|
Zmiany wprowadzone w harmonogramie projektu spowodowały zbytnie opóźnienie daty zakończenia. Aby skorygować datę zakończenia projektu, dostosuj zadania, które mają największy wpływ na datę zakończenia. Te zadania znajdują się na ścieżce krytycznej projektu. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po projektach. |
|---|
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami
Gdy wprowadzasz zmiany w harmonogramie, musisz uwzględnić trzy czynniki: koszt projektu, zakres elementów dostarczanych i czas. Są one przeważnie przedstawiane w postaci trójkąta. Nie możesz zmienić jednego wierzchołka trójkąta bez wpływu na pozostałe.
Poniżej przedstawiono przykłady znaczenia tych czynników dla daty zakończenia projektu.
- W przypadku przybliżenia planowanej daty zakończenia koszty mogą wzrosnąć, a zakres może się zmniejszyć.
- Jeśli nie planujesz zmieniać kosztów projektu, czas realizacji może się wydłużyć, a zakres może się zmniejszyć.
- Jeśli zwiększysz zakres lub liczbę elementów dostarczanych, realizacja projektu może potrwać dłużej lub kosztować więcej z powodu zatrudnienia dodatkowych pracowników lub użycia dodatkowych zasobów.
Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanujesz projekt, mogą wystąpić problemy. Warto spróbować rozpoznać je już teraz, ponieważ później mogą okazać się znacznie poważniejsze.
Poniżej przedstawiono kilka sposobów monitorowania i rozwiązywania problemów z projektem.
- Przyglądanie się najpierw najważniejszym zadaniom Gdy musisz rozwiązać problemy dotyczące projektu, niektóre zadania są ważniejsze niż inne. Zadania mające wpływ na harmonogram są zadaniami krytycznymi i musisz poświęcić im najwięcej uwagi.
- Wyświetlanie odpowiedniego widoku projektu W programie Project jest dostępnych wiele widoków i raportów ułatwiających stwierdzenie, co stanowi problem w projekcie. W przypadku prostych projektów obserwuj datę zakończenia projektu przy użyciu wykresu Gantta. W przypadku złożonych projektów sprawdź tabele odchyleń i raporty wartości wypracowanej.
- Uzyskiwanie tygodniowych raportów o stanie Wysyłanie przez pracowników raportów o stanie pracy nie jest łatwe. Informacje o stanie można uzyskać najłatwiej podczas cotygodniowych spotkań zespołu. Gromadzenie informacji o stanie częściej niż co tydzień może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Jeśli masz duże doświadczenie jako menedżer projektu Jesteś menedżerem projektu od dłuższego czasu, ale teraz masz do czynienia z projektem wymagającym uważnego monitorowania, aby utrzymać koszty w ramach budżetu.
Ponadto Twój sponsor wymaga miesięcznych raportów dla kierownictwa.
Poniżej przedstawiono kilka sposobów monitorowania, raportowania i rozwiązywania problemów z projektem.
- Tworzenie planu bazowego projektu Po utworzeniu harmonogramu zapisz wersję planu bazowego. Plan bazowy to oryginalna wersja projektu, której możesz użyć do porównania postępu prac nad zadaniami.
- Wyświetlanie odpowiedniego widoku projektu W programie Project jest dostępnych wiele widoków i raportów ułatwiających stwierdzenie, co stanowi problem w projekcie. W przypadku bardziej złożonych projektów sprawdź tabele odchyleń i raporty wartości wypracowanej, aby zidentyfikować problem.
- Uzyskiwanie tygodniowych raportów o stanie Gdy projekty stają się coraz bardziej złożone, możesz gromadzić tygodniowe raporty o stanie, używając bardziej zaawansowanych metod. Członkowie zespołu mogą wprowadzać informacje o stanie na liście zadań programu SharePoint, którą można następnie zsynchronizować z programem Microsoft Project. Jeśli używasz programu Project Professional, możesz również zbierać raporty o stanie od zespołu za pomocą aplikacji Project Web App. Gromadzenie informacji o stanie częściej niż co tydzień może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
- Informacje o analizie wartości wypracowanej Analiza wartości wypracowanej pomaga określić, czy projekt przebiega zgodnie z planem.
Monitorowanie projektu
| Śledzenie postępu harmonogramu | Wyświetlaj aktualizacje zadań od członków zespołu, aby zlokalizować problemy. Możesz szybko śledzić postęp przy użyciu wykresu Gantta lub użyć zaawansowanej analizy wartości wypracowanej. Pomaga to sprawdzić, czy postęp pracy nad projektem jest zgodny z oczekiwaniami. |
| Wyświetlanie informacji o planowaniu zadań w celu poznania harmonogramu projektu | Dowiedz się, jak jest planowany Twój projekt. Możesz zobaczyć, jak zmiany w harmonogramie zadań wpływają na datę zakończenia projektu. |
| Wyświetlanie ścieżki krytycznej projektu | Wyświetl zadania, które mają największy wpływ na datę zakończenia projektu. Przejrzyj te zadania w pierwszej kolejności, aby rozwiązać problemy dotyczące harmonogramu. |
| Wybieranie właściwego widoku harmonogramu projektu | Użyj widoków i raportów w programie Project, aby zlokalizować potencjalne problemy i łatwiej wprowadzać zmiany w harmonogramie. |
| Ustawianie i zapisywanie planu bazowego | W celu rozpoczęcia śledzenia od początku utwórz nowy plan bazowy, aby móc porównywać postęp w późniejszym czasie. |
| Wyświetlanie raportu o potencjalnych problemach | Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlić te raporty lub wyeksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel. |
| Znajdowanie problemów przy użyciu analizy wartości wypracowanej | Wartość wypracowana pomaga znaleźć odpowiedź na pytania, takie jak: „Patrząc na ilość pracy wykonanej do tej pory w projekcie, ile pieniędzy należało wydać?” lub „Czy ukończymy projekt w terminie?”. |
Rozwiązywanie problemów
| Zmienianie daty rozpoczęcia lub daty zakończenia | Wybierz datę, która rozpoczyna się lub kończy w dniu wcześniejszym niż data bieżącego planu. Jeśli jest to opcja w Twoim projekcie, spróbuj najpierw zmienić datę rozpoczęcia. |
|---|---|
| Zmienianie czasu trwania zadania | Skróć czas trwania zadań, aby przybliżyć datę zakończenia. Upewnij się, że skracasz czas trwania zadań krytycznych, które mają największy wpływ na datę zakończenia projektu. |
| Ponowne przydzielanie pracy nad zadaniem | Jeśli osoby pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą przydziałów, pozwól, aby program Project automatycznie rozdzielił pracę bardziej równomiernie przez zbilansowanie przydziałów zasobów. |
| Dzielenie zadania | Możesz podzielić jedno zadanie, jeśli zawiera ono wiele elementów, nad którymi różne zasoby mogą pracować jednocześnie. Jeśli podzielisz zadanie ścieżki krytycznej na różne elementy z różnymi przydziałami, być może uda się dotrzymać daty zakończenia. |
| Dodawanie kolejnych osób do projektu | Dodaj osoby do pracy nad zadaniami, które powodują odroczenie daty zakończenia. |
| Usuwanie osoby z zespołu | Usuwanie osób z zadań to kolejny sposób umożliwiający przybliżenie daty zakończenia projektu. Zbyt wiele osób lub nieodpowiednie osoby przydzielone do zadania mogą być przyczyną problemów komunikacyjnych powodujących wydłużenie czasu trwania zadania. |
| Zmienianie dni roboczych w kalendarzu projektu | Datę zakończenia projektu możesz przybliżyć, zmieniając kalendarze służbowe pracowników. Możesz dodać dodatkowe dni pracy do harmonogramów pracowników lub przydzielić im nadgodziny. |
| Zadawanie pytania na forum poświęconym programowi Project | Poznaj odpowiedzi ekspertów na pytania dotyczące programu Project. Na forum poświęconym programowi Project w serwisie Answers.com spotkasz doświadczonych użytkowników i konsultantów programu Project gotowych, aby udzielić odpowiedzi na Twoje pytania. |
| Przekazywanie informacji o projekcie | Po wprowadzeniu zmian w harmonogramie określonej osoby powiadom ją o tym, aby te informacje nie zostały utracone. |
| Zrozumienie kompromisów podczas zarządzania projektem | Każda zmiana w projekcie odbywa się kosztem czasu, pieniędzy lub zakresu. Realizacja planu w programie Project zgodnie z założeniami wymaga codziennego kształtowania tych czynników. Dowiedz się, jak pracować z tymi ograniczeniami. |
| Jak planowane są zadania w programie Project | W przypadku dostosowania harmonogramu w programie Project zadania mogą zostać nieoczekiwanie przeniesione. Zrozum wielkie "Dlaczego?" za pomocą zaawansowanego aparatu planowania programu Project. |