Распространенные вопросы об извлечении, возврате и управлении версиями

Как проверка, проверка или отменить изменения в файлах в библиотеке SharePoint.

Сохраняются ли мои файлы автоматически при проверка их в?

Нет, извлечение файла изменяет только условие файла, чтобы разрешить только вам редактировать файл.

Если проверка файл и не сохранить его обратно, изменения не будут сохранены. Если вы хотите сохранить изменения, всегда сохраняйте файл.

Способ сохранения файла зависит от используемого редактора или средства. При редактировании текстового файла в интернете необходимо явно нажать кнопку Сохранить. Однако при редактировании в приложении Microsoft 365, например в Word или Excel, документ можно закрыть, и он автоматически сохранится.

Если проверка файл, сохранить его, а затем удалить проверка, изменения не будут сохранены обратно в библиотеку.

Почему можно изменить файл, не извлекая его?

По умолчанию любой пользователь с разрешением на редактирование в библиотеке документов может изменить файл. Однако вы можете настроить библиотеку так, чтобы кто-то сначала проверка файл перед его изменением.

Для выполнения этого параметра необходимо быть владельцем библиотеки документов или администратором сайта или иметь сопоставимые разрешения.

1. Откройте библиотеку, которую требуется проверка.

2. В SharePoint нажмите , а затем выберите Параметры библиотеки.

   

   В SharePoint 2016 выберите Страница, а затем — Параметры библиотеки.

   

3. На странице Параметры выберите Параметры управления версиями.

   

4. На странице Параметры управления версиями прокрутите вниз и выберите Да для параметра Требовать извлечение документов перед их редактированием.

   

Разделы справки требуется извлечь файлы в библиотеке?

По умолчанию библиотека документов позволяет участникам с разрешением на изменение изменять и редактировать файлы, не извлекая их. Чтобы избежать этого, включите проверка, необходимые в библиотеке. Для выполнения этого параметра необходимо быть владельцем библиотеки документов или администратором сайта или иметь сопоставимые разрешения.

1. Откройте библиотеку, которую требуется проверка.

2. В SharePoint нажмите , а затем выберите Параметры библиотеки.

   

   В SharePoint 2016 выберите Страница, а затем — Параметры библиотеки.

   

3. На странице Параметры выберите Параметры управления версиями.

   

4. На странице Параметры управления версиями прокрутите вниз и выберите Да для параметра Требовать извлечение документов перед их редактированием.

   

Как узнать, кто извлек файлы?

Чтобы быстро узнать, у кого извлечен столбец, наведите указатель мыши на значок Извлечено чтобы просмотреть подсказку, которая сообщает вам, кто извлек файл.

Вы также можете добавить столбец Кем извлечено в представление библиотеки по умолчанию. Таким образом, каждый сможет легко увидеть, кто извлек документ. Сведения о добавлении столбца Checked Out By в SharePoint см. в статье Создание столбца в списке или библиотеке.

Дополнительные сведения

• Сведения о SharePoint 2016 см. в статье Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.
• Сведения о SharePoint см. в статье Создание пользовательского представления библиотеки документов.

Разделы справки включить управление версиями?

Функция управления версиями позволяет создавать журнал изменений документа, для которого требуется контролируемый цикл публикации, состоящий из основных версий или основных и дополнительных версий.

Включение управления версиями

Сведения о том, как включить управление версиями, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Как лучше всего отправлять файлы?

Перетаскивание

Самый распространенный способ отправки файлов — перетаскивание их с компьютера или из сетевой папки в библиотеку документов. Для начала откройте библиотеку на сайте. Затем найдите на компьютере документы, которые нужно отправить, выделите их и перетащите на то место в библиотеке, где отображается надпись перетащите файлы сюда.

Если параметр перетаскивания файлов не отображается, установите последнюю версию браузера или Microsoft 365. Для этой функции требуется как минимум Office 2016 или последняя версия Microsoft Edge, Firefox или Chrome.

Использование команды Open with Обозреватель в SharePoint 2016

Эта команда открывает проводник на компьютере, но отображает структуру папок на серверном компьютере, лежащем в основе сайта. Время от времени может потребоваться скопировать или переместить несколько документов из одной библиотеки в другую.

Допустим, требуется перенести все документы, созданные более года назад, в другую библиотеку, чтобы поместить их в архив. При переходе в другую рабочую группу пользователю может потребоваться скопировать документы из своей библиотеки сайта в библиотеку дочернего сайта.

Кроме того, вы можете выполнять с файлами различные действия, например копирование, переименование, удаление и т. д.

Использование команды "Отправить" в SharePoint 2016

В библиотеке документов выберите Отправить, а затем выберите Выбрать Files и найдите, чтобы отправить отдельные файлы.

Преимущество этого подхода в том, что он работает независимо от используемого браузера или его версии.

Советы по извлечению, возврату и управлению версиями

Независимо от способа отправки следует учитывать следующие особенности извлечения, возврата и управления версиями, если эти функции включены:

• Если вы отправляете файл в библиотеку, требующую извлечения файлов, файл сначала извлекается. Чтобы другие пользователи могли просматривать файл и вносить в него изменения, необходимо осуществить возврат файла;
• как правило, если библиотека настроена для отслеживания версий файлов, исправленный файл можно отправить в качестве новой версии, которая затем становится частью журнала версий данного файла;
• если библиотека требует добавить к одному или нескольким столбцам такие значения, как название отдела или номер проекта, вам нужно изменить значения и вернуть документ до завершения операции отправки.

Дополнительные сведения

• Сведения о SharePoint 2016 см. в статье Отправка файлов и папок в библиотеку.
• Сведения о SharePoint и Microsoft 365 см. в статье Отправка, просмотр и удаление файлов или документов проекта.
• Дополнительные сведения о документах см. в разделе Видео: добавление документов в библиотеку.

Как добавить новый документ в качестве версии существующего?

Вы можете получить новый документ для добавления в качестве новой версии, проверив выход из него и заменив все содержимое новой версией. После изменения извлеченной версии проверка ее обратно. SharePoint создаст новую копию, сохраняя более ранние версии (при условии, что она настроена для этого). Дополнительные сведения об использовании версий см. в разделе Принцип работы управления версиями в списках и библиотеках.

Можно ли получить напоминание о том, что у меня есть документ, извлеченный через некоторое время?

Нет, к сожалению, в среде SharePoint невозможно установить напоминание или получить дату получения документа. Существуют программные интерфейсы приложений (API), которые позволяют это сделать, но для их написания требуется пользовательская программа. Обратитесь к администратору или конструктору сайтов.

В качестве визуального решения следите за значком "Извлечено " или добавьте столбец Извлечено по в библиотеку. Сведения о добавлении столбца Checked Out By в SharePoint см. в статье Создание столбца в списке или библиотеке.

Почему другие пользователи не видят только что отправленные файлы?

В библиотеке, которая требует извлечения файлов, переданные файлы первоначально извлекаются для вас. Вы можете видеть файлы, но другие не могут, и это легко не заметить. Чтобы другие пользователи могли просматривать или изменять файлы, обязательно задайте нужные свойства и верните файлы.

Дополнительные сведения

• Дополнительные сведения о проверка файлов в SharePoint и их выходе см. в разделе Просмотр и проверка в файлах в библиотеке документов.
• Дополнительные сведения о проверка файлов в SharePoint 2016 см. в статье Извлечение, проверка в или отмена изменений в файлах в библиотеке SharePoint.
• Сведения о передаче файлов в SharePoint 2016 см. в статье Отправка файлов и папок в библиотеку.
• Сведения о передаче файлов в SharePoint см. в статье Отправка, просмотр и удаление файлов или документов проекта.

Я щелкнул ссылку на документ в сообщении электронной почты, но он открылся только для чтения — почему?

Если кто-то отправляет вам ссылку на файл SharePoint и вы выбираете его, прежде чем приступить к редактированию, обязательно прочитайте строку заголовка, чтобы узнать, указано ли в ней значение только для чтения . Если это так, и в библиотеке включено извлечение, необходимо извлечь файл. Вы всегда можете перейти к библиотеке, определив ее расположение по URL-адресу.

Но если файл является документом Office, например Word, Excel или PowerPoint, это гораздо проще. Сначала переведите документ в режим правки, перейдите на вкладку Файл, а затем найдите кнопку Управление версиями, с помощью которой можно проверка файл.

Но обратите внимание, что также возможно, что кто-то уже извлек файл, поэтому в этом случае команда Извлечь будет недоступна.

Следует ли использовать локальную папку черновиков?

Как часто вы видели это окно?

Функция локальных черновиков была доступна во многих версиях. Выбрав команду Использовать папку локальных черновиков, вы можете сохранить файл на компьютере и с легкостью находить его, если вам потребуется открыть его, не подключаясь к сети. По умолчанию папка называется Черновики SharePoint и находится в папке "Документы" или "Мои документы ". Кстати, это диалоговое окно не отображается, если выбрать два или более файлов для проверка.

Но времена изменились. Если вы хотите работать с файлами в автономном режиме, лучше всего использовать OneDrive для работы или учебы, что позволяет перевести любую библиотеку документов в автономный режим и автоматически синхронизировать изменения.

Дополнительные сведения

• Синхронизация OneDrive или других библиотек SharePoint с компьютером с помощью OneDrive.
• Скачайте бесплатный клиент приложение синхронизации OneDrive.

Разделы справки проверка в файлах в разных папках?

Как правило, библиотеки, организованные по папкам, содержат представление, позволяющее просмотреть все папки. Если вы хотите проверка большое количество файлов в большом количестве папок, создайте новое представление, которое "сглаживает" библиотеку, чтобы вы могли видеть все файлы в одном представлении без папок. Для этого выберите команду Показать все элементы без папок в разделе Папки на странице "Изменение представления". Пока вы находитесь в этом, вы можете увеличить ограничение файлов, чтобы вы могли видеть все файлы одновременно, также увеличив количество элементов для отображения в разделе Ограничение элементов. Это упрощает выделение всех файлов, которые требуется вернуть.

Дополнительные сведения

• Сведения о SharePoint 2016 см. в статье Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.
• Сведения о SharePoint см. в статье Создание пользовательского представления библиотеки документов.

Почему я не вижу значок "Извлечено" в локальной папке OneDrive для работы или учебного заведения?

Если вы синхронизировали библиотеку с OneDrive для работы или учебы, вы по-прежнему можете проверка файлы в браузере. Вы увидите значок "Извлечено" в браузере, чтобы указать, что файл извлечен. Однако в локальной папке устройства нет значка "Извлечь" в файле, так как локальная папка не имеет сведений о состоянии проверка-out/проверка-in файла в SharePoint.

Тем не менее, в локальной папке вы можете сделать следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши имя файла.
2. Выберите Просмотр в Интернете или OneDrive для работы или учебы, а затем выберите Перейти в браузер.

Таким образом можно быстро перейти в библиотеку SharePoint и увидеть состояние — извлеченный или возвращенный — любого файла библиотеки.

Другой пользователь оставил файл извлеченным и ушел в отпуск. Что делать?

Вам не нужно ждать, пока они вернулись.

Администратор сайта или библиотеки может использовать разрешение Переопределение извлечения, которое позволяет возвращать документы и отменять извлечение документов, редактируемых другими пользователями. Но следует помнить о последствиях этого действия. Вашему коллеге в отпуске может потребоваться добавить локальную копию с изменениями в документ в библиотеке, и две версии должны быть согласованы вручную или с помощью средств сравнения, таких как те, которые предоставляются Word и Excel.

Дополнительные сведения

• Общие сведения об уровнях разрешений в SharePoint.
• Сравните две версии книги с помощью сравнения электронных таблиц.
• Объединение редакций документа.

Следует ли включать извлечение и возврат файлов?

Простыми словами, извлечение и возврат файлов позволяют заблокировать файл для единоличного редактирования, а затем снять блокировку для других пользователей. Обдумывайте способ совместной работы при создании библиотек, упорядочении файлов и организации совместной работы. Существует несколько способов совместной работы над документами. Следующая таблица поможет вам решить, что лучше всего для вас.

Способ совместной работы	Распространенные применения	Рекомендации
Неформальный	Повседневные документы группы, легкое или редкое редактирование, а также случайные конфликты редактирования.	Отключите требование проверка out (это параметр библиотеки по умолчанию), но по-прежнему можно проверка отдельные файлы по мере необходимости.
Совместное редактирование	Простая совместная работа с документами в режиме реального времени с продуктами Office на клиентских компьютерах и с помощью Office для Интернета	Отключите проверка требование и не извлекайте файл, так как он несовместим с совместным редактированием.
Формальный	Последовательные комментарии, рецензирование и утверждение документа.	Включите необходимые проверка.

Ниже приведены дополнительные советы и возможности при разрешении извлечения файлов в библиотеке.

• Старайтесь не извлекать файлы на продолжительное время.
• Добавьте столбец Кем извлечен в представление библиотеки по умолчанию. Таким образом, другие пользователи могут легко увидеть, кто извлек документ. Если этот столбец не находится в представлении, вы по-прежнему можете навести указатель мыши на значок "Извлечено чтобы просмотреть подсказку, которая сообщает вам, кто извлек файл.
• Спросите, прежде чем переопределять чужие проверка.
• Избегайте редактирования уже извлеченных файлов.
• Помните, что изменения не видны другим пользователям до тех пор, пока не будут зарегистрированы.

Дополнительные сведения

• Настройте библиотеку для проверка файлов.
• Совместная работа и совместное редактирование документов.
• Создайте столбец в списке или библиотеке.
• Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.

Я прочитал и попробовал все, но я все еще застрял - Что мне делать сейчас?

Если вы по-прежнему испытываете проблемы или наблюдаете необычные явления, возможно, следует составить запрос в службу поддержки.

Обратитесь в службу поддержки по бизнес-продуктам — справка Администратор