Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 Copilot bir teklif taslağını hızlı bir şekilde iyileştirebilir. Bununla birlikte, üst düzey proje katılımcıları için yüksek riskli belgeler gözden geçirmekten daha fazlasını gerektirir. Açık ve doğru olmalı ve kendinden emin karar vermeyi desteklemelidir.
Bu senaryoda, haftalık durum raporlamasını otomatikleştirmeye yönelik düzeltilmiş bir teklifi değerlendirecek ve paylaşmaya hazır olup olmadığını belirleyeceksiniz.
Senaryo: Düzeltilmiş teklifin paylaşıma hazır olup olmadığını değerlendirme
Yinelemeden sonra, teklif daha güçlüdür. Açıklık daha net, arka plan ayrıntıları kırpılmış, önemli iddialar daha spesifik ve yapının taranması daha kolay. Artık kulağa daha gösterişli ve daha ikna edici geliyor ancak bu, yönetici incelemesine hazır olduğu anlamına gelmiyor.
Bu teklif, liderlerin finansmanı onaylamasını, personel atamasını, küçük bir sunum başlatmasını, değişiklik istemesini veya işi geciktirmesini etkileyebilir. Teklif hala net olmayan iddialar, desteklenmeyen varsayımlar veya eksik bağlam içeriyorsa, paydaşlar yanlış çağrı yapabilir, onayı geciktirebilir veya öneriye olan güveni kaybedebilir.
Nasıl yaparım? taslağın paylaşıma hazır olup olmadığını değerlendirir misiniz?
Netliği kontrol edin
Net bir şekilde başlayın. Bir yönetici okuyucu öneriyi, birinci aşama kapsamını ve vermeleri gereken kararı hızlı bir şekilde anlamalıdır.
Copilot’a sor
"Bu teklifte, özellikle pilot kapsamı, beklenen değer veya yürütme kararı ile ilgili belirsiz veya aşırı genel ifadeleri belirleyin."
Doğruluğu kontrol edin
Ardından, zaman çizelgesi, sahipler, personel varsayımları, dağıtım kapsamı ve bildirilen zaman tasarrufları gibi kararı etkileyebilecek ayrıntılara odaklanın.
Copilot’a sor
"Bu teklifte yer alan zaman çizelgesi, personel, pilot kapsamı veya verimlilik kazanımları ile ilgili paylaşmadan önce kaynak notlarına göre kontrol edilmesi gereken tüm iddiaları vurgulayın."
Üslubu ve izleyiciye uygunluğu kontrol edin
Teklifi kabul eden yöneticiymişsiniz gibi okuyun ve dilin güveni, netliği ve karar vermeyi destekleyip desteklemediğini sorun.
Copilot’a sor
"Bu teklifteki ton ve ayrıntı düzeyi, birinci aşama sunum önerisini gözden geçiren bir yönetici kitlesiyle eşleşiyor mu? Uyumsuzlukları açıklayın."
Bağlamı kontrol edin
Son olarak, teklifin yönetici paydaşlara mevcut raporlama sorununu, birinci aşamanın gerekçesini ve şimdi ilerlemenin içerdiği ödünleşimleri anlamaları için yeterli bilgi verdiğinden emin olun.
Copilot’a sor
"Mevcut raporlama sorunu, kullanıma sunma mantığı veya ihtiyaç duyulan kararla ilgili hangi önemli bağlam, bir yönetici okuyucu için hala eksik veya yeterince açıklanmıyor?"
Pratikte değerlendirme nasıl görünüyor?
Örnek: Gözden geçirilmiş bir teklif paragrafını değerlendirme
Teklifi geliştirmek için Copilot'ı kullandınız. Düzeltilen paragraf daha net ve daha odaklıdır, ancak paylaşmadan önce, yönetici proje katılımcıları için gerçekten hazır olduğunu onaylamak istersiniz.
Gözden geçirilmiş taslak:
"Bu teklif, liderlerin güncellemeleri hazırlamak için harcadıkları manuel çalışmayı azaltırken riskleri ve gecikmeleri daha erken görebilmeleri için haftalık durum raporlamasını otomatikleştirmek için aşamalı bir sunum öneriyor."
İlk bakışta, bu güçlü, açık, özlü ve sonuç odaklı. Ancak değerlendirme, kritik bir şeyin hala eksik olup olmadığını denetlemenize yardımcı olur.
Değerlendirme:
| Alan | Dikkat edilmesi gerekenler | Bu taslağın değerlendirilmesi | Neden önemlidir? |
|---|---|---|---|
| Clarity | Ana fikrin anlaşılması kolay mı? | Güçlü. Öneri ve beklenen değer önceden açıktır. | Açık bir yazı, proje katılımcılarının teklifi yeniden okumak zorunda kalmadan hızlıca anlamasına yardımcı olur. |
| Doğruluk | İddialar gerçekçi mi ve mevcut planlara ve kaynak materyale dayanıyor mu? | Kontrol edilmesi gerekiyor. Teklif, beklenen verimlilik ve raporlama faydalarının en son notlar ve pilot varsayımlarla eşleştiğini doğrulamalıdır. | Doğrulanmamış iddialar güveni azaltabilir veya yanlış kararlara yol açabilir. |
| Üslup ve izleyiciye uyum | Üslup hedef kitleye uygun mu? | Güçlü. Kullanılan dil kısa ve üst düzey yöneticiler için uygundur. | Üslubu hedef kitleyle eşleştirmek güvenilirliği ve etkileşimi artırır. |
| Bağlam | Okuyucunun bunun neden şimdi önemli olduğunu anlamak için yeterli geçmişi var mı? | Kısmi. Paragrafın hala birinci aşama kapsamı veya bunun neden şimdi doğru bir sonraki adım olduğu hakkında kısa bir açıklamaya ihtiyacı var. | Bağlam olmadan, paydaşlar aciliyet veya önceliklerle uyum göremeyebilir. |
Bir paragraf açık ve iyi yazılmış olabilir, ancak yine de paylaşmaya tam olarak hazır olmayabilir. Değerlendirme, içerik hedef kitlenize ulaşmadan önce önemli bir yargıya varmanıza yardımcı olur.
Hızlı hazırlık kontrolü
Taslağı paylaşmadan önce şunları onaylayın:
✔️ Clarity: Teklif, öneriyi ve değeri netleştirir.
✔️ Doğruluk: Önemli gerçekler ve iddialar kaynak materyalle eşleşiyor veya açıkça nitelendiriliyor.
✔️ Ton ve izleyici uyumu: Yazı, yönetici okuyuculara uygundur.
✔️ Bağlam: Teklif, sorunu anlamak, pilotu değerlendirmek ve karar vermek için gereken bilgileri içerir.
Dört denetimin tümü karşılanırsa, teklif paylaşılmaya hazırdır. Biri zayıfsa, göndermeden önce tekrar gözden geçirin. Çalışırken tekrar ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan Netlik, doğruluk, ton ve bağlam için Copilot çıktısını değerlendirme hızlı başvuru kılavuzunu indirin.
Değerlendirme neden önemlidir?
Gözden geçirilmiş bir taslak kulağa daha güçlü gelebilir ancak yine de paylaşmaya hazır olmayabilir. Değerlendirme, teklifin açık, doğru, hedef kitleye uygun ve alınması gereken kararı destekleyecek kadar eksiksiz olup olmadığına karar vermenize yardımcı olur. Daha iyi ifadelerin taslağın bittiği anlamına geldiğini varsaymak yerine, paylaşmadan önce kalan boşlukları belirleme şansı verir.
Copilot çıktısının iyileştirilmesi sorunların net bir şekilde tanılanmasına, odaklanmış düzeltmelerin yapılmasına ve son taslağın paylaşıma hazır olup olmadığının değerlendirilmesine bağlıdır.
İpucu
Çalışırken tekrar ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan Netlik, doğruluk, ton ve bağlam için Copilot çıktısını değerlendirme hızlı başvuru kılavuzunu indirin.