Įvadas į sąrašus

Sąrašas yra duomenų rinkinys, kurį galite bendrinti su savo komandos nariais ir žmonėmis, kuriems suteikėte prieigą. Rasite daug paruoštų naudoti sąrašo šablonų, kurie puikiai padės tvarkyti sąrašo elementus. Sužinokite daugiau " Microsoft 365" šablonų sąrašas.

Šiame straipsnyje aprašomos sąrašų kūrimo ir naudojimo sąvokos. Sąrašus galite kurti naudodami "SharePoint", "Microsoft 365" programą Sąrašai arba "Microsoft Teams". Sužinokite, kaip pradėti darbą su sąrašais programoje "Microsoft Teams".

Daugiau informacijos apie sąrašus žr. tolesniuose straipsniuose:

• Sąrašo kūrimas
• Sąrašo naikinimas
• Sąrašo ar bibliotekos rodinio kūrimas, keitimas ar naikinimas
• Sąrašai "Microsoft 365"
• Metaduomenų naršymo nustatymas sąraše arba bibliotekoje
• Didelių sąrašų ir bibliotekų valdymas

Toliau pasirinkite antraštę, kad ją atidarytumėte ir peržiūrėtumėte išsamią informaciją.

Sąrašų apžvalga

Organizacijos paprastai naudoja įvairių tipų sąrašus, įskaitant saitus, skelbimus, kontaktus, problemų sekimą ir apklausas.

Sąrašuose taip pat gali būti užduočių, kurias galite naudoti kaip komandos bendradarbiavimo centrą arba kaip verslo sprendimo tašką. Daugeliu atvejų sąrašai gali pateikti greitus ir efektyvius sprendimus praktiškai be poreikio juos modifikuoti.

Pavyzdžiui, galite naudoti:

• Užduotys Apima nuosavybės ir eigos sekimą bei laiko planavimo juostą puslapyje, kad sąrašo turinys būtų patraukliai ir vizualiai pateiktas.
• Issue tracking Apima versijų kūrimo ir versijų retrospektyvų saugyklą, kad galėtumėte išsamiau analizuoti darbo grupių projektus ir įprastas darbo užduotis.

Sąrašai yra išsamūs ir lankstūs, be to, turi daug įtaisytųjų funkcijų, kurios užtikrina patikimą būdą duomenims saugoti, bendrinti ir su jais dirbti.

Pavyzdžiui, galite:

• Kurti sąrašą su įvairiais stulpeliais, įskaitant tekstas, skaičius, pasirinkimas, valiuta, data ir laikas, peržvalga, taip / ne ir apskaičiuota. Be to, prie sąrašo elemento galite pridėti vieną ar daugiau failų, kad pateiktumėte papildomos informacijos, pvz., skaičiuoklę su pagalbiniais numeriais arba dokumentą, kuriame yra pagrindinė informacija.
• Kurti sąrašų rodinius, kad būtų galima organizuoti, rūšiuoti ir filtruoti duomenis skirtingais ir konkrečiais būdais; keisti metaduomenis, pvz., pridėti ir naikinti stulpelius bei modifikuoti tikrinimo taisykles; Ir nuosekliai naudoti sąrašus visose svetainėse su turinio tipais, svetainės stulpeliais ir šablonais. Pavyzdžiui, pagrindiniame puslapyje galite peržiūrėti tik dabartinius įvykius iš kalendoriaus, o kitame puslapyje sukurti vaizdinį rodinį (panašų į sieninį kalendorių).
• Kurkite ryšius tarp sąrašų naudodami unikalių stulpelių, peržvalgos stulpelių ir ryšių vykdymo (pakopomis ir naikinimo apribojimą) derinį, kurie padeda kurti sudėtingesnius verslo sprendimus ir padeda išsaugoti duomenų vientisumą.
• Kurkite pasirinktinius sąrašus, rodykite duomenis puslapio dalyse ir iš dalių sudarytuose puslapiuose, importuokite, eksportuokite ir susiekite su kitų programų, pvz., „Excel“ ir „Access“, duomenimis.
• Sekite versijas ir išsamią retrospektyvą, reikalaukite patvirtinimo modifikuojant duomenis, naudokite elemento ir aplanko lygio saugą, padėkite bei paimkite ir automatiškai sužinokite apie pakeitimus naudodami įspėjimus ir RSS informacijos santraukas.
• Skirstykite viename sąraše esantį turinį į aplankus, kad naudoti būtų patogiau ir našiau, ir pagerinkite bendrą darbo su dideliais sąrašais našumą naudodami indeksavimą.

Darbo su sąrašais būdai

Toliau pateikiami keli būdai, kaip galite dirbti su sąrašais, kad galėtumėte lengviau valdyti savo grupės informaciją.

Sekti versijas ir išsamią retrospektyvąSekti sąrašo elementų versijas , kad galėtumėte matyti, kurie elementai keitėsi iš vienos versijos į kitą, taip pat kas pakeitė sąrašo elementus. Jei naujesnėje versijoje buvo padaryta klaidų, galite atkurti ankstesnę elemento versiją. Sąrašo retrospektyvos sekimas ypač svarbus, jei jūsų organizacijai reikia stebėti, kaip sąrašas kinta.

Patvirtinimo reikalavimasNurodykite, kad sąrašo elemento patvirtinimas būtinas, kad jį galėtų peržiūrėti visi. Elementai lieka laukimo būsenoje, kol jų nepatvirtina arba neatmeta kas nors, turintis teisę juos patvirtinti. Galite kontroliuoti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti sąrašo elementą prieš jį patvirtinant.

Teisių tinkinimas Nurodykite, ar jūsų sąrašo dalyviai gali skaityti ir redaguoti tik jų sukurtus ar visus sąrašo elementus. People, kurie turi teisę tvarkyti sąrašus, gali skaityti ir redaguoti visus sąrašo elementus. Taip pat galite taikyti konkrečius teisių lygius vienam sąrašo elementui, pvz., jei elemente yra slaptos informacijos.

Rodinių kūrimas ir valdymasSukurkite skirtingus to paties sąrašo rodinius. Faktinio sąrašo turinys nesikeičia, tačiau elementai sutvarkomi arba filtruojami taip, kad žmonės, atsižvelgdami į savo poreikius, galėtų rasti svarbiausią ar įdomiausią informaciją.

Naujinti sąrašus Neatsižvelgiant į naujinamo sąrašo tipą, sąrašo elementų įtraukimo, redagavimo ir naikinimo procesas yra panašus.

Įtraukti arba keisti sąrašo elementus

Yra du būdai, kaip pridėti arba redaguoti sąrašo elementus:

• Naudojant formą, kuri yra numatytasis metodas.
• Įdėtasis, tai reiškia, kad elementas įtraukiamas tiesiai į sąrašo puslapį.

Jei sąrašas nustatytas taip, kad sektų versijas, nauja sąrašo elemento versija sukuriama kiekvieną kartą, kai redaguojate sąrašo elementą. Galite peržiūrėti retrospektyvą, kaip buvo pakeistas sąrašo elementas, ir atkurti ankstesnę versiją, jei padarėte klaidą naujesnėje versijoje.

Formulių ir apskaičiuotųjų reikšmių naudojimas Naudokite formules ir apskaičiuotas reikšmes, kad dinamiškai generuotumėte informaciją sąrašo stulpeliuose. Operacijos gali apimti informaciją iš kitų sąrašo stulpelių, taip pat sistemos funkcijas, pvz., TODAY, kad nurodytų dabartinę datą. Pavyzdžiui, galite nurodyti numatytąjį terminą, kuris yra septynios dienos nuo dabartinės datos.

Gaukite naujienas apie pakeitimus Sąrašai ir rodiniai gali naudoti RSS, kad darbo grupės nariai galėtų automatiškai gauti naujinimus. RSS yra technologija, leidžianti žmonėms gauti ir peržiūrėti naujienų ir informacijos naujinimus arba RSS informacijos santraukas konsoliduotoje vietoje. Taip pat galite kurti el. pašto įspėjimus, kurie informuotų, kada sąrašai pakeičiami arba kai įtraukiami nauji elementai. Įspėjimai yra patogus būdas stebėti svarbius keitimus.

Sąrašo ryšių kūrimas Sukurkite ryšį tarp dviejų sąrašų. Šaltinio sąraše sukuriate peržvalgos stulpelį, kuris gauna (arba "peržvelgia") vieną ar daugiau reikšmių iš paskirties sąrašo, jei tos reikšmės atitinka šaltinio sąrašo peržvalgos stulpelio reikšmę. Jei norite, galite įtraukti papildomų stulpelių iš paskirties sąrašo į šaltinio sąrašą. Kai kuriate peržvalgos stulpelį, taip pat galite nuspręsti įgalinti ryšio veikimą nustatydami pakopinio naikinimo arba apribojimo-naikinimo parinktį, kuri padeda išlaikyti duomenis galiojančius ir išvengti nenuoseklumų, galinčių sukelti problemų ateityje.

Sąrašo informacijos bendrinimas su duomenų bazės programa Jei esate įdiegę duomenų bazės programą, pvz., "Access", galite eksportuoti ir importuoti duomenis į savo svetainę ir iš jos, taip pat susieti lentelę iš duomenų bazės su sąrašu. Dirbdami su sąrašo duomenimis "Access" duomenų bazėje, taip pat galite kurti užklausas, formas ir ataskaitas. Daugiau informacijos ieškokite Duomenų importavimas iš "Access" duomenų bazės į "Access" taikomąją žiniatinklio programą.

Nuoseklus sąrašų naudojimas visose svetainėse Jei jūsų grupė veikia su kelių tipų sąrašais, galite padidinti nuoseklumą keliuose sąrašuose su turinio tipais, svetainės stulpeliais ir šablonais. Šios funkcijos leidžia iš naujo efektyviai naudoti parametrus ir sąrašo struktūrą. Pavyzdžiui, galite sukurti klientų aptarnavimo problemos turinio tipą, kuris nurodo tam tikrus turinio tipo stulpelius (pvz., kontaktas) ir verslo procesus. Kitas pavyzdys yra kurti svetainės stulpelį, skirtą skyrių pavadinimams, kuriame būtų skyrius išplečiamasis sąrašas. Galite pakartotinai naudoti stulpelį keliuose sąrašuose ir užtikrinti, kad vardai kiekviename sąraše visada būtų rodomi taip pat.

Darbas su sąrašo elementais naudojant el. pašto programą Naudokite el. pašto programą, kuri būtų suderinama su "„Microsoft“" technologijomis, kad galėtumėte pasiimti svarbią sąrašo informaciją. Pavyzdžiui, naudodami "Outlook" galite peržiūrėti ir atnaujinti savo svetainės užduotis, kontaktus ir diskusijų lentas iš "Outlook". Daugiau informacijos rasite Išorinio sąrašo prijungimas prie "Outlook".

Nustatyti turinio taikymąĮgalinkite taikymą pagal auditoriją , kad elementai būtų filtruojami pagal grupes.

Sąrašų tipai

Naudojamo sąrašo tipas priklauso nuo bendrinamos informacijos tipo.

Pranešimai Bendrinti naujienas ir būseną bei teikti priminimus. Skelbimai palaiko patobulintą formatavimą su vaizdais, hipersaitais ir formatuotu tekstu.

Kontaktai Saugokite informaciją apie žmones ar grupes, su kuriais dirbate. Jei naudojate el. pašto arba kontaktų valdymo programą, kuri suderinama su "„Microsoft“" technologijomis, galite peržiūrėti ir atnaujinti savo svetainės kontaktus kitoje programoje. Pvz., galite atnaujinti visų savo organizacijos tiekėjų sąrašą naudodami el. pašto programą, suderinamą su "„Microsoft“" technologijomis, pvz., "Outlook". Kontaktų sąrašas iš tikrųjų nevaldo jūsų svetainės narių, tačiau jį galima naudoti jūsų organizacijos kontaktams, pvz., išorinių tiekėjų sąrašui, saugoti ir bendrinti.

Diskusijų lentos Suteikite centrinę vietą komandos diskusijoms, panašioms į naujienų grupių formatą. Jei administratorius jūsų svetainėje įgalino sąrašus gauti el. laiškus, diskusijų lentose gali būti saugomos dažniausiai naudojamų el. pašto programų el. pašto diskusijos. Pavyzdžiui, galite sukurti organizacijos naujo produkto leidimo diskusijų lentą.

Saitai Suteikite centrinę vietą saitams su internetu, jūsų įmonės intranetu ir kitais ištekliais. Pavyzdžiui, galite sukurti saitų su klientų svetainėmis sąrašą.

Paaukštinti saitai Rodyti saito veiksmų rinkinį vaizdiniame makete.

Calendar Store jūsų komandos įvykiams arba konkrečioms situacijoms, pvz., įmonės šventėms. Kalendoriuje pateikiami vaizdiniai rodiniai, panašūs į stalo ar sieninį kalendorių, kuriuose yra jūsų komandos įvykių, įskaitant susitikimus, socialinius ir visą dieną trunkančius renginius. Taip pat galite sekti reikšmingus komandos įvykius, pvz., terminus ar produktų išleidimo datas, nesusijusias su konkrečiu laiko intervalu. Daugiau informacijos rasite Kalendoriaus rodinio kūrimas iš sąrašo.

Užduotys Stebėkite informaciją apie projektus ir kitus savo grupės darbų įvykius. Galite priskirti užduotis žmonėms ir stebėti būseną bei įvykdymo procentą, kai užduotis artėja prie užbaigimo. Jei naudojate el. paštą arba užduočių valdymo programą, kuri suderinama su "„Microsoft“" technologijomis, galite peržiūrėti ir naujinti savo svetainės užduotis kitoje programoje. Pavyzdžiui, galite sukurti organizacijos biudžeto proceso užduočių sąrašą, tada jį peržiūrėti ir atnaujinti programoje "Outlook" kartu su kitomis užduotimis. Daugiau informacijos rasite Sąrašo kūrimas.

Projekto užduotys Saugokite užduoties informaciją su Ganto rodiniu ir eigos juostomis. Vykdant užduotį galima sekti būseną ir įvykdymo procentą. Jei naudojate el. paštą arba užduočių valdymo programą, kuri suderinama su "„Microsoft“" technologijomis, galite peržiūrėti ir atnaujinti savo svetainės projekto užduotis kitoje programoje. Pavyzdžiui, galite sukurti projekto užduočių sąrašą savo svetainėje, kad identifikuotumėte ir priskirtumėte darbą, kad sukurtumėte mokymo vadovą, o tada galėsite stebėti savo organizacijos pažangą iš "Project". Daugiau informacijos rasite Sąrašo kūrimas.

Issue tracking Saugokite informaciją apie konkrečias problemas, pvz., palaikymo problemas, ir sekite jų progresą. Galite priskirti problemas, jas suskirstyti į kategorijas ir susieti problemas tarpusavyje. Pavyzdžiui, galite sukurti problemų sekimo sąrašą, kad galėtumėte valdyti klientų aptarnavimo problemas ir sprendimus. Taip pat galite komentuoti problemas kiekvieną kartą, kai jas redaguojate, sukurdami komentarų retrospektyvą nekeisdami pradinio problemos aprašo. Pavyzdžiui, klientų aptarnavimo atstovas gali įrašyti kiekvieną žingsnį, kurio buvo imtasi siekiant išspręsti problemą, ir rezultatus. Taip pat galite naudoti problemų sekimo sąrašą su trijų etapų darbo eiga, kad padėtumėte organizacijai valdyti problemų ar projektų sekimą. Daugiau informacijos rasite Sąrašo kūrimas.

Apklausa Rinkite ir kompiliuokite atsiliepimus, pvz., darbuotojų pasitenkinimo apklausą ar apklausą. Klausimus ir atsakymus galite kurti keliais skirtingais būdais ir peržiūrėti atsiliepimų apžvalgą. Jei turite įdiegtą skaičiuoklę arba duomenų bazės programą, kuri suderinama su "„Microsoft“" technologijomis, galite eksportuoti rezultatus ir juos išsamiau analizuoti. Daugiau informacijos rasite Apklausos kūrimas.

Pasirinktinis Pradėkite sąrašą nuo pradžių. Taip pat, jei turite skaičiuoklės programą, suderinamą su "„Microsoft“" technologijomis, galite sukurti pasirinktinį sąrašą, pagrįstą skaičiuokle. Pavyzdžiui, galite importuoti sąrašą iš "Excel", kurį sukūrėte sutartims su tiekėjais saugoti ir tvarkyti. Daugiau informacijos rasite Sąrašo kūrimas pagal skaičiuoklę.

Išoriniai sąrašai Dirbkite su duomenimis, kurie saugomi ne sąraše, bet kuriuos galite skaityti ir į kuriuos galite rašyti naudodami "Microsoft 365". Išorinio sąrašo duomenų šaltinis vadinamas išoriniu turinio tipu. Skirtingai nuo savojo "Microsoft 365" sąrašo, išorinis sąrašas naudoja išorinių sistemų ryšių paslaugas, kad pasiektų duomenis tiesiogiai iš išorinės sistemos (pvz., SAP, "Siebel" ir "Microsoft „SQL Server“"), nesvarbu, ar ta sistema duomenų bazė, žiniatinklio tarnyba ar verslo srities sistema.

Custom list in datasheetview Sukurkite tuščią sąrašą, panašų į pasirinktinį sąrašą, tačiau norėdami pagal numatytuosius nustatymus rodyti sąrašą duomenų lapo rodinyje. Duomenų lapo rodinyje yra duomenų lentelė, skirta duomenims kaip eilutėms ir stulpeliams peržiūrėti ir redaguoti. Galima įtraukti ir redaguoti eilutes ir stulpelius, taikyti filtrus ir rūšiavimo tvarkas, rodyti apskaičiuotas reikšmes ir sumas, patogiai redaguoti duomenis lentelės langeliuose. Norint naudoti duomenų lapo rodinį, būtina 32 bitų kliento kompiuteryje įdiegta "Office" ir naršyklė, palaikanti "ActiveX" valdiklius.

Būsenų sąrašas Rodyti ir sekti projekto tikslus. Sąraše yra spalvotų piktogramų, pranešančių apie tikslų pasiekimo lygį, rinkinys.

Tiražai Siųskite informaciją, įskaitant patvirtinimo antspaudus, savo komandos nariams.

"„Microsoft“" IME žodynų sąrašas Naudoti sąrašo duomenis kaip "„Microsoft“" IME žodyną. Skaitymo stulpelio elementus galite konvertuoti į rodymą naudodami "„Microsoft“" IME ir peržiūrėti turinį komentarų lange Komentarai. Duomenis galima susieti su konkrečiu URL.

"PerformancePoint" turinio sąrašas Saugokite ataskaitų srities elementus, pvz., veiklos rodiklius, ataskaitas, filtrus, ataskaitų srities puslapius ir kitus ataskaitų srities elementus, kuriuos sukūrėte naudodami "PerformancePoint" ataskaitų srities Designer.

Kalbos ir vertyklės Naudojimas su vertimo valdymo darbo eiga vertimo valdymo bibliotekoje. Darbo eiga naudoja sąrašą, kad priskirtų vertimo užduotis vertėjui, nurodytam sąraše, kiekvienai kalbai. Šį sąrašą galite sukurti rankiniu būdu arba galite pasirinkti, kad šis sąrašas būtų kuriamas automatiškai, kai įtraukiate vertimo valdymo darbo eigą į vertimo valdymo biblioteką.

KPI sąrašas Sekite pagrindinius efektyvumo indikatorius (KPI), kad greitai įvertintumėte eigą su išmatuojamais tikslais. Norėdami stebėti našumą, galite nustatyti KPI sąrašus naudodami vieną iš keturių duomenų šaltinių: rankiniu būdu įvestus duomenis, duomenis "Microsoft 365" sąraše, duomenis "Excel" darbaknygėse arba duomenis iš analizės tarnybų, "Microsoft „SQL Server“" komponento. Sukūrę KPI sąrašą, galite jį naudoti norėdami parodyti indikatoriaus būseną ataskaitų srities puslapyje.

Skaičiuoklės importavimas Naudoti stulpelius ir duomenis iš esamos skaičiuoklės. Skaičiuoklei importuoti reikia "Microsoft Excel" arba kitos suderinamos programos.

Sąrašo įtraukimas į puslapį

Norėdami įtraukti sąrašą į modernios "SharePoint" naudojimo patirties puslapį:

1. Jei puslapis dar nėra įjungtas redagavimo režimu, spustelėkite Redaguoti puslapio viršuje, dešinėje.

2. Perkelkite pelės žymiklį virš esamos puslapio dalies arba po ja ir pamatysite eilutę su apibrauktu "+", kaip čia:

   

3. Spustelėkite + ir pamatysite puslapio dalių sąrašą, iš kurio galėsite pasirinkti. Slinkite žemyn į sekciją Dokumentai, sąrašai ir bibliotekos .

4. Pasirinkite Sąrašas.
   Rodomi visų galimų sąrašų pavadinimai.

5. Pasirinkite sąrašą, kurį norite įterpti į puslapį.

6. Jei esate patenkinti savo pasirinkimu, pasirinkite Įrašyti kaip juodraštį viršuje kairėje. Tada, norėdami, kad atnaujintas puslapis būtų pasiekiamas kitiems, viršuje dešinėje pasirinkite Publikuoti .

Norėdami įtraukti sąrašą į "SharePoint" klasikinės patirties puslapį:

1. Dalyje Svetainės spustelėkite Parametrai Parametrai , tada spustelėkite Svetainės turinys.

2. Spustelėkite piktogramą Įtraukti taikomąją programą .

   

3. Slinkite ir spustelėkite norimą naudoti programėlę. Gali būti daugiau nei vienas puslapis.

4. Suteikite programai unikalų pavadinimą, kad vėliau puslapyje galėtumėte ją prisiminti, ir spustelėkite Kurti.

5. Grįžę į ekraną Svetainės turinys galite atlikti tris veiksmus:

   • Uždarykite langą ir grįžkite į puslapį. Įtraukite naują taikomąją programą į puslapį naudodami funkciją Įterpti puslapio dalis.
   • Spustelėkite programą ir pradėkite įvesti duomenis.
   • Spustelėkite daugtaškį (...), tada spustelėkite Parametrai. Čia galite įtraukti stulpelių, keisti vardus ir atlikti kitas užduotis.

Sąrašų tvarkymas svetainėje

Nors sąrašų funkcijas galite naudoti įvairiais būdais, jų naudojimas priklauso nuo turimų sąrašų dydžio ir skaičiaus bei organizacijos poreikių.

Daugelio elementų saugojimas viename sąraše

Galbūt norėsite turėti vieną didelį sąrašą, kuris atitiktų įvairius poreikius. Pavyzdžiui, gali kilti daug techninių problemų, kurias reikia sekti visoje organizacijoje, kai problemos taikomos keliems projektams ir grupėms.

Naudokite vieną sąrašą, jeigu:

• Jūsų grupei reikia matyti suvestinę informaciją apie sąrašo elementus arba skirtingus to paties elementų rinkinio rodinius. Pavyzdžiui, vadovas gali norėti pamatyti visų organizacijos techninių problemų eigą arba pamatyti visas problemas, kurios buvo pateiktos per tą patį laikotarpį.
• People nori naršyti arba ieškoti problemų toje pačioje svetainės vietoje.
• Norite pritaikyti tuos pačius parametrus sąrašo elementams, pvz., versijų sekimą arba patvirtinimo reikalavimą.
• Su sąrašu dirbančios grupės pasižymi tomis pačiomis ypatybėmis, pvz., turi tokius pačius teisių lygius. Konkretiems sąrašo elementams galima taikyti unikalias teises, bet jei teisių lygiai labai skiriasi, apsvarstykite galimybę naudoti kelis sąrašus.
• Norite analizuoti sąrašo informaciją arba gauti jungtinius sąrašo naujinimus. Galite gauti įspėjimus apie sąrašo elementų pakeitimus arba pamatyti sąrašo pakeitimus naudodami RSS technologiją. RSS informacijos santraukos leidžia darbo grupės nariams matyti konsoliduotą pakeistos informacijos sąrašą.

Kelių sąrašų kūrimas

Kelių sąrašų gali prireikti, kai esama didelių skirtumų tarp elementų, kuriuos norite valdyti, arba tarp asmenų grupių, kurios dirba su jais.

Naudokite kelis sąrašus, jeigu:

• Nesitiki, kad žmonėms reikės bendrų elementų santraukų.
• Žmonių grupės, dirbančios su informacija, yra skirtingos ir turi skirtingus teisių lygius.
• Įvairiems elementų rinkiniams reikia taikyti skirtingus parametrus, pvz., versijų arba patvirtinimo.
• Nereikia analizuoti visų elementų kartu arba nereikia gauti jungtinės sąrašo naujinimo informacijos.

Sąrašo elementų tvarkymas

Toliau pateikiami keli būdai, kaip tvarkyti sąrašus ir sąrašo elementus:

Stulpelių įtraukimas Padėkite grupei nustatyti svarbiausius elementus, į sąrašą galite įtraukti stulpelių. Pavyzdžiui, galite įtraukti projekto stulpelį į sąrašą, kad žmonėms, dirbantiems su konkrečiais projektais, būtų lengviau peržiūrėti ir dirbti su savo elementais. Taip pat galite įtraukti daugiau stulpelių, jei norite surinkti papildomos informacijos apie kiekvieną sąrašo elementą, pvz., skyriaus pavadinimą arba darbuotojo vardą.

Jei sąraše yra keli elementai, galite indeksuoti tam tikrus stulpelius, kad pagerintumėte efektyvumą peržiūrint kelis elementus arba perjungiant rodinius. Ši funkcija nekeičia elementų tvarkymo būdo, tačiau gali leisti organizacijoms lengviau išsaugoti didelį elementų kiekį sąraše. Tačiau indeksavimas gali užimti daugiau vietos duomenų bazėje. Daugiau informacijos rasite Sąrašo arba bibliotekos rodinio kūrimas, keitimas arba naikinimas.

Rodinių kūrimas Naudokite rodinius, jei žmonėms jūsų grupėje dažnai reikia peržiūrėti duomenis tam tikru būdu. Rodiniuose naudojami stulpeliai duomenims rikiuoti, grupuoti, filtruoti ir rodyti. Taip pat galite pasirinkti, kiek elementų turi būti rodoma vienu metu kiekviename rodinyje. Pavyzdžiui, žmonės gali naršyti sąrašą rinkiniais po 25 arba 100 sąrašo elementų viename puslapyje, atsižvelgdami į jų nuostatas ir ryšio greitį.

Rodiniai leidžia lanksčiai sąraše saugoti daug elementų, tačiau galite matyti tik reikiamus tam tikru metu antrinius rinkinius, pvz., tik šiais metais paskelbtus numerius arba tik dabartinius kalendoriaus įvykius. Galite kurti asmeninius rodinius, kurie bus pasiekiami tik jums, o jei turite teisę modifikuoti sąrašą, galite kurti viešuosius rodinius, kurie bus prieinami visiems. Daugiau informacijos rasite Sąrašo arba bibliotekos rodinio kūrimas, keitimas arba naikinimas.

Aplankų kūrimas Įtraukite aplankus į daugelio tipų sąrašus, jei sąrašo savininkas leido kurti aplankus. Tai ypač naudinga, jei sąrašo elementus galima skirstyti tam tikru būdu, pvz., pagal projektą ar grupę. Aplankai padeda žmonėms lengviau peržvelgti ir valdyti sąrašo elementus. "„Microsoft“" technologijos teikia medžio rodinį, kuris leidžia žmonėms naršyti savo svetaines ir aplankus panašiai, kaip jie dirba su aplankais standžiajame diske. Pvz., kiekvienas skyrius gali turėti savo aplanką. Daugiau informacijos rasite Aplanko kūrimas sąraše.