Inhoudsbeheer gebruikt regels die u maakt om te bepalen hoe een document moet worden rondgestuurd. Regels zijn gebaseerd op een combinatie van inhoudstype en metagegevens.
In dit artikel wordt beschreven hoe u regels maakt voor het ordenen en routeren van documenten of records. Voor documentroutering kan elke SharePoint-bedrijfssite worden ingeschakeld.
Belangrijk
U moet eerst de functie Inhoudsbeheer inschakelen en de organisator configureren voor het routeren van records. Zie Inhoudsbeheer configureren voor het routeren van documenten voor meer informatie over het configureren van inhoudsorganisatoren.
In dit artikel
- Voordat u regels maakt: Eerste stappen
- Begrijpen hoe documenten worden gerouteerd
- Regels maken voor het routeren van documenten
Voordat u regels maakt: Eerste stappen
Voordat u regels voor het routeren van documenten maakt, moet u een aantal belangrijke stappen volgen.
- De functie Inhoudsbeheer activeren.
- Maak bibliotheken en mappen waarnaar u documenten wilt doorsturen. U kunt mappen maken voor elk type document dat u doorstuurt. U kunt bijvoorbeeld een bibliotheek maken voor e-mailrecords of Excel-spreadsheets. Zie Een documentbibliotheek maken in SharePoint voor meer informatie over het maken van bibliotheken.
- Inhoudstypen moeten worden gekoppeld aan documenten die moeten worden doorgestuurd. Hierin kan het inhoudstype deel uitmaken van de criteria die bepalen op welke locatie een document uiteindelijk wordt opgeslagen.
Naar boven
Begrijpen hoe documenten worden gerouteerd
U kunt documenten routeren naar een bibliotheek of map in een recordcentrumsite of een ander soort SharePoint-site. De afgiftebibliotheek, die automatisch wordt gemaakt wanneer u de functie Inhoudsbeheer activeert, fungeert als de standaardlocatie. Het routeringsproces voor documenten bestaat uit verschillende elementen:
Doelbibliotheken en -mappen Inhoudsbeheerders of recordbeheerders maken handmatig bibliotheken en mappen waar documenten naartoe moeten worden gestuurd en duiden deze bibliotheken aan als doelbibliotheken.
Site-inhoudstypen Elk document moet een inhoudstype hebben en gebruikers kunnen de juiste site-inhoudstypen handmatig toevoegen aan doelbibliotheken.
Bibliotheek afgeven Documenten die niet voldoen aan een regel of waarvoor de vereiste metagegevens ontbreken, worden naar de afgiftebibliotheek gestuurd, zodat gebruikers de vereiste metagegevens kunnen invoeren. Of u kunt Inhoudsbeheer zo configureren dat alle geüploade documenten tijdelijk naar de afgiftebibliotheek worden doorgestuurd.
Opmerking
De afgiftebibliotheek is bedoeld als een verzamelplaats voor items die niet aan een regel voldoen. Het is ontworpen als een tijdelijke locatie en niet als een permanente samenwerkingssite.
Lijst met documentregels Dit is een verzameling met alle routeringsregels. Inhoudsbeheerders of recordbeheerders bezoeken deze lijst om routeringsregels te maken, beheren en bekijken.
In het volgende diagram ziet u hoe documenten en e-mailberichten worden doorgestuurd op basis van specifieke criteria en hoe documenten waarvoor informatie ontbreekt, worden teruggezet naar de afgiftebibliotheek.
Naar boven
Regels maken voor het routeren van documenten
Voor elk recordtype dat u aan de recordrouteringslijst toevoegt, geeft u een recordtitel en beschrijving op. U geeft ook de locatie op de site op waar de record is opgeslagen. Om ervoor te zorgen dat alle relevante records naar de juiste locatie worden doorgestuurd, kunt u alternatieve namen voor het recordtype opgeven.
Opmerking
U moet minimaal de machtigingen Site-eigenaar hebben om regels te maken voor het doorsturen van documenten.
Ga naar de site waarvoor u regels voor Inhoudsbeheer wilt maken.
Selecteer Meer in het deelvenster Snel starten om de opties voor Site-inhoud te zien.
Selecteer Instellingen op de menuregel van Apps.
Selecteer op de pagina Site-instellingen onder de sectie Sitebeheer de optie Regels voor inhoudsbeheer.
Selecteer op de pagina Regels voor inhoudsbeheer bij Klik om een nieuw item toe te voegen de optie Toevoegen.
Voer in de sectie Regelnaam een naam in waarmee de voorwaarden en acties van de regel worden beschreven.
Selecteer Actief in de sectie Regelstatus en prioriteit als u de regel wilt toepassen op binnenkomende inhoud. Selecteer vervolgens een prioriteit om te bepalen hoe inhoud wordt gerouteerd als deze overeenkomt met meer dan één regel voor inhoudsbeheer.
Als u niet wilt dat deze regel wordt toegepast op inkomende inhoud, selecteert u Inactief.Koppel in de sectie Inhoudstype van de inzending de regel aan een inhoudstype. Hierdoor worden inzendingen naar Inhoudsbeheer gelabeld met het geselecteerde inhoudstype en worden eigenschappen geïdentificeerd die worden gebruikt in de voorwaarden van de regel.
- Selecteer de juiste inhoudsgroep. De groep die u selecteert, bepaalt uit welke inhoudstypen u in de volgende stap kunt kiezen.
- Selecteer het juiste inhoudstype.
- Als het geselecteerde inhoudstype een andere naam heeft op een andere SharePoint-site, schakelt u onder Andere namen het selectievakje in. Voer vervolgens in het opgegeven veld de naam in die wordt gebruikt op de andere site en selecteer Toevoegen. Namen voor alternatieve inhoudstypen worden weergegeven in de lijst eronder.
Selecteer in de sectie Voorwaarden de voorwaarden waaraan de eigenschappen van een inzending moeten voldoen voor de regel. U kunt de regel bijvoorbeeld toepassen op alle documenten met het woord 'budget' in de titel. Als u meer voorwaarden wilt toevoegen, selecteert u de koppeling Nog een voorwaarde toevoegen .
Opmerking
Welke eigenschappen beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Eigenschappen , is afhankelijk van het inhoudstype dat u in stap 6 hebt geselecteerd.
Voer in de sectie Doellocatie een locatie in of blader naar een locatie om inhoud te plaatsen die overeenkomt met de regel. Als u vergelijkbare documenten in mappen wilt groeperen, schakelt u het selectievakje Automatisch een map maken in. Als u bijvoorbeeld een eigenschap hebt die alle documenten voor projecten in uw organisatie vermeldt, kunt u inhoudsbeheer dwingen om voor elk project een aparte map te maken.
Opmerking
De regels van Inhoudsbeheer zijn bedoeld om documenten naar verschillende locaties te routeren. We bieden geen ondersteuning voor het gebruik van regels om bestanden opnieuw te posten op dezelfde locatie tijdens samenwerking.
Naar boven