מטרת ניהול פרוייקטים: יצירת לוח זמנים חדש של פרוייקט בשולחן העבודה של Project

לאחר השלמת החשיבה המוקדמת על יעדי הפרוייקט, הגיע הזמן להכין לוח זמנים.
כאשר אתה מתחיל לוח זמנים חדש, עליך להוסיף פעילויות ולארגן אותן ביעילות כך שתאריך סיום הפרוייקט יחול בהקדם האפשרי.
לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

• ודא שאתה מתחיל במקום הנכון. אם אתה בתחילת תהליך התכנון, ייתכן שלא תרצה להשתמש ב- Project כלל. אולי יש לך רשימה פשוטה באתר SharePoint, או ב- Excel, או על מפית נייר. שתף תחילה רעיונות אלה עם אנשים אחרים לפני שתפעיל את Project ותיצור לוח זמנים. קבל מידע נוסף אודות השלבים המוקדמים של תכנון פרוייקט.
• ודא שאתה יודע מהו פרוייקט ומהו אינו. בשלבים המוקדמים של יצירת הפרוייקט, ייתכן שלפרוייקט שלך יהיה חסר בהירות או להיות מוגדר באופן נרחב מדי. להלן כמה דוגמאות שיעזרו לך לצמצם את מטרות הפרוייקט. |פרוייקטים המוגדרים באופן נרחב מדי|פרוייקטים המוגדרים ביתר בהירות| |:--- |:--- | |צמצום עלות ת הראש|
  • פרוייקט לשדרוג מפעל ייצור כדי לשפר את היעילות.
  • פרוייקט לקירוב מפעל תחזוקה למתקני ייצור.
  | |צמצום הסיכון של תחרות|
  • פרוייקט להחלפת תוכנת אבטחה.
  • פרוייקט לגיוס מומחים לסיכון מענפים קשורים.
  |
• טוב, כולם קנו את הרעיון הגדול שלך. מה השלב הבא? הפעל את Microsoft Project והתחל לעבוד. הוסף פעילויות, ארגן אותן בחלוקה לרמות והגדר לוח תאריכים של הפרוייקט כדי שתדע מהן שעות העבודה. ניתן גם להתחיל להוסיף אנשים בשלב זה, אך בדרך כלל זה קורה מאוחר יותר. קבל מידע נוסף אודות הוספת אנשים לפרוייקט.

שלב 1: יצירת פרוייקט חדש

אפשרויות	תיאור
יצירת פרוייקט חדש מתבנית	בסס פרוייקט חדש על תבנית מאוכלסת מראש המכילה פעילויות מפרוייקטים שדומים לשלך. רבות מתבניות אלה נוצרו על ידי מומחים בענף כדי לסייע לך להתחיל בעבודה.
יצירת פרוייקט חדש מאפס	התחל מדף חדש ואכלס אותו בפעילויות, באנשים ובפרטי תזמון אחרים.
פתיחת פרוייקט קיים	פתח פרוייקט שכבר הגדרת ובסס עליו את הפרוייקט הנוכחי.
פתיחת פרוייקט מגירסה קודמת	פתח פרוייקט שיצרת בגירסה קודמת של Project.

לראש הדף

שלב 2: הוספת פעילויות

אפשרויות	תיאור
הוספת פעילויות חדשות	הוסף פעילויות ללוח זמנים כדי לפצל את העבודה לחלקים הניתנים לניהול.
הגדרת משך הפעילות	הגדר את טווח הזמן (או זמן בלוח התאריכים) של פעילות. באפשרותך להזין מספר או פשוט להקליד משך מציין מיקום כגון "טרם נקבע" או "לדבר קודם עם טלי".
הגדרת כמות העבודה שאנשים מבצעים במשימות	הגדר את משך הזמן (או שעות אדם) להשלמת פעילות. זהו משך הזמן ללא קשר למספר האנשים המוקצים לפעילות.
ייבוא נתוני Excel לתוך Project	אם הפעילויות שלך כבר ב- Excel, באפשרותך להעתיק אותן מ- Excel לתוך Project. Project ישמור את העיצוב והמבנה הארגוני של רשימת הפעילויות.
הוספת אבן דרך	סמן את הסיום של חלקים או שלבים עיקריים בפרוייקט שלך באבני דרך להצגת ההתקדמות לקראת התוצרים העיקריים.
ביטול פעילות במקום מחיקתה	באפשרותך לבטל פעילות אך לשמור תיעוד שלה בתוכנית הפרוייקט. זוהי דרך שימושית כדי לבדוק כיצד שינויים עשויים להשפיע על הפרוייקט שלך.

לראש הדף

שלב 3: ארגון פעילויות

אפשרויות	תיאור
קישור פעילויות בפרוייקט	קשר כל שתי פעילויות בפרוייקט כדי להציג את הקשר ביניהן (הנקרא גם תלות בין פעילויות). פעילויות מקושרות משקפות את המציאות בפרוייקט. כאשר פעילות אחת משתנה, גם השניה משתנה.
חלוקת פעילויות לרמות של תת-פעילויות ופעילויות ערסל	הצג הירארכיה של פעילויות על-ידי יצירת חלוקה לרמות עם הלחצנים 'הסט פנימה' ו'הסט החוצה'.
פיצול פעילות	כאשר יש הפרעות בפעילות, באפשרותך לפצל אותה למקטעים כדי להציג מתי היא מפסיקה ומתחילת.
יצירת קודי WBS	השתמש בקודים של מבנה התפלגות עבודה (או WBS) כדי לחלק פעילויות לרמות באופן מספרי כך שהעבודה תתאים לנוהגי החשבונאות של העסק שלך.
תכנון מלמעלה למטה	הגדר תחילה את השלבים העיקריים ולאחר מכן פצל אותם לפעילויות נפרדות.
אופן הפעולה של לוחות זמנים של פרוייקטים: מאחורי הקלעים	למד עוד כיצד Project עובד עם פעילויות וקשרי הגומלין ביניהן כדי לסייע בחישוב לוח הזמנים.

לראש הדף

שלב 4: הגדרת לוחות התאריכים של פרוייקטים

אפשרויות	תיאור
הגדרת ימי עבודה עבור כולם בפרוייקט	הגדר את ימי העבודה הרגילים עבור כולם בפרוייקט, כגון שני עד שישי, 8:00 עד 17:00.
הוספת ימי חג וחופשה	שנה את לוחות זמני העבודה של האנשים על-ידי הוספת חגים וחופשות.
יצירת לוח תאריכים עבור משימה אחת בלבד	זהה זמן עבודה וזמן שאינו זמן עבודה עבור פעילות אחת בלבד, כגון תהליך במחשב שפועל בעצמו במהלך לוח זמנים בן 24 שעות עם הפסקה של יום אחד לצורך תחזוקה.
כיצד Project משתמש בלוחות תאריכים: מאחורי הקלעים	למד עוד כיצד לוחות תאריכים של פרוייקטים ומשאבים עובדים יחד כדי לסייע ל- Project לחשב את לוח הזמנים.

לראש הדף

שלב 5: שמירה ופרסום של לוח הזמנים

אפשרויות	תיאור
שמירת פרוייקט	שמור עותק מקומי של הפרוייקט כקובץ MPP.
שמירה ופרסום של פרוייקט ב- Project Web App	הפוך את עבודת הפרוייקט לזמינה באופן מקוון למשתמשים אחרים ב- Project Web App.
שמירת קובץ פרוייקט כ- PDF	שמור פרוייקט בתבנית PDF שניתן לקרוא באמצעות קורא PDF או בדף אינטרנט.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט