Az Outlook beágyazott javaslatai rövid értesítések, amelyeket e-mail vagy értekezlet-összehívás olvasása vagy írása közben kap.
A beágyazott javaslatok hasznos javaslatokat, tippeket és ajánlott eljárásokat tartalmaznak az e-mailekkel és az értekezletekkel kapcsolatban, amelyekkel növelheti a hatékonyságot. Egyéb gyakorlati előnyök mellett lehetőséget biztosítanak az aktív órák visszanyerésére és jobb együttműködési szokások kialakítására. Ez a cikk bemutat néhányat az Outlook által kínált lehetőségekről.
Megjegyzés
A saját adatait csak Ön láthatja. A részletekért tekintse meg a személyes elemzések adatvédelmi útmutatóját .
A beágyazott javaslatok típusai
Ütemezett küldésre vonatkozó javaslatok
Amikor e-mailt ír az Outlookban, javaslatokat kaphat az e-mailek kézbesítésének ütemezéséhez. Tudjon meg többet erről a funkcióról, és arról, hogyan használhatja az Outlook Küldés ütemezése funkciójában.
Szerezzen több időt az összpontosításra
Amikor egy naptári meghívót olvas, észrevehet egy javaslatot, hogy foglaljon le időt az összpontosított munkához. Ez a javaslat akkor jelenik meg, ha sok ideje van az értekezleteknek, hogy több ideje legyen mélyreható munkára.
Idő hozzáadása a naptárhoz:
- Válassza a Javasolt időpontok megtekintése lehetőséget a betekintésen. Ekkor megnyílik egy ablaktábla, amely a következő hét minden napján elérhető fókuszidőt tartalmaz.
- Válassza a lefoglalni kívánt időpontok naptár ikonját. Ha az összes feltüntetett időpontot le szeretné foglalni, válassza az Összes lefoglalása lehetőséget.
További információ az aktív időről.
Tervezze meg a távol töltött időt
Amikor közelgő munkahelyen kívüli idejéről e-mailt vagy naptármeghívót ír az Outlookban, javaslatot kaphat a szabadságára való felkészüléshez. Válassza a Terv lehetőséget a távollét megtervezése ellenőrzőlista megnyitásához. Az ellenőrzőlista segítségével az alábbiakat végezheti el:
- Az összes értekezletét egy helyen oldhatja meg a ütemezett szabadságra vonatkozó egyéni üzenettel.
- Compose automatikus válaszokat, és értesítheti csapatát a tervezett szabadságáról.
- Ütemezzen be aktív időt, hogy befejezhesse feladatait az indulás előtt, és hogy a visszatérésekor pótolhassa a munkát.
Az aktív idő védelme
Ha egy értekezlet-összehívás ütközik egy meglévő fókuszidő blokkal, javaslatot kaphat az aktív idő átütemezésére, vagy új értekezlet-időpont felajánlására.
Új értekezlet-időpont felajánlása:
- Válassza a További elérhető időpontok lehetőséget.
- Válassza ki az Önnek megfelelő következő heti időpontot, amely új időpontot ajánl fel az értekezlet szervezőjének.
Az aktív idő áthelyezése:
- Válassza a Fókuszblokk áthelyezése lehetőséget.
- Válasszon egy új fókuszblokkot a következő hétre.
Idő lefoglalása az értekezletek előkészítéséhez
A következőkre vonatkozik: Viva Insights-előfizetéssel rendelkező felhasználók.
Amikor meghívást kap egy értekezletre, észrevehetnek egy javaslatot, hogy foglaljon időpontot az értekezlet előkészítésére.
Válassza ki az Időpont lefoglalása lehetőséget a javaslatban, amely elfogadja a meghívást.
Megnyílik a bővítmény panel. Adja meg a felkészülési időt:
- Időpont: Közvetlenül az értekezlet előtt, egy nappal az értekezlet előtt, illetve az értekezletet megelőző hét utolsó munkanapján.
- Időtartam: 15 perc, 30 perc vagy 1 óra.
A választott lehetőségek alapján a Viva Insights üres helyet keres a naptárban, és ütemez egy találkozót "Felkészülési idő [értekezlet neve]" névvel.
A javaslat megjelenésének időpontja:
A Viva Insights akkor jeleníti meg ezt a javaslatot, ha az alábbi feltételek mindegyike teljesül:
Az értekezlet:
- 11 vagy kevesebb meghívottja van.
- Az ütemezett időtartam 30 és 60 perc közé esik.
- Nem ismétlődik.
- Nem törölték.
- A résztvevők válaszát igényli.
- Nem privát.
- Nem lehet "Szabad", "Máshol dolgozom" vagy "Nem vagyok távol" állapotú.
Ön:
- Nyissa meg az értekezlet-összehívást legalább 15 perccel az értekezlet kezdete előtt.
- Legyen legalább 15 perc felkészülési idő a munkaidejében.
- Nem tetszett egyetlen résztvevői értekezlet-előkészítő lökés sem az elmúlt hét napban.
- Még nem foglaltam le felkészülési időpontot erre az értekezletre.
- kötelező résztvevője az értekezletnek.
- Nem utasította el az értekezletet.
Értekezlet költségének áttekintése
Az értekezlet-összeállítási ösztönzés arra ösztönzi Önt, hogy alaposan gondolja át a magas költségű értekezletek időtartamát, gyakoriságát és meghívottlistáját. Amikor új értekezletet hoz létre az Outlookban, az üzenet értesítheti, ha az értekezlet költsége (időtartam x gyakoriság x meghívottak) magasra emelkedik.
Az üzenetet kibontva megnyithatja a Viva Insights bővítményt, amely műveletindító javaslatokat kínál. Ha úgy dönt, hogy csökkenti vagy lerövidíti a lejátszási gyakoriságot, azonnal frissíti a meghívót egy új, kevésbé költséges konfigurációval.
Saját módosításokat is végezhet. Ha elküldi a meghívót, és megkeresi ugyanazt az értekezletet az értekezlet-felülvizsgálati kártyán, az már meg lesz jelölve véleményezettként.
E-mail-megnyitási arány nyomon követése
A következőre vonatkozik:Ez a betekintés jelenleg csak azoknak érhető el, akik egy megfelelőszolgáltatáscsomagra regisztráltak.
Az elküldött e-mailek olvasásakor megjelenhet egy betekintés, amely kiemeli, hogy a címzettek hány százaléka nyitotta meg az e-mailt.
A További betekintések megjelenítése lehetőséget választva megnézheti, hogy hányan nyitották meg vagy továbbították az e-mailjét, és átlagosan mennyi időt töltöttek az e-mail olvasásával, valamint az e-mail mellékleteiről is hasonló információkat. Ezek az információk segíthetnek Önnek, ha szükséges, a címzettekkel való kapcsolatfelvételt és/vagy a kommunikációs stílus testreszabását a munka elvégzéséhez.
E-mailek nyomon követése
A következőkre vonatkozik: Ez a javaslat jelenleg csak azoknak a felhasználóknak érhető el, akik egy megfelelőszolgáltatáscsomagra regisztráltak.
Ha ötnél több címzettnek ír e-mailt, megjelenhet a következő javaslat: "Az Insights nyomon tudja követni az e-mailt".
Válassza az E-mail nyomon követése lehetőséget az e-mail megnyitási arányának és további statisztikának megtekintéséhez. Ez az információ az e-mail elküldése után 15 perccel válik elérhetővé. Ezt az információt az elküldött e-mail megnyitásával, vagy az Insights bővítmény megnyitásával és az E-mail megnyitási arányának nyomon követése lehetőség kiválasztásával tekintheti meg.
A beágyazott javaslatok letiltása
- Válassza a Viva Insights ikont az Outlook Kezdőlap menüszalagján. Ha új üzenetet olvas vagy küld a Webes Outlook-ban, a három pontot (...) választva nyissa meg a További műveletek menüt. Ezután válassza a Viva Insights ikont.
- Válassza a Beállítások (fogaskerék) ikont a Viva Insights bővítményben.
- A Beállításokban a beágyazott hatékonysági javaslatok megjelenítéséhez módosítsa a beállítást Ki értékre.
Ha leiratkoztam, később ismét bekapcsolhatom?
Igen. Ha saját maga letiltja a funkciót, bármikor újból bekapcsolhatja, hogy visszaszerezze a hozzáférést a beágyazott javaslatokhoz.
Visszajelzés küldése a beágyazott javaslatokról
Ha visszajelzést szeretne adni a beágyazott javaslatokról, válassza a javaslatban a Visszajelzés lehetőséget. A Visszajelzés szakaszban válassza a felfelé vagy a lefelé mutató hüvelykujj lehetőséget, és minden egyéb vonatkozó visszajelzést. Ha a lefelé mutató hüvelykujjat választja, kevesebb ilyen javaslatot fog látni.
Ha a jövőben nem szeretne beágyazott javaslatokat kapni, válassza Az összes értesítés kikapcsolása lehetőséget.
Ha általános visszajelzést szeretne adni az Outlook-bővítménnyel kapcsolatban, válassza a Visszajelzés küldése ikont a Viva Insights bővítmény paneljének bal felső sarkában.