Najważniejsze pytania dotyczące wyewidencjonowywania, ewidencjonowania i wersji

Jak wyewidencjonować, zaewidencjonować lub odrzucić zmiany w plikach w bibliotece programu SharePoint.

Czy moje pliki są zapisywane automatycznie podczas ich zaewidencjonowania?

Nie, wyewidencjonowanie pliku powoduje tylko zmianę warunku pliku, aby umożliwić edycję pliku tylko Tobie.

Jeśli wyewidencjonujesz plik i nie zapiszesz go ponownie, wprowadzone zmiany nie zostaną zapisane. Jeśli chcesz zachować zmiany, zawsze zapisuj plik.

Sposób zapisywania pliku zależy od używanego edytora lub narzędzia. Jeśli edytujesz plik tekstowy w trybie online, musisz wyraźnie kliknąć przycisk Zapisz. Jeśli jednak edytujesz w aplikacji platformy Microsoft 365, na przykład w programie Word lub Excel, możesz zamknąć dokument, a zostanie on automatycznie zapisany.

Jeśli wyewidencjonujesz plik, zapisz go, a następnie odrzucisz wyewidencjonowywanie, wprowadzone zmiany nie zostaną zapisane z powrotem w bibliotece.

Dlaczego mogę edytować plik bez wyewidencjonowywania go?

Domyślnie każdy, kto ma uprawnienia do edytowania w bibliotece dokumentów, może zmienić plik. Możesz jednak skonfigurować bibliotekę tak, aby przed zmianą była wymagana od kogoś, kto wyewidencjonuje plik.

Aby wykonać to ustawienie, musisz być właścicielem biblioteki dokumentów lub administratorem witryny albo mieć porównywalne uprawnienia.

1. Otwórz bibliotekę, która ma wymagać wyewidencjonowania.

2. W programie SharePoint kliknij , a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki.

   

   W programie SharePoint 2016 wybierz pozycję Strona, a następnie pozycję Ustawienia biblioteki.

   

3. Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

   

4. Na stronie Ustawienia przechowywania wersji przewiń w dół i wybierz pozycję Tak , aby wymagać wyewidencjonowania dokumentów, zanim będzie można je edytować.

   

Jak mogę wymagać wyewidencjonowania plików w mojej bibliotece?

Domyślnie biblioteka dokumentów umożliwia członkom z uprawnieniami do edytowania i edytowania plików bez ich wyewidencjonowywania. Aby temu zapobiec, włącz wyewidencjonowanie wymagane w bibliotece. Aby wykonać to ustawienie, musisz być właścicielem biblioteki dokumentów lub administratorem witryny albo mieć porównywalne uprawnienia.

1. Otwórz bibliotekę, która ma wymagać wyewidencjonowania.

2. W programie SharePoint kliknij , a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki.

   

   W programie SharePoint 2016 wybierz pozycję Strona, a następnie pozycję Ustawienia biblioteki.

   

3. Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

   

4. Na stronie Ustawienia przechowywania wersji przewiń w dół i wybierz pozycję Tak , aby wymagać wyewidencjonowania dokumentów, zanim będzie można je edytować.

   

Jak sprawdzić, kto wyewidencjonował pliki?

Szybkim sposobem sprawdzenia, kto wyewidencjonował kolumnę, jest umieszczenie wskaźnika myszy na ikonie Wyewidencjonowany , aby wyświetlić poradę informującą o tym, kto wyewidencjonował plik.

Możesz również dodać kolumnę Wyewidencjonowane przez do domyślnego widoku biblioteki. Dzięki temu wszyscy będą mogli łatwo sprawdzić, kto ma wyewidencjonowany dokument. Aby dowiedzieć się, jak dodać kolumnę Wyewidencjonowane według w programie SharePoint, zobacz Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece.

Więcej informacji

• W przypadku programu SharePoint 2016 zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.
• W przypadku programu SharePoint zobacz Tworzenie widoku niestandardowego biblioteki dokumentów.

Jak mogę włączyć przechowywanie wersji?

Przechowywanie wersji umożliwia utworzenie historii zmian dokumentu, który wymaga kontroli cyklu publikowania wersji głównych bądź wersji głównych i pomocniczych.

Włącz przechowywanie wersji

Aby dowiedzieć się, jak włączyć przechowywanie wersji, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Jaki jest najlepszy sposób przekazywania plików?

Za pomocą przeciągania i upuszczania

Najbardziej typowym sposobem przekazywania plików jest ich przeciąganie z komputera lub folderu sieciowego do biblioteki dokumentów. Najpierw otwórz bibliotekę w witrynie. Następnie znajdź na komputerze dokumenty do przekazania, zaznacz je i przeciągnij do biblioteki w miejsce z napisem przeciągnij tutaj pliki.

Jeśli nie widzisz opcji przeciągania i upuszczania plików, zainstaluj najnowszą wersję oprogramowania przeglądarki lub platformy Microsoft 365. Ta funkcja wymaga co najmniej pakietu Office 2016 lub najnowszej wersji przeglądarki Microsoft Edge, Firefox lub Chrome.

Używanie polecenia Otwórz w Eksploratorze w programie SharePoint 2016

To polecenie jest otwierane Eksplorator plików na komputerze, ale na komputerze serwera jest wyświetlana struktura folderów, która stanowi podstawę witryny. Od czasu do czasu może zaistnieć konieczność skopiowania lub przeniesienia wielu dokumentów z jednej biblioteki do drugiej.

Przykładowo możesz przenieść wszystkie dokumenty utworzone ponad rok temu w jednej bibliotece do innej biblioteki w celu archiwizacji informacji. W przypadku zmiany grupy roboczej dokumenty możesz też skopiować z biblioteki w danej witrynie do innej biblioteki w witrynie podrzędnej.

Oprócz tego możesz manipulować plikami w folderze, kopiując je, usuwając, zmieniając ich nazwy itd.

Używanie polecenia Przekaż w programie SharePoint 2016

W bibliotece dokumentów wybierz pozycję Przekaż, a następnie wybierz pozycję Wybierz Files i przejrzyj, aby przekazać poszczególne pliki.

Zaletą tego rozwiązania jest jego uniwersalność — działa ono w dowolnej przeglądarce, bez względu na jej wersję.

Pokrewne wskazówki dotyczące wyewidencjonowywania, ewidencjonowania i wersji

Bez względu na sposób przekazywania pamiętaj o następujących kwestiach związanych z wyewidencjonowywaniem, zaewidencjonowywaniem i wersjami, jeśli te funkcje są włączone:

• Jeśli przekazujesz plik do biblioteki wymagającej wyewidencjonowania plików, zostanie on ci wstępnie wyewidencjonowany. Aby umożliwić wyświetlenie i edycję tego pliku innym użytkownikom, musisz go zaewidencjonować.
• Jeśli w bibliotece skonfigurowano śledzenie wersji plików, przekazany plik jest zwykle dodawany jako nowa wersja, która następnie staje się częścią historii wersji pliku.
• Jeśli biblioteka wymaga dodawania wartości w jednej lub wielu kolumnach biblioteki, takich jak nazwa działu lub numer projektu, musisz przeprowadzić edycję tych wartości i zaewidencjonować dokument przed ukończeniem operacji przekazywania.

Więcej informacji

• W przypadku programu SharePoint 2016 zobacz Przekazywanie plików i folderów do biblioteki.
• W przypadku programu SharePoint i platformy Microsoft 365 zobacz Przekazywanie, wyświetlanie i usuwanie plików lub dokumentów projektu.
• Aby uzyskać więcej informacji o dokumentach, zobacz Klip wideo: dodawanie dokumentów do biblioteki.

Jak dodać nowy dokument jako wersję istniejącego?

Możesz uzyskać nowy dokument do dodania jako nową wersję, wyewidencjonując go i zastępując całą zawartość nową wersją. Po zmodyfikowaniu wyewidencjonowanej wersji zaewidencjonuj ją ponownie. Program SharePoint utworzy nową kopię, zachowując wcześniejsze wersje (pod warunkiem, że została do tego skonfigurowana). Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Jak działa przechowywanie wersji na listach i w bibliotekach.

Czy mogę otrzymać przypomnienie, że dokument został wyewidencjonowany po upływie danego czasu?

Nie, niestety ze środowiska programu SharePoint nie można ustawić przypomnienia ani uzyskać daty wyewidencjonowania dokumentu. Istnieją interfejsy programowania aplikacji (API), które pozwalają na to, ale wymagają one niestandardowego programu do napisania. Skontaktuj się z administratorem lub projektantem witryny.

Podczas wizualnego obejścia obserwuj ikonę Wyewidencjonowywanie lub dodaj kolumnę Wyewidencjonowane według do biblioteki. Aby dowiedzieć się, jak dodać kolumnę Wyewidencjonowane według w programie SharePoint, zobacz Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece.

Dlaczego inne osoby nie widzą właśnie przekazanych przeze mnie plików?

Jeśli przekażesz pliki do biblioteki wymagającej wyewidencjonowywania plików, zostaną one dla Ciebie wstępnie wyewidencjonowane. Możesz zobaczyć pliki, ale inne nie mogą i to jest łatwe do przeoczenia. Pamiętaj, aby uzupełnić wymagane właściwości i zaewidencjonować pliki, zanim inne osoby będą mogły je wyświetlać lub edytować.

Więcej informacji

• Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji na temat ewidencjonowania i wyewidencjonowywania plików w programie SharePoint, zobacz Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plików w bibliotece dokumentów.
• Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji na temat ewidencjonowania i wyewidencjonowywania plików w programie SharePoint 2016, zobacz Wyewidencjonowywanie, ewidencjonowywanie i odrzucanie zmian w plikach w bibliotece programu SharePoint.
• Aby uzyskać informacje o przekazywaniu plików do programu SharePoint 2016, zobacz Przekazywanie plików i folderów do biblioteki.
• Aby uzyskać informacje na temat przekazywania plików do programu SharePoint, zobacz Przekazywanie, wyświetlanie i usuwanie plików lub dokumentów projektu.

Kliknąłem link do dokumentu w wiadomości e-mail, ale został on otwarty tylko do odczytu — dlaczego?

Jeśli ktoś wyśle Ci link do pliku programu SharePoint i go wybierzesz, przed rozpoczęciem edycji zawsze czytaj pasek tytułu, aby sprawdzić, czy jest wyświetlany tekst tylko do odczytu . Jeśli tak jest, a w bibliotece zostało włączone wyewidencjonowywanie, musisz wyewidencjonować ten plik. Możesz zawsze przejść do biblioteki, sprawdzając jej lokalizację w adresie URL.

Jeśli jednak plik jest dokumentem pakietu Office, takim jak Word, Excel lub PowerPoint, jest to znacznie łatwiejsze. Najpierw umieść dokument w trybie edycji, wybierz kartę Plik , a następnie znajdź przycisk Zarządzaj wersjami , za pomocą którego możesz wyewidencjonować plik.

Pamiętaj jednak, że możliwe jest również, że ktoś już wyewidencjonował plik, więc w tym przypadku polecenie Wyewidencjonuj nie będzie dostępne.

Czy należy używać lokalnego folderu wersji roboczych?

Jak często widzisz ten komunikat?

Funkcja lokalnych wersji roboczych była dostępna od dłuższego czasu, w wielu kolejnych wersjach. Wybranie pozycji Użyj lokalnego folderu wersji roboczych umożliwia przeniesienie pliku do trybu offline i ułatwia jego znalezienie na komputerze w przypadku, gdy trzeba go później otworzyć bez połączenia z siecią. Domyślnie folder nosi nazwę Wersje robocze programu SharePoint i znajduje się w folderze Dokumenty lub Moje dokumenty . Nawiasem mówiąc, nie widzisz tego okna dialogowego, jeśli wybierzesz co najmniej dwa pliki do wyewidencjonowania.

Jednak czasy się zmieniły. Jeśli chcesz pracować z plikami w trybie offline, najlepiej użyć usługi OneDrive do pracy lub szkoły, dzięki czemu przełączenie dowolnej biblioteki dokumentów do trybu offline i automatyczne zsynchronizowanie zmian jest bardzo proste.

Więcej informacji

• Synchronizowanie bibliotek usługi OneDrive lub innych bibliotek programu SharePoint z komputerem za pomocą usługi OneDrive.
• Pobierz bezpłatnego klienta synchronizacja usługi OneDrive.

Jak mogę zaewidencjonuj pliki w folderach?

Biblioteka zorganizowana za pomocą folderów ma częsty zdefiniowany widok domyślny prezentujący wszystkie foldery. Jeśli chcesz zaewidencjonować wiele plików w wielu folderach, utwórz nowy widok, który "spłaszcza" bibliotekę, aby wszystkie pliki były widoczne w jednym widoku bez folderów. W tym celu na stronie Edytowanie widoku wybierz pozycję Pokaż wszystkie elementy bez folderów w obszarze Foldery. Będąc przy nim, możesz zwiększyć limit plików, aby wyświetlić wszystkie pliki jednocześnie, zwiększając również liczbę elementów do wyświetlenia w obszarze Limit elementów. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich elementów na jednej stronie, ułatwiając zaznaczenie za jednym zamachem wszystkich plików do zaewidencjonowania.

Więcej informacji

• W przypadku programu SharePoint 2016 zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.
• W przypadku programu SharePoint zobacz Tworzenie widoku niestandardowego biblioteki dokumentów.

Dlaczego nie widzę ikony Wyewidencjonowany w moim folderze lokalnym usługi OneDrive używanej w pracy lub szkole?

Jeśli zsynchronizowano bibliotekę z usługą OneDrive używanej w pracy lub szkole, nadal możesz wyewidencjonować pliki w przeglądarce. W kółku jest widoczna ikona Wyewidencjonowany w przeglądarce, aby wskazać, że plik jest wyewidencjonowany. Jednak w pliku w folderze lokalnym urządzenia nie ma ikony Wyewidencjonowywanie , ponieważ folder lokalny nie zna stanu wyewidencjonowywania/zaewidencjonowywania pliku w programie SharePoint.

Z poziomu folderu lokalnego możesz jednak wykonać następujące czynności:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę pliku.
2. Wybierz pozycję Wyświetl online lub wybierz pozycję OneDrive używanej w pracy lub szkole, a następnie wybierz pozycję Przejdź do przeglądarki.

Możesz teraz szybko wyświetlić bibliotekę programu SharePoint oraz stan wyewidencjonowania/zaewidencjonowania pliku w tej bibliotece.

Ktoś wyjechał na urlop, zostawiając wyewidencjonowany plik. Co teraz?

Nie musisz czekać, aż wrócą.

Administrator witryny lub biblioteki może skorzystać z uprawnienia Ignoruj wyewidencjonowanie i zaewidencjonować dokument lub odrzucić jego wyewidencjonowanie przez innego użytkownika. Pamiętaj jednak, że ma to określone konsekwencje. Twój współpracownik podczas urlopu może zechcieć dodać kopię lokalną ze zmianami w dokumencie w bibliotece, a obie wersje muszą zostać uzgodnione ręcznie lub przy użyciu narzędzi do porównywania, takich jak te udostępnione przez Word i program Excel.

Więcej informacji

• Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.
• Porównaj dwie wersje skoroszytu przy użyciu narzędzia Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych.
• Łączenie poprawek dokumentu.

Czy należy włączyć wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plików?

Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie to, mówiąc w uproszczeniu, mechanizm pozwalający na blokowanie plików do wyłącznej edycji oraz ich zwalania do edycji przez innych użytkowników. Przeanalizuj swój styl współpracy podczas tworzenia bibliotek i organizowania plików, a następnie zdecyduj, jaka forma współpracy Ci odpowiada. Istnieje wiele form współpracy nad dokumentami z innymi użytkownikami. Poniższa tabela pomoże Ci zdecydować, co jest dla Ciebie najlepsze.

Styl współpracy	Typowe zastosowania	Najważniejsze wskazówki
Nieformalny	Codzienne dokumenty zespołu, lekkie lub rzadkie edytowanie oraz sporadyczne konflikty edycji.	Wyłącz wymaganie wyewidencjonowywania (jest to domyślne ustawienie biblioteki), ale nadal możesz wyewidencjonować poszczególne pliki stosownie do potrzeb.
Współtworzenie	Łatwa współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym z produktami pakietu Office na komputerach klienckich i przy użyciu Office dla sieci web	Wyłącz wymaganie wyewidencjonowywania i unikaj wyewidencjonowywania pliku, ponieważ jest on niezgodny ze współtworzeniem.
Formalny	Sekwencyjne komentowanie, przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów.	Włącz wymaganą wyewidencjonowanie.

Oto kilka dodatkowych wskazówek przydatnych w przypadku włączenia wyewidencjonowywania w bibliotece:

• Unikaj pozostawiania plików wyewidencjonowanych przez dłuższy czas.
• Dodaj kolumnę Wyewidencjonowane przez do widoku domyślnego biblioteki. Dzięki temu inne osoby będą mogły łatwo sprawdzić, kto ma wyewidencjonowany dokument. Jeśli ta kolumna nie znajduje się w widoku, nadal możesz umieścić wskaźnik myszy na ikonie Wyewidencjonowywanie , aby wyświetlić poradę informującą o tym, kto wyewidencjonował plik.
• Zapytaj przed zastąpieniem czyjejś wyewidencjonowania.
• Unikaj edytowania plików, które są już wyewidencjonowane.
• Pamiętaj, że zmiany nie są widoczne dla innych osób, dopóki nie zostaną zaewidencjonowane.

Więcej informacji

• Skonfiguruj bibliotekę, aby wymagać wyewidencjonowywania plików.
• Współpraca nad dokumentami i współtworzenie.
• Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece.
• Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Czytałem i próbowałem wszystkiego, ale nadal utknąć - Co zrobić teraz?

Jeśli nadal masz problemy lub napotykasz nieoczekiwane działanie, być może nadszedł czas na zgłoszenie żądania usługi.

Kontakt z pomocą techniczną dla produktów biznesowych — Administracja Pomoc