואילך ומוצרי התוכנה ללא תשלום הבאים, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ו- WCF Data Services 5.0 for OData V3 בכל מחשב לקוח (במידת הצורך, תתבקש להוריד את התוכנה באופן אוטומטי). כמו כן, ודא כי אפשרות ההתקנה של Office קישוריות למידע עסקי שירותים זמינים (זוהי ברירת המחדל). אפשרות זו מתקינת את קישוריות למידע עסקי Services Client Runtime אשר מבצע את הפעולות הבאות: ממטמון ומסנכרן עם נתונים חיצוניים, ממפה נתונים עסקיים לסוגי תוכן חיצוניים, מציג את בורר הפריטים החיצוניים במוצרי Office ומפעיל פתרונות מותאמים אישית בתוך מוצרי Office.

משימות המהוות דרישה מוקדמת ספציפיות ל- Outlook

הפעלת הסינכרון הלא מקוון עבור רשימות חיצונית    תכונת החווה והאתר, סינכרון לא מקוון עבור רשימות, חייבת להיות פעילה גם כן. תכונה זו פעילה כברירת מחדל ברמת החווה, אך אינה פעילה כברירת מחדל ברמת האתר.

יצירת סוג תוכן חיצוני הנתמך על-ידי Outlook     בעת יצירת סוג תוכן חיצוני, משתמש חייב להפוך את האפשרות תמיכה בסינכרון לא מקוון לזמינה ולהגדיר את השדה סוג פריט Office לאחת מהאפשרויות הבאות: אישקשר, פעילות, משימה או פרסום.

מיפוי שדות מתאימים    משתמש חייב למפות שדה אחד או יותר מסוג התוכן החיצוני לשדות המתאימים שלו ב- Outlook.

בעת מיפוי סוג תוכן חיצוני, כגון לקוח, לסוג פריט של Outlook, כגון איש קשר, עליך למפות במפורש את השדות הבודדים בסוג התוכן החיצוני, כגון שם פרטי של לקוח, שם משפחה של לקוח, כתובת לקוח וטלפון לקוח, לשדות המתאימים של סוג פריט Outlook, כגון FirstName של איש קשר, LastName, BusinessAddress ו- BusinessPhone.

אין צורך למפות את כל השדות המתאימים, אך יש למפות את השדות הבאים.

שדות שאינם ממופים, בהתאם למספר, מוצגים כמאפיינים מורחבים באופן הבא:

• סמוכים    צרף לאזור הטופס בתחתית דף ברירת המחדל של טופס Outlook (2 עד 5 שדות).

• נפרד    נוסף כדף חדש לטופס Outlook (6 שדות או יותר).

אם סוג התוכן החיצוני אינו ממופה ישירות לסוג פריט כלשהו של Outlook, באפשרותך למפות את השדות לסוג פריט של הצבת Outlook, שהוא סוג הפריט הכללי ביותר.

לראש הדף