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リストまたはライブラリのアイテムの承認を要求する

リストとライブラリには、マーケティング キャンペーン予算や人事イニシアチブなどの機密情報が含まれる場合が多い。 特定のユーザーが表示できるアイテムまたはファイルの "公式" バージョンのみを使用することが重要な場合があります。

コンテンツが特定のユーザーに表示される前に、アイテムまたはファイルの承認を要求できます。 承認を要求することで、組織は機密性の高いコンテンツに大幅なレベルの品質とセキュリティを適用できます。

  1. 承認を要求するリストに移動します。

  2. [設定] 設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します、[設定の一覧表示]の順に選択します

  3. [全般設定] セクションで、[バージョン管理の 設定] を選択します

  4. [コンテンツ の承認] セクション で、[ 送信 済みアイテムのコンテンツ承認を要求しますか?] の回答で [は い] を選択します。 [アイテム のバージョン履歴 ] セクションで、アイテムを編集するごとにバージョンを作成するかどうかを指定します。 保持されるバージョンの数を制限する方法も選択できます。

  5. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、リスト内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

    ヒント:  既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

  6. 以下のいずれかを選択できます。

    • リスト内のアイテムを読み取り可能なユーザー。

    • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。

    • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ。

  7. [OK] を選択します。

他のユーザーが承認を必要とするリストまたはライブラリにアイテムを送信した場合、(少なくともリストの管理アクセス許可レベルを持つ) ユーザーが承認するまで、アイテムは保留中の状態になります。 承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムが [承認待ち] 状態の場合、そのアイテムの送信元ユーザーと、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーのみが、そのアイテムを見ることができます。 状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。

拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。 リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要:  サイトのライブラリのセキュリティが、どのユーザーでもアイテムを読み取ることができるように構成されている場合は、アイテムの状態が [承認済み] であるかどうかに関係なく、サイトに対する読み取り権限を持つすべてのユーザーが、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

注: フル コントロールまたはデザインアクセス許可を持つユーザーだけが、ライブラリのSharePoint変更できます。

  1. 承認をSharePointするライブラリに移動します。

  2. [設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続しますを選択し、[ライブラリ] を選択設定。

    これらのメニュー項目が表示できない場合は、[ライブラリ]を選択し、[ライブラリ] グループ設定選択します。

    ライブラリの設定

  3. [バージョン管理]ページを設定、[全般]の [バージョン設定設定]を選択します

    [バージョン管理] が選択されている [ライブラリの設定] ダイアログ。
  4. [コンテンツ の承認] セクション で、[ 送信 済みアイテムのコンテンツ承認を要求しますか?] の回答で [は い] を選択します。 [ドキュメント のバージョン履歴 ] セクションで、ファイルを編集 SharePoint バージョンを作成するかどうかを指定します。 保持されるバージョンの数を制限する方法も選択できます。

  5. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。

    [バージョン管理] の選択肢を含むダイアログ ボックス

    ヒント:  既にアイテムが含まれているリストまたはライブラリについてコンテンツの承認を必須にすると、そのライブラリ内のすべてのアイテムが承認済みとしてマーキングされます。

  6. 以下のいずれかを選択できます。

    • リスト内のアイテムを読み取り可能なユーザー。

    • リスト内のアイテムを編集できるユーザーのみ。

    • リスト内のアイテムを承認できるユーザーとアイテムの作成者のみ。

  7. [OK] を選択します。

他のユーザーが承認を必要とするリストまたはライブラリにアイテムまたはファイルを送信した場合、それを承認するために必要なアクセス許可を持つユーザーが承認するまで、[保留中] 状態になります。 承認を待機している間、そのアイテムの状態は [承認待ち] のままです。

通常、アイテムまたはファイルの状態が[保留中] の場合は、アイテムまたはファイルの元のユーザーと、リストやライブラリを管理する権限を持つユーザーだけが表示できます。 状態が [承認待ち] から [承認済み] に移行すると、そのリストまたはライブラリを表示するためのアクセス許可を持つユーザーも表示できるようになります。 拒否されたアイテムまたはファイルは、送信元のユーザー (または必要な権限を持つ他のユーザー) が削除するまで、リストまたはライブラリに残ります。 リストまたはライブラリ内に既に存在しているアイテムまたはファイルは、自動的に [承認済み] 状態となります。

重要: サイト ライブラリのセキュリティがアイテムの読み取りを許可するように構成されている場合、サイトに対する読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーは、アイテムが [承認済み]状態にあるかどうかに関して、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムを表示できます。

リストまたはライブラリの設定を変更できるのは、"フル コントロール" または "デザイン" 権限を持つユーザーだけです。

アイテムまたはファイルの必要な承認を設定するには

  1. サイトリストまたはライブラリが開いていない場合は、[クイック起動] ウィンドウで、その名前を選択します。

  2. リボンの [ライブラリ ツール] または [ リスト ツール] グループの [ライブラリ ]タブを選択 します。

  3. ライブラリで作業している場合は、[ライブラリ] を選択設定。 リストで作業している場合は、[リストの設定]を選択します。 この例では、[ライブラリ]ページ設定開きます。

    バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般] で設定バージョン設定] を選択します。 [バージョン管理] 設定開きます。

    [承認] の選択肢が表示された [バージョン管理の選択] ページ

  5. [コンテンツ の承認] セクション で、[ 送信 済みアイテムのコンテンツ承認を要求しますか?] の質問に対する回答として [は い] を選択 します。

  6. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。 この例では、 アイテムを承認できるユーザー (および アイテムの作成者) だけが選択されています。

  7. [OK] を選択します。

    次の例は、[コンテンツ承認を要求する]オプションが [はい] に設定された後のライブラリの承認済みアイテムを示しています。 これらのファイルは既にライブラリに存在していたため、自動的に承認されました。

    SharePointが必要な場合は、ライブラリを使用します。 ライブラリに既に存在するファイルは承認済み状態です。

最終的に、組織は、特定のリストまたはライブラリ内のすべてのファイル項目に対して承認を要求する不便または不要な場合があります。 この要件は、承認を付与または拒否する必要があるユーザーに時間を要求するだけでなく、ユーザーがファイルまたはアイテムで簡単に共同作業を行うのを防ぐのにも使用されます。 組織ですべてのアイテムまたはファイルを承認する必要がなくなったと判断した場合は、要件を削除できます。

リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルの承認要件を削除するには

  1. サイトリストまたはライブラリが開いていない場合は、[クイック起動] ウィンドウで、その名前を選択します。

  2. リボンの [ライブラリ ツール]グループの [ライブラリ]タブまたは [リスト ツール] グループの [リスト]タブを選択します。

  3. ライブラリで作業している場合は、[ライブラリ] を選択設定。 リストで作業している場合は、[リスト]を選択設定。 この例では、[ライブラリ]ページ設定開きます。

    バージョン設定のリンクが表示された [ライブラリの設定] ページ

  4. [全般] で設定バージョン設定] を選択します。 [バージョン管理] 設定開きます。

  5. [コンテンツ の承認] セクション で、[ 送信済み アイテムのコンテンツ承認を要求しますか?] の質問に対する回答として [いいえ] を選択 します。 警告ダイアログが表示されます。

    [バージョン設定] ダイアログ ボックスの [コンテンツの承認] セクションで [いいえ] を選んだときに表示される警告メッセージ

  6. メッセージを閉じるには、[OK] を選択します

  7. [バージョン管理]ダイアログ ボックス設定、[OK]選択します。 リストまたはライブラリに戻った場合、承認 ステータス はページで使用できなくなりました。 リストまたはライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーは、そこに存在するコンテンツを表示できます。

詳細については、「サイト リストまたはライブラリの アイテムまたはファイルを承認または拒否する」および「承認ワークフローに関 するすべて」を参照してください

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