Управление встречами, планами, бюджеты — это просто с помощью Microsoft 365.

Настройте библиотеку, чтобы требовать извлечения файлов

Настройте библиотеку, чтобы требовать извлечения файлов

Один из способов управления совместным доступом к документам — требование извлечения файлов, особенно при наличии у нескольких пользователей доступа к библиотеке. Если требуется извлечь библиотеку, другие пользователи не смогут ее перезаписать. Тем не менее, вы рискуете запретить другим людям просматривать последние изменения или вносить изменения. Если другие пользователи должны работать с документом, очень важно, чтобы файлы были быстро возвращены.

Примечание: Не настраивайте конфигурацию библиотеки так, чтобы она требовала извлечения, если пользователи планируется совместно редактировать документы в библиотеке. Пользователи не могут одновременно работать с документами, если требуется включить извлечение.

Требовать извлечения файлов для редактирования

Примечание: Только пользователи с разрешениями уровня "полный доступ" или "Конструктор" могут настроить для библиотек необходимость извлечения файлов.

  1. Перейдите в библиотеку, в которой вы планируете работать.

  2. Выберите параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку Параметры > библиотеки.

    Если вы не видите эти элементы меню, на ленте выберите пункт Библиотека, а затем в группе Параметрывыберите пункт Параметры библиотеки.

  3. На странице Параметры в разделе Общие параметрывыберите пункт Параметры управления версиями.

  4. В разделе требовать извлечения в разделе требовать извлечения документов, прежде чем их можно будет редактировать?нажмите кнопку Да.

  5. Чтобы сохранить настройки и вернуться на страницу Параметры библиотеки , нажмите кнопку ОК.

Если это сделать...

Это происходит...

Создание или добавление файла в библиотеку

Файл изначально извлечен вами. Чтобы другие пользователи могли видеть ее и работать с ней, вы должны вернуть ее в библиотеку.

Открытие файла для редактирования

Файл автоматически извлекается, когда вы выберете команду изменить. Откроется диалоговое окно с сообщением о том, что вы собираетесь извлечь файл и можете изменить его в локальной папке черновиков.

После того как вы выйдете из него, значок файла раскрывается с помощью зеленой стрелки вниз, указывающей на то, что файл извлечен. Никто другой не может изменить файл, и никто другой не сможет увидеть ваши изменения, пока он извлечен.

Внесение изменений в сведения о файле (свойствах)

Если файл еще не выписан, вы должны извлечь его, прежде чем вносить изменения в его свойства, такие как название, имя автора, Дата выполнения, статистика и т. д. Ваши изменения вступят в силу, пока вы не вернете файл.

Попытка открыть файл, извлеченный другим пользователем

Параметры " извлечь " и " вернуть " недоступны. Вы не можете извлечь файл, извлеченный другим пользователем. При попытке сделать это появится диалоговое окно с сообщением о том, что файл извлечен другим пользователем.

Чтобы узнать, кто извлек файл, наведите указатель мыши на значок файла. Имя пользователя, который его извлек, отображается в подсказке. Вы можете обратиться к этому сотруднику, чтобы запросить возврат файла, если вам это нужно быстро.

Возврат файла

Вам будет предложено ввести примечание о внесенных изменениях. Если в библиотеке отслеживаются версии, комментарий становится частью журнала версий. Если отслеживаются как основные, так и дополнительные номера версий, вам будет предложено выбрать тип возвращаемой версии. Дополнительные сведения об управлении версиями можно найти в статье см.

Сохранение файла в течение длительного времени

Никто другой не сможет увидеть ваши изменения или изменить файл, пока он извлечен. Этот параметр полезен, если вы вносите изменения, но это также может помешать другим пользователям выполнять назначенные им задачи. Как можно быстрее вернуть файл после его проверки, мы рекомендуем использовать для бизнеса и общую помощь. В некоторых случаях администратору может потребоваться принудительно вернуть файл.

Как настроить для библиотеки сайта необходимость извлечения?

Только те пользователи, у которых есть разрешения на полный доступ или конструктор, могут настроить для библиотек необходимость извлечения файлов.

Требование извлечения файлов

Примечание: Если эта информация не соответствует вашей записи, возможно, вы используете Microsoft 365 после обновления службы. Чтобы найти нужные сведения, перейдите на вкладку Интернет, 2016, 2013 .

  1. Перейдите к библиотеке, в которой вы планируете работать. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска , выберите пункт все содержимое сайта, а затем выберите имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека .

  3. Выберите Параметры библиотеки Кнопка ''Параметры библиотеки'' на ленте библиотеки SharePoint Foundation .

  4. На странице " Параметры библиотеки " в разделе Общие параметрывыберите пункт Параметры управления версиями.

  5. В разделе требовать извлечения в разделе требовать извлечения документов перед редактированием? вопрос, нажмите кнопку Да.

  6. Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки , нажмите кнопку ОК.

Как удалить требование на извлечение из библиотеки сайта?

Если по истечении определенного времени Организация решит, что необходимость в извлечении не требуется, вы можете удалить требование, если у вас есть разрешения на полный доступ или разработка.

Удаление требования для извлечения файлов

Примечание: Если эта информация не соответствует вашей записи, возможно, вы используете Microsoft 365 после обновления службы. Чтобы найти нужные сведения, перейдите на вкладку Интернет, 2016, 2013 .

  1. Перейдите к библиотеке, в которой вы планируете работать. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска , выберите пункт все содержимое сайта, а затем выберите имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека .

  3. Выберите Параметры библиотеки Кнопка ''Параметры библиотеки'' на ленте библиотеки SharePoint Foundation .

  4. На странице " Параметры библиотеки " в разделе Общие параметрывыберите пункт Параметры управления версиями.

  5. В разделе требовать извлечения в разделе требовать извлечения документов перед редактированием? вопрос, нажмите кнопку нет.

  6. Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки , нажмите кнопку ОК.

Что происходит, если у библиотеки сайта есть требование на извлечение?

Один из способов управления совместным доступом к документам — требовать извлечения файлов, особенно при наличии у нескольких пользователей доступа к библиотеке. Если файл извлечен, вы можете быть уверены, что другие пользователи не смогут перезаписать его. Однако вы также не мешаете другим людям просматривать последние изменения или вносить изменения, поэтому важно немедленно вернуть файлы.

Важно: Не настраивайте свою библиотеку сайта, чтобы требовать извлечения документов совместно с другими пользователями в библиотеке. Пользователи не могут одновременно работать с документами, если требуется извлечение.

При работе с библиотекой, для которой требуется извлечь файлы, полезно, если вы понимаете, как это повлияет на ваши действия.

Если это сделать...

Это происходит...

Создание или добавление файла в библиотеку сайта

Файл изначально извлечен вами. Чтобы другие пользователи могли видеть ее и работать с ней, вы должны вернуть ее в библиотеку.

Открытие файла для редактирования

Файл автоматически извлекается, когда вы выберете команду изменить в <>имя приложения . Откроется диалоговое окно с сообщением о том, что вы собираетесь извлечь файл и можете изменить его в локальной папке черновиков.

Сообщение об извлечении файла в SharePoint

После того как вы выйдете из него, значок файла раскрывается зеленой стрелкой, направленной вниз, icon image , указывая, что файл извлечен. Никто другой не может изменить файл, и никто другой не сможет увидеть ваши изменения, пока он извлечен.

Внесение изменений в сведения о файле (свойствах)

Если файл еще не выписан, вы должны извлечь его, прежде чем вносить изменения в его свойства, такие как название, имя автора, Дата выполнения, статистика и т. д. Ваши изменения вступят в силу, пока вы не вернете файл.

Попытка открыть файл, извлеченный другим пользователем

Параметры " извлечь " и " вернуть " недоступны. Вы не можете извлечь файл, извлеченный другим пользователем. При попытке сделать это, появится диалоговое окно с сообщением о том, что файл извлечен другим пользователем.

Сообщение о том, что файл заблокирован другим пользователем

Чтобы узнать, кто извлек файл, наведите указатель мыши на значок файла. Имя пользователя, который его проверил, отображается во всплывающей подсказке.

Всплывающая подсказка, которая появляется под значком извлеченного файла. Это позволяет пользователю узнать имя файла и его извлеченное.

Вы можете обратиться к этому сотруднику, чтобы отправить запрос на возврат файла, если вам это нужно быстро.

Возврат файла

Вам будет предложено ввести примечание о внесенных изменениях. Если в библиотеке отслеживаются версии, комментарий становится частью журнала версий. Если отслеживаются как основные, так и дополнительные номера версий, вам будет предложено выбрать тип возвращаемой версии. Дополнительные сведения об управлении версиями можно найти в статье см.

Сохранение файла в течение длительного времени

Никто другой не сможет увидеть ваши изменения или изменить файл, пока он извлечен. Этот параметр полезен, если вы вносите изменения, но это также может помешать другим пользователям выполнять назначенные им задачи. Как можно быстрее вернуть файл после его проверки, мы рекомендуем использовать для бизнеса и общую помощь. В некоторых случаях администратору может потребоваться принудительно вернуть файл.

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×