Arhiviranje v programu Outlook za Windows
Velja za
V programu Outlook lahko sporočila arhivirate na več načinov. Načini, ki jih lahko uporabite, so odvisni od vrste e-poštnih računov, ki ste jih nastavili v Outlooku.
Vsi računi imajo omogočen dostop do arhivske mape. Za račune za Microsoft 365, Outlook.com in Exchange je mapa Arhiv ena od Outlookovih privzetih map, kot so mapa »Prejeto«, »Poslano« in »Izbrisano«. Te mape ni mogoče izbrisati. Če uporabljate Outlook z računom za Exchange ali Exchange Online, za arhivsko mapo veljajo pravilniki za mape, kot so pravilniki o hranjenju.
Za račune POP in IMAP lahko ustvarite arhivsko mapo ali pa določite obstoječo mapo, ki jo želite uporabiti kot arhivsko mapo. Mesta mape za Arhiv microsoft 365 ali Exchangeevih računov ne morete spremeniti.
Če uporabljate gumb »Arhiviraj« za premik sporočil v arhivsko mapo, ne zmanjšate velikosti nabiralnika. Če morate zmanjšati velikost nabiralnika, lahko uporabite možnost Spletni dnevnik Arhiv v Microsoft 365 za podjetja.
Arhiviranje sporočil z gumbom »Arhiviraj«
Z gumbom »Arhiviraj« v skupini »Izbriši« na traku lahko premaknete eno ali več sporočil v mapo Arhiv, ne da bi jih izbrisali. Uporaba arhiviranja ima številne prednosti.
-
Arhivirane elemente lahko še vedno preprosto poiščete z iskalnim poljem ali tako, da odprete arhivsko mapo. Ko vnesete izraz v polje »Iskanje«, Outlook privzeto išče v vseh mapah v vašem nabiralniku.
-
Elementi so še vedno na voljo v telefonu ali drugih napravah prek Arhiv povezave.
Spodaj izberite možnost zavihka za različico Outlooka, ki jo uporabljate. Katero različico Outlooka imam?
Opomba: Če koraki pod Novi Outlook zavihek ne delujejo, morda še ne uporabljate novi Outlook programa. Izberite Klasični Outlook in namesto tega upoštevajte ta navodila.
Arhiv elementov v novi Outlook
-
Izberite e-poštno sporočilo, ki ga želite arhivirati.
-
Izberite
-
Prikaže se pojavno obvestilo s potrditvijo dejanja in možnost razveljavitve.
Opomba: Funkcija samoarhiviranja ni na voljo vnovi Outlook za Windows.
V klasičnem Outlooku lahko:
Arhiv elementov | Arhiv elementov s tipkovnico | Onemogočanje arhiviranja s tipko Backspace | Poiščite Arhiv mapo | Spletni Arhiv | Arhiv v primerjavi s spletnim Arhiv | FAQ
Arhiv elementov v klasičnem Outlooku
-
Izberite eno ali več sporočil v mapi »Prejeto« ali drugi mapi, ki jih želite arhivirati.
-
V skupini Izbriši izberite možnost Arhiviraj. Enega ali več izbranih sporočil lahko takoj arhivirate tudi tako, da uporabite tipko Backspace.
Namig: Za račune storitev Microsoft 365, Exchange, Exchange Online in Outlook.com vaša mapa Arhiv že obstaja, tudi če te funkcije še nikoli niste uporabljali. Najdete jo na seznamu map v Outlooku. Če mape ne vidite in uporabljate Outlook 2016 ali Outlook za Microsoft 365, pojdite na Datoteka> Officeov račun> Možnosti > Posodobi zdaj.
-
Sporočila bodo premaknjena v mapo Arhiv sporočila. Če sporočilo arhivirate po pomoti, pojdite v mapo Arhiv in ga premaknite nazaj v mapo »Prejeto«.
Opomba: Gumb Arhiv prikazan le v programih Outlook 2016, Outlook 2019 in Outlook za Microsoft 365. Starejše različice Outlooka nimajo gumba Arhiviraj na traku.
Arhiv sporočila s tipkovnico v klasičnem Outlooku
Enega ali več izbranih sporočil lahko arhivirate tako, da kliknete tipko Backspace. Če kliknete tipko Delete, se sporočila premaknejo v mapo Izbrisano. Vedenja tipke Backspace ni mogoče spremeniti.
Opomba: Če je sporočilo odprto v svojem oknu in ne v podoknu za branje, potem ga s tipko Backspace ne bo mogoče arhivirati. Če želite s pomočjo tipke Backspace arhivirati sporočilo, boste morali sporočilo zapreti in si gaogledati v podoknu za branje. Ko sporočilo odprete v novem oknu, ga je mogoče arhivirati le tako, da na traku izberete gumb Arhiviraj.
Kako onemogočim arhiviranje s tipko Outlook za Microsoft 365 Backspace?
Če želite preprečiti premikanje elementov v arhivsko mapo s tipko Backspace, lahko to funkcijo onemogočite tako, da v register dodate spodnje vnose.
Pomembno: Natančno upoštevajte navodila v tem odseku. Če naredite napako pri spreminjanju registra, lahko pride do resnih težav. Pred spreminjanjem varnostno shranite register za obnovitev, če bi prišlo do težav.
pravilnik skupine pot registra:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Ime: DisableOneClickArchive Vrsta: DWORD Vrednost: 1 Pot registra orodja za prilagajanje Officea (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Ime: DisableOneClickArchive Vrsta: DWORD Vrednost: 1
Opomba: Ta popravek ne velja za trajne različice Outlooka.
Kako najdem arhivsko mapo?
Arhivska mapa se nahaja na seznamu map. Če želite prikazati seznam map, izberite > podokno z mapami >Navadno.
Kako poiščem arhivsko mapo?
Ko iščete Outlookove elemente s funkcijo iskanja na vrhu seznama map , outlook privzeto išče v celotnem nabiralniku.
Če želite omejiti obseg iskanja le na arhivsko mapo, najprej izberite arhivsko mapo na seznamu map. Iskalno polje bo zdaj iskalo le v arhivski mapi.
Kako se to razlikuje od spletnega arhiva?
Spletno arhiviranje je funkcija za uporabnike storitve Microsoft 365 za podjetja, ki imajo neobičajno velike nabiralnike. Ti uporabniki lahko s spletnim arhiviranjem preprečijo brisanje starih sporočil. Uporabnikova storitev Online Arhiv deluje podobno kot drugi račun v Outlook s svojo strukturo map. Zato ni vključena v iskanja, izvedena iz mape »Prejeto«.
Če je spletno arhiviranje omogočeno, lahko skrbniki in uporabniki s pravilniki arhiva svoj nabiralnik nastavijo tako, da samodejno premakne stara sporočila v spletni arhiv.
Kdaj naj uporabim arhiviranje in spletno arhiviranje?
Priporočamo, da s funkcijo Arhiv, da v mapi »Prejeto« počistite sporočila, na katera ste že odgovorili ali na katera ste že ukrepali. Arhivsko mapo si predstavljajte kot datotečno mapo. V arhivsko mapo lahko shranjujete elemente in do njih še vedno preprosto dostopate. Sporočila lahko tudi izbrišete ali jih premaknete v določene mape, če je to bolj vaš slog.
Uporabnikom z velikimi nabiralniki v organizaciji storitve Office 365 Enterprise priporočamo, da skrbniki nastaviti pravilnik Arhiv, ki premakne elemente v spletni Arhiv po enem letu ali manj, če uporabniki hitreje dosežejo količinsko omejitev nabiralnika. Tako zagotovite, da uporabnikom ni treba izbrisati stare pošte, da sprostite prostor za novo pošto. Sporočila, starejša od določenega časa, lahko premaknete tako iz mape »Prejeto« kot tudi lokalne arhivske mape.
Pogosta vprašanja o arhiviranju
Če uporabljate račun za Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ali Outlook.com, ne morete spremeniti mesta, kamor so premaknjeni arhivirani elementi. Mapa Arhiv ena od klasičnih Outlookovih privzetih sistemskih map in je ni mogoče preimenovati, premakniti ali izbrisati. Če uporabljate račun POP ali IMAP, kot je Gmail, Yahoo ali iCloud, lahko spremenite mesto arhivske mape tako, da izberete možnost Datoteka > Nastavitve nabiralnika > Orodja > Nastavi arhivsko mapo.
Arhiv je dobro znana funkcija, ki je že na voljo v programih Outlook Mobile, Outlook Web App in Outlook.com ter celo pri drugih ponudnikih e-poštnih storitev, kot je Gmail. Ker gre za uveljavljeno ime in ker je spletni arhiv obstoječa funkcija, smo se odločili, da bosta funkciji poimenovani enako.
Samoarhiviranje je starejša Outlookova funkcija, ki omogoča samodejno premikanje starih sporočil v datoteko .pst. To pomeni, da so sporočila odstranjena iz strežnika in jih je težje poiskati. Če trdi disk, na katerem je shranjena datoteka AutoArchive.pst, ni več uporaben, lahko izgubite ta sporočila. Spletni arhiv je funkcija za podjetja, ki nadomešča samoarhiviranje.
Samoarhiviranje lahko še vedno uporabljate, če nimate spletnega Arhiv in če vaš oddelek za IT ne onemogoči te funkcije. Če želite več informacij o samoarhiviranja v sistemu Outlook 2016, glejte ročno Arhiv v klasični različici Outlooka za Windows.
Arhiviranje je na voljo v programih Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook v spletu in Outlook.com. Funkcije Arhiv ni mogoče onemogočiti z uporabo pravilnik skupine.
Sorodni članki
Ali potrebujete dodatno pomoč?
Ali želite več možnosti?
Raziščite ugodnosti naročnine, prebrskajte izobraževalne tečaje, preberite, kako zaščitite svojo napravo in še več.
Skupnosti vam pomagajo postaviti vprašanja in odgovoriti nanje, posredovati povratne informacije in prisluhniti strokovnjakom z bogatim znanjem.
