Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 Copilot gösterişli bir ilk taslak oluşturabilir, ancak cilalı olması tamamlandığı anlamına gelmez. Tanılama, düzeltmeden önce eksik, net olmayan, desteklenmeyen veya güncel olmayan bilgileri belirlemenize yardımcı olur.
Bu senaryoda, Copilot tarafından oluşturulan bir teklifi gözden geçirecek ve yinelemeyle iyileştirmeye geçmeden önce önemli boşlukları belirleyeceksiniz.
Senaryo: Copilot tarafından oluşturulan teklif taslağını değiştirmeden önce gözden geçirme
Birkaç ekip arasında haftalık durum raporlamasını otomatikleştirme hakkında üst düzey proje katılımcılarına yönelik bir teklif hazırlıyorsunuz. Günümüzde yöneticiler güncellemeleri manuel olarak topluyor, raporlama biçimleri değişiyor ve liderler riskler, gecikmeler ve sahiplenme konusunda tutarlı bir görüşe sahip değiller.
Teklif, daha geniş çaplı bir kullanıma sunulmadan önce küçük bir pilot uygulama önermektedir. Planlama notları, örnek raporlar, ekip geri bildirimleri, dağıtım planları ve zaman kazandıran tahminlerden teklif taslağı oluşturmak için Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 Copilot kullanırsınız.
İlk bakışta, teklif tamamlanmış gibi görünüyor. Ancak cilalı bir dil, önemli boşlukları gizleyebilir. Bazı iddialar abartılıyor, riskler ve sahiplik belirsiz ve zaman çizelgesinin bazı kısımları güncelliğini yitirmiş olabilir. Gözden geçirmeden önce, taslağın nerede yetersiz kaldığını teşhis edin ve en önemli olana odaklanın.
Tanı kriterleri teklif taslağına Nasıl yaparım? uygulanır?
Haftalık durum bildirimi teklifini gözden geçirirken, yöneticinin neyin eksik, belirsiz veya neyin üzerinde işlem yapmasının zor olduğunu belirlemek için aşağıdaki ölçütleri kullanabilirsiniz.
- Kararlar: Kararlar tartışmalardan net bir şekilde ayrılmış mı?
- Riskler: Engelleyiciler, ödünleşimler veya belirsizlikler görünür mü?
- Bağlam: Tartışmanın dışındaki biri neyin önemli olduğunu ve nedenini anlayabilir mi?
- Özgüllük: İfadeler harekete geçmek için yeterince somut mu?
- Tazelik: Taslak en son planı yansıtıyor mu?
Ardından, taslağın nerede yetersiz kaldığını belirlemek için her bir kriteri uygulayın.
Kararlar belirsiz
Teklif, liderlerin "birkaç sunum seçeneğini gözden geçirdiğini" söylüyor, ancak yürütme paydaşlarının şu anda hangi kararı alması gerektiğini açıkça belirtmiyor - küçük bir pilotu onaylamak, personel atamak, revizyon talep etmek veya işi ertelemek. Taslak, tartışmayı karar verme ile karıştırıyor.
Copilot'a sorun:
"Bu teklif, yönetici paydaşlardan hangi kararı vermelerini istiyor ve hala çözülmemiş, varsayılmış veya açık bırakılmış gibi görünen nedir?"
Riskler yeterince açıklanmıyor
Teklif, otomasyonu basit bir iyileştirme olarak sunar, ancak notlarınız personel, veri kalitesi ve benimsemeye hazır olma konusundaki bağımlılıkları gösterir. Bu riskler güveni, zamanlamayı ve dağıtım kapsamını etkiler.
Copilot'a sorun:
"Haftalık durum raporlama pilotu ile ilgili hangi riskler, bağımlılıklar veya belirsizlikler ima ediliyor ancak bu taslakta açıkça belirtilmiyor?"
Bağlam eksik
Öneri, "mevcut raporlama iyileştirmeleri" üzerine kuruludur, ancak mevcut sorunlu noktaları hiçbir zaman net bir şekilde açıklamaz: ekipler güncellemeleri hala manuel olarak toplar, formatlar farklılık gösterir ve liderler riskler ve gecikmeler hakkında tutarlı bir görüşe sahip değildir. Bağlam olmadan, öneri daha az acil ve daha az temelli hissettirir.
Copilot'a sorun:
"Bir yönetici okuyucunun bu teklifin neden şimdi önemli olduğunu anlaması için hangi arka plan, mülkiyet veya zaman çizelgesi ayrıntıları eksik?"
Dilin özgüllüğü yoktur
"Görünürlüğü artırmak" veya "zamandan tasarruf etmek" gibi ifadeler kulağa yararlı gelebilir, ancak kimin fayda sağladığını, hangi değişiklikleri veya hangi aşamayı içerdiğini açıklamazlar.
Copilot'a sorun:
"Bu teklifin hangi bölümleri, yönetici paydaşların eylemini desteklemek için çok geniş veya genelleştirilmiştir?"
Bilgiler güncel olmayabilir
Taslakta, en son planlama notlarıyla tam olarak eşleşmeyen bir zaman çizelgesi ve dağıtım açıklaması kullanılıyor. İfade kulağa makul geliyor, ancak kapsam, sahipler veya lansman zamanlaması ile ilgili eski varsayımları ileriye taşıyabilir.
Copilot'a sorun:
"Sunum planının önceki sürümlerine veya kaynak notlarına dayanarak bu teklifte neler güncel olmayabilir?"
Teşhis pratikte nasıl görünüyor?
Örnek: Zayıf bir teklif paragrafını teşhis etme
Copilot taslağı:
"Bu girişim, ekipler arası görünürlüğü artıracak ve otomasyon yoluyla anlamlı verimlilik kazanımları yaratacak."
İlk bakışta, bu kulağa gösterişli geliyor - ancak teşhis, yönetici incelemesi için neden henüz yeterince güçlü olmadığını gösteriyor.
Teşhis ne ortaya koyuyor:
| Alan | Dikkat edilmesi gerekenler | Bu taslakta eksik olan şeyler | Neden önemlidir? |
|---|---|---|---|
| Kararlar | Net sonuçlar veya onaylanmış yön. | Paragraf, sonraki adımlar, finansman veya zaman çizelgesi gibi liderlerden neleri onaylamalarının istendiğini belirtmiyor. | Net bir karar olmadan, paydaşlar ilerleyemez veya sonraki adımlara uyum sağlayamaz. |
| Riskler | Engelleyiciler, bağımlılıklar veya ödünleşimler. | Personel kapasitesi, benimseme hazırlığı ve veri tutarlılığı gibi bağımlılıklardan bahsedilmez. | Eksik riskler, yanlış güven oluşturabilir ve yürütme sırasında gecikmelere veya sorunlara yol açabilir. |
| Bağlam | İşin kim, ne, ne zaman ve neden önemli olduğu. | Taslak, manuel raporlamayla ilgili zorluklar gibi mevcut sorunu açıklamıyor. | Bağlam olmadan, liderler tavsiyenin aciliyetini veya değerini anlayamayabilir. |
| Özgüllük | Somut, eyleme geçirilebilir detay. | "Anlamlı verimlilik kazanımları" gibi ifadeler belirsizdir ve ölçülebilir sonuçlara bağlı değildir. | Belirsiz bir dil, etkiyi değerlendirmeyi veya öneriye göre hareket etmeyi zorlaştırır. |
| Tazelik | Bilgilerin en son durumu yansıtıp yansıtmadığı. | İddiaların en son kapsamla mı yoksa zaman tasarrufu tahminleriyle mi uyumlu olduğu belli değil. | Güncel olmayan veya doğrulanmamış bilgiler güvenilirliği azaltabilir ve kötü kararlara yol açabilir. |
Teşhis, boşluğu görünür kılıyor: taslak kulağa güçlü geliyor, ancak yine de liderlere kendinden emin bir karar vermeleri için yeterince bilgi vermiyor.
Hızlı hazırlık kontrolü
Devam etmeden önce şu soruları yanıtlayabildiğinizi doğrulayın:
✔️ Kararlar: Hangi karar belirsiz veya belirtilmemiş?
✔️ Riskler: Hangi riskler, engelleyiciler veya bağımlılıklar eksik?
✔️ Bağlam: Açıklanmak yerine mevcut raporlama sorunuyla ilgili hangi bağlam varsayılmaktadır?
✔️ Özgüllük: Hangi ifadeler eylemi desteklemek için çok belirsizdir?
✔️ Güncellik: En son dağıtım planına göre hangi ayrıntıların tazelik denetimi yapılması gerekebilir?
Boşlukları açıkça adlandırabiliyorsanız, tanı tamamlanmıştır. Değilse, yinelemeye geçmeden önce bu adımda kalın. Çalışırken yeniden ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan Copilot çıktısında nelerin eksik olduğunu tanılama hızlı başvuru kılavuzunu indirin.
Tanı neden önemlidir?
Gösterişli bir taslak yanlış bir güven oluşturabilir. Copilot, paydaşların ihtiyaç duyduğu kararları, riskleri, bağlamı veya geçerli ayrıntıları atlarken kulağa eksiksiz gelen bir dil üretebilir. Tanılama yavaşlamanıza, neyin en önemli olduğunu belirlemenize ve daha net bir amaçla gözden geçirmenize yardımcı olur.
İpucu
Çalışırken yeniden ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan Copilot çıktısında nelerin eksik olduğunu tanılama hızlı başvuru kılavuzunu indirin.