Taikoma: Internetinė "Outlook", naujoji "Outlook", skirta "Windows", ir kalendorius programoje "Microsoft Teams"
Prieš pradėdami
Tau reikia:
- "Microsoft 365 Copilot" licencija.
- Susitikimas, sukurtas arba atnaujintas internetinėje "Outlook", naujojoje "Outlook", skirtoje "Windows", arba "Microsoft Teams" kalendoriuje.
- kambarį, kurį įtraukėte į susitikimą.
Klasikinė "Outlook", skirta "Windows", šiuo metu nepalaikoma. Plėtojama parama.
Rezervavimas iš naujo taikomas tik organizatoriaus įtrauktiems kambariams. Jei kitas dalyvis įtraukia kambarį, "Copilot" automatiškai jo neperrezervuoja.
Įgalinti "Copilot" iš naujo rezervuoti atmestus susitikimų kambarius
Jei kambarys atmetamas, "Copilot" bandys jį automatiškai perrezervuoti, kai kambarys įtraukiamas iš palaikomo kliento arba naudojant "Copilot" planavimą. Atmestų kambarių perrezervavimas įjungtas pagal numatytuosius parametrus.
Kambario įtraukimas į palaikomą klientą
Įtraukę kambarį pažymėkite atmestų kambarių rezervavimo valdiklį įvykio formoje, vietų ieškiklyje arba "Outlook" kambario ieškiklyje:
- Sukurkite susitikimą arba atidarykite organizuojamą susitikimą.
- Įtraukti kambarį.
- Patvirtinkite, kad funkcija Perrezervuoti atmestus kambarius lieka įjungta.
- Nusiųskite susitikimo kvietimą arba naujinimą.
Paprašykite "Copilot" suplanuoti susitikimą ir įtraukti kambarį
Galite paprašyti "Copilot" suplanuoti susitikimą ir įtraukti kambarį vienu veiksmu. Pavyzdžiui:
- "Suplanuokite susitikimą su Barbara ir įtraukite kambarį."
- "Suplanuokite 30 minučių susitikimą su Aleksu rytoj po pietų ir pridėkite kambarį."
- "Suplanuokite susitikimą su vadovu, kad aptartumėte I ketvirčio pardavimo ataskaitą ir įtrauktumėte kambarį."
"Copilot" patvirtina pasirinktą kambarį ir nurodo, kad įjungta parinktis Perrezervuoti atmestus kambarius .
Kas nutinka išsiuntus kvietimą
Jei kambarys priima
Nereikia imtis jokių veiksmų. Susitikimas rodo kambarį kaip patvirtintą.
Jei kambarys sumažėja
"Copilot" ieško pakaitinio kambario fone. Atsižvelgiant į užimtą kambarį, ši paieška gali trukti nuo kelių minučių iki kelių valandų. Jei "Copilot" neranda laisvo kambario, bando iš naujo kiekvieną dieną prieš prasidedant susitikimui.
- Ieškoma laisvų kambarių, panašių į tą, kuris buvo atmestas.
- Pereina iš vieno kandidato kambario į kitą, ieškodamas pakaitinio.
- Atnaujina susitikimą tik kai priima pakaitinį kambarį.
Dalyviai neinformuojami apie kandidatų kambarius.
Galite redaguoti įvykį bet kuriuo metu, įskaitant kambario keitimą patys. "Copilot" neblokuoja ir neužkerta kelio rankiniams keitimams.
Kol "Copilot" ieško
Jei atlikęs pirmąją iešką "Copilot" neranda tinkamo kambario, susitikimo organizatorius gauna vieną el. laišką iš pageidaujamo kambario su tema, kurios tema "Copilot" ieško kambario. El. laiške paaiškinama, kad prašomas kambarys nepasiekiamas, panašaus kambario pastate šiuo metu nėra, todėl "Copilot" tęs iešką.
El. laiškas siunčiamas vieną kartą, o ne kasdien. Susitikimo organizatorius gali palaukti, kol "Copilot" tęs darbą, arba pasirinkti Redaguoti įvykį , kad pakeistų kambarį ar kitą susitikimo informaciją.
Kai "Copilot" randa pakaitinį
Kai pakaitinis kambarys priimamas, susitikimo vieta atnaujinama ir dalyviai gauna susitikimo atnaujinimą, informuojantį, kad vieta pasikeitė. Susitikimo tema lieka nepakitusi. Patvirtinimo el. laiške nurodomas pradinis kambarys ir kambarys, kurį užsakė "Copilot":
Atidarykite įvykį, kad patvirtintumėte atnaujintą vietą. Vis tiek galite pakeisti kambarį rankiniu būdu, jei pakeitimas neatitinka jūsų poreikių.
Jei "Copilot" negali rasti laisvo kambario
Jei "Copilot" perrezervavimo pabaiga neranda laisvo kambario, galite gauti pranešimą, kad "Copilot" nepavyko rasti laisvų kambarių . Jame paaiškinama, kad prašomas kambarys neprieinamas ir kad pastate nebuvo rasta laisvų kambarių:
Pasirinkite Redaguoti įvykį arba atidarykite susitikimą iš savo kalendoriaus ir patys atnaujinkite kambarį arba kitą susitikimo informaciją.
Kaip "Copilot" pasirenka kambarį
"Copilot" ieško kambario, panašaus į tą, kuriame susitikimas buvo atmestas. Ji mano:
- Vietos kontekstas: Pradinis kambario aukštas, pastatas ir kambarių sąrašas.
- Prieinamumas: Ar yra susitikimui skirtas kambarys.
- Užsakymų istorija: Kambariai, susieti su jūsų ankstesniais užsakymais.
- Talpa: Kandidatų kambarių dydis. Talpa yra svarbus dalykas, o ne privalomas filtras.
Tikslus svoris ir atsarginė tvarka šiame straipsnyje nenurodyti.
Darbo plano ir darbo vietos parametrai gali turėti įtakos rekomendacijų tvarkai pagal užsakymų istoriją, o tai gali turėti įtakos kambariui, kurį galiausiai pasirinks "Copilot".
Pasikartojantys susitikimai
"Copilot" kambario perrezervavimas taip pat veikia su pasikartojančiais susitikimais.
Kai kambarys priima tik kai kuriuos serijos susitikimus
Atsižvelgiant į kambario pasikartojančių užklausų konflikto parametrus, kambarys gali priimti susitikimus, kurie neprieštarauja esamiems rezervavimams, ir atmesti susitikimus, kurie rezervuojami. Kambario atsakyme pateikiamas nesuderinamas susitikimas:
Tokiu atveju "Copilot" padeda iš naujo rezervuoti atmestus serijos susitikimus. Susitikimai, priimti pradinėje salėje, lieka nepakitę.
Kai kambarys atmeta visą pasikartojančią užklausą
Pirmiausia "Copilot" bando iš naujo rezervuoti pasikartojantį susitikimą arba seriją. Jei nepavyksta sėkmingai perrezervuoti visos serijos, ji skiria prioritetą artimiausiam susitikimui ar susitikimams, kad būsimi susitikimai vis tiek turėtų kambarį.
Išjungti "Copilot" kambario perrezervavimą
Galite išjungti "Copilot" kambario perrezervavimą prieš prasidedant susitikimui:
- Atidarykite susitikimą.
- Redaguokite įvykį.
- Raskite Rezervuoti atmestus kambarius įvykio formoje, Vietų ieškiklyje arba Kambarių ieškiklyje.
- Išjunkite parametrą.
- Siųskite naujinimą.
Išjungus parametrą, sustabdomas būsimas automatinis rezervavimas. Tai nepašalina kambario, kurį "Copilot" jau užsakė. Norėdami pašalinti arba pakeisti priimtą kambarį, redaguokite susitikimo vietą ir išsiųskite naujinimą. Perjungiklį galite rasti įvykio formoje arba pasirinkdami kambarį naudodami Įtraukti kambarį arba Kambarių ieškiklis:
Pranešimai
| Situacija | Kada | Ką gauna susitikimo organizatorius | Ką gauna dalyviai |
|---|---|---|---|
| "Copilot" iš naujo užsakė kambarį | Po to, kai "Copilot" sėkmingai perrezervavo atmestą kambarį | Patvirtinimo el. laiškas, kuriame nurodyti pradiniai ir pakaitiniai kambariai | Susitikimo atnaujinimas, informuojantis, kad pasikeitė vieta; Susitikimo tema nesikeičia |
| "Copilot" ieško kambario | Kai pirmą kartą perrezervavus atmestą kambarį nerandamas tinkamas pakaitalas | Vienas el. laiškas iš kambario, į kurį pateikta užklausa, | Nėra pranešimo |
| "Copilot" nepavyko rasti laisvo kambario | Kai nuo susitikimo pradžios praėjo 24 valandos ir "Copilot" nerado laisvos patalpos | Pranešimas su įvykio redagavimo parinktimi | Nėra pranešimo |
Dažnai užduodami klausimai
Ar galiu pasirinkti pakaitinį kambarį?
Ne. "Copilot" automatiškai pasirenka kambarį. Jei norite konkretaus kambario, atidarykite įvykį ir naudodami vietų ieškiklį arba kambarių ieškiklį pakeiskite kambarį patys.
Kodėl "Copilot" neperrezervavo atmesto kambario?
Patikrinkite, kas įtraukė kambarį į susitikimą. Rezervavimas iš naujo taikomas tik organizatoriaus įtrauktiems kambariams. Jei dalyvis įtraukė kambarį, atidarykite įvykį ir įtraukite arba pakeiskite kambarį patys.
Kodėl gavau atšaukimą, susijusį su pradiniu kambariu?
Pašto dėžutėje atmesto kambario pakeitimas gali atrodyti kaip pradinio susitikimo kambario atšaukimas. Šis veiksmas atleidžia tik pradinį kambario rezervavimą. Tai neatšaukia susitikimo jūsų kalendoriuje arba pakvietimo dalyviams.
Ar dalyviai žinos, kad kambarys pasikeitė?
Taip. Kai pakaitinis kambarys priimamas, dalyviai gauna susitikimo naujinimą, informuojantį, kad vieta pasikeitė. Susitikimo tema nesikeičia. Jiems nepranešama, kol "Copilot" ieško kandidatų kambariuose.
Ar galiu atlikti pakeitimus, kol "Copilot" ieško?
Taip. Bet kuriuo metu atidarykite įvykį ir pakeiskite kambarį ar kitą susitikimo informaciją. "Copilot" neblokuoja neautomatinių keitimų.
Gaukite pagalbos
Jei "Copilot" kambario rezervavimas iš naujo neveikia taip, kaip tikimasi:
- Patvirtinkite, kad patys įtraukėte kambarį.
- Patikrinkite, ar vis dar įgalinta funkcija Perrezervuoti atmestus kambarius .
- Peržiūrėkite naujausią salės atsakymą ir susitikimo informaciją.
- Atidarykite įvykį ir atnaujinkite jį patys, jei reikia nedelsiant atlikti keitimą.
- Jei "Copilot" pakartotinai pasirenka nenumatytą vietą arba negali rasti kambarių, kurie turėtų būti pasiekiami, kreipkitės į IT pagalbos tarnybą arba "Microsoft 365" administratorių.
Jūsų administratorius gali naudoti parinktį "Copilot" kambario rezervavimo perrezervavimas "Exchange Online" patikrinti :
- Išsami ir nuosekli vietų informacija, įskaitant aukštą, pastatą ir kambarių sąrašą.
- Kambario ar išteklių pašto dėžutė ir jos matomumas kambarių ieškiklyje ir vietų ieškiklyje.
- Kambarių užsakymo politika ir apdorojimas.
- Darbo vieta, darbo vieta ir darbo plano platformos konfigūracija.