Tìm hiểu về bảo mật và bảo vệ thư email trong Outlook

Tùy chọn bảo mật

Các tùy chọn bảo mật có sẵn cho bạn tùy thuộc vào loại tài khoản bạn đang sử dụng và tài khoản đó có đăng ký Microsoft 365 hay không. Ví dụ: nếu đang sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân với Microsoft 365, bạn sẽ không có nhiều tùy chọn như một người sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học. Điều này là do người quản trị CNTT thường đặt các chính sách mã hóa cho tất cả người dùng trong tổ chức của họ và họ cần các tính năng bảo mật khác nhau để giúp duy trì tuân thủ. Thông thường, thông tin càng nhạy cảm thì bạn càng có thể áp dụng và áp dụng các chính sách bảo mật nhiều hơn, vì vậy nếu bạn đang sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học, hãy kiểm tra với tổ chức của bạn về các câu hỏi xử lý thông tin cụ thể.

Bảng sau đây mô tả chi tiết những tính năng sẵn dùng dựa trên tài khoản của bạn và nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.

Chúng ta hãy xem qua một số cách khác nhau để bảo vệ email trong Outlook

Trong bài viết này:

• Sử dụng mã hóa để ngăn chặn truy nhập trái phép vào email

• Gửi thư có chữ ký số để xác minh danh tính người gửi

• Bảo vệ thư bằng Quản trị Quyền Thông tin (IRM)

• Áp dụng nhãn nhạy cảm cho email của bạn trong Outlook

• Mở email được mã hóa hoặc bảo vệ được gửi từ Outlook

Sử dụng mã hóa để ngăn chặn truy nhập trái phép vào email

Mã hóa thư email nghĩa là thư được chuyển đổi từ văn bản thuần có thể đọc được thành văn bản mật mã bị xáo xén. Chỉ người nhận dự kiến mới có thể giải mã thư để đọc. Bất kỳ người nhận nào không có khóa tương ứng sẽ nhìn thấy văn bản có thể đọc được. 

Tùy thuộc vào tổ chức hoặc tài khoản của bạn, Outlook có thể cho phép bạn mã hóa thư của mình bằng S/MIME hoặc dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview. Bất cứ khi nào thư của bạn bao gồm chữ ký số hoặc bảo vệ IRM, chẳng hạn như Không chuyển tiếp hoặc Không in, thư sẽ tự động được mã hóa.

Để biết thêm thông tin, hãy xem: 

• Thiết lập Outlook để sử dụng mã hóa và chữ ký số

• Gửi email được mã hóa trong Outlook

• Tìm hiểu về thư được mã hóa trong Outlook.com

Trở về đầu trang 

Gửi thư có chữ ký số (S/MIME) để xác minh danh tính người gửi

Sử dụng chữ ký số khi bạn muốn gửi thư đã xác thực cho người nhận biết rằng thư chưa bị giả mạo.  Việc chèn chữ ký số sẽ tự động mã hóa email trước khi bạn gửi đi. Con người nhận ID số từ cơ quan cấp chứng chỉ giúp xác minh độc lập danh tính của người gửi.

Khi bạn nhận được thư có chứa chữ ký số, bạn có thể tin tưởng rằng người gửi là người mà họ nói. Nếu bạn muốn chèn chữ ký số vào email, bạn cần cài đặt ID số (chứng chỉ), ID này đã được bên thứ ba xác minh.

Để biết thêm thông tin, hãy xem:

• Bảo mật thư bằng chữ ký số trong Outlook

• Xác minh chữ ký số trên thư email đã ký

• Tìm ID số hoặc dịch vụ chữ ký số

Trở về đầu trang 

Bảo vệ thư bằng Quản trị Quyền Thông tin (IRM)

Bạn có thể hạn chế cấp phép đối với nội dung trong thư email ở Outlook bằng Quản lý Quyền Thông tin (IRM), giống như bạn có thể hạn chế cấp phép đối với các tệp Microsoft 356 hoặc Microsoft Office khác. 

Ví dụ: bạn gửi email và tệp đính kèm với nhãn "Không Chuyển tiếp". Điều này có nghĩa là tổ chức của bạn có chính sách IRM kiểm tra giấy phép của người nhận dự kiến để chỉ họ có thể mở tệp và họ sẽ không thể chuyển tiếp tệp. Email sẽ không thể nghe được với những người khác.

Để biết thêm thông tin, hãy xem:

• Giới thiệu về IRM cho thư email

• Mở thư được mã hóa và bảo vệ

Trở về đầu trang 

Áp dụng nhãn nhạy cảm cho email của bạn trong Outlook

Nhãn nhạy cảm trên email của bạn giúp người nhận biết ý định của bạn khi bạn gửi thư. Bạn có thể áp dụng nhãn nhạy cảm cho các tệp và email để khiến chúng tuân thủ các chính sách bảo vệ thông tin trong tổ chức của bạn. Tổ chức của bạn xác định các nhãn này và ý nghĩa của chúng. Chúng có thể bao gồm các phân loại như chung, phi doanh nghiệp, công khai, riêng tư hoặc bảo mật. Chúng chỉ khả dụng cho các cá nhân có tài khoản cơ quan hoặc trường học và đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.

Hãy nhớ rằng nhãn nhạy cảm không ngăn người nhận thực hiện bất kỳ hành động nào đối với thư. Để hạn chế hành động mà người nhận có thể thực hiện đối với thư bạn gửi, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng mã hóa hoặc bảo vệ thư bằng IRM.

Để biết thêm thông tin, hãy xem:

• Áp dụng nhãn nhạy cảm cho thư email trong Outlook

Trở về đầu trang 

Mở email được mã hóa hoặc bảo vệ được gửi từ Outlook

Khi ai đó gửi email từ Outlook có mã hóa hoặc bảo vệ bổ sung, người nhận sẽ có thể mở email từ Outlook hoặc một máy khách email khác.

Thư có chính sách chỉ mã hóa có thể được đọc trực tiếp trong hầu hết các phiên bản của Outlook. Nếu người nhận đang sử dụng dịch vụ thư khác, họ sẽ thấy một thông báo kèm theo liên kết để xem thư trong cổng thông dịch vụ Mã hoá thư của Microsoft Purview thư. 

Để biết thêm thông tin, hãy xem:

• Mở thư được mã hóa và bảo vệ

• Xác minh chữ ký số trên thư email đã ký

Trở về đầu trang 

Xem thêm

Bật S/MIME trong Outlook dành cho thiết bị di động

Gửi thư được ký điện tử hoặc mã hóa cho máy Mac