Create Content Organizer rules to route documents

In dit artikel

• Voordat u regels maakt: Eerste stappen

• Begrijpen hoe documenten worden gerouteerd

• Regels maken voor het routeren van documenten

Voordat u regels maakt: Eerste stappen

Voordat u regels voor het routeren van documenten maakt, moet u een aantal belangrijke stappen uitvoeren.

1. Activeer de functie Inhoudsbeheer.

2. Maak bibliotheken en mappen waarnaar u documenten wilt routeren. Mogelijk wilt u mappen maken voor elk type document dat u doorgeeft. Maak bijvoorbeeld een bibliotheek alleen voor e-mailrecords of Excel-spreadsheets. Zie Een documentbibliotheek maken in SharePoint voor meer informatie over het maken van bibliotheken.

3. Inhoudstypen moeten worden gekoppeld aan documenten die moeten worden gerouteerd. Hierin kan het inhoudstype deel uitmaken van de criteria die de uiteindelijke locatie bepalen waar een document wordt opgeslagen.

Naar boven

Begrijpen hoe documenten worden gerouteerd

U kunt documenten doorsturen naar een bibliotheek of map op een recordcentrumsite of een ander type SharePoint-site. De afgiftebibliotheek, die automatisch wordt gemaakt wanneer u de functie Inhoudsbeheer activeert, fungeert als de standaardlocatie. Het documentrouteringsproces bestaat uit verschillende elementen:

• Doelbibliotheken en -mappen    Inhoudstewards of recordbeheerders maken handmatig bibliotheken en mappen waarin documenten moeten worden gerouteerd en wijzen deze bibliotheken aan als doelbibliotheken.

• Site-inhoudstypen    Elk document moet een inhoudstype hebben en gebruikers kunnen de juiste site-inhoudstypen handmatig toevoegen aan doelbibliotheken.

• Bibliotheek inleveren    Documenten die niet overeenkomen met een regel of waarvoor vereiste metagegevens ontbreken, worden verzonden naar de afgiftebibliotheek, zodat gebruikers de vereiste metagegevens kunnen invoeren. U kunt inhoudsbeheer ook zo configureren dat alle geüploade documenten tijdelijk worden gerouteerd naar de afgiftebibliotheek.

  Opmerking: De drop-off-bibliotheek is bedoeld als een 'catch-all' voor items die niet overeenkomen met een regel. Het is ontworpen als een tijdelijke locatie en niet als een permanente samenwerkingssite.

• Lijst met documentregels    Dit is een verzameling van alle regels voor routering. Inhoudstewards of recordbeheerders bezoeken deze lijst om routeringsregels te maken, te beheren en weer te geven.

In het volgende diagram ziet u hoe documenten en e-mailberichten worden gerouteerd op basis van specifieke criteria en hoe documenten met ontbrekende informatie worden geretourneerd naar de afgiftebibliotheek.

Naar boven

Regels maken voor het routeren van documenten

Voor elk recordtype dat u toevoegt aan de lijst Recordroutering, geeft u een recordtitel en beschrijving op. U geeft ook de locatie op de site op waar de record wordt opgeslagen. Om ervoor te zorgen dat alle relevante records naar de juiste locatie worden gerouteerd, kunt u alternatieve namen opgeven voor het recordtype.

1. Navigeer naar de site waarvoor u regels voor inhoudsbeheer wilt maken.

2. Selecteer meer in het deelvenster Snel starten om de opties voor site-inhoud weer te geven.

3. Selecteer instellingen in de menuregel Apps.

4. Selecteer op de pagina Site-instellingen onder de sectie Sitebeheerde optie Regels voor inhoudsbeheer.

5. Selecteer op de pagina Regels voor inhoudsbeheer de optie Toevoegen in Klik om een nieuw item toe te voegen.

6. Voer in de sectie Regelnaam een naam in die de voorwaarden en acties van de regel beschrijft.

7. Selecteer in de sectie Regelstatus en prioriteit de optie Actief om de regel toe te passen op binnenkomende inhoud. Selecteer vervolgens een prioriteit om te bepalen hoe inhoud wordt gerouteerd als deze overeenkomt met meer dan één regel voor inhoudsbeheer.
   Als u deze regel niet wilt toepassen op binnenkomende inhoud, selecteert u Inactief.

8. Koppel in de sectie Inhoudstype van inzending de regel aan een inhoudstype. Hierdoor worden inzendingen naar inhoudsbeheer gelabeld met het geselecteerde inhoudstype en worden eigenschappen geïdentificeerd die worden gebruikt in de voorwaarden van de regel.

   • Selecteer de juiste inhoudsgroep. De groep die u selecteert, bepaalt de inhoudstypen waaruit u in de volgende stap kunt kiezen.

   • Selecteer het juiste inhoudstype.

   • Als het geselecteerde inhoudstype een andere naam heeft op een andere SharePoint-site, schakelt u onder Alternatieve namen het selectievakje in. Voer vervolgens in het opgegeven veld de naam in die op de andere site wordt gebruikt en selecteer Toevoegen. Namen voor alternatieve inhoudstypen worden weergegeven in de lijst eronder.

9. Selecteer in de sectie Voorwaarden de voorwaarden waaraan de eigenschappen van een inzending moeten voldoen voor de regel. U wilt bijvoorbeeld dat de regel van toepassing is op alle documenten met het woord 'budget' in de titel. Als u meer voorwaarden wilt toevoegen, selecteert u de koppeling Nog een voorwaarde toevoegen .

   Opmerking: De eigenschappen die beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Eigenschap verschillen afhankelijk van het inhoudstype dat u in stap 6 hebt geselecteerd.

10. Voer in de sectie Doellocatie een locatie in of blader naar een locatie om inhoud te plaatsen die overeenkomt met de regel. Als u vergelijkbare documenten wilt groeperen in mappen, schakelt u het selectievakje Automatisch een map maken in. Als u bijvoorbeeld een eigenschap hebt waarin alle documenten voor projecten in uw organisatie worden vermeld, kunt u inhoudsbeheer afdwingen om voor elk project een afzonderlijke map te maken.

    Opmerking: De regels van inhoudsbeheer zijn bedoeld om documenten naar verschillende locaties te routeren. We bieden geen ondersteuning voor het gebruik van regels om bestanden opnieuw op dezelfde locatie te plaatsen tijdens samenwerking.

Naar boven