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リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リストとライブラリのバージョン管理と、アイテムの履歴から以前のバージョンを表示して復元することで、時間の経過と共に情報を管理することができます。

Microsoft SharePoint、Microsoft 365 のリストアプリ、または Teams でリストを作成できます。 Microsoft Teams のリストの使用を開始する方法について説明します。 

有効にすると、変更が保存されると、新しいバージョンがアイテムの履歴に追加されます。 保存されているバージョンの数と下書きまたはマイナーバージョンの表示が、リストとライブラリごとに変更されます。

リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

  1. バージョン管理を有効にするリストまたはライブラリを開きます。

  2. [ 歯車形の設定ボタン の設定] を選択し、[リストの設定] または [ライブラリの設定] を選択します。

    設定メニュー、リストの設定が強調表示されている

  3. [ 設定 ] ページで、[バージョン設定] を選択します。

    [バージョン管理] が選択されている [ライブラリの設定] ダイアログ。
  4. [ バージョン設定 ] ページでは、次の設定を使用できます。

    • ドキュメントライブラリの場合:

      • 送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする。

      • このドキュメントライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成するには、メジャーバージョンのみ、またはメジャーバージョンとマイナーバージョンのいずれかを使用します。

      • 保持するバージョンの数と下書きを制限する。

      • 下書きのアイテムを表示できるユーザーを設定する。

      • ドキュメントを編集する前にチェックアウトを必須とする。

        バージョン管理が有効になっている SharePoint Online の [ライブラリの設定] オプション
    • リストの場合:

      • 送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする。

      • リスト内のアイテムを編集するごとに新しいバージョンを作成する。

      • 保持するバージョンの数と下書きを制限する。

      • リスト内の下書きのアイテムを表示できるユーザーを設定する。

        バージョン管理が有効になっている SharePoint Online のリスト設定オプション
  5. [OK] を選択します。

リストまたはライブラリで以前のバージョンを表示、復元、または削除するには

  1. 履歴を表示するアイテムまたはドキュメントを含むリストまたはライブラリを開きます。

  2. 履歴を表示するアイテムの横にある [.. . ] (省略記号) を選択します。

  3. [バージョン履歴] を選びます。

    バージョン履歴が強調表示されているドキュメント ライブラリの右クリック メニュー

    [ バージョン履歴] が表示されない場合は、[詳細] を選択し、[バージョン履歴] を選択します。

  4. [ バージョン履歴 ] ダイアログボックスで、以前のバージョンの日付リンクにマウスポインターを置き、メニューを表示するには、下向き矢印を選択します。

    バージョンのドロップダウン ダイアログ ボタン
  5. メニューでは、次の操作を実行できます。

    バージョン アイテムのメニュー
    • [表示]: 現在のドキュメントを表示します。 ダイアログボックスが表示され、以前のバージョンを復元または削除したり、現在の承認状態を表示したりすることができます。 このダイアログボックスから現在のバージョンを編集することもできます。

    • [復元]: ドキュメントを復元します。 現在承認されているドキュメントにするかどうかを確認するダイアログボックスが表示されます。 実行すると、新しいバージョンとして追加されます。

    • [削除]: ドキュメントを削除します。 ごみ箱にアイテムを送信するかどうかを確認するダイアログボックスが表示されます。

    • このバージョンを拒否します。 [ 削除] ではなく、承認済みのドキュメントにのみ表示されます。

  6. 完了したら、右上隅の [ X] を選びます。

SharePoint 2016 または SharePoint 2013 のリストまたはライブラリでバージョン管理を有効にし、構成する

  1. バージョン管理を有効にするリストまたはライブラリに移動します。

  2. リボンで、[ライブラリ ] または [ リスト] を選びます。

    リボンのライブラリと参照タブ または リボンで選択されたリスト タブ

  3. [ 設定] グループで、[ライブラリの設定 ] または [リストの 設定] を選択します。

    SharePoint のリボンの [ライブラリの設定] ボタン または リボン上の [リストの設定]

  4. [ 設定 ] ページで、[バージョン設定] を選択します。

    [バージョン管理] が選択されている [ライブラリの設定] ダイアログ。
  5. [ バージョン設定 ] ページでは、次の設定を使用できます。

    • ドキュメント ライブラリの場合

      [バージョン管理] の選択肢を含むダイアログ ボックス
      • 送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする。

      • [このドキュメント ライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する] で、メジャー バージョンのみ、またはメジャー バージョンとマイナー バージョンのいずれかを選ぶ。

      • 保持するバージョンの数と下書きを制限する。

      • 下書きのアイテムを表示できるユーザーを設定する。

      • ドキュメントを編集する前にチェックアウトを必須とする。

    • リストの場合

      • 送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする。

      • リスト内のアイテムを編集するごとに新しいバージョンを作成する。

      • 保持するバージョンの数と下書きを制限する。

      • リスト内の下書きのアイテムを表示できるユーザーを設定する。

  6. [OK] を選択します。

SharePoint 2016 または 2013 のリストまたはライブラリのバージョン管理を無効にするには

有効にする場合と同じ手順を実行しますが、[ バージョン設定 ] ページで [バージョン管理なし] を選択します。 [ コンテンツの承認を必須にする] でも [いいえ] を選ぶことができます。

以前のバージョンを表示、復元、または削除するには

旧バージョンのドキュメントを復元するには、次の手順を実行します。

  1. 履歴を表示するアイテムまたはドキュメントの一覧またはライブラリに移動します。

  2. リボンで [ファイル] を選択するか、[アイテム] を選択します。 リボンが表示されていない場合は、履歴を表示するアイテムの横にある [.. . ] (省略記号) を選択します。

  3. [バージョン履歴] を選びます。

    [バージョン履歴] が強調表示されているファイル タブ

    [ バージョン履歴] が表示されない場合は、ダイアログボックスで ... (省略記号) を選び、[バージョン履歴] を選びます。

  4. [ バージョン履歴 ] ダイアログボックスで、以前のバージョンの日付リンクにマウスポインターを置き、メニューを表示するには、下向き矢印を選択します。

    バージョンのドロップダウン ダイアログ ボタン
  5. メニューでは、次の操作を実行できます。

    バージョン アイテムのメニュー
    • [表示]: 現在のドキュメントを表示します。 ダイアログが表示され、編集、復元、または削除を行うことができます。また、現在の承認状態を表示することもできます。

    • [復元]: ドキュメントを復元します。 現在承認されているドキュメントにするかどうかを確認するダイアログが表示されます。 実行すると、新しいバージョンとして追加されます。

    • [削除]: ドキュメントを削除します。 ごみ箱にアイテムを送信するかどうかを確認するダイアログが表示されます。

    • このバージョンを拒否します。 [ 削除] ではなく、承認済みのドキュメントにのみ表示されます。

  6. 完了したら、右上隅にある [X] をクリックします。

SharePoint 2010 のリストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リストまたはライブラリでバージョン管理を有効にし、構成するには、次の手順を実行します。

  1. 作業するリストまたはライブラリに移動します。 [ サイドリンクバー ] ウィンドウに名前が表示されない場合は、[すべてのサイトコンテンツ] を選択し、リストまたはライブラリの名前を選択します。

  2. リボンの [ リストツール ] または [ ライブラリツール ] グループで、[ リスト ] タブまたは [ ライブラリ ] タブを選択します。

  3. [リストの設定 ] または [ ライブラリの設定] を選択します。

    SharePoint リボンの [リストの設定] ボタン または SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン

    [ リストの設定 ] または [ ライブラリの設定 ] ページが開きます。

  4. [ 全般設定] で [バージョン設定] を選択します。

    設定の下で、バージョン管理の設定を選択する

    [ バージョン設定 ] ダイアログが開きます。

    メジャー バージョンとマイナー バージョンを設定し、承認を必須にして、アイテムを表示できるユーザーを指定し、チェックアウトを必須にします。
  5. 次の操作のいずれかを行います。

    ドキュメントライブラリの場合、[ アイテムのバージョン履歴 ] セクションの [ このドキュメントライブラリ内のファイルを編集するたびにバージョンを作成する] で、[メジャーバージョンのみ] または [メジャーバージョンとマイナーバージョン] のいずれかを選択します。

    リストの場合、[ アイテムのバージョン履歴 ] セクションの [ このリストのアイテムを編集するたびにバージョンを作成しますか?] で、[はい] を選びます。

  6. 省略リストに保持するバージョンの数を選びます。

  7. 省略[リスト] で、下書きを保持する承認済みバージョンの数を選びます。 このオプションは、[はい]を選択したときに [コンテンツの承認] セクションで使用できます。

    ライブラリの場合は、[次の数のメジャー バージョンの下書きを保存する] で数を設定します。

  8. 省略アイテムの下書きを表示できるユーザーを決定します。 リストでは、このオプションは、[送信済みアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] を [はい]に設定したときに、[コンテンツの承認] セクションでのみ利用できます。

    次のいずれかを選びます。

    • アイテムを閲覧できるすべてのユーザー。 サイトに対する読み取り権限を持つユーザーにアクセスを許可します。

    • アイテムを編集できるユーザーのみ 下書きの表示を、編集権限を持つユーザーに制限します。

    • アイテムを承認できるユーザー (およびアイテムの作成者) のみ アイテムの元の作成者、およびリスト内のアイテムを承認する権限を持つユーザーのみにビューを制限します。

  9. ダイアログを閉じて [ 設定 ] ページに戻るには、[ OK] を選択します。

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SharePoint 2010 のリストまたはライブラリのバージョン管理を無効にする

バージョン管理を有効にするのと同じ手順に従いますが、次のいずれかの操作を行います。

  1. ドキュメントライブラリの場合、[ アイテムのバージョン履歴 ] セクションの [ このドキュメントライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する] で、[ バージョン管理なし] を選択します。

  2. リストの場合、[ アイテムのバージョン履歴 ] セクションの [ このリストのアイテムを編集するたびにバージョンを作成する] で、[いいえ] を選びます。

  3. [OK] を選択します。

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SharePoint 2010 のリストまたはライブラリでバージョンを表示、復元、または削除する

  1. 履歴を表示するアイテムまたはドキュメントの一覧またはライブラリに移動します。

  2. バージョン履歴を表示するドキュメントまたはアイテムの横にある下矢印を選択して、[バージョン履歴] を選択します。

    バージョン履歴が強調表示されているドキュメントのドロップダウン メニュー
  3. [ バージョン履歴 ] ダイアログボックスで、以前のバージョンの日付リンクにマウスポインターを置き、メニューを表示するには、下向き矢印を選択します。

    バージョンと [表示] が強調表示されているドロップダウン
  4. メニューでは、次の操作を実行できます。

    • [表示]: 現在のドキュメントを表示します。 ダイアログが表示され、編集、復元、または削除を行うことができます。また、現在の承認状態を表示することもできます。

      SharePoint 2010 のバージョン履歴のダイアログ ボックス

      [表示] ダイアログ ボックスから編集することもできますが、通常は無効になっています。 編集するには、ファイルまたはアイテムのドロップダウンから [ プロパティの編集] を選択します。

    • [復元]: ドキュメントを復元します。 現在承認されているドキュメントにするかどうかを確認するダイアログが表示されます。 これは、新しいバージョンとして追加されます。

      [復元] が強調表示されているバージョンのドロップダウン
    • [削除]: ドキュメントを削除します。 ごみ箱にアイテムを送信するかどうかを確認するダイアログが表示されます。

      バージョンで [削除] が強調表示されたバージョン履歴
    • [このバージョンの発行を停止] は、ドキュメントまたはアイテムで承認と発行を使用している場合に表示されます。

      [発行取り消し] が強調表示されているバージョン管理のドロップダウン
  5. 完了したら、右上隅の [X] を選択します。 [バージョン] ダイアログがまだ閉じていない場合は、[ X] を選びます。

バージョン管理に影響を与えるその他の設定

バージョン管理に影響を与えるその他の設定を構成することができます。 リストとライブラリでは、コンテンツの承認を必須にすることができます。 ライブラリでは、ファイルをチェックアウトする必要があります。

これらの設定とその他の情報については、「リストまたはライブラリでのバージョン管理のしくみ」を参照してください。

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