Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 Copilot hızlı bir şekilde sağlam bir ilk taslak üretebilir, ancak cilalı bir taslak yine de hedefi kaçırabilir. Çıkış yakın ancak tam olarak doğru olmadığında, yineleme en baştan başlamadan bunu geliştirmenize yardımcı olur.
Bu senaryoda, en büyük boşlukları gidererek ve üst düzey proje katılımcılarının öneriyi değerlendirmesine yardımcı olmak için hedefli değişiklikler yaparak Copilot tarafından oluşturulan bir teklifi güçlendireceksiniz.
Senaryo: Baştan başlamadan teklif taslağını geliştirme
Liderlik için aynı teklifle çalışıyorsunuz: birden fazla ekipte haftalık durum raporlamasını otomatikleştirmek. Teklif, manuel çabayı azaltmayı, raporlama tutarlılığını iyileştirmeyi ve başarılı olursa pilot ve daha geniş bir sunum yoluyla liderlere riskler ve gecikmeler hakkında daha iyi görünürlük sağlamayı amaçlıyor.
İlk taslağı tanıladıktan sonra en büyük sorunları belirlediniz:
- Teklif, liderlerden neyi onaylamalarının istendiğini açıkça açıklamıyor.
- Personel, benimseme ve veri tutarlılığı gibi riskler ve bağımlılıklar hafife alınır.
- Raporlama sorunu, pilot kapsam, sahipler ve zaman çizelgeleri hakkındaki bağlam eksik veya tutarsız.
- Bazı iddialar, özellikle verimlilik kazanımları konusunda, inandırıcı hissedemeyecek kadar geniştir.
- Bazı ayrıntılar, en son dağıtım planını yansıtmıyor olabilir.
Taslak, üzerine inşa edilecek kadar güçlü. Yeniden başlamak yerine, önce en büyük boşluğa odaklanın, o bölümü iyileştirin ve zaten işe yarayan şeyleri koruyun. Her revizyondan sonra, teklifin daha net, daha güvenilir ve projeyi finanse edip etmeyeceğine karar veren liderler için daha yararlı olup olmadığını kontrol edin.
Nasıl yaparım? yineleme yaparak teklif taslağını nasıl geliştiririm?
Taslağı güçlendiren odaklanmış değişiklikler yapmak için bu yineleme denetimlerini kullanın: Hedef, Hedef Kitle, Kısıtlamalar, Kanıt ve Yapı.
Hedef: Taslağı ihtiyacınız olan karara yeniden odaklama
| Önce: Copilot taslağı | Sonra: Gözden geçirilmiş versiyon |
|---|---|
| "Bu teklif, bir raporlama iyileştirme girişiminin kapsamını ve hedeflerini özetlemektedir." | "Bu teklif, liderlerin güncellemeleri hazırlamak için gereken manuel çalışmayı azaltırken riskleri ve gecikmeleri daha erken görebilmeleri için dört ekip için haftalık durum raporlamasını otomatikleştirmek için aşamalı bir sunum öneriyor." |
| Bu taslağın belirsiz bıraktığı şey: Genel kalır ve yönetim paydaşlarının hangi kararı alması gerektiğini açıkça söylemez. | Geliştirilenler: Düzeltme, eylemi adlandırır, ilk adımı tanımlar ve iş değerini hemen açıklar. |
Copilot’a sor
"Açılışı, tavsiye, birinci aşama kapsamı ve yürütme kararının ilk iki cümlede açık olması için revize edin."
Hedef kitle: Yönetim proje katılımcıları için taslağı ayarlama
| Önce: Copilot taslağı | Sonra: Gözden geçirilmiş versiyon |
|---|---|
| "Zamanla, birkaç ekip farklı raporlama yaklaşımları kullandı ve süreç tutarlılığı ve güncelleme kalitesi hakkında devam eden tartışmalar oldu." | "Günümüzde ekipler haftalık güncellemeleri manuel olarak topluyor ve tutarsız formatlar kullanıyor, bu da liderlerin programlar arasındaki riskleri ve gecikmeleri tespit etmesini zorlaştırıyor." |
| Bu taslağın belirsiz bıraktığı şey: İş problemini hızlı bir şekilde çerçevelemek yerine genel arka plana zaman harcar. | Geliştirilenler: Revizyon, yöneticilere noktayı geciktirmeden ihtiyaç duydukları bağlamı verir. |
Copilot’a sor
"Bunu yönetim paydaşları için yeniden yaz. Yalnızca mevcut raporlama sorununu ve neden şimdi önemli olduğunu açıklayan bağlamı koruyun."
Kısıtlamalar: Doğru uzunlukta, kapsamda ve formatta kesin
| Önce: Copilot taslağı | Sonra: Gözden geçirilmiş versiyon |
|---|---|
| "Bu teklif, önceki raporlama tartışmaları, süreç değerlendirmeleri, çoklu gelecek durumu seçenekleri ve ekip konuşmalarından elde edilen çeşitli gözlemler hakkında arka plan içeriyor." | "Bu teklif dört noktaya odaklanıyor: mevcut raporlama sorunu, birinci aşama pilotu, beklenen değer ve şimdi ihtiyaç duyulan karar." |
| Bu taslağın belirsiz bıraktığı şey: Bölüm çok geniş ve yöneticilerin ihtiyaç duyduğu daha sıkı formata uymuyor. | Geliştirilenler: Düzeltme, kapsamı daraltır ve içeriğin hızla gözden geçirilmesini kolaylaştırır. |
Copilot’a sor
"Yönetici incelemesi için bu bölümü sıkılaştırın. Düşük değerli arka planı kaldırın ve yalnızca birinci aşama önerisini destekleyenleri tutun."
Kanıt: Öneriyi destekleyen somut ayrıntılar ekleyin
| Önce: Copilot taslağı | Sonra: Gözden geçirilmiş versiyon |
|---|---|
| "Bu girişim, önemli verimlilik kazanımları yaratacak ve ekipler arası görünürlüğü artıracak." | "Bu girişim, pilot ekipler için haftalık durum toplamayı otomatikleştirecek, güncellemeleri derlemek için harcanan zamanı azaltacak ve liderlere haftalık raporlama döngüsü boyunca riskler, gecikmeler ve sahipler hakkında daha tutarlı bir görüş sağlayacaktır." |
| Bu taslağın belirsiz bıraktığı şey: İyileştirme vaat ediyor, ancak neyin değiştiğini veya iddianın neden inandırıcı olması gerektiğini açıklamıyor. | Geliştirilenler: Revizyon, faydayı gerçek raporlama problemine bağlar ve otomasyonun özel değerini açıklar. |
Copilot’a sor
"Mevcut raporlama sorunlu noktalarını, pilot kapsamını ve kaynak notlarını kullanarak bu iddiayı daha somut hale getirin."
Yapı: Taslağı yeniden biçimlendirin, böylece taslağı taramak ve üzerinde işlem yapmak daha kolay olur
| Önce: Copilot taslağı | Sonra: Gözden geçirilmiş versiyon |
|---|---|
| "Bu teklif, otomasyon çabasının birinci aşamada seçilen ekiplerle başlatılmasını, personel ve uygulamaya hazır olup olmadığına bağlı olarak önermekte ve liderlikten öneriyi ve sonrakini gözden geçirmesini istemektedir." |
Öneri: Dört ekip için birinci aşama pilot uygulamasını başlatın. Anahtar bağımlılıkları: Personel seçimini, raporlama girdilerini ve dağıtıma hazır olma durumunu onaylayın. Şimdi karar verilmeli: Pilot kapsamını ve sonraki adım planlamasını onaylayın. |
| Bu taslağın belirsiz bıraktığı şey: Önemli noktaların tümü mevcut, ancak taranmalarını ve hızlı bir şekilde üzerinde işlem yapılmasını zorlaştıracak şekilde bir araya getirilmişler. | Geliştirilenler: Revizyon, ana noktaları yöneticilerin daha hızlı gözden geçirebileceği bir biçime ayırır. |
Copilot’a sor
"Bunu üç madde işaretli kısa bir yönetici özeti olarak yeniden biçimlendirin: öneri, temel bağımlılıklar ve hemen karar gerekiyor."
Hızlı hazırlık denetim listesi
Devam etmeden önce, her revizyonun beş lensten birini geliştirdiğini onaylayın:
✔️ Hedef: Taslak artık yöneticilerin alması gereken kararları destekliyor.
✔️ Hedef kitle: Ton ve ayrıntı düzeyi, üst düzey yöneticilerin sahip olduğu paydaşlara uygundur.
✔️ Kısıtlamalar: Uzunluk, kapsam ve biçim denetlenir.
✔️ Kanıt: İddialar somuttur ve raporlama senaryosuna dayanır.
✔️ Yapı: Teklif taslağının taranması ve üzerinde işlem yapılması kolaydır.
Bir alan zayıfsa, tekrar yineleyin. İkinci veya üçüncü revizyon normaldir. Daha iyi sonuçlar almak için Copilot'ta yineleme çıktısını indirin. Çalışırken yeniden ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan hızlı başvuru kılavuzunu indirin.
Yineleme neden önemlidir?
İlk taslak mükemmel olmak zorunda değildir. Yönlendirme doğru olduğunda, yineleme zayıf noktaları güçlendirmenize, işe yarayanları korumanıza ve baştan başlamadan teklifi geliştirmenize yardımcı olur.
İpucu
Daha iyi sonuçlar almak için Copilot'ta yineleme çıktısını indirin. Çalışırken yeniden ziyaret edebileceğiniz pratik bir kaynak olan hızlı başvuru kılavuzunu indirin.