Windows 用の新しい Outlook と従来の Outlook でルールを使用する
ルールを使用して、受信トレイに届くメールに対して特定のアクションを自動的に実行します。 たとえば、受信時にメッセージの重要度を変更して、自動的に他のフォルダーに移動したり、特定の条件に基づいてメッセージを削除したりするようなルールを作成できます。
クラシックOutlook for Windowsを使用していない場合は、使用している Outlook のバージョンをチェックし、受信トレイ ルールに関する情報として次のいずれかのオプションを選択します。
重要: 新しいバージョンと従来のバージョンOutlook for Windowsでは手順が異なる場合があります。 使用している Outlook のバージョンを確認するには、リボンで [ファイル] を探します。 [ファイル] オプションがない場合は、[新しい Outlook] タブの手順に従います。 [ファイル] オプションが表示された場合は、[クラシック Outlook] のタブを選択します。
ルールは、受信メッセージに適用され、任意のフォルダーから作成することができます。
-
特定の送信者または送信者のセットからフォルダーにすべての電子メールを移動するルールをすばやく作成するには、ルールを作成するメッセージリスト内のメッセージを右クリックし、[ 詳細アクション ] を選択し、[ ルールの作成] を選択します。
-
その送信者または送信者のセットから受信したすべてのメッセージの移動先のフォルダーを選択し、[OK] をクリックします。
-
[ OK] を選びます。 ルールは、すべての受信メッセージに適用されます。 受信トレイでルールを直ちに実行する場合は、[受信トレイでこのルールを実行する] チェックボックスをオンにします。
注: 現在、送信者からのメッセージをフォルダーに移動するルールのみを実行できます。 メッセージのタイトルを使用したり、未読としてメッセージをマークしたりするなど、他のルールを実行することはできません。
特定の送信者または送信者のセットのメッセージを 1 つのフォルダーに移動するだけでなく、その他の作業を行う場合は、[その他のオプション] を選択します。 ルールの設定メニューが表示されます。
-
すべてのルールには、少なくとも、名前、条件、アクションの 3 つが必要です。 また、ルールには、条件の例外も含めることができます。 [条件の追加]、[アクションの追加]、および [例外を追加] を選択して、各ステップで複数の条件、アクション、および例外を追加できます。
-
このルールの実行後、その他のルールを実行しない場合、[仕分けルールの処理を中止する] チェック ボックスをオンにします。 詳細については、「Outlook on the web で、ルールの処理を中止する」を参照してください。
-
[保存] を押してルールを作成するか、[破棄] を押してルールの作成をキャンセルします。
-
ページの最上部で、設定 を選択。
-
[メール]、[ルール] の順に選択します。
-
編集するルールで、 を選択します。
-
[保存] を押して、編集したルールを保存します。
注: その他のバージョンの Outlook で作成したいくつかのルールは、Outlook on the web によって処理されません。 Outlook on the web 内では、そのルールを実行することも編集することもできません。
-
ページの最上部で、設定 を選択。
-
[メール]、[ルール] の順に選択します。
-
削除するルールで、 を選択します。
ヒント: しばらくの間だけルールをオフにする場合は、ルールの横にあるトグルをオフにします。
受信トレイ ルールは、[受信トレイ ルール] リスト内の順序に基づいて受信メッセージに適用されます。 作成したルールが受信トレイに送信されるメッセージに適用される順序を調整できます。
-
ページの最上部で、設定 を選択。
-
[メール]、[ルール] の順に選択します。
-
ルールを選択し、上方向キーまたは下方向キーを使用して、受信メッセージにルールが適用される順序を変更します。
既定では、受信トレイルールは、ルールを作成した後で受信メッセージに対して実行されます。 既存のメッセージでルールを実行するには、次の操作を行います。
-
ページの最上部で、設定 を選択。
-
[メール]、[ルール] の順に選択します。
-
適用するルールの横にある を選択します。
注: 現在、送信者からのメッセージをフォルダーに移動するルールのみを実行できます。 メッセージのタイトルを使用したり、未読としてメッセージをマークしたりするなど、他のルールを実行することはできません。
-
既存のメッセージを右クリックして、[ルール]、[仕分けルールの作成] の順に選択します。
-
条件と、その条件に基づいてメッセージをどう処理するかを選択します。
たとえば、特定の件名を持つメッセージを特定のフォルダーに移動するには、[件名が次の文字を含む場合] という条件を選択し、[アイテムをフォルダーに移動する] を選択し、新しいフォルダーを選択または作成し、[OK] を選択します。
-
ルールの作成が完了したら、[OK] を選択します。
-
すぐにルールを使用するには、[現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する] チェック ボックスを選択し、[OK] を選択します。
メッセージがそのフォルダーに表示されるようになります。
-
[ファイル]、[仕分けルールと通知の管理]、[新しい仕分けルール] の順に選択します。
-
テンプレートを選択します。
たとえば、メッセージにフラグを設定するには、
-
[特定の人から受信したメッセージにフラグを設定する] を選択します。
-
-
ルールの内容を編集します。
-
下線付きの値を選択し、必要なオプションを選択し、[OK] を選択します。
-
-
[次へ] を選択します。
-
条件を選択し、関連情報を追加し、[OK] を選択します。
-
[次へ] を選択します。
-
ルールの設定を完了します。
-
ルールに名前を設定し、ルール オプションを設定し、ルールの説明を確認します。 下線付きの値をクリックして編集します。
-
-
[完了] をクリックします。
特定のルールは Outlook が起動している場合のみ実行されます。 この警告が表示される場合は、[OK] を選択します。
-
[OK] を選びます。
受信メールを整理するための仕分けルールを設定し、そのルールが必ずしも目的どおりに動作しない場合、次の手順に従うと問題を解決できることがあります。
適切に動作しない仕分けルールを解決するには:
-
[ファイル]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックします。
-
変更する必要がない、適切に動作しない仕分けルールがあるというメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
-
赤で表示された仕分けルールの横にあるチェック ボックスをオンにします。
-
[仕分けルールの説明] の下のリンクをクリックし、必要に応じてルールを編集し、[OK] をクリックします。
仕分けルールの設定、名前、場所、動作を変更するには:
-
[ファイル]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックします。
-
変更する仕訳ルールの横にあるチェック ボックスをオンにします。
-
[仕分けルールの変更] をクリックし、変更する種類をクリックし、手順を実行します。
注: [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの仕訳ルールを削除するには、仕訳ルールの横にあるチェック ボックスをオンにし、[削除] をクリックします。
不要になったルールは削除できます。
-
[ファイル] タブで [仕分けルールと通知の管理] を選択します。
-
[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、削除するルールを選択します。
-
[ 削除] > [OK] を選択します。
1 つまたは複数のルールを手動で実行できます。
-
[ファイル] タブで [仕分けルールと通知の管理] を選択し、[電子メールの仕分けルール] タブで [仕分けルールの実行] を選択します。
-
[仕訳ルールの実行] ボックスの [実行する仕分けルールの選択] で、実行するルールごとにチェック ボックスを選択します。
-
[対象フォルダー] ボックスで、別のフォルダーを選択するには、[参照] を選択し、フォルダーを選択し、[OK] を選択します。
[サブフォルダーチェック含める] ボックスを選択して、手順 3 で選択したフォルダーの下にあるすべてのフォルダーを含めます。
-
[メッセージの種類] 一覧で、初期設定のすべてのメッセージをそのまま選択するか、既読または未読のメッセージに変更します。
-
[今すぐ実行] を選択します。