Các quy tắc nằm ở phía máy chủ hoặc chỉ trên máy khách dựa trên điều kiện và hành động bạn áp dụng cho các quy tắc đó.
Quy tắc phía máy chủ sử dụng các điều kiện và hành động được máy chủ Exchange xử lý và những quy tắc này sẽ chạy dù bạn có đăng nhập vào Outlook trên máy tính của mình hay không. Sau đây là ví dụ về quy tắc phía máy chủ:
Từ <người hay danh sách phân phối trong GAL hoặc danh sách liên hệ của bạn>, di chuyển vào thư mục <được xác định>
Quy tắc này sử dụng tất cả thông tin máy chủ Exchange, giống như di chuyển thư từ người gửi có trong Danh sách địa chỉ toàn cầu (GAL - Global Address List) đến một thư mục cụ thể nằm trong hộp thư Exchange của bạn. Nhưng nếu thư mục bạn đang di chuyển thư đến chỉ tồn tại trên PC của mình, thư mục đó sẽ trở thành quy tắc chỉ trên máy khách.
Quy tắc chỉ trên máy khách có ít nhất một điều kiện hoặc hành động sử dụng tính năng Outlook và không chạy cho đến khi bạn đăng nhập vào Outlook bằng tài khoản bạn đã sử dụng để tạo quy tắc. Ví dụ: đây là một quy tắc chỉ trên máy khách:
Từ <người hay danh sách phân phối>, gắn cờ cho thư để <phát âm thanh>
Trong ví dụ này, bạn yêu cầu quy tắc phát âm thanh khi bạn nhận được thư và điều kiện này chỉ có thể được thực hiện qua Outlook, điều này làm cho quy tắc trở thành quy tắc chỉ trên máy khách.
Ví dụ về các điều kiện chung đã xác định trong quy tắc làm quy tắc đó trở thành quy tắc chỉ trên máy khách:
-
Với những từ ngữ cụ thể trong chủ đề này
-
Được đánh dấu là thông tin quan trọng
-
Được đánh dấu là thông tin nhạy cảm
-
Được gắn cờ để hành động
-
Với những từ ngữ cụ thể trong phần nội dung
-
Với những từ ngữ cụ thể trong phần đầu thư
-
Với những từ ngữ cụ thể trong địa chỉ của người nhận
-
Với những từ ngữ cụ thể trong địa chỉ của người gửi
-
Được gán vào thể loại
Ví dụ về các hành động thông thường đã xác định trong quy tắc làm quy tắc này trở thành quy tắc chỉ trên máy khách:
-
Gán quy tắc vào thể loại
-
Xóa bỏ hoàn toàn quy tắc
-
Gắn cờ cho thư để theo dõi vào thời điểm này
-
Xóa bỏ Cờ của Thư
-
In thư
-
Phát âm thanh
-
Đánh dấu là đã đọc
-
Hiển thị thư xác định trong cửa sổ Cảnh báo Mục Mới
-
Hiển thị Cảnh báo trên Màn hình nền
