วิธีการตรวจสอบการสะกดก่อนที่จะส่งอีเมลใน Outlook

สรุป

คู่มือนี้ครอบคลุมถึงวิธีใช้ตัวแก้ไขของ Microsoft สําหรับคําแนะนําการสะกด ไวยากรณ์ และสไตล์ที่ได้รับการปรับปรุงก่อนส่งอีเมลใน Outlook for Windows ใหม่ Outlook for Microsoft 365 คลาสสิก Outlook บนเว็บ หรือ Outlook.com ตัวแก้ไขจะให้คําแนะนําแบบเรียลไทม์ในเนื้อหาข้อความ (ขีดเส้นใต้สีแดง) และในหน้าต่างตัวแก้ไข

คู่มือนี้ยังครอบคลุมถึงวิธีการตรวจสอบการสะกดก่อนที่จะส่งข้อความอีเมลสําหรับ Outlook เวอร์ชันคลาสสิกที่เก่ากว่า เช่น Outlook 2024 หรือ 2021 ซึ่งอาจไม่มีตัวแก้ไข สําหรับเวอร์ชันเหล่านั้น คุณสามารถเปิดใช้งานการตรวจการสะกดอัตโนมัติหรือตรวจสอบการสะกดในข้อความอีเมลของคุณได้ตลอดเวลาโดยคลิก ตรวจทาน > การสะกด & ไวยากรณ์

ไม่แน่ใจว่าคุณกําลังใช้เวอร์ชันใดอยู่ใช่หรือไม่ ดู ฉันมี Outlook เวอร์ชันใด

หมายเหตุ: หากขั้นตอนต่างๆ ภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้Outlook ใหม่ สําหรับ Windows เลือก Outlook แบบคลาสสิกและทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน

ใช้ตัวแก้ไขเมื่อร่างข้อความในOutlook ใหม่

เมื่อต้องการใช้ ตัวแก้ไข บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้เลือก ตัวแก้ไข
บานหน้าต่างตัวแก้ไขจะจัดประเภทปัญหาการสะกด ไวยากรณ์ และรูปแบบภาษาต่างๆ
คลิกแต่ละประเภทเพื่อแก้ไขปัญหา

หมายเหตุ: ถ้าคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับปัญหาที่คุณละเว้น ให้ปิดและเปิดเอกสารอีกครั้งแล้วกลับไปยังตัวแก้ไข Editor จะตรวจหาปัญหาอีกครั้ง

ตรวจทานคําแนะนํา

ตัวแก้ไขของ Microsoft ให้คําแนะนําในหน้าต่างตัวแก้ไขและในเนื้อหาข้อความ ในเนื้อหาข้อความ คําแนะนําจะถูกขีดเส้นใต้เป็นสีแดง คลิกซ้ายที่ข้อความที่ขีดเส้นใต้สีแดงเพื่อดูและเลือกการเปลี่ยนแปลงที่แนะนํา

ในตัวแก้ไขของ Microsoft หากต้องการเน้นไปที่ปัญหาที่คุณสนใจมากที่สุด ให้เลือกประเภทการแก้ไขหรือการปรับปรุง เช่น ไวยากรณ์หรือ Clarity จากนั้นให้ใช้ลูกศรบริเวณด้านบนสุดของบานหน้าต่างเพื่อไปยังปัญหาแต่ละชนิด

เลือกคำแนะนำเพื่อใส่ในเอกสารของคุณ หากคุณไม่ชื่นชอบคำแนะนำ ให้เลือก ละเว้นหนึ่งครั้ง หรือหากคุณไม่ต้องการคำแนะนำชนิดนี้ ให้เลือกไม่ต้องตรวจสอบปัญหานี้

หมายเหตุ: ถ้าคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับปัญหาที่คุณละเว้น ให้ปิดและเปิดเอกสารอีกครั้งแล้วกลับไปยังตัวแก้ไข Editor จะตรวจหาปัญหาอีกครั้ง

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

เปิดหรือปิดประเภทคําแนะนําของตัวแก้ไขที่เฉพาะเจาะจงในOutlook ใหม่

ขณะที่อยู่ในแบบร่างอีเมลในOutlook ใหม่ ใน Ribbon แบบง่าย ให้เลือกเมนู (...) ที่ยาวเกินใน Ribbon แบบคลาสสิก ให้เลือกไอคอน ตัวแก้ไข
ใช้รายการเมนู เลือก ตัวแก้ไข → การตั้งค่าตัวแก้ไข
แผง การตั้งค่าตัวแก้ไขของ Microsoft จะปรากฏขึ้น เลือกเปิดหรือปิดปุ่มตามการกําหนดลักษณะของคุณ หากจําเป็น คุณสามารถเลือก รีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น
เลือก ตกลง เพื่อกลับไปยังแบบร่างของคุณ

จัดการคําแนะนําของตัวแก้ไขในOutlook ใหม่

ขณะที่คุณเขียนอีเมล Microsoft Editor จะให้การแก้ไขที่แนะนําตามเวลาจริง หมายเลขนี้จะปรากฏด้านล่างพื้นที่องค์ประกอบอีเมล เมื่อไม่มีการระบุคําแนะนํา ไอคอนตัวแก้ไขจะปรากฏในตําแหน่งเดียวกัน การเลือกไอคอนใดไอคอนหนึ่งเหล่านี้จะเปิดแผงตัวแก้ไข

คุณสามารถปิดใช้งานการแสดงจํานวนคําแนะนําของ ตัวแก้ไข ได้ดังนี้

ใน RibbonOutlook ใหม่ ให้เลือกเมนู (...) ที่เกินมา
ในรายการเมนูที่เกินมา ให้เลือก ตัวแก้ไข
ในรายการที่อยู่ติดกัน ให้เลือก ซ่อนจํานวนคําแนะนํา

เปลี่ยนภาษาการพิสูจน์อักษรในOutlook ใหม่

เมื่อร่างอีเมล ให้เลือกเมนู (...) ที่เกินมา จากนั้นเลือก ตัวแก้ไข

ดําเนินการแก้ไข→การตั้งค่าตัวแก้ไข
เลือก จัดการภาษาการตรวจการสะกด
ใน ภาษาการพิสูจน์อักษร ให้เลือก + เพิ่มภาษาอื่น
เลือกลูกศรลงเพื่อเลื่อนดูภาษา หรือเริ่มพิมพ์เพื่อเลือกภาษา จากนั้นเลือก เพิ่ม แล้วเลือก เสร็จสิ้น
รอสักครู่เพื่อให้ระบบตรวจสอบอีกครั้งกับภาษาที่เลือกใหม่