Copilot tarafından oluşturulan bir karar özeti kulağa çabuk hoş gelebilir, ancak sınırlar neleri dahil edeceğinize, neleri dışarıda bırakacağınıza ve paylaşmadan önce nelerin insan tarafından incelenmesi gerektiğine karar vermenize yardımcı olur.
Bu senaryo, karışık sonuçlardan sonra Copilot'tan pilotun devam edip etmeyeceğine, değiştirilip değiştirilmeyeceğine veya durdurulacağına ilişkin bir karar özeti taslağı hazırlamasını istemeden önce net sınırların nasıl ayarlanacağını gösterir, böylece taslağa güvenilmesi, gözden geçirilmesi ve doğru tutulması daha kolay hale gelir.
Senaryo: Karar özetini oluşturmadan önce korkulukları tanımlama
Karışık sonuçlardan sonra pilotun devam etmesi, değişmesi veya durdurulması konusunda üst düzey yöneticilere bir karar özeti hazırlıyorsunuz. Pilot özetleriniz, toplantı notlarınız ve geri bildirim temalarınız, benimseme verileriniz ve erken maliyet tahminleriniz var, ancak bazı bilgiler hala gelişiyor veya ek bağlam gerektiriyor.
[Karar özeti iş akışının hangi kısımlarını Copilot'un halledeceğine ve hangi kısımlarının insan liderliğinde kalması gerektiğine karar verdiniz]. Şimdi Copilot'un taslağı nasıl oluşturması gerektiğine ilişkin sınırları tanımlamanız gerekiyor.
Bu karar özeti, pilotun geleceğini şekillendirebilir. Taslak gerçekleri, varsayımları veya hazırlığı bulanıklaştırırsa, öneriyi zayıflatabilir.
Bunu önlemek için, taslak oluşturmadan önce sınırlar belirleyin, böylece Copilot odaklanmış kalır ve inceleme daha kolay olur.
Karar özeti taslağını hangi sınırlar şekillendirmelidir?
Taslağınıza nelerin dahil olduğunu ve nelerin olmadığını belirlemek için şu beş sınırı kullanın: Hedef, Güncellik, Bağlam, Hedef Kitle ve Kontrol Noktaları.
Amaç
Karar özetinin ne yapması ve ne yapmaması gerektiğini tanımlayın.
| Yapın | Şunu yapmayın: | Copilot’a sor |
|---|---|---|
| Öneriye, kanıtlara, büyük risklere ve sonraki adımlara odaklanın. | Karar özetini, pilot uygulama sırasında öğrenilen her şeyi içeren eksiksiz bir arşive dönüştürün. | "Öneriye, beklenen değere, zaman çizelgesine ve risklere odaklanan bir karar özeti taslağı hazırla." |
| İçeriğin karar odaklı olmasını sağlayın. | Taslağı, öneriyi etkilemeyen ayrıntılarla aşırı yükleyin. | "Kararı etkilemeyen arka planı dışarıda bırakın." |
| Proje katılımcılarının neye karar vermesi gerektiğini vurgulayın. | Dikkati ana karardan uzaklaştıran yan tartışmalara yer verin. | "İlgi çekici ancak bu karar için gerekli olmayan içeriği belirleyin." |
Tazelik
Hangi bilgilerin eklenebilecek kadar güncel olduğuna karar verin.
| Yapın | Şunu yapmayın: | Copilot’a sor |
|---|---|---|
| En son onaylanan zaman çizelgesini ve mevcut pilot bulguları kullanın. | Güncel olmayan tahminleri güncel gerçekmiş gibi ele alın. | "Onaylanmış en son bilgileri kullan." |
| Doğrulanmadığı sürece daha önceki tahminleri veya varsayımları belirsiz olarak değerlendirme. | Daha yeni yönlendirmeleri veya güncelleştirmeleri yoksayın. | "Güncelliğini yitirmiş veya geçersiz duruma gelmiş olabilecek tüm tarihleri, kararları veya ifadeleri işaretleyin." |
| Yeni bir yön ile değiştirilen herhangi bir şeyi çağırın. | Mevcut ve güncel olmayan verileri netleştirmeden karıştırın. | "Yeni kılavuzun karar özetini nerede değiştirdiğini belirleyin." |
Bağlam
Kilit noktaların kendi başlarına ayakta durabileceğinden emin olun.
| Yapın | Şunu yapmayın: | Copilot’a sor |
|---|---|---|
| İlgili olduğu yerlerde sahipleri dahil edin. | Kilometre taşlarını gerekli koşullar olmadan sunun. | "Karar özetinin ek bağlam gerektiren herhangi bir bölümünü işaretleyin." |
| Öneriyi etkileyen varsayımları, bağımlılıkları ve kısıtlamaları dahil edin. | Önemli ayrıntıları örtülü veya belirsiz bırakın. | "Eksik sahipliği, varsayımları veya bağımlılıkları ortaya çıkarın." |
| Pilot sonuçların ne yaptığını ve neleri göstermediğini açıklayın. | Erken bulguları olduğundan daha kesin olarak sunun. | "Karar özetinin eyleme geçirilebilir, açık ve uygun nitelikte olduğundan emin olun." |
Hedef Kitle
Bu hedef kitleye uygun olan öğelere ilişkin sınırlar belirleyin.
| Yapın | Şunu yapmayın: | Copilot’a sor |
|---|---|---|
| İçeriği kitlenin ihtiyaçlarına göre uyarlayın. | Çözülmemiş iç tartışmaları dahil edin. | "Bu hedef kitle için hassas veya uygun olmayabilecek içeriği belirleyin." |
| Yalnızca gerekli ayrıntıları ekleyin. | Gerekmedikçe hassas bütçe tartışmalarını paylaşın. | "Spekülatif veya eksik ifadeleri işaretleyin." |
| Net, desteklenen ifadeler sunun. | Taahhüt olarak görülebilecek spekülasyonları dahil edin. | "Yanlış yorumlanabilecek içeriği kaldırın veya ayarlayın" |
kontrol noktaları
Taslak ilerlemeden önce bir kişi tarafından nelerin gözden geçirilmesi gerektiğini belirleyin.
| Öğeyi incele | Neden gözden geçirilmesi gerekiyor? | Copilot’a sor |
|---|---|---|
| Öneriler | Yönlendirmeyi veya onayı etkileyebilir. | "İnsan incelemesi gerektiren tüm ifadeleri işaretleyin." |
| Tarihler ve taahhütler | Teslimat beklentilerini belirleyin. | "Onaylanması gereken bayrak taahhütleri." |
| Adlandırılmış sahipler | Hesap verebilirlik atayın. | "Eksik veya belirsiz sahipliği belirle." |
| Risk dili | Karar vermeyi ve algılamayı etkiler. | "Doğrulanması gereken risk ifadelerini vurgulayın." |
| Onay veya finansman etkileri | Paydaş imzası gerektirebilir. | "Liderlik incelemesine ihtiyaç duyan yüzey alanları." |
Nasıl yaparım? karar verme kısa sınırlarını işe yarayan bir istemlere dönüştürün?
Sınırları tanımladıktan sonra, bunları tek bir net talimata dönüştürün. Örneğin:
"Yönetici paydaşlar için bu pilotun devam edip etmemesi, değişmesi veya durması gerekip gerekmediği konusunda bir karar özeti taslağı hazırlayın. Öneriye, destekleyici kanıtlara, beklenen değere, büyük risklere ve sonraki adımlara odaklanın. Yalnızca en son onaylanan bilgileri kullanın. Güncelliğini yitirmiş, bağlamı eksik veya bu hedef kitle için uygunsuz olabilecek her şeye bayrak ekleyin. Paylaşmadan önce önerileri, taahhütleri, tarihleri ve adlandırılmış sahipleri insan incelemesi için işaretleyin."
Bu, incelemenin yerini almaz ancak Copilot'un daha güçlü bir ilk taslak oluşturmasına yardımcı olur.
Hangi bilgileri ileriye taşımalıyım?
Taslak karar özetini incelerken, içeriği üç gruba ayırın: İleri taşı, Dikkatle ileri taşı ve Dışarıda bırak.
| İleriye taşıyın | Dikkatli bir şekilde ileriye taşıyın | Dışarıda bırak |
|---|---|---|
| Onaylanan proje hedefi | Desteklenen pilot bulgular | Güncel olmayan proje bilgileri |
| Onaylanmış kilometre taşları | Erken tahminler | Değiştirilen zaman çizelgeleri |
| Sahipler ile adlandırılmış sonraki adımlar | Hala onay gerektiren bağımlılıklar | Yan konuşmalar |
| Doğrulanmış durum veya risk bildirimleri | Nitelendirilmesi gereken karma bulgular | Spekülatif iddialar |
| Hala gelişmekte olan benimseme verileri | Karar için gerekli olmayan, izleyici tarafından kısıtlanmış ayrıntılar |
Bu, kararın brief'te paylaşılmasının yararlı ve sorumlu konulara odaklanmasını sağlar.
Hızlı hazırlık denetim listesi
Copilot tarafından oluşturulan bir karar özeti taslağına güvenmeden önce şunları onaylayın:
✔️ Hedef: Taslak, hedeflediğiniz işe odaklanır.
✔️ Tazelik: En son yön yansıtılır.
✔️ Bağlam: Önemli noktalar yeterli bağlamı içerir.
✔️ Hedef kitle: İçerik kitleye uyar.
✔️ Kontrol noktaları: Gerçek kişiler tarafından incelenen noktalar net bir şekilde tanımlanmıştır.
Bunlardan biri zayıfsa, taslağı daha fazla gözden geçirmeden önce sınırları daraltın.
Sınırlar neden önemlidir?
Copilot hızlı bir şekilde taslak oluşturabilir, ancak hangi kanıtların dahil edileceğine, ne kadar güveni hak ettiğine ve nelerin paylaşılmasının uygun olduğuna insanların karar vermesi gerekir. Net sınırlar taslak kalitesini artırır, riski azaltır ve incelemeyi daha hızlı hale getirir.
Copilot taslağı oluşturur. Nihai karar özetinden siz sorumlusunuz.
İpucu
Çalışırken tekrar ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan Copilot çalışması için tasarım sınırları ve denetim noktaları hızlı başvuru kılavuzunu indirin.