Personvernveiledning for Personlig innsikt

Personlig innsikt i Microsoft Viva Insights hjelper deg med å finne muligheter til å bygge bedre vaner og få tilbake kontrollen over tiden din. Denne artikkelen beskriver hvordan Viva Insights bruker personopplysninger til personlig innsikt, hvor de lagrer disse dataene, og måtene de ble utformet for å holde disse dataene trygge. Den beskriver også hvordan Viva Insights overholder GDPR-forskriftene. 

Viktige prinsipper

• Som Viva Insights-bruker kan bare du se dine egne data.
• Dataene lagres og beregnes i Exchange Online-postboksen.
• Du kan melde deg på og av når som helst.
• Personlig innsikt i Viva Insights viser deg ingen personlig identifiserbar informasjon om kolleger utover det du allerede kan se i Outlook og Teams.

Nøkkelpunkter for datapersonvern

• Personlig innsikt i Viva Insights er ikke utformet for å muliggjøre evaluering, sporing, automatisert beslutningstaking, profilering eller overvåking. Viva Insights gir deg personlig innsikt gjennom Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på nettet, Insights Outlook-tillegget, Viva digest-e-poster, orienterings-e-postmeldinger og innebygde forslag i Outlook. Personlig innsikt i Viva Insights har ingen mekanisme eller alternativ som gir andre enn deg tilgang til den tilpassede informasjonen som vises gjennom disse overflatene, med mindre du deler den målrettet og uavhengig. Personopplysningsdata fra Viva Insights kan ikke brukes til automatisert beslutningstaking eller profilering.
• Personlig innsikt i Viva Insights gir ikke ansatte tilgang til ny personlig identifiserbar informasjon om andre kolleger. Viva Insights konverterer data til personlig innsikt ved å utføre beregninger på informasjon som du genererer bare ved å utføre arbeidsdagen. De fleste dataene du ser i personlig innsikt fra Viva Insights, er ganske enkelt en aggregering av informasjon som du allerede har tilgang til, men som du ikke ville ha kunnet utføre beregninger på raskt uten litt støtte.
• Personlig innsikt i Viva Insights-data behandles og lagres i den ansattes Exchange Online-postboks. Viva Insights behandler data fra disse kildene for personlig innsikt: Exchange Online e-post- og kalenderdata, chat og samtalesignaler fra Skype for Business og fra Teams. Viva Insights lagrer og behandler disse dataene i hver ansatts Exchange Online-postboks.
• Personlig innsikt i Viva Insights støtter overholdelse av personvernforordningen (GDPR). Microsoft har utformet Personlig innsikt i Viva Insights for å støtte organisasjonens behov for å følge GDPR-kravene.

Her kan du se personlig innsikt

Personlig innsikt i Viva Insights:

• Viva Insights i Teams og på nettet
• Viva Insights i Outlook
• Orientering av e-postmeldinger i Outlook
• Sammendrags-e-postmeldinger i Outlook
• Innebygde forslag i Outlook

Personvern i Viva Insights-appen i Teams og på nettet

Når data behandles i Microsoft Viva Insights-appen, beskytter Microsoft de ansattes personvern og overholder fullt ut lokale forskrifter, for eksempel EUs personvernforordning (GDPR). Viva Insights beskytter personvernet på følgende måter:

• Personlig og privat – Innholdet i innsikten din er personlig, privat, bare tilgjengelig for deg. Ingen andre i organisasjonen har tilgang til den.
• Alles data holdes private – Viva Insights inkluderer ikke ny personlig identifiserbar informasjon om andre i organisasjonen. Innsikten og handlingene er basert på informasjon generert av deg og organisasjonen bare ved å utføre den vanlige arbeidsdagen. Innsikten din er basert på informasjon som du allerede har tilgang til, men som du ikke kan samle raskt uten hjelp.
• Postbokssikkerhet – Viva Insights bruker Exchange Online e-post- og kalenderdata og behandler og lagrer innsikt eller handlinger i Exchange Online-postboksen, slik at datasikkerheten er innebygd og håndheves av Exchange.
• Overholder GDPR – Microsoft overholder GDPR når de leverer innsikt og handlinger i appen.

Slik fungerer det

Den personlige innsikten og handlingene i Microsoft Viva Insights-appen er basert på Exchange Online-postboksdataene, for eksempel e-post- og kalenderdata. Innsiktene er avledet fra data som allerede er tilgjengelige for deg i Exchange Online-postboksen. Hvis du for eksempel vil finne ut hvilke forpliktelser du har etablert overfor andre, kan du manuelt se gjennom hver e-postmelding i postboksen. Viva Insights-appen sparer deg ganske enkelt fra denne kjedelige prosessen.

Datatyper

Viva Insights gir personlig innsikt med følgende typer data. 

• Postboksdata – e-post-, kalender-, chat- og samtaleaktivitet som du genererer ved hjelp av Microsoft 365, for eksempel tid du bruker på møter eller e-postmeldinger du sender til en bestemt person eller gruppe.
• Inkrementelle data – Data som ellers ville vært utilgjengelig for deg, men som presenteres i en aggregert form utformet for å beskytte enkeltpersoners personvern.

Postboksdata

Postboksdata representerer informasjon som du allerede har tilgang til ved å utføre jobben din, for eksempel sende e-postmeldinger, arrangere møter eller chatte med kolleger. Viva Insights behandler og viser informasjonen på måter som gjør den handlingsbar. 

Viva Insights gir for eksempel visninger som lar deg raskt forstå hvor mye tid du bruker i møter og i e-post hver dag, hvem du samarbeider mest med, hvem du mister kontakten med og hvem du har forpliktet deg og forespørsler til. 

Du kan gjøre noe med denne informasjonen. Du finner kanskje ut at du bruker for mye tid i møter, for eksempel, og har som personlig mål å gjennomføre mer effektive møter. 

Personlig innsikt avledes fra data som allerede er tilgjengelige for deg på følgende steder:

• Exchange Online-postboksen
• Din aktivitet i OneDrive- og SharePoint-dokumenter
• Chatten og samtaleloggen fra Teams og fra Skype for Business

Viva Insights bruker ganske enkelt noen grunnleggende beregninger og regler for å gjøre disse dataene mer handlingsdyktige. Postboksdata lagres direkte i Exchange Online-postboksen. 

Hvis du for eksempel vil finne ut hvilke kolleger som har sendt deg mest e-post den siste uken, kan du teknisk sett gjøre det uten Viva Insights ved manuelt å telle e-postmeldinger fra kolleger i innboksen. På samme måte kan du finne kollegaenes gjennomsnittlige svartid på e-postmeldinger du har sendt til dem, ved hjelp av tidsstempelinformasjonen som er lett tilgjengelig i postboksen. Med Viva Insights slipper du å utføre disse kjedelige beregningene. 

Inkrementelle data

I noen få tilfeller gir Personlig innsikt i Viva Insights deg avidentifisert informasjon om andre personer som ellers ikke ville vært tilgjengelig for dem, for eksempel for leserpriser for e-post. 

Leseromfang for e-post

Viva Insights sporer prosentandelen av mottakere som har åpnet en e-postmelding (i Outlook-tillegget) for e-post som du har sendt til fem eller flere personer. 

For å ivareta personvernet sporer ikke Viva Insights leseromfang for meldinger som sendes til færre enn fem personer. Viva Insights viser heller ikke leseromfang på «0 prosent» eller «100 prosent», da dette ville gjort det mulig for folk å trekke definitive konklusjoner om individuelle kollegers handlinger. I stedet vises leserfrekvensen i disse tilfellene som et område som omfatter en terskelverdi som avhenger av antall mottakere av e-postmeldingen. 

Denne målingen beregnes basert på read-flagget i Exchange Online. For enkelte personer flagges meldinger som lest når du åpner en melding i forhåndsvisningsruten i Outlook. For andre må du kanskje dobbeltklikke for å åpne meldingen for å merke den som lest.

Du kan kontrollere denne innstillingen i Outlook-innstillingene. Hvis du vil vise disse signalene i avsenderens postboks, kopieres «lest»-flagget i Microsoft 365-miljøet, og leveres deretter til avsenderens postboks. 

GDPR-samsvar

På samme måte som tilfellet er med den komplette Microsoft 365-programserien, bidrar Viva Insights til å støtte overholdelse av GDPR-kravene. Viva Insights støtter for eksempel følgende:

• Sikre og beskytt brukernes personlige data – Innsikter krever en Exchange Online-lisens, og alle data lagres i de ansattes Exchange Online-postboks. De beregnede metriske verdiene, for eksempel oppgaver, legges til i postboksen. Dermed oppfyller Viva Insights-appen denne forpliktelsen i kraft av at Exchange Online også oppfyller forpliktelsen:

  • Microsoft henter ikke kundedata i Exchange Online for å finne annonser.
  • Microsoft vil ikke frivillig utlevere Exchange Online-kundedata til politimyndigheter.
  • Microsoft vil oppfylle alle krav knyttet til kryptering av Exchange Online-data og implementere kontroller for å redusere sikkerhetsrisikoer og bidra til å sikre forretningskontinuitet, som beskrevet i ISO 27001 og 27018.

• Varsle brukerne hvis det oppdages et brudd – Microsoft varsler personvernkontakter innen 72 timer etter at Microsoft blir oppmerksom på et brudd i Microsoft 365 standard driftsprosedyrer for hendelsesrespons.

• Respekter brukerforespørsler (DSR-er) om å eksportere, slette eller begrense behandling av personlige data – Microsoft støtter brukerforespørsler, for eksempel forespørsler om eksport eller sletting av data.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se GDPR-samsvar.