Použitie šablóny Krízový manažment v SharePointe

Šablóna lokality krízového manažmentu je komunikačná lokalita navrhnutá tak, aby pomohla vašej organizácii zostať v spojení a udržať produktivitu aj v prípade krízy. Zdieľajte najnovšie správy a aktualizácie, spájajte divákov s tímami vedenia, zvýrazňujte dôležité informácie a poskytujte jednoduchý prístup k zdrojom.

V tomto článku sa dozviete, ako používať prvky, ktoré sú umiestnené v šablóne lokality krízového manažmentu v SharePointe, a ako môžete prispôsobiť lokalitu tak, aby vyhovovala potrebám vašej organizácie a cieľom vašej organizácie.

Funkcie lokality

• Prispôsobiteľná lokalita s vopred vyplnenými obrázkami, webovými časťami a obsahom, ktorá inšpiruje redaktorov lokality pri prispôsobovaní podľa potrieb vašej organizácie.
• vopred vyplnené stránky, ktoré uľahčujú organizáciu informácií a zdrojov.
• Pripravené webové časti, ktoré pomáhajú divákom získať aktuálne informácie, spojiť sa s kľúčovými kontaktmi a nájsť zdroje, ktoré im pomôžu prekonať krízu.

Krok 1: Pridanie šablóny lokality krízového manažmentu

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny na novú alebo existujúcu lokalitu.

Krok 2: Kontrola vopred vyplneného obsahu lokality

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokality budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie.

• Vopred vyplnené stránky:

  • Domovská stránka- Poskytuje divákom miesto, kde môžu vidieť najnovšie správy, udalosti, najčastejšie otázky a často žiadané zdroje.
  • Novinky & aktualizácie – Táto stránka poskytuje priestor na zdieľanie najnovších správ a aktualizácií týkajúcich sa krízy a vašej organizácie.
  • Zdroje informácií – Sekcia Školenia & zdrojov je vopred vyplnená tromi stránkami: Pre pracovisko, Pre osobnú pohodu a Pre vašu rodinu.
  • Pomoc & podpora – Zobrazuje odpovede na najčastejšie otázky a kľúčové kontakty.

• Dokumenty – Knižnica dokumentov poskytuje jednoduchý prístup k zdrojom, aktualizáciám politík a iným kľúčovým informáciám.

• Stránky – Ukladá stránky lokality a obsah šablón stránok.

Krok 3: Prispôsobenie lokality

Po pridaní šablóny lokality krízového manažmentu prichádza na rad jej prispôsobenie a vytvorenie vlastnej.

Prezentácia noviniek a oznámení – webová časť hlavného banera slúži na zvýraznenie dôležitých informácií. Zvýraznenie zdrojov – webová časť Rýchle prepojenia poskytuje jednoduchý prístup ku krízovým zdrojom. Zjednodušenie získania pomoci pre divákov – webová časť People slúži na prezentáciu kľúčových kontaktov. Budovanie kultúry a komunity – pomocou webovej časti Udalosti môžete prepojiť tímy navzájom, podporné skupiny a udalosti. Prezentácia obrázkov – webová časť Obrázok slúži na upriamenie pozornosti na kľúčové obrázky a grafické prvky. Vzájomné prepojenie – webová časť Konverzácie v Yammeri umožňuje spustiť konverzácie a pripojiť sa k nim. Zobraziť živé aktualizácie – webovú časť Twitter použite na zobrazenie živých aktualizácií z vybratých kont.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu na lokalite, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Začnite upravovať lokalitu v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Pri práci môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby boli úpravy viditeľné pre divákov.

1. Používanie webovej časti webovej časti hlavného banera na prezentovanie noviniek a oznámení

1. Začnite výberom webovej časti hlavného banera a vyberte .
2. Potom vyberte možnosti vrstiev a dlaždíc, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám vašej organizácie.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti hlavného banera.

2. Používanie webovej časti Rýchle prepojenia na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom

1. Prejdite na webovú časť Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom tlačidlo Upraviť .
2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.
3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne typy rozložení a možností úprav webovej časti Rýchle prepojenia.

3. Používanie webovej časti People na zobrazenie kľúčových kontaktov

1. Začnite výberom webovej časti People a vyberte .
2. Rozloženie môžete zmeniť na kompaktné alebo popisné.
3. Potom zadajte mená alebo e-mailové adresy zadaním textu do textového poľa

Ďalšie informácie o webovej časti People.

4. Používanie webovej časti Udalosti na zobrazenie blížiacich sa udalostí

1.   Edit časť Udalosti na určenie zdroja a rozloženia udalosti.
2. Ak chcete pridať alebo upraviť udalosti vo webovej časti udalosti, prejdite na webovú časť udalosti a vyberte položku + Pridať udalosť.

Ďalšie informácie o používaní a úprave webovej časti Udalosti.

5. Používanie webovej časti Novinky na zobrazenie nových oznámení a oznamov

1. Začnite výberom webovej časti Správy a výberom .
2. Potom vyberte zdroj správ a položku Táto lokalita , aby ste sa uistili, že obsah týkajúci sa krízy sa zobrazí vo webovej časti.
3. Vyberte rozloženie, možnosti zobrazenia a filter , ktoré najlepšie vyzerajú pre členov tímu organizácie.
4. V časti Usporiadať určite poradie, v akom sa majú správy zobrazovať.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Správy.

6. Používanie webovej časti Konverzácie v Yammeri na vzájomné spojenie ľudí

1. Vo webovej časti konverzácií v Yammeri vyberte .
2. Vyberte zdroj konverzácie a počet konverzácií na zobrazenie.

Ďalšie informácie o webovej časti Konverzácie v Yammeri.

7. Použite webovú časť Twitter na zobrazovanie aktuálnych aktualít o kríze naživo

1. Vyberte na webovej časti Twitteru.
2. Vyberte meno používateľa Twitteru začínajúce sa znakom @ alebo odkaz začínajúci na https:// na používateľské konto, tweet alebo kolekciu. Potom vyberte maximálny počet tweetov na zobrazenie.

Ďalšie informácie o webovej časti Twitter.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality:

Novinky & aktualizácie – prispôsobenie tejto stránky úpravou webovej časti Správy. Ak chcete maximalizovať efektivitu svojej stránky, vyberte tu iný zdroj správ ako pre webovú časť Správy na domovskej stránke, na ktorej sa budú aj naďalej zobrazovať relevantné správy o zvládaní krízy.

Zdroje – táto časť lokality obsahuje tri predvyplnené stránky: Pre pracovisko, Pre osobnú pohodu a Pre vašu rodinu. Tieto stránky môžete prispôsobiť úpravou webovej časti Rýchle prepojenia.

Pomoc a podpora – prispôsobenie tejto stránky úpravami webovej časti Text.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie na lokalite

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi dokončite úpravy lokality tak, že zabezpečíte, aby ju používatelia mohli nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím zdrojov.
• Úprava a prispôsobenie navigácie na lokalite.
• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.
• Pridajte alebo odstráňte stránky na túto lokalitu alebo v navigácii lokality , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.
• Zvoľte, či chcete priradiť túto lokalitu k centrálnej lokalite v rámci svojej organizácie, alebo v prípade potreby pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie na centrálnej lokalite .

Krok 4: Zdieľanie lokality s inými používateľmi

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali presnosť a publikovali konečný koncept. 

1. V pravom rohu vyberte položku Zdieľať lokalitu .
2. Získajte pomoc so správou lokality pridaním vlastníkov a členov lokality, ktorí budú mať povolenie na úpravu obsahu lokality.
3. Na table Zdieľať lokalitu zadajte mená osôb, s ktorými chcete lokalitu zdieľať. Ak chcete, aby mal každý v organizácii prístup na lokalitu, môžete vybrať možnosť Všetci (okrem externých používateľov). Predvolená úroveň povolení je iba na čítanie.
   
4. Zadajte voliteľnú správu, ktorá sa odošle s e-mailovým oznámením, ktoré sa odošle pri zdieľaní lokality, alebo zrušte začiarknutie políčka Odoslať e-mail, ak e-mail nechcete odoslať.
5. Vyberte položku Zdieľať.

Krok 5: Údržba lokality

Ďalšou dôležitou fázou po vytvorení a spustení lokality je údržba obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na aktualizáciu obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plánovanie údržby lokality – vytvorte plán kontroly obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.
• Pravidelné zverejňovanie správ – distribuujte najnovšie oznámenia, informácie a stav v rámci celej organizácie.  Naučte sa pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia, ako môžu používať správy v SharePointe.
• Kontrola prepojení a webových častí – prepojenia a webové časti vždy aktualizujte, aby ste mohli využívať plnú hodnotu svojej lokality.
• Použitie analýzy na zlepšenie zapojenia – pomocou vstavanej zostavy údajov o používaní môžete zobraziť používanie lokality a získať tak informácie o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a podobne.
• Pravidelná kontrola nastavenia lokality – Po vytvorení lokality v SharePointe môžete zmeniť nastavenia, informácie o lokalite a povolenia lokality.

Ďalšie zdroje na prispôsobenie

Získajte ďalšie informácie o plánovaní, zostavovaní a údržbe lokalít SharePoint.

Zobraziť ďalšie šablóny lokality SharePoint.