Pregled: upravljanje sajtom, dozvola i deljenje za vlasnike sajtova

Moderno upravljanje sajtovima

U modernom sistemu SharePoint, upravljanje sajtom je važnije nego u prethodnim verzijama zato što postoji veća kontrola i opcije za kreiranje sajta. Upravljanje u organizaciji zavisi od toga koliko kontrole je organizaciji potrebno nad sadržajem, što će odrediti detalje za kreiranje sajta i upravljanje vlasnikom sajta. SharePoint administrator vam može pomoći da razumete smernice u vezi sa bezbednosnim zahtevima, državnim propisima, korporativnim brendiranjem, pristupačnošću i uputstvima za obuku. Sarađujte sa SharePoint administratorom da biste saznali više o kreiranju sajtova u organizaciji i smernicama za korišćenje pre nego što napravite plan upravljanja sajtom.

Moderna struktura navigacije SharePoint sajta

Najefikasniji SharePoint sajtovi pomažu korisnicima da brzo pronađu ono što im je potrebno kako bi mogli da koriste informacije koje pronađu za donošenje odluka, saznavanje o tome šta se dešava, pristup alatkama koje su im potrebne ili saradnju sa kolegama kako bi pomogli u rešavanju problema. Saznajte više o planiranju navigacije lokacije u sistemu SharePoint.

Deo vaše informacione arhitekture može da obuhvata klasifikaciju informacija. Ako informacije koje objavljujete imaju veliku vrednost za kompaniju, zahtevaju posebnu bezbednost ili su pokrivene pravilima o usaglašenosti sa propisima, razmotrite postavljanje šeme klasifikacije kako biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo upravljati. Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom na koji se sadržaj prikazuje.

Moderna SharePoint arhitektura dizajnirana je da bude fleksibilna i prilagodljiva promenljivim potrebama vaše organizacije. Moderni sajtovi mogu biti povezani sa sajtovima čvorišta. Povezani sajtovi dele navigaciju i brendiranje sa čvorištem. Ako to omogući vlasnik sajta čvorišta, a vlasnici sajta to odobre, povezani sajtovi takođe mogu da dele dozvole čvorišta.

Prilikom određivanja navigacione strukture lokacije uzmite u obzir sledeće:

• Kakav sadržaj ćete imati na lokaciji? Kako će se to odraziti na stranice, liste i biblioteke?
• Kako će informacije biti predstavljene na sajtu?
• Kako će se korisnici lokacije kretati na lokaciji?
• Kako će informacije biti usmerene ka određenim korisnicima grupe?
• Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?

Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama

Integritet, poverljivost i privatnost kritičnih informacija vaše organizacije počivaju od toga koliko ste obezbedili svoj sajt – konkretno, kome odlučite da odobrite pristup svom sajtu. Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama uključuje i korisnike i grupe korisnika. Dozvole u modernoj komunikaciji i lokacijama tima potiču iz predložaka lokacije koji nude različite opcije. za svaku lokaciju.

Sajtovi za komunikaciju nisu povezani sa Microsoft 365 grupama i imaju tri podrazumevane uloge – Vlasnici sajta, Članovi sajta i Posetioci sajta.

Evo nekih saveta koje treba da imate na umu kada razvijate strategiju dozvola:

• Sledite princip najmanje privilegija: Dajte osobama najniže nivoe dozvola potrebne za izvršavanje zadataka koji su im dodeljeni.
• Koristite standardne podrazumevane grupe: Omogućite ljudima pristup tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su "Članovi", "Posetioci" i "Vlasnici").
• Razmotrite segmentisanje sadržaja po nivou bezbednosti: Kreirajte lokaciju ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih držite raštrkanim po većoj biblioteci i zaštićenim jedinstvenim dozvolama.

Dozvole za moderne lokacije po naslovu

Još resursa za vlasnike sajtova:

• Prilagođavanje SharePoint sajta
• Prilagođavanje navigacije za SharePoint sajt
• Pretraga u modernom sistemu SharePoint
• Podešavanje SharePoint sajta čvorišta
• Upravljanje SharePoint sajtom za komunikaciju
• Upravljanje postavkama SharePoint sajta
• Deljenje sajta
• Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku

Upravljanje lokacijom

Važan, ali često nevidljiv deo svake lokacije jeste njen model upravljanja – skup smernica, uloga, odgovornosti i procesa koje uspostavljate da biste odredili kako ljudi u vašoj grupi koriste SharePoint.

Mnoge organizacije imaju model upravljanja za sajtove na nivou centralne administracije ili kolekcije sajtova, koje može da kreira i održava IT sektor ili tim. Kao vlasnik lokacije morate da otkrijete da li već postoji model upravljanja za kolekciju lokacija ili farmu. Ako je tako, možete ga koristiti za usmeravanje korisnika lokacije ili za kreiranje dodatnog modela upravljanja za rešavanje određenih problema. Na primer, ako ste vlasnik podlokacije za podlokaciju u kolekciji lokacija, kao što je klasična lokacija tima, možda je dobra ideja da napravite sopstveni dodatni model upravljanja. da biste rešili određene probleme na podsajtu.

Model upravljanja za lokaciju olakšava korisnicima lokacije da znaju kada treba da kreiraju novu podlokaciju, listu ili drugi sadržaj lokacije. Obezbeđuje povlačenje podlokacija i sadržaja kada zastareli radi uštede prostora za skladištenje i da bi rezultati pretrage bili precizni. Pruža korisnicima pristup pravom sadržaju, Zadržite brendiranje sajta istim tokom celog života tako što ćete vlasnicima podsajtova dozvoliti da znaju koji predlošci i teme su dostupni. Takođe olakšava promenu vlasnika lokacije kada ljudi napuste organizaciju ili se promene uloge.

Dobar model upravljanja za sajt treba da se fokusira na sledeće delove:

• Kreiranje sajta
• Upravljanje dozvolama
• Arhitektura informacija
• Životni ciklus lokacije i povlačenje
• Ograničenja skladišta
• Klasifikacija informacija
• Prilagođavanje
• Zaštita podataka
• Navigacija
• Pretraga
• Uloge i odgovornosti za podršku sajtu

Neke delove sa prethodne liste možda je već odlučio model upravljanja na nivou kolekcije lokacija ili organizacije, na primer koliko prostora za skladištenje imate za lokaciju i kakva prilagođavanja možete da uradite sa izgledom i doživljajem lokacije. Druge možda nisu relevantne, u zavisnosti od toga koliko je složena lokacija tima i koliko ljudi je koristi. Ali, čak i ako ne morate da donosite odluke o ovim temama, dobra je ideja da znate koje su odluke donete, tako da možete da informišete korisnike lokacije i na odgovarajući način sprovedete smernice.

Kreiranje podsajta

Možda želite da članovi vašeg tima mogu da kreiraju podlokacije u okviru lokacije tima za korišćenje na određenim projektima.

Spontano pravljenje novih podlokacija može biti od velike koristi za grupu, ali neograničeno kreiranje lokacija može da izmakne kontroli. Kada se podsajtovi slobodno razmnožavaju, mogu nastati problemi. Na primer:

• Korisnicima je teško da pronađu pravi podsajt ili da budu sigurni da jesu.
• Informacije mogu da se dupliraju na nekoliko podlokacija, što koristi skup prostor za skladištenje i zahteva duplirani napor za održavanje.
• Zastarele informacije mogu da se nalaze na podlokacijama, potencijalno godinama, i mogu se pojavljivati u rezultatima pretrage. Može biti teško utvrditi koja verzija informacija je ispravna.
• Upravljanje dozvolama za veliki broj podlokacija može postati veliki posao, a korisnici mogu slučajno dobiti pristup informacijama koje zapravo ne bi trebalo da poseduju.
• Kako zaposleni napuštaju grupu, podsajtovi koje oni kreiraju mogu biti napušteni, što stvara konfuziju i zamagljuje rezultate pretrage za preostale korisnike sajta.

Možete uštedeti vreme i energiju ako podesite neke smernice za kreiranje sajtova koje se odnose na sledeće oblasti:

• Ko može da pravi podlokacije?
• Da li nove podlokacije treba unapred odobriti? Ako da, koji su kriterijumi za odobravanje i ko odobrava?
• Da li novi podsajtovi treba da koriste uspostavljene predloške i teme?
• Koliko informacija se može uskladištiti na lokaciji? To jest, koliko prostora na disku servera može da zauzme?
• Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na sajtu?
• Koliko dugo informacije treba da se čuvaju na podlokacijama pre nego što se izbrišu ili arhiviraju?

Pogledajte članak "Kreiranje lokacije ili podlokacije " za više informacija.

Upravljanje dozvolama

Integritet, poverljivost i privatnost kritičnih informacija vaše organizacije počivaju od toga koliko ste obezbedili svoj sajt – konkretno, kome odlučite da odobrite pristup svom sajtu.

Dodeljivanje i ograničavanje pristupa lokaciji zove se upravljanje dozvolama i to je jedna od vaših najvažnijih odgovornosti kao vlasnika lokacije.

Evo nekih saveta koje treba da imate na umu dok razvijate strategiju dozvola.

• Sledite princip najmanje privilegija: dajte osobama najniže nivoe dozvola potrebne za izvršavanje dodeljenih zadataka.
• Omogućite ljudima pristup tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su "Članovi", "Posetioci" i "Vlasnici"). Podesite većinu ljudi da budu članovi grupe članova ili grupa posetilaca i ograničite broj osoba u grupi "Vlasnici".
• Koristite nasleđivanje dozvola da biste napravili čistu hijerarhiju koja se lako vizuelizuje To jest, izbegavajte dodeljivanje dozvola pojedincima, umesto toga radite sa grupama. Gde je to moguće, neka podlokacije jednostavno nasleđuju dozvole sa lokacije tima, umesto da imaju jedinstvene dozvole.
• Organizujte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasleđivanja dozvola: Razmotrite segmentiranje sadržaja po nivou bezbednosti – kreirajte sajt ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih raštrkate po većoj biblioteci i štitite jedinstvenim dozvolama.

Informacije o postavljanju dozvola potražite u člancima "Razumevanje nivoa dozvola u sistemu SharePoint " ili "Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku ".

Arhitektura informacija

Arhitektura informacija lokacije je kao sadržaj knjige: ona određuje kako se informacije na lokaciji – veb stranice, dokumenti, liste i podaci – organizuju i predstavljaju korisnicima lokacije. Arhitektura informacija se često zapisuje kao hijerarhijska lista sadržaja lokacije, ključnih reči pretrage, tipova podataka i drugih koncepata.

Da biste kreirali informacionu arhitekturu, morate analizirati informacije koje će biti predstavljene na sajtu. Evo nekih pitanja koja možete koristiti da biste razvili informacionu arhitekturu:

• Kakav sadržaj ćete imati na lokaciji? Kako će se to odraziti na podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?
• Kako će informacije biti predstavljene na sajtu?
• Kako će se korisnici lokacije kretati na lokaciji?
• Kako će informacije biti usmerene ka određenim korisnicima lokacije?
• Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?

Deo vaše informacione arhitekture može da obuhvata klasifikaciju informacija.

Ako informacije sa kojima radite imaju veliku vrednost za kompaniju, zahtevaju posebnu bezbednost ili su pokrivene pravilima o usaglašenosti sa propisima, možda bi trebalo da postavite šemu klasifikacije kako biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo upravljati.

Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom upravljanja sadržajem. Na primer:

Zahtevanje odjave datoteka

Kada vam je potrebno odjavljivanje datoteke, osiguravate da samo jedna osoba može da uređuje datoteku dok se ona ne prijavi. Zahtevanje odjavljivanja dokumenata sprečava da više osoba unosi promene istovremeno, što može dovesti do neusaglašenosti pri uređivanju i zabune. Zahtevanje odjavljivanja takođe može pomoći da podsetite članove tima da dodaju komentar kada prijavljuju datoteku, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj verziji. Više informacija potražite u članku Podešavanje biblioteke tako da zahteva odjavljivanje datoteka.

Praćenje verzija

Ako morate da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu pomoći da ih pratite, skladištite i vraćate u prethodno stanje. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Ili možete odabrati da označite neke verzije kao glavne, kao što je dodavanje novog poglavlja u priručnik, a neke verzije kao među, na primer ispravljanje pravopisne greške. Da biste upravljali prostorom za skladištenje, možete da odaberete broj svakog tipa verzije koju želite da skladištite. Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku Kako funkcioniše kreiranje verzija na listi ili u biblioteci?.

Zahtevajte odobrenje dokumenta

Možete da navedete da je potrebno odobrenje dokumenta. Dokumenti ostaju u stanju na čekanju sve dok ih ne odobri ili odbije neko ko ima dozvolu za to. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikažu dokument pre nego što bude odobren. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje moraju da budu konačne pre nego što ih drugi vide. Dodatne informacije o odobravanju dokumenata potražite u članku "Zahtevanje odobrenja stavki na listi ili u biblioteci lokacije".

Budite informisani o promenama

Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi radne grupe mogu automatski da primaju i prikazuju ispravke ili feedove vesti i informacija na konsolidovanoj lokaciji. RSS tehnologiju možete da koristite kako biste se upozorili o promenama u biblioteci, na primer o promeni datoteka koje se skladište u biblioteci. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Možete da kreirate i upozorenja putem e-pošte, tako da dobijete obaveštenje kada se datoteke promene. Dodatne informacije o RSS feedovima potražite u članku "Upravljanje RSS feedovima za sajt ili kolekciju sajtova.

Kreiranje tokova posla

Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu da koriste tokove posla koje je vaša organizacija definisala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobravanjem ili redigovanje dokumenta. Vaša grupa može da primeni poslovne procese na svoje dokumente, poznate kao tokovi posla, koji navode radnje koje treba preduzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovan način premeštanja dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Bibliotekama su podrazumevano dostupna tri toka posla: Odobrenje, koje usmerava dokument grupi osoba na odobrenje; Collect Feedback, koja usmerava dokument na grupu osoba radi povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je započela tok posla kao kompajliranje; i Prikupljanje potpisa, koji usmerava dokument na grupu osoba radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Više informacija o tokovima posla potražite u članku "Pregled tokova posla uključenih uz SharePoint"

Definisanje tipova sadržaja

Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete da proširite funkcionalnost biblioteke tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost u više biblioteka. Svaki tip sadržaja može da navede predložak, pa čak i procese toka posla. Predlošci služe kao polazna tačka za oblikovanje i sav standardni tekst i za svojstva koja se odnose na dokumente tog tipa, kao što su ime odeljenja ili broj ugovora. Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja

Praćenje nadzora

Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate kako se dokumenti koriste, možete da definišete smernice koje vam omogućavaju da omogućite "nadzor" praćenje događaja kao što su promene datoteka, kopije ili brisanja. Informacije o podešavanju nadzora potražite u članku "Konfigurisanje postavki nadzora za kolekciju lokacija

Životni ciklus lokacije i povlačenje

Sajtovi kao što su dokumenti, radni sajtovi i sajtovi za diskusiju, obično se zadržavaju nakon što više nisu korisni, što koristi dragoceni prostor za skladištenje i zamagljuje rezultate pretrage. Dobra ideja je da postavite raspored za pregledanje lokacija i njihovog sadržaja (barem jednom godišnje) da biste videli da li ih vredi zadržati.

Takođe je dobro imati na umu da veći model upravljanja vaše organizacije možda traži zastarele sajtove. Na primer, administrator može automatski izbrisati sajtove koji nisu bili taknuti 90 dana. Kao vlasnik lokacije, primićete e-poruku sa upozorenjem da će se to dogoditi. Više informacija o smernicama za životni ciklus i penzionisanje potražite u članku Smernice za zatvaranje lokacije.