רשימת סוגי העמודות ואפשרויות הספרייה

עמודות עוזרות לך ליצור תצוגות בעלות משמעות של הפריטים ברשימה או בספריה. באמצעות עמודות, באפשרותך למיין, לקבץ ולסנן פריטים, ובאפשרותך גם לחשב נתונים אודות פריטים באופן אוטומטי ולהציג את התוצאות של חישובים אלה. עמודות גם מאפשרות לך לציין איזה מידע יש להזין אודות פריט כאשר מישהו מוסיף פריט לרשימה או לספריה. בעת הוספת פריט, מופיע טופס ומספק שדות ואפשרויות להזנת מידע. בעת יצירת רשימה או ספריה, עמודות מסוימות, כגון כותרת או השתנה על-ידי, נוצרות באופן אוטומטי. באפשרותך ליצור עמודות נוספות בהתאם לצרכיך. העמודות שאתה יוצר קובעות אילו שדות ואפשרויות יופיעו בטופס זה, ואת העמודות שניתן להוסיף לתצוגות של הרשימה או הספריה.

עליך לציין את סוג העמודה הרצוי בעת יצירת עמודה. במקרים מסוימים, באפשרותך גם לבחור סוג עמודה אחר עבור עמודה קיימת, אך הדבר תלוי בסוג הנתונים שמאוחסנים כעת בעמודה ובכמות הנתונים. שינוי סוג העמודה של עמודה קיימת יכול לפגם בנתונים שכבר מאוחסנים בעמודה. מסיבות אלה, חשוב להחליט איזה סוג נתונים ברצונך לאחסן לפני יצירת עמודה. בעת החלטה איזה סוג עמודה ברצונך להשתמש, שקול לבצע את הפעולות הבאות:

• אילו סוגי נתונים ברצונך לאחסן? אותיות בלבד? מספרים בלבד? טקסט מעוצב? לדוגמה, לא ניתן לאחסן אותיות בעמודה מספר . הידיעה איזה סוג נתונים ברצונך לאחסן היא השלב הראשון לקראת בחירת סוג העמודה המתאים ביותר.

  מטה-נתונים מסוימים של קבצים, כגון תאריך יצירה ותאריך שינוי, זמינים כבר בעמודות מוסתרות שנוצרות באופן אוטומטי. כדי להציג עמודה כזו ברשימה, בחר הוסף עמודה >הצג/הסתר עמודות ולאחר מכן בחר את העמודה הרצויה.

• האם ברצונך להשתמש בנתונים בחישובים פיננסיים? אם כן, סוג העמודה 'מטבע' הוא האפשרות הטובה ביותר.

• האם ברצונך להשתמש בנתונים בחישובים מתמטיים? עד כמה מדויקים החישובים האלה חייבים להיות? באפשרותך לחשב נתונים בעמודות מספראו מטבע , אך לא בעמודות טקסט. בנוסף, החישובים בעמודה 'מטבע' מדויקים ביותר.

• כיצד ברצונך למיין נתונים בעמודה? בעמודה טקסט, מספרים ממוינות כמחרוזת תווים (1, 10, 100, 2, 20, 200 וכן הלאה), ולא כערכים מספריים. כדי למיין מספרים כערכים מספריים, השתמש בעמודהמספר או מטבע. כמו כן, תבניות תאריך רבות אינן ממוינות כראוי אם הן מאוחסנות בעמודה 'טקסט '. כדי להבטיח מיון נכון של תאריכים, השתמש בעמודה תאריך ושעה .

• האם ברצונך לוודא שאנשים מזינו מידע בעמודה? אם כן, באפשרותך לציין שהעמודה נדרשת ולאנשים אין אפשרות להוסיף פריט מבלי להזין את המידע.

משמש לאיסוף והצגה של כמויות קטנות של טקסט לא מעוצב בשורה אחת, כולל:

• טקסט בלבד, כגון שמות פרטיים, שמות משפחה או שמות מחלקות

• שילובים של טקסט ומספרים, כגון כתובות רחוב או מספרי חשבונות

• מספרים שאינם בשימוש בחישובים, כגון מספרי מזהה עובד, מספרי טלפון, מיקודים או מספרי חלקים

שורת טקסט בודדת של עמודת טקסט יכולה להציג עד 255 תווים בשורה בודדת. אם אתה יוצר עמודה עבור רשימה או ספריה וברצונך להציג טקסט מעוצב או יותר משורת טקסט אחת בכל פעם, צור עמודת טקסט מרובות. באפשרותך לשנות עמודת טקסט קיימת מסוג שורת טקסט בודדת לעמודת טקסט מרובות מבלי לאבד כבר נתונים המאוחסנים בעמודה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת טקסט מסוג שורת טקסט בודדת בדרכים אלה:

• הקצאת מגבלת תווים    הגבל את מספר התווים על-ידי הגדרת מספר התווים המרבי הרצוי. לדוגמה, אם העמודה מאחסן מספרי מזהי עובדים בני חמש ספרות, באפשרותך להשתמש בתכונה זו כדי להבטיח שאנשים להזין חמישה תווים בלבד.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי טקסט ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין טקסט אחר אם יש צורך בכך. בעת הגדרת ערך ברירת המחדל, אנשים יכולים להזין מידע מהר יותר על-ידי קבלת ברירת המחדל, אלא אם הם צריכים לשנות אותו. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את שם החברה שהוקצתה לפרוייקט והארגון שלך עובד עם חברה ספציפית עבור רוב הפרוייקטים, באפשרותך להזין את השם של חברה זו כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, שם החברה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פרוייקט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את השם.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות טקסט שאתה מציין או תוצאת חישוב, שנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג טקסט ספציפי באופן אוטומטי, אך הטקסט עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, מתי נוסף הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי, או [me], כדי להציג את שם האדם שמוסיף או משנה את הפריט

משמשת ברשימה או בספריה לאיסוף והצגה של טקסט מעוצב או טקסט מאורך ומספרים ביותר משורה אחת, כגון תיאור של פריט. עמודת טקסט מרובות יכולה לאחסן עד 63,999 תווים, ובאפשרותך לציין את מספר שורות הטקסט שברצונך להציג כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט. עמודה מסוג זה מציגה את כל הטקסט כאשר העמודה מוצגת ברשימה או בספריה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת טקסט של שורות מרובות בדרכים אלה:

• הקצאת מגבלת תצוגה    הגבל את מספר השורות המופיעות כאשר אנשים מזזנים מידע אודות פריט עם הגדרת מספר השורות לעריכה . לדוגמה, אם העמודה מאחסן הערות מאורך אודות אירוע בלוח השנה, ייתכן שתבחר להציג עשר שורות טקסט. הדבר מקל על אנשים להזין מידע מכיוון שהם יכולים לראות בקלות את כל הטקסט שהם הזינו. לעומת זאת, אם העמודה מאחסן רק משפט או שניים אודות אירוע, ייתכן שתבחר להציג רק שתי שורות טקסט או שלוש שורות טקסט.

  אם אתה מקצה מגבלת תצוגה, היא אינה מגבילה את כמות הטקסט המופיעה כאשר העמודה מופיעה ברשימה. כל הטקסט שהוזן עבור פריט מופיע בעמודה.

• הפיכת עיצוב טקסט לזמין    או ללא זמין(זמין רק ברשימות) השתמש בטקסט עשיר משופר (טקסט עשיר עם תמונות, טבלאות והיפר-קישורים) קובע אם אנשים יכולים להחיל עיצוב כגון מודגש, נטוי או צבעים על טקסט. אם האפשרות אינה זמינה, הרשימה לא תתמוך באפשרויות עיצוב; אם אפשרות זו זמינה, הרשימה תתמוך בעיצוב בסיסי כגון מודגש, נטוי, רשימות עם תבליטים או רשימות ממוספרות, טקסט צבעוני וצבעי רקע, וכן היפר-קישורים, תמונות וטבלאות.

• צרף    שינויים(זמין ברשימות בלבד) אם ניהול גירסאות הפך לזמין עבור הרשימה, האפשרות צרף שינויים לטקסט קיים מציינת אם אנשים יכולים להוסיף טקסט חדש אודות פריט מבלי להחליף טקסט קיים אודות פריט זה. אם תבחר שלא לצרף שינויים, טקסט חדש אודות פריט יחליף טקסט קיים כלשהו אודות פריט זה בעמודה. אם תבחר להוסיף שינויים, אנשים יוכלו להזין מידע נוסף אודות פריט, תוך הצגת טקסט שהוזן בעבר והתאריך והשעה שבהם הוזן הטקסט. בעת הצגה ברשימה, לא כשדה בטופס פריט, העמודה מציגה את ערכי התצוגה של ההיפר-קישור , במקום את הטקסט, ואנשים יכולים ללחוץ על ההיפר-קישור כדי לראות את כל המידע המאוחסן בעמודה עבור פריט זה.

  חשוב: אם תבטל אפשרות זו לאחר יצירת העמודה, כל המידע פרט לערך האחרון יימחק.

הוסף נתוני מיקום עשירים ממדריך מפות Bing הארגון שלך. עמודת המיקום מספקת עמודות נוספות לסינון, למיון ולחיפוש לפי מידע קשור, כולל כתובת רחוב, עיר, מדינה, מדינה או אזור, מיקוד, קואורדינטות או שם.

הערה: עמודה זו אינה זמינה עבור תוכניות Microsoft 365 US Government.

משמש לאחסון ערכים מספריים שאינם ערכים כספיים.

עצות לבחירת העמודה 'מספר ' או 'מטבע '

הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מאחסנים ערכים מספריים. השתמש בעמודה ' מספר' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים מתמטיים שאינם חישובים כספיים או שאינם דורשים רמת דיוק גבוהה. השתמש בעמודה 'מטבע ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים פיננסיים או במקרים שבהם אינך מעוניין לעגל מספרים בחישובים. בניגוד לעמודת מספר , עמודת 'מטבע' מדויקת ב- 15 ספרות משמאל לנקודה העשרונית ו- 4 ספרות ימינה. הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מספקים תבניות מוגדרות מראש הקובעות את אופן המראה של נתונים.

באפשרותך להתאים אישית עמודת מספר בדרכים אלה:

• ציין ערכי מינימום ומקסימום    הגבל את טווח המספרים שאנשים יכולים להזין. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את כמות העבודה שהושלמה עבור פעילות כאחוז, באפשרותך לציין אפס כערך המינימום ו- 100 כערך המקסימלי. באופן דומה, אם העמודה מאחסן את מספר המשתתפים עבור אירוע וברצונך להגביל את המשתתפים למספר ספציפי, באפשרותך להזין את מספר המשתתפים המרבי כערך המקסימלי.

• כלול מקומות עשרוניים    ציין אם המספרים מכילים מקומות עשרוניים ואת מספר המקומות העשרוניים לאחסון. אם ייתכן שהעמודה תצטרך לאחסן מספרים המכילים יותר מחמישה מקומות עשרוניים, באפשרותך לבחור אוטומטי בעת בחירת מספר המקומות העשרוניים שיש לכלול. האפשרות אוטומטי היא גם בחירה טובה אם העמודה מאחסן את תוצאות החישובים וברצונך שהתוצאה תהיה מדויקת ככל האפשר. עם זאת, אם ברצונך להבטיח שכל הערכים בעמודה כוללים מספר זהה של מקומות עשרוניים, מומלץ להגביל את מספר המקומות העשרוניים לאפס, עבור מספרים שלמים בלבד או מספר אחר של מקומות עשרוניים עד חמישה.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי מספר ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין מספרים שונים אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את מספר המחשבים שיש לכל חבר צוות, וכל חבר צוות כולל מחשב אחד לפחות, הזן 1 כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, 1 מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את המספר.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות מספר שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג מספר ספציפי באופן אוטומטי, אך המספר עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, מתי נוסף הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום מספר ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב מספר בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות.

• עיצוב המספר כאחוז    ההגדרה הצג כאחוזים מאפשרת לך להציג ולאחסן את המספר כאחוז, ולהתייחס אליו כאחוז כאשר הוא משמש לחישוב ערכים אחרים.

משמש לאחסון מידע True/False או כן/לא, כגון אם מישהו ישתתף באירוע. עמודת כן/לא מופיעה כתיבת סימון יחידה כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט. כדי לציין כן, חברי צוות בוחרים בתיבת הסימון. כדי לציין לא, חברי צוות נקה את תיבת הסימון.

ניתן להשתמש בנתונים בעמודה 'כן/ לא' בחישובים עבור עמודות אחרות. במקרים אלה, כן מומרת לערך מספרי של ערך אחד (1) ולא מומרת לערך מספרי של אפס (0).

באפשרותך להתאים אישית עמודת כן/לא על-ידי בחירת ערך ברירת מחדל עבורה. ערך ברירת מחדל הוא הבחירה המופיעה באופן אוטומטי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש. אנשים לבחור ערך אחר אם עליו לעשות זאת. עבור עמודת 'כן/לא', באפשרותך לציין אם תיבת הסימון נבחרה באופן אוטומטי, המציינת ערך 'כן' או לא, המציינת ערך 'לא'.

משמשת כדי לספק רשימה הניתנת לחיפוש של אנשים וקבוצות שממנה אנשים יכולים לבחור כאשר הם מוסיפים או עורכים פריט. לדוגמה, ברשימת משימות, עמודה בשם 'אדם' או 'קבוצה' בשם 'מוקצה ל' יכולה לספק רשימה של אנשים שניתן להקצות להם משימה. תוכן הרשימה תלוי באופן שבו שירותי מדריך SharePoint הוגדר עבור האתר. כדי להתאים אישית את תוכן הרשימה, ייתכן שיהיה עליך לפנות למנהל המערכת.

באפשרותך להתאים אישית עמודה של אדם או קבוצה בדרכים אלה:

• אפשר בחירות מרובות    אפשר לאנשים לבחור אפשרויות רבות ככל שתרצה או להגביל את מספר הבחירות לאפשרות אחת בלבד.

• כלול או אל תכלול קבוצות של אנשים    ציין אם הרשימה כוללת אנשים בודדים בלבד, או כוללת בנוסף רשימות תפוצה של דואר אלקטרוני SharePoint נוספות. לדוגמה, ברשימת משימות, ייתכן שתרצה לכלול רק אנשים בודדים כדי להבטיח שאדם מסוים אחראי לכל משימה. ברשימת פרוייקטים, ייתכן שתרצה לכלול רשימות תפוצה של SharePoint אלקטרוני וקבוצות דואר אלקטרוני כדי להבטיח שצוות משויך לכל פרוייקט.

משמש לאחסון תאריכים בלוח השנה, או הן תאריכים והן שעות. תבנית התאריך משתנה בהתאם להגדרות האזוריות של האתר. אם התבנית הרצויה אינה זמינה, בקש ממנהל המערכת להוסיף תמיכה עבור האזור המתאים לאתר.

באפשרותך להתאים אישית עמודה של תאריך ושעה בדרכים אלה:

• כלול רק את התאריך או את התאריך והשעה    ציין אם ברצונך לכלול רק את תאריך לוח השנה או את התאריך והשעה של לוח השנה ביום.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצגה אוטומטית של תאריך או תאריך ושעה ספציפיים כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את התאריך שבו הוצאה נצבור ורוב ההוצאות נצבור ביום הראשון של שנת הכספים, באפשרותך לציין את היום הראשון של שנת הכספים כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, תאריך זה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את התאריך.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין, התאריך שבו פריט מתווסף לרשימה או לספריה או תוצאת חישוב, שנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג תאריך או שעה ספציפיים באופן אוטומטי, אך התאריך או השעה עשויים להשתנות בהתאם לפריט. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי. לדוגמה, אם ברצונך שהעמודה תציג תאריך 30 יום לאחר התאריך הנוכחי, הקלד את המשוואה =[TODAY]+30 בתיבה ערך מחושב .

משמשת לאפשר לאנשים לבחור מתוך רשימה של אפשרויות שאתה מספק. סוג עמודה זה מהווה בחירה אידיאלית במקרים שבהם ברצונך להבטיח שכל הנתונים בעמודה יהיו עקביים מכיוון שניתן להגביל את הערכים המאוחסנים בעמודה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת 'אפשרות' בדרכים אלה:

• הגדרת רשימת האפשרויות    ספק רשימה מדויקת של ערכים שאנשים יוכלו לבחור. כדי לספק רשימה זו, החלף את הטקסט לדוגמה בתיבה אפשרויות בערכים הרצויים. הקלד כל ערך בשורה נפרדת. כדי להתחיל שורה חדשה, הקש ENTER.

• הפוך אפשרויות מותאמות אישית נוספות לזמינות    כדי לאפשר לאנשים להזין ערך שאינו כלול ברשימת האפשרויות, הפעל את האפשרות יכול להוסיף ערכים באופן ידני. פעולה זו היא רעיון טוב אם ייתכן שאינך יודע את כל הערכים שאנשים צריכים להזין לגבי פריטים. אם אתה מעדיף שאנשים ישתמשו רק בערכים שציינת, בטל את האפשרות יכול להוסיף ערכים באופן ידני.

• הצגת ערך ברירת מחדל    בחר באופן אוטומטי ערך ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות לאנשים לבחור ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את שמות החברות שהוקצו לפרוייקט והארגון שלך עובד עם חברה ספציפית עבור רוב הפרוייקטים, באפשרותך להזין את השם של חברה זו כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, שם החברה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פרוייקט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים לבחור את השם.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג טקסט ספציפי בעמודה באופן אוטומטי, אך הטקסט עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, בעת הוספת הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי, או [me], כדי להציג את שם האדם שמוסיף או משנה את הפריט.

  מהתפריט הנפתח, בחר את אפשרות ברירת המחדל שברצונך להציג, או בחר ללא כדי להשאיר את אפשרות ברירת המחדל ריקה.

• בחירת תבנית תצוגה    הצגת האפשרויות באמצעות תפריט נפתח או לחצני אפשרויות. תחילה, בחר אפשרויות נוספות ולאחר מכן , תחת הצג אפשרויות באמצעות, בחר את התבנית המועדפת עליך.

משמש לאחסון היפר-קישור לדף אינטרנט, לגרפיקה או למשאב אחר.

עמודת היפר-קישור מאחסן את מאתר המשאבים האחיד (URL) עבור דף אינטרנט, גרפיקה או משאב אחר. בהתאם לתבנית התצוגה שתבחר, היא תציג היפר-קישור שניתן ללחוץ עליו כדי לגשת למשאב, או גרפיקה במקום כתובת ה- URL של קובץ הגרפיקה.

כאשר משתמש מוסיף היפר-קישור לפריט רשימה, עליו להזין את כתובת ה- URL ואת הטקסט המתאר המופיע בעמודה. אם כתובת ה- URL מיועדת לקובץ גרפיקה, כגון http://www.example.com/image.gif, הם יכולים גם להזין טקסט חלופי תיאורי עבור הגרפיקה, אשר מופיע עבור אנשים שמבטלים גרפיקה בדפדפנים שלהם או מסת האישורים על תוכנה לקריאת מסך כדי להמיר גרפיקה על המסך למילים מדוברות.

משמש לאחסון ערכים כספיים.

עצות לבחירת העמודה 'מספר ' או 'מטבע '

הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מאחסנים ערכים מספריים. השתמש בעמודה 'מספר ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים מתמטיים שאינם חישובים כספיים או שאינם דורשים רמת דיוק גבוהה. השתמש בעמודה 'מטבע ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים פיננסיים או במקרים שבהם אינך מעוניין לעגל מספרים בחישובים. בניגוד לעמודת מספר , עמודת 'מטבע' מדויקת ב- 15 ספרות משמאל לנקודה העשרונית ו- 4 ספרות ימינה. הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מספקים תבניות מוגדרות מראש הקובעות את אופן המראה של נתונים.

באפשרותך להתאים אישית עמודה 'מטבע ' בדרכים אלה:

• ציין ערכי מינימום ומקסימום מותרים    הגבל את טווח ערכי המטבע שאנשים יכולים להזין. לדוגמה, אם העמודה מאחסן הוצאות מדווחות עבור אירוע והארגון שלך מגביל את הדיווח על סכומים בטווח ספציפי, באפשרותך לציין מגבלות אלה כערכים המינימליים והמקסימום.

• כלול מקומות עשרוניים    ציין אם ערכים כוללים מקומות עשרוניים ואת מספר המקומות העשרוניים לאחסון. עבור ערכי מטבע, באפשרותך לבחור שני מקומות עשרוניים או, אם אתה מעדיף לאחסן ערכים עגולים בלבד, באפשרותך לבחור אפס. עבור ערכים שאינם כספיים המשמשים בחישובים הדורשים מידה גבוהה של דיוק, באפשרותך לבחור להגביל את מספר המקומות העשרוניים לאפס עד חמישה, או, לקבלת ערכים מדויקים יותר, בחר אוטומטי כדי להשתמש באופן אוטומטי במספר המקומות העשרוניים המתאים עבור תוצאת החישוב.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי ערך ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן הוצאות שנצמצו להגדרת חשבונות חדשים והוצאות אלה זהות בדרך כלל עבור כל החשבונות החדשים, באפשרותך לציין סכום זה כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, ערך זה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את המספר.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג ערך ספציפי באופן אוטומטי, אך הערך עשוי להשתנות בהתאם לפריט, למי שהוסיף את הפריט, בעת הוספת הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות.

• בחר תבנית מטבע    ודא שכל הערכים בעמודה מבוססים על אותו מטבע על-ידי בחירת תבנית מטבע ספציפית עבור העמודה. התיבה הנפתחת מציעה למעלה מ- 100 בחירות מדינה כדי שתוכל לציין מטבע ברוב התבניות המקומיות.

השתמש כדי להוסיף קובץ תמונה בודד מהמכשיר שלך לפריט ברשימה או בספריה.

לאחר הוספת עמודת תמונה לרשימה או לספריה, באפשרותך:

• הוסף תמונה באמצעות טופס הרשימה או הספריה. לדוגמה, בצילום המסך מתחת לתמונת המכשיר נמצאת העמודה תמונה.

  

• הצגה, החלפה או מחיקה של תמונה בעת הצגת מאפייני הפריט או הקובץ בטופס על-ידי בחירת סמל עריכה ( עיפרון) או סמל המחיקה (פח אשפה).

  

השתמש בסוג עמודה זה כדי לאפשר למשתמשים באתר לבחור ערכים מערכת מונחים ספציפית של מונחים מנוהלים ולהחיל ערכים אלה על התוכן שלהם. משתמשים יכולים ליצור ולהגדיר עמודת מטה-נתונים מנוהלים כדי למפות לערכת מונחים או מונח קיימים, או ליצור ערכת מונחים חדשה במיוחד עבור עמודת מטה-נתונים מנוהלים.

עמודות מטה-נתונים מנוהלות כוללות כמה תכונות ומאפיינים ייחודיים שמסייעים למשתמשים לבחור ולהחיל מונחים על תוכן, כגון תמיכה ב"הקלדה מראש", וכן תמיכה בהשמעת מונחים, תיאורים, מילים נרדפות וערכים רב-לשוניים.

עמודות מטה-נתונים מנוהלים מקדמות את השימוש העקבי במטה-נתונים בין אתרים, מכיוון שהן מספקות למשתמשים רשימה של מונחים שהם יכולים להחיל על התוכן שלהם.

מונחים אלה מגיעים מערכת מונחים המנוהלת באופן מרכזי בכלי ניהול מאגר המונחים על-ידי מנהל מאגר מונחים או אנשים אחרים בעלי הרשאות לניהול מונחים. בכל פעם שערכת המונחים שעמודה ספציפית של מטה-נתונים מנוהלים מאוגדת לה מתעדכנת, המונחים המעודכנים יהפכו באופן אוטומטי לזמינים למשתמשים בכל מקום שבו עמודה זו של מטה-נתונים מנוהלים תהיה זמינה.

באפשרותך להתאים אישית את העמודה מטה-נתונים מנוהלים בדרכים הבאות:

בחירת ערכת מונחים או מונח – ציין את ערכת המונחים המכילה את הערכים הרצויים שיש לשייך לעמודה זו.  

כאשר נמצאת ערכת מונחים, לחץ עליה כדי לבחור את הרמה הראשונה של ההירארכיה שיוצגו בעמודה. הרמות מתחת במונח שבחרת יוצגו רק כאשר המשתמש יבחר ערך. 

הצגת ערך ברירת מחדל – ערך ספציפי נבחר באופן אוטומטי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש ומאפשר לאנשים לבחור מונחים שונים אם עליהם לעשות זאת.  

ערך ברירת מחדל עוזר למשתמשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם ערכת המונחים המשויכת לעמודה מייצגת את הגיאוגרפיות השונות שהארגון שלך פועל בהן, ויש מונח מיקום אחד דומיננטי הרלוונטי לתוכן ברשימה או בספריה זו, באפשרותך לבחור מונח זה כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, מונח מיקום זה נבחר באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה או לספריה, והמשתמשים אינם חייבים לבחור מיקום אלא אם הוא שונה. 

בחר תבנית תצוגה – ניתן להציג את הערך שנבחר מערכת המונחים כערך יחיד עם תווית המונח בלבד (לדוגמה: סידני) או עם הנתיב ההירארכי המלא של המונח & האבות שלו (לדוגמה: Geolocations: Australia: Sydney) 

אפשר למשתמשים להקליד ערכים חדשים – הפעלת אפשרות זו תאפשר למשתמשים להוסיף מונחים חדשים לערכת המונחים. שים לב כי אפשרות זו זמינה רק אם ערכת המונחים צוינה כפתוחה לתרומות של משתמשים. 

אפשר ערכים מרובים – בחירה באפשרות זו מאפשרת לעמודה להכיל יותר מערך אחד. שים לב שהפעלת תכונה זו תמנע מיון נתונים בתצוגות רשימה.  

לקבלת מידע נוסף על המטה-נתונים המנוהליים ואופן השימוש בהם, ראה מבוא למטה-נתונים מנוהלים. 

עמודות עוזרות לך ליצור תצוגות בעלות משמעות של הפריטים ברשימה או בספריה. באמצעות עמודות, באפשרותך למיין, לקבץ ולסנן פריטים, ובאפשרותך גם לחשב נתונים אודות פריטים באופן אוטומטי ולהציג את התוצאות של חישובים אלה. עמודות גם מאפשרות לך לציין איזה מידע יש להזין אודות פריט כאשר מישהו מוסיף פריט לרשימה או לספריה. בעת הוספת פריט, מופיע טופס ומספק שדות ואפשרויות להזנת מידע. בעת יצירת רשימה או ספריה, עמודות מסוימות, כגון כותרת והשתנה על-ידי, נוצרות באופן אוטומטי. באפשרותך ליצור עמודות נוספות בהתאם לצרכיך. העמודות שאתה יוצר קובעות אילו שדות ואפשרויות יופיעו בטופס זה, ואת העמודות שניתן להוסיף לתצוגות של הרשימה או הספריה.

עליך לציין את סוג העמודה הרצוי בעת יצירת עמודה. במקרים מסוימים, באפשרותך גם לבחור סוג עמודה אחר עבור עמודה קיימת, אך הדבר תלוי בסוג הנתונים שמאוחסנים כעת בעמודה ובכמות הנתונים. שינוי סוג העמודה של עמודה קיימת יכול לפגם בנתונים שכבר מאוחסנים בעמודה. מסיבות אלה, חשוב להחליט איזה סוג נתונים ברצונך לאחסן לפני יצירת עמודה. בעת החלטה איזה סוג עמודה ברצונך להשתמש, שקול לבצע את הפעולות הבאות:

• אילו סוגי נתונים ברצונך לאחסן? אותיות בלבד? מספרים בלבד? טקסט מעוצב? לדוגמה, לא ניתן לאחסן אותיות בעמודה מספר . הידיעה איזה סוג נתונים ברצונך לאחסן היא השלב הראשון לקראת בחירת סוג העמודה המתאים ביותר.

  מטה-נתונים מסוימים של קבצים, כגון תאריך יצירה ותאריך שינוי, זמינים כבר בעמודות מוסתרות שנוצרות באופן אוטומטי שבאפשרותך להפוך לגלויות ברשימה שלך.

• האם ברצונך להשתמש בנתונים בחישובים פיננסיים? אם כן, סוג העמודה 'מטבע' הוא האפשרות הטובה ביותר.

• האם ברצונך להשתמש בנתונים בחישובים מתמטיים? עד כמה מדויקים החישובים האלה חייבים להיות? באפשרותך לחשב נתונים בעמודות מספראו מטבע , אך לא בעמודות טקסט. בנוסף, החישובים בעמודה 'מטבע' מדויקים ביותר.

• כיצד ברצונך למיין נתונים בעמודה? בעמודה טקסט, מספרים ממוינות כמחרוזת תווים (1, 10, 100, 2, 20, 200 וכן הלאה), ולא כערכים מספריים. כדי למיין מספרים כערכים מספריים, השתמש בעמודהמספר או מטבע. כמו כן, תבניות תאריך רבות אינן ממוינות כראוי אם הן מאוחסנות בעמודה 'טקסט '. כדי להבטיח מיון נכון של תאריכים, השתמש בעמודה תאריך ושעה .

• האם ברצונך לוודא שאנשים מזינו מידע בעמודה? אם כן, באפשרותך לציין שהעמודה נדרשת ולאנשים אין אפשרות להוסיף פריט מבלי להזין את המידע.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאסוף ולהציג כמויות קטנות של טקסט לא מעוצב בשורה אחת, כולל:

• טקסט בלבד, כגון שמות פרטיים, שמות משפחה או שמות מחלקות

• שילובים של טקסט ומספרים, כגון כתובות רחוב או מספרי חשבונות

• מספרים שאינם בשימוש בחישובים, כגון מספרי מזהה עובד, מספרי טלפון, מיקודים או מספרי חלקים

שורת טקסט בודדת של עמודת טקסט מציגה 255 תווים בשורה בודדת. אם אתה יוצר עמודה עבור רשימה או ספריה וברצונך להציג טקסט מעוצב או יותר משורת טקסט אחת בכל פעם, צור עמודת טקסט מרובות. באפשרותך לשנות עמודת טקסט קיימת מסוג שורה בודדת לעמודת טקסט מרובות של שורות טקסט מבלי לאבד כבר נתונים המאוחסנים בעמודה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת טקסט מסוג שורת טקסט בודדת בדרכים אלה:

• הקצאת מגבלת תווים    הגבל את מספר התווים על-ידי הגדרת מספר התווים המרבי הרצוי. לדוגמה, אם העמודה מאחסן מספרי מזהי עובדים בני חמש ספרות, באפשרותך להשתמש בתכונה זו כדי להבטיח שאנשים להזין חמישה תווים בלבד.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי טקסט ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין טקסט אחר אם יש צורך בכך. בעת הגדרת ערך ברירת המחדל, אנשים יכולים להזין מידע מהר יותר על-ידי קבלת ברירת המחדל, אלא אם הם צריכים לשנות אותו. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את שם החברה שהוקצתה לפרוייקט והארגון שלך עובד עם חברה ספציפית עבור רוב הפרוייקטים, באפשרותך להזין את השם של חברה זו כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, שם החברה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פרוייקט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את השם.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות טקסט שאתה מציין או תוצאת חישוב, שנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג טקסט ספציפי באופן אוטומטי, אך הטקסט עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, מתי נוסף הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי, או [me], כדי להציג את שם האדם שמוסיף או משנה את הפריט

  

השתמש בסוג שדה עמודה זה ברשימה או בספריה כדי לאסוף ולהציג טקסט מעוצב או טקסט מאורך ומספרים ביותר משורה אחת, כגון תיאור של פריט. עמודת טקסט מרובות יכולה לאחסן עד 63,999 תווים, ובאפשרותך לציין את מספר שורות הטקסט שברצונך להציג כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט. עמודה מסוג זה מציגה את כל הטקסט כאשר העמודה מוצגת ברשימה או בספריה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת טקסט של שורות מרובות בדרכים אלה:

• הקצאת מגבלת תצוגה    הגבל את מספר השורות המופיעות כאשר אנשים מזזנים מידע אודות פריט עם הגדרת מספר השורות לעריכה . לדוגמה, אם העמודה מאחסן הערות מאורך אודות אירוע בלוח השנה, ייתכן שתבחר להציג עשר שורות טקסט. הדבר מקל על אנשים להזין מידע מכיוון שהם יכולים לראות בקלות את כל הטקסט שהם הזינו. לעומת זאת, אם העמודה מאחסן רק משפט או שניים אודות אירוע, ייתכן שתבחר להציג רק שתי שורות טקסט או שלוש שורות טקסט.

  אם אתה מקצה מגבלת תצוגה, היא אינה מגבילה את כמות הטקסט המופיעה כאשר העמודה מופיעה ברשימה. כל הטקסט שהוזן עבור פריט מופיע בעמודה.

• אפשר אורך בלתי    מוגבל (זמין רק בספריות מסמכים) בעת שימוש במספר שורות טקסט בספריית מסמכים, באפשרותך לציין כי השדה אינו מוגבל.

• הפיכת עיצוב טקסט לזמין    או ללא זמין(זמין ברשימות בלבד) ציין את סוג הטקסט כדי לאפשר ערכות אם אנשים יכולים להחיל עיצוב כגון מודגש, נטוי או צבעים על טקסט. קיימות שתי אפשרויות: טקסט רגיל, שאינו תומך באפשרויות עיצוב; או טקסט עשיר משופר, התומך בעיצוב בסיסי כגון מודגש, נטוי, רשימות עם תבליטים או רשימות ממוספרות, טקסט צבעוני וצבעי רקע. הוא כולל גם אפשרויות נוספות עבור היפר-קישורים, תמונות וטבלאות.

• צרף    שינויים(זמין ברשימות בלבד) אם ניהול גירסאות הפך לזמין עבור הרשימה, האפשרות צרף שינויים לטקסט קיים מציינת אם אנשים יכולים להוסיף טקסט חדש אודות פריט מבלי להחליף טקסט קיים אודות פריט זה. אם תבחר שלא לצרף שינויים, טקסט חדש אודות פריט יחליף טקסט קיים כלשהו אודות פריט זה בעמודה. אם תבחר להוסיף שינויים, אנשים יוכלו להזין מידע נוסף אודות פריט, תוך הצגת טקסט שהוזן בעבר והתאריך והשעה שבהם הוזן הטקסט. בעת הצגה ברשימה, לא כשדה בטופס פריט, העמודה מציגה את ערכי התצוגה של ההיפר-קישור , במקום את הטקסט, ואנשים יכולים ללחוץ על ההיפר-קישור כדי לראות את כל המידע המאוחסן בעמודה עבור פריט זה.

  חשוב: אם תבטל אפשרות זו לאחר יצירת העמודה, כל המידע פרט לערך האחרון יימחק.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאפשר לאנשים לבחור מתוך רשימה של אפשרויות שתספק. סוג עמודה זה מהווה בחירה אידיאלית במקרים שבהם ברצונך להבטיח שכל הנתונים בעמודה יהיו עקביים מכיוון שניתן להגביל את הערכים המאוחסנים בעמודה.

באפשרותך להתאים אישית עמודת 'אפשרות' בדרכים אלה:

• הגדרת רשימת האפשרויות    ספק רשימה מדויקת של ערכים שאנשים יוכלו לבחור. כדי לספק רשימה זו, החלף את הטקסט לדוגמה בתיבה הקלד כל אפשרות בשורה נפרדת בערכים הרצויים. הקלד כל ערך בשורה נפרדת. כדי להתחיל שורה חדשה, הקש ENTER.

• בחירת תבנית תצוגה    אפשר בחירות מרובות עם תיבות סימון או בחירה יחידה ללא. שים לב SharePoint רק יציגו לחצני אפשרויות בגירסה SharePoint.

• הפוך אפשרויות מותאמות אישית נוספות לזמינות    כדי לאפשר לאנשים להזין ערך שאינו כלול ברשימת האפשרויות, הפעל את אפשרויות המילוי . פעולה זו היא רעיון טוב אם ייתכן שאינך יודע את כל הערכים שאנשים צריכים להזין לגבי פריטים. אם אתה מעדיף שאנשים ישתמשו רק בערכים שציינת, בטל את אפשרויות המילוי .

• הצגת ערך ברירת מחדל    בחר באופן אוטומטי ערך ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות לאנשים לבחור ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את שמות החברות שהוקצו לפרוייקט והארגון שלך עובד עם חברה ספציפית עבור רוב הפרוייקטים, באפשרותך להזין את השם של חברה זו כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, שם החברה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פרוייקט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים לבחור את השם.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג טקסט ספציפי בעמודה באופן אוטומטי, אך הטקסט עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, בעת הוספת הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי, או [me], כדי להציג את שם האדם שמוסיף או משנה את הפריט.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאחסן ערכים מספריים שאינם ערכים כספיים.

עצות לבחירת העמודה 'מספר ' או 'מטבע '

הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מאחסנים ערכים מספריים. השתמש בעמודה ' מספר' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים מתמטיים שאינם חישובים כספיים או שאינם דורשים רמת דיוק גבוהה. השתמש בעמודה 'מטבע ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים פיננסיים או במקרים שבהם אינך מעוניין לעגל מספרים בחישובים. בניגוד לעמודת מספר , עמודת 'מטבע' מדויקת ב- 15 ספרות משמאל לנקודה העשרונית ו- 4 ספרות ימינה. הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מספקים תבניות מוגדרות מראש הקובעות את אופן המראה של נתונים.

באפשרותך להתאים אישית עמודת מספר בדרכים אלה:

• ציין ערכי מינימום ומקסימום    הגבל את טווח המספרים שאנשים יכולים להזין. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את כמות העבודה שהושלמה עבור פעילות כאחוז, באפשרותך לציין אפס כערך המינימום ו- 100 כערך המקסימלי. באופן דומה, אם העמודה מאחסן את מספר המשתתפים עבור אירוע וברצונך להגביל את המשתתפים למספר ספציפי, באפשרותך להזין את מספר המשתתפים המרבי כערך המקסימלי.

• כלול מקומות עשרוניים    ציין אם המספרים מכילים מקומות עשרוניים ואת מספר המקומות העשרוניים לאחסון. אם ייתכן שהעמודה תצטרך לאחסן מספרים המכילים יותר מחמישה מקומות עשרוניים, באפשרותך לבחור אוטומטי בעת בחירת מספר המקומות העשרוניים שיש לכלול. האפשרות אוטומטי היא גם בחירה טובה אם העמודה מאחסן את תוצאות החישובים וברצונך שהתוצאה תהיה מדויקת ככל האפשר. עם זאת, אם ברצונך להבטיח שכל הערכים בעמודה כוללים מספר זהה של מקומות עשרוניים, מומלץ להגביל את מספר המקומות העשרוניים לאפס, עבור מספרים שלמים בלבד או מספר אחר של מקומות עשרוניים עד חמישה.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי מספר ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין מספרים שונים אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את מספר המחשבים שיש לכל חבר צוות, וכל חבר צוות כולל מחשב אחד לפחות, הזן 1 כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, 1 מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את המספר.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות מספר שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג מספר ספציפי באופן אוטומטי, אך המספר עשוי להשתנות בהתאם למי שהוסיף את הפריט, מתי נוסף הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום מספר ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב מספר בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות.

• עיצוב המספר כאחוז    ההגדרה הצג כאחוזים מאפשרת לך להציג ולאחסן את המספר כאחוז, ולהתייחס אליו כאחוז כאשר הוא משמש לחישוב ערכים אחרים.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאחסן ערכים כספיים.

עצות לבחירת העמודה 'מספר ' או 'מטבע '

הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מאחסנים ערכים מספריים. השתמש בעמודה 'מספר ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים מתמטיים שאינם חישובים כספיים או שאינם דורשים רמת דיוק גבוהה. השתמש בעמודה 'מטבע ' כדי לאחסן נתונים מספריים עבור חישובים פיננסיים או במקרים שבהם אינך מעוניין לעגל מספרים בחישובים. בניגוד לעמודת מספר , עמודת 'מטבע' מדויקת ב- 15 ספרות משמאל לנקודה העשרונית ו- 4 ספרות ימינה. הן סוגי העמודות'מספר' והן 'מטבע' מספקים תבניות מוגדרות מראש הקובעות את אופן המראה של נתונים.

באפשרותך להתאים אישית עמודה 'מטבע ' בדרכים אלה:

• ציין ערכי מינימום ומקסימום    הגבל את טווח ערכי המטבע שאנשים יכולים להזין. לדוגמה, אם העמודה מאחסן הוצאות מדווחות עבור אירוע והארגון שלך מגביל את הדיווח על סכומים בטווח ספציפי, באפשרותך לציין מגבלות אלה כערכים המינימליים והמקסימום.

• כלול מקומות עשרוניים    ציין אם ערכים כוללים מקומות עשרוניים ואת מספר המקומות העשרוניים לאחסון. עבור ערכי מטבע, באפשרותך לבחור שני מקומות עשרוניים או, אם אתה מעדיף לאחסן ערכים עגולים בלבד, באפשרותך לבחור אפס. עבור ערכים שאינם כספיים המשמשים בחישובים הדורשים מידה גבוהה של דיוק, באפשרותך לבחור להגביל את מספר המקומות העשרוניים לאפס עד חמישה, או, לקבלת ערכים מדויקים יותר, בחר אוטומטי כדי להשתמש באופן אוטומטי במספר המקומות העשרוניים המתאים עבור תוצאת החישוב.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצג באופן אוטומטי ערך ספציפי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן הוצאות שנצמצו להגדרת חשבונות חדשים והוצאות אלה זהות בדרך כלל עבור כל החשבונות החדשים, באפשרותך לציין סכום זה כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, ערך זה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את המספר.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין או תוצאת חישוב, הנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג ערך ספציפי באופן אוטומטי, אך הערך עשוי להשתנות בהתאם לפריט, למי שהוסיף את הפריט, בעת הוספת הפריט או מסיבות אחרות. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום טקסט ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות.

• בחר תבנית מטבע    ודא שכל הערכים בעמודה מבוססים על אותו מטבע על-ידי בחירת תבנית מטבע ספציפית עבור העמודה. התיבה הנפתחת מציעה למעלה מ- 100 בחירות מדינה כדי שתוכל לציין מטבע ברוב התבניות המקומיות.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאחסן תאריכי לוח שנה, או הן תאריכים והן שעות. תבנית התאריך משתנה בהתאם להגדרות האזוריות של האתר. אם התבנית הרצויה אינה זמינה, בקש ממנהל המערכת להוסיף תמיכה עבור האזור המתאים לאתר.

באפשרותך להתאים אישית עמודה של תאריך ושעה בדרכים אלה:

• כלול רק את התאריך או את התאריך והשעה    ציין אם ברצונך לכלול רק את תאריך לוח השנה או את התאריך והשעה של לוח השנה ביום.

• הצגת ערך ברירת מחדל    הצגה אוטומטית של תאריך או תאריך ושעה ספציפיים כאשר מישהו מוסיף פריט חדש, תוך מתן אפשרות גם לאנשים להזין ערך אחר אם יש צורך בכך. ערך ברירת מחדל עוזר לאנשים להזין מידע מהר יותר. לדוגמה, אם העמודה מאחסן את התאריך שבו הוצאה נצבור ורוב ההוצאות נצבור ביום הראשון של שנת הכספים, באפשרותך לציין את היום הראשון של שנת הכספים כערך ברירת המחדל. כתוצאה מכך, תאריך זה מופיע באופן אוטומטי בעת הוספת פריט חדש לרשימה, וחברי צוות אינם חייבים להזין את התאריך.

  ערך ברירת מחדל יכול להיות ערך שאתה מציין, התאריך שבו פריט מתווסף לרשימה או לספריה או תוצאת חישוב, שנקרא ערך מחושב. ערכים מחושבים שימושיים כאשר ברצונך להציג תאריך או שעה ספציפיים באופן אוטומטי, אך התאריך או השעה עשויים להשתנות בהתאם לפריט. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב ערך בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות, כגון [today], כדי לציין את התאריך הנוכחי. לדוגמה, אם ברצונך שהעמודה תציג תאריך 30 יום לאחר התאריך הנוכחי, הקלד את המשוואה =[TODAY]+30 בתיבה ערך מחושב .

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאפשר לאנשים לבחור ערכים בהתבסס על מידע שכבר מאוחסן באתר. לדוגמה, אם ברצונך שעמודה תאחסן את שמות חשבונות הלקוחות שאליהם מוקצים העובדים, ורשימת החשבונות חייבת להיות מוגבלת לרשימה 'חשבונות לקוחות' באתר, באפשרותך ליצור עמודת בדיקת מידע המציגה את השמות ברשימה 'חשבונות לקוחות'. רשימת האפשרויות בעמודה בדיקת מידע מופיעה בתיבה מורחבת, הנקראת תפריט נפתח או תיבת רשימה, בהתאם לשאלה אם אתה מאפשר לאנשים לבחור יותר מערך אחד.

באפשרותך להתאים אישית עמודת בדיקת מידע בדרכים אלה:

• בחר את המקור של ערכי בדיקת המידע    ציין איזו רשימה, ספריה או לוח דיונים באתר שלך מכילים את הערכים שברצונך לאחסן בעמודה. המקור אינו יכול להיות אתר משנה, אתר סביבת עבודה, Wiki או בלוג. לאחר שתציין את הרשימה, הספריה או לוח הדיונים הרצויים, תוכל לציין איזו עמודה ברשימה, בספריה או בלוח דיונים זו מכילה את הערכים שברצונך שאנשים יבחרו.

• אפשר בחירות מרובות    אפשר לאנשים לבחור ערכים רבים ככל שתרצה או להגביל את מספר הערכים שהם יכולים לבחור לערך אחד בלבד. אם אנשים יכולים לבחור ערכים מרובים, כל הערכים מופיעים בעמודה, כשהם מופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;).

• בחירת עמודות להצגה    באפשרותך להוסיף עמודה אחת או יותר כדי להציג ערכי שדה ספציפיים עבור סוג עמודה זה.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאחסן מידע True/false או כן/לא, כגון אם מישהו ישתתף באירוע. עמודת כן/לא מופיעה כתיבת סימון יחידה כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט. כדי לציין כן, חברי צוות בוחרים בתיבת הסימון. כדי לציין לא, חברי צוות נקה את תיבת הסימון.

ניתן להשתמש בנתונים בעמודה 'כן/ לא' בחישובים עבור עמודות אחרות. במקרים אלה, כן מומרת לערך מספרי של ערך אחד (1) ולא מומרת לערך מספרי של אפס (0).

באפשרותך להתאים אישית עמודת כן/לא על-ידי בחירת ערך ברירת מחדל עבורה. ערך ברירת מחדל הוא הבחירה המופיעה באופן אוטומטי כאשר מישהו מוסיף פריט חדש. אנשים לבחור ערך אחר אם עליו לעשות זאת. עבור עמודת 'כן/לא', באפשרותך לציין אם תיבת הסימון נבחרה באופן אוטומטי, המציינת ערך 'כן' או לא, המציינת ערך 'לא'.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לספק רשימה הניתנת לחיפוש של אנשים וקבוצות שאנשים יכולים לבחור מהם בעת הוספה או עריכה של פריט. לדוגמה, ברשימת משימות, עמודה בשם 'אדם' או 'קבוצה' בשם 'מוקצה ל' יכולה לספק רשימה של אנשים שניתן להקצות להם משימה. תוכן הרשימה תלוי באופן שבו שירותי מדריך SharePoint הוגדר עבור האתר. כדי להתאים אישית את תוכן הרשימה, ייתכן שיהיה עליך לפנות למנהל המערכת.

באפשרותך להתאים אישית עמודה של אדם או קבוצה בדרכים אלה:

• אפשר בחירות מרובות    אפשר לאנשים לבחור אפשרויות רבות ככל שתרצה או להגביל את מספר הבחירות לאפשרות אחת בלבד.

• כלול או אל תכלול קבוצות של אנשים    ציין אם הרשימה כוללת אנשים בודדים בלבד, או כוללת בנוסף רשימות תפוצה של דואר אלקטרוני SharePoint נוספות. לדוגמה, ברשימת משימות, ייתכן שתרצה לכלול רק אנשים בודדים כדי להבטיח שאדם מסוים אחראי לכל משימה. ברשימת פרוייקטים, ייתכן שתרצה לכלול רשימות תפוצה של SharePoint אלקטרוני וקבוצות דואר אלקטרוני כדי להבטיח שצוות משויך לכל פרוייקט.

• הגבל את הרשימה למשתמשים באתר בלבד    ציין אם הרשימה כוללת את כל האנשים והקבוצות בשירות מדריך הכתובות או רק את האנשים והקבוצות שיש להם גישה לאתר SharePoint זו.

• ציין איזה מידע להציג    בחר איזה מידע ברצונך להציג אודות אנשים או קבוצות. לדוגמה, ברשימת אנשי קשר עבור ארגון גדול, באפשרותך לבחור להציג שם, תמונה ופרטים של אדם, כגון כישורים ומומחיות. ברשימת אנשי קשר עבור צוות קטן, ייתכן שתבחר להציג רק שם או כתובת דואר אלקטרוני של אדם מסוים.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי לאחסן היפר-קישור לדף אינטרנט או כדי להציג גרפיקה באינטרא-נט או באינטרנט.

עמודת היפר-קישור או תמונה מאחסנים את מאתר המשאבים האחיד (URL) עבור דף אינטרנט, גרפיקה או משאב אחר. בהתאם לתבנית התצוגה שתבחר, היא תציג היפר-קישור שניתן ללחוץ עליו כדי לגשת למשאב, או גרפיקה במקום כתובת ה- URL של קובץ הגרפיקה.

כדי להציג את כתובת ה- URL כהיפר-קישור, בחר את התבנית היפר-קישור . כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט, הם יכולים להזין את כתובת ה- URL והטקסט המתארי המופיע בעמודה, במקום את כתובת ה- URL. כדי להציג גרפיקה, במקום כתובת ה- URL של קובץ הגרפיקה, בחר את תבנית התמונה. כאשר אנשים מזנים מידע אודות פריט, עליהם להזין את כתובת ה- URL המלאה עבור קובץ הגרפיקה, כגון http://www.example.com/image.gif, והם יכולים גם להזין טקסט חלופי תיאורי עבור הגרפיקה, אשר מופיע עבור אנשים שמבטלים גרפיקה בדפדפנים שלהם או מסת האישורים על תוכנה לקריאת מסך כדי להמיר גרפיקה על המסך למילים מדוברות.

השתמש בסוג שדה עמודה זה כדי להציג מידע המבוסס רק על התוצאות של חישוב של עמודות אחרות ברשימה או בספריה. לדוגמה, שימוש ב- =[quantity] * [item price] לחישוב המחיר הכולל.

בעת הוספת עמודה מחושבת לרשימה או לספריה, אתה יוצר נוסחה המכילה אופרטורים, כגון חיסור (-) והוספה (+), פונקציות, ערכים ספציפיים והפניות לעמודות אחרות. נוסחאות יכולות לחשב תאריכים ושעות, לבצע משוואות מתמטיות או לטפל בטקסט. לדוגמה, ברשימת משימות, באפשרותך להשתמש בעמודה מסוג זה כדי לחשב את מספר הימים הקלנדריים הדרושים להשלמת כל פעילות בהתבסס על העמודות תאריך התחלה ותאריך השלמה (=[תאריך השלמה]-[תאריך התחלה]). ברשימת אנשי קשר, באפשרותך להשתמש בעמודה מחושבת כדי לשלב את השם הפרטי ושם המשפחה של אנשי הקשר ולהפריד אותם באמצעות רווח, בהתבסס על עמודות שם פרטי ושם משפחה (=[שם פרטי]&" "&[שם משפחה]). שים לב שהנוסחה בעמודה מחושבת יכולה להפנות רק לעמודות אחרות באותה רשימה או ספריה.

בנוסף להזנת הנוסחה עבור החישוב, עליך לציין את סוג הנתונים שברצונך שה וחישוב יחזיר וכיצד לאחסן ולהציג נתונים אלה. לקבלת מידע נוסף אודות כל סוג נתונים, עיין בסעיף המתאים במאמר זה.

לקבלת מידע נוסף על נוסחאות ופונקציות לשימוש עם השדה המחושב, ראה דוגמאות לנוסחאות נפוצות ב- SharePoint רשימות. מאמר זה כולל נוסחאות נפוצות רבות, וכן קישורים לתיאורים של כל הפונקציות שניתן להשתמש בהם ב- SharePoint.

השתמש בעמודה זו כדי ליצור אפשרויות נוספות עבור מאשרים בעת שימוש בזרימות עבודה של משימות.

זרימת עבודה של משימה מספקת בדרך כלל רק תוצאות של 'אשר' או 'דחה', דבר המגביל את אופן הטפל בפריט או במסמך. ייתכן שתצטרך להקצות את המשימה למישהו אחר, או להחזיר אותה לגיש לקבלת מידע נוסף. באמצעות העמודה תוצאת משימה, באפשרותך להציע שדה עמודת בחירה המאפשר לך לבחור אפשרויות שונות של קריטריוני השלמה. לדוגמה, באפשרותך לבקש הבהרה לגבי פריט או להקצות אותו למישהו כדי להעניק למאשר גמישות רבה יותר בזרימת העבודה.

העמודה תוצאת פעילות דומה לשדה הבחירה בעת הקלדת אפשרויות בשדה הבחירה. באפשרותך להגדיר בחירה בודדת כברירת מחדל, או להשתמש בערך מחושב. כדי להשתמש בערך מחושב, הזן נוסחה, במקום מספר ספציפי, כערך ברירת המחדל. הנוסחה יכולה לחשב מספר בהתבסס על מידע בעמודות אחרות או בפונקציות מערכת אחרות. באפשרותך גם לבחור אם ערך העמודה נדרש, וכן להפוך את הערך לייחודי בין כל הערכים.

לקבלת ערכת לימוד מוערכת בנושא שימוש במשימות ובתוצאות משימה ב- SharePoint, ראה עבודה עם משימות בזרימות עבודה של SharePoint 2013 באמצעות Visual Studio 2012

השתמש בעמודה זו כדי להציג נתונים ממקורות חיצוניים כגון אפליקציות CRM, מסדי נתונים או גליונות אלקטרוניים.

עמודת הנתונים החיצוניים מאפשרת לך להתחבר למקורות נתונים חיצוניים כדי לספק נתונים כגון מסדי נתונים, גליונות אלקטרוניים ואפליקציות CRM. לדוגמה, התחברות ליישום קו פעולה עסקי כגון SAP או Microsoft CRM יכולה לספק פרטי לקוחות עדכניים ממקור הנתונים החיצוני שניתן להציג וכיצד להשתמש בו ברשימה. באמצעות מסד נתונים של מלאי חיצוני, הרשימה שלך יכולה להציג מחירים נוכחיים, תיאורים או משקלי משלוח שניתן להשתמש בהם לחישוב או בדיקת מידע לפי עמודות אחרות.

כדי שתוכל לגשת לנתונים חיצוניים, יש לכלול כמה דרישות מוקדמות. משימות אלה מתבצעות בדרך כלל על-ידי מנהל המערכת שלך, והן כרוכות ביצירת חשבונות והרשאות לגישה לנתונים, הפעלת קישוריות לנתונים עסקיים ושירותים של אחסון מאובטח.

לקבלת מידע נוסף על יצירה, עדכון ומרענן של עמודות נתונים חיצוניים, ראה יצירה ועדכון של עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה או עבודה עם נתונים חיצוניים ב- Excel Services (SharePoint Server).

השתמש בסוג עמודה זה כדי לאפשר למשתמשים באתר לבחור ערכים מערכת מונחים ספציפית של מונחים מנוהלים ולהחיל ערכים אלה על התוכן שלהם. משתמשים יכולים ליצור ולהגדיר עמודת מטה-נתונים מנוהלים כדי למפות לערכת מונחים או מונח קיימים, או ליצור ערכת מונחים חדשה במיוחד עבור עמודת מטה-נתונים מנוהלים. עמודות מטה-נתונים מנוהלות כוללות כמה תכונות ומאפיינים ייחודיים שמסייעים למשתמשים לבחור ולהחיל מונחים על תוכן, כגון תמיכה ב"הקלדה מראש", וכן תמיכה בהשמעת מונחים, תיאורים, מילים נרדפות וערכים רב-לשוניים.

עמודות מטה-נתונים מנוהלים מקדמות את השימוש העקבי במטה-נתונים בין אתרים, מכיוון שהן מספקות למשתמשים רשימה של מונחים שהם יכולים להחיל על התוכן שלהם. מונחים אלה מגיעים מערכת מונחים המנוהלת באופן מרכזי בכלי ניהול מאגר המונחים על-ידי מנהל מאגר מונחים או אנשים אחרים בעלי הרשאות לניהול מונחים. בכל פעם שערכת המונחים שעמודה ספציפית של מטה-נתונים מנוהלים מאוגדת לה מתעדכנת, המונחים המעודכנים יהפכו באופן אוטומטי לזמינים למשתמשים בכל מקום שבו עמודה זו של מטה-נתונים מנוהלים תהיה זמינה. באפשרותך להתאים אישית את העמודה מטה-נתונים מנוהלים בדרכים הבאות.

שדה 'ערך מרובה'    בחירה בתיבת הסימון אפשר ערכים מרובים מאפשרת לעמודה להכיל יותר מערך אחד. שים לב שהפעלת תכונה זו תמנע מיון נתונים בתצוגות רשימה.

תבנית תצוגה    ניתן להציג את הערך שנבחר מערכת המונחים כערך יחיד או עם הנתיב ההירארכי המלא.

• בחר בתיבת הסימון הצג תווית מונח בשדה כדי להציג את הערך של המונחים שערכה כערך יחיד. לדוגמה: עיר.

• בחר את תיבת הסימון הצג את הנתיב כולו אל המונח בשדה כדי להציג את ערך המונחים הוגדרו נתיב הירארכי מלא. לדוגמה: מיקום, יבשת, מדינה/אזור, עיר.

הגדרות ערכת מונחים    הצג מונחים מערכת מונחים מנוהלת של ארגון, או צור ערכת מונחים מותאמת אישית לשיתוף עם אנשים אחרים באוסף אתרים.

• שימוש בערכת מונחים מנוהלת    הזן מונח אחד או יותר, המופרד באמצעות תווי נקודה-פסיק, ובחר חיפוש כדי לסנן את האפשרויות כדי לכלול רק מונחים המכילים את המונחים הרצויים. לאחר איתור ערכת המונחים המכילה את רשימת הערכים שיש להציג בעמודה זו, לחץ על מונח כדי לבחור את הרמה הראשונה של ההירארכיה שיש להציג בעמודה. כל הרמות מתחת במונח שבחרת יוצגו כאשר המשתמשים יבחרו ערך.

יצירת ערכת מונחים מותאמת אישית    הזן תיאור עבור ערכת המונחים המותאמת אישית והזן את הירארכיית ערכת המונחים ישירות בתיבה שסופקה, או לחץ על ערוך באמצעות מנהל ערכות המונחים כדי לפתוח את הכלי 'ניהול מונחים' ולהשתמש בו.

לקבלת מידע נוסף אודות מטה-נתונים מנוהלים, ראה מבוא למטה-נתונים מנוהלים. מאמר זה מתאר מהו מטה-נתונים מנוהלים וכיצד להשתמש בהם.